Kiedy można zmienić termin zaplanowanego urlopu wypoczynkowego?

Pracownik powinien korzystać z urlopu wypoczynkowego w ustalonym z pracodawcą terminie. Możliwe jest przesunięcie terminu rozpoczęcia urlopu na umotywowany wniosek pracownika lub polecenie pracodawcy. Wniosek pracownika nie wiąże pracodawcy. Przesunięcie terminu urlopu przez pracodawcę jest możliwe w razie jego szczególnych potrzeb, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.

Celem urlopu wypoczynkowego jest regeneracja sił pracownika. Aby mogła ona nastąpić, pracownik powinien skorzystać z urlopu w dogodnym dla siebie terminie. Całkowita dowolność w tym względzie doprowadziłaby jednak do całkowitej dezorganizacji działania zakładu pracy. Interesy obydwu stron muszą zostać pogodzone i służy temu plan urlopów.

Plan urlopów ustala pracodawca. Udział pracowników w uzgodnieniach dotyczących planu polega na złożeniu wniosków dotyczących terminu wykorzystania urlopu wypoczynkowego. Czasami zamierzenia poszczególnych pracowników danej jednostki organizacyjnej odnośnie do terminu wykorzystania urlopu pozostają ze sobą w sprzeczności, dlatego pracodawca nie jest związany wnioskiem pracownika zawierającym propozycję terminu udzielenia mu urlopu wypoczynkowego (inaczej jest w przypadku, gdy wniosek składa pracownica lub pracownik, która chciałaby skorzystać z urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim lub urlopie rodzicielskim). Za zgodą zakładowej organizacji związkowej oraz w tych zakładach gdzie ona nie działa, pracodawca może odstąpić od ustalania planu urlopów i uzgodnić termin urlopu w porozumieniu z pracownikami.

Polecamy produkt: 100 pytań o urlopy wypoczynkowe (książka + CD)

Gdy pracownik chce przesunąć urlop, powinien to umotywować

Związanie planem urlopów, jak również indywidualnymi uzgodnieniami nie ma charakteru bezwzględnego. Różnego typu sytuacje, w tym losowe sprawiają, że pracownicy nie mogą wykorzystać urlopu w terminie określonym w planie urlopów bądź ustalonym w indywidualnym porozumieniu z pracodawcą.

Dlatego pracownikowi przysługuje w takiej sytuacji prawo żądania przesunięcia urlopu. Powinien on umotywować tę prośbę ważnymi przyczynami. Kodeks pracy nie określa jednak, nawet przykładowo, przyczyn przesunięcia urlopu. Należy więc przyjąć, że mogą to być wszelkiego typu przyczyny natury osobistej, rodzinnej, zdrowotnej – dotyczące zarówno pracownika, jak i członków jego rodziny. Wniosek o przesunięcie urlopu można zatem także motywować np. przesunięciem urlopu współmałżonkowi czy nawet odwołaniem przez organizatora wykupionej przez pracownika imprezy turystycznej. Wniosek pracownika o przesunięcie urlopu nie jest jednak wiążący dla pracodawcy. Pracownik może domagać się przesunięcia nie tylko całego urlopu, ale również jego części.

Pracownik zgodnie z planem urlopów ma wykorzystać urlop w okresie od 1 sierpnia 2016 r. do 31 sierpnia 2016 r. Pod koniec lipca 2016 r. złożył wniosek o przesunięcie rozpoczęcia urlopu na 1 września 2016 r. Umotywował to korzystną ofertą pracy za granicą, którą dorywczo chciał podjąć w okresie od 1 do 30 września 2016 r. Pracodawca może nie uwzględnić tego wniosku, ponieważ pracownik domaga się przesunięcia urlopu ze względu na cele sprzeczne z funkcją wypoczynkową.

Żona pracownika w połowie sierpnia 2016 r. miała urodzić dziecko. W związku z tym pracodawca na prośbę pracownika uwzględnił tę okoliczność w planie urlopów, przewidując wykorzystanie całego jego urlopu od 15 sierpnia 2016 r. Do porodu doszło kilka tygodni wcześniej i pracownik poprosił o przesunięcie urlopu. Jest to przyczyna, która w pełni uzasadnia wykorzystanie urlopu w terminie odmiennym niż zaplanowany.

Powstaje zatem pytanie, czy pracodawca może uwzględnić prośbę zatrudnionego o rozpoczęcie urlopu w innym terminie w sytuacji, gdy ten w ogóle jej nie uzasadnił. Odpowiedzieć na nie należy pozytywnie. Swoboda stron stosunku pracy w zakresie określania terminu wykorzystania urlopu wypoczynkowego przez pracownika pozwala na przesunięcie przez pracodawcę urlopu nawet takiemu pracownikowi, który nie uzasadnił swojego wniosku wbrew wymogom Kodeksu pracy, jeśli tylko pracodawca wyrazi taką wolę. Warto też przywołać stanowisko Sądu Najwyższego, który w wyroku z 7 lutego 2001 r. (I PKN 240/00) przyjął, że pracownik nie ma obowiązku złożenia wniosku o przesunięcie terminu rozpoczęcia urlopu wypoczynkowego, jeżeli pracodawca wie o usprawiedliwionej przyczynie uniemożliwiającej wykorzystanie udzielonego urlopu.

---

Decyzja pracodawcy nie może być dowolna

Dla pracownika większym kłopotem od odrzucenia wniosku o przesunięcie urlopu może być skorzystanie przez pracodawcę z uprawnienia do anulowania wyznaczonej wcześniej daty urlopu.

Pracodawca jest tą stroną stosunku pracy, która ma władcze uprawnienia wobec pracownika. Podporządkowanie pracownika nie oznacza jednak, że pracodawca może w dowolny sposób zmieniać uzgodnione wcześniej okresy korzystania z urlopów.

Przesunięcie urlopu przez pracodawcę wymaga spełnienia dwóch warunków. Po pierwsze, powinno wynikać ze szczególnych potrzeb pracodawcy. Po drugie, przesunięcie urlopu może nastąpić wtedy, gdy nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.

Przesunięcie terminu urlopu jest dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.

Jak wynika z powyższego przesunięcie urlopu jest zwykle niemożliwe w przypadku, gdy pracodawca może zastąpić pracownika. Wykluczone jest przesuwanie urlopu pracownika z powodu zwykłych potrzeb pracodawcy, gdyż zapewnieniu zwyczajnego toku pracy nawet pomimo nieobecności niektórych pracowników służy ustalanie planu urlopów. Niedopuszczalne jest również przesuwanie urlopu z przyczyn, które nie były nagłe i pracodawca znał je już w chwili układania planu urlopów.

Katalog przyczyn uzasadniających przesunięcie terminu urlopu jest otwarty. Można jednak przykładowo wymienić pewne kategorie sytuacji, w których będzie to dopuszczalne. Zalicza się do nich w pierwszej kolejności nagłe i niemożliwe do przewidzenia wcześniej nieobecności innych pracowników, których nie da się jednak zastąpić w inny sposób. Niebudzącym kontrowersji powodem byłaby również awaria, której usunięcie wymaga zaangażowania mającego rozpocząć urlop pracownika. Przesunięcie urlopu niektórych pracowników mogą też uzasadniać niespodziewane kontrole u pracodawcy przeprowadzane przez instytucje państwowe. Przykładowo obecność pracownika księgowości może okazać się nieodzowna podczas kontroli prowadzonej przez organy skarbowe czy PIP. Przykładem dopuszczalności przesunięcia urlopu ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy, jest także uzyskanie przez pracodawcę szczególnie korzystnego zamówienia lub zawarcie nowego kontraktu, nieprzewidzianego w chwili sporządzania planu urlopów. Również klęski żywiołowe, powódź, pożary itp. mogłyby uzasadniać taką decyzję.

W planie urlopów uzgodnionym na początku 2016 r. ustalono, że jedna z pracownic sklepu uda się na urlop wypoczynkowy, poczynając od 6 czerwca 2016 r. z uwagi na przewidywany miesiąc później poród. Na tym urlopie miała przebywać aż do rozpoczęcia urlopu macierzyńskiego. Pracownica udała się na urlop wypoczynkowy zgodnie z planem. Jej koleżanka miała natomiast zaplanowany urlop wypoczynkowy od 4 lipca 2016 r. Pracodawca, powołując się na nieobecność rodzącej, przesunął urlop drugiej pracownicy na październik 2016 r. Pracodawca postąpił nieprawidłowo. Jego decyzja była bezprawna, ponieważ pierwsza z pracownic udała się na urlop zgodnie z planem urlopów. Pracodawca powinien wiele miesięcy wcześniej zaplanować zastępstwo nieobecnej.

Pracownik dwuosobowego działu miał zgodnie z planem urlopów rozpocząć urlop 1 lipca 2016 r., zaś zatrudniona w tym dziale druga pracownica po jego powrocie od 1 sierpnia 2016 r. Pracownica złamała nogę 28 czerwca 2016 r. i w konsekwencji dostała zwolnienie lekarskie. Pracodawca ma prawo przesunąć urlop pracownika zaplanowany na 1 lipca 2016 r., jeśli nie jest w stanie zapewnić zastępstwa nieobecnej.

Pracownik musi się podporządkować

Pracownik, którego pracodawca naruszył zasady przesuwania urlopów, nie ma możliwości podważenia tej decyzji. Pracownik nie może bowiem w jakikolwiek sposób poza wyrażeniem swojej opinii zakwestionować woli pracodawcy. Gdyby natomiast zdecydował się wbrew poleceniu pracodawcy nie świadczyć pracy i udać się na urlop, to jego zachowanie może być uznane za naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych z winy pracownika, co może skutkować dyscyplinarnym zwolnieniem z pracy.

Po przesunięciu zaplanowanego urlopu, jeśli nowy termin urlopu nie został ujęty w zmienionym planie urlopów, pracodawca powinien uzgodnić z pracownikiem nowy termin wykorzystania przez niego urlopu w tym samym roku kalendarzowym bądź najpóźniej do końca września roku następnego. W przypadku wniosku pracownika jego propozycja będzie już najczęściej wynikała z samego wniosku, zatem uzgodnienie może sprowadzić się do jego zaakceptowania.

Pracownik kilkakrotnie spóźnił się do pracy. Pracodawca za karę przesunął mu termin wykorzystania urlopu z lipca 2016 r. na listopad 2016 r. Było to działanie bezprawne. Pracodawca nie może przesunąć pracownikowi urlopu z takiego powodu. Działanie takie stanowi w istocie zastosowanie niedopuszczalnej i nieprzewidywanej przez Kodeks pracy kary porządkowej. Tym niemniej zatrudniony musi podporządkować się woli pracodawcy i jedyne co ewentualnie może zrobić, to złożyć skargę w Państwowej Inspekcji Pracy.

---

Czasem urlop przesuwa się automatycznie

Przepisy o fakultatywnym przesunięciu urlopu ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy stworzono w interesie firm, które muszą zapewnić prawidłowy przebieg procesu pracy. Inaczej jest w przypadku określonych w Kodeksie pracy sytuacji skutkujących obligatoryjnym przesuwaniem zaplanowanych już urlopów. Te regulacje mają na celu ochronę prawa do urlopu wypoczynkowego pracownika, który w zaplanowanym terminie nie mógłby i tak go wykorzystać.

Istnieje kilka sytuacji, w których pracodawca obligatoryjnie musi przesunąć urlop pracownika, jeśli nie może on rozpocząć go w ustalonym terminie. Najczęściej występujące w praktyce to korzystanie z urlopu macierzyńskiego. Inne przykładowo wymienione w Kodeksie pracy sytuacje uzasadniające przesunięcie urlopu to czasowa niezdolność do pracy wskutek choroby, odosobnienie w związku z chorobą zakaźną, powołanie na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy. Nie jest to katalog zamknięty, ponieważ obowiązek przesunięcia urlopu powstaje na skutek zaistnienia każdej z przyczyn usprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie, a także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy (§ 1 rozporządzenia w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy). Każda z takich okoliczności obliguje pracodawcę do przesunięcia urlopu. Przyczynę usprawiedliwiającą nieobecność w pracy musi udokumentować pracownik. Po udokumentowaniu tej przyczyny pracodawca sam, nawet bez wniosku pracownika, jest zobligowany przesunąć jego urlop. Sąd Najwyższy od wielu lat konsekwentnie uznaje, że pracodawca nie może skutecznie udzielić urlopu wypoczynkowego pracownikowi niezdolnemu do pracy nawet wówczas, gdy pracownik wyraził na to zgodę, a więc udzielenie urlopu wypoczynkowego nie przerywa niezdolności pracownika do pracy (por. wyrok SN z 24 lutego 2015 r., II PK 84/14, M.P.Pr. 2015/6/309-312).

Pracownik od 11 lipca 2016 r. miał korzystać z 10 dni zaległego urlopu wypoczynkowego za 2015 r. 8 lipca 2016 r. dostarczył pracodawcy zwolnienie lekarskie na cały okres urlopu. Po powrocie do pracy chciał uzgodnić z pracodawcą termin wykorzystania tych 10 dni urlopu. Pracodawca odmówił, stwierdzając, że urlop ten jest już wykorzystany, bowiem pracownik, przedkładając zwolnienie lekarskie, nie wnioskował w ogóle o przesunięcie urlopu na inny termin. Pracodawca nie ma racji, bowiem w tym przypadku przesunięcie urlopu nie wymagało jakiegokolwiek wniosku pracownika. Samo przedłożenie zwolnienia lekarskiego zobligowało pracodawcę do przesunięcia urlopu i uzgodnienia terminu jego wykorzystania w innym terminie. Pracownik, któremu pracodawca odmówił wykorzystania zaległego urlopu za 2015 r., ma prawo do upływu okresu jego przedawnienia domagać się udzielenia go w naturze lub – gdyby doszło do rozwiązania stosunku pracy – wypłaty ekwiwalentu pieniężnego.

Przesunięcie urlopu przed jego rozpoczęciem należy odróżnić od sytuacji, w której pracownik zaczął już z niego korzystać. Wówczas obowiązek przesunięcia pozostałej do wykorzystania części urlopu pracownika na inny termin następuje wyłącznie w czterech przypadkach:

● czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,

● odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,

● powołania na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy,

● urlopu macierzyńskiego.

Jakakolwiek inna przyczyna, nawet jeśli usprawiedliwiałaby nieobecność pracownika w pracy, nie obliguje zatem pracodawcy do udzielenia pozostałej części urlopu w późniejszym terminie.

Za przesunięcie trzeba czasem zapłacić

Kodeks pracy nakłada na pracodawcę obowiązek zwrotu kosztów urlopu poniesionych przez pracownika, gdy urlop zostaje przerwany. Przy przesunięciu urlopu przepisu takiego brak. Sytuacja, w której pracodawca przesuwa urlop pracownika, motywując to ważnymi potrzebami, jest jednak na tyle rodzajowo zbliżona do tej, w której dochodzi do przerwania urlopu pracownika, że powszechnie przyjmuje się, że w drodze analogii zastosowanie znajduje art. 167 § 2 k.p., który nakłada na pracodawcę obowiązek zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika, a pozostających w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu. Pracownik nie powinien bowiem ponosić kosztów, które powstały nie z jego winy.

Koszty związane z przesunięciem urlopu, jak również jego odwołaniem, zwykle będą obejmować koszt opłaconego i niewykorzystanego przez pracownika zakwaterowania i wyżywienia w miejscu, w którym spędza urlop. Nie ma przy tym znaczenia, czy koszty te związane są z planowanym bądź rozpoczętym już wypoczynkiem w kraju czy za granicą. Typowym kosztem odwołania z urlopu, niewystępującym przy jego przesunięciu, są natomiast wydatki poniesione na powrót z miejsca wypoczynku. Jeśli przesunięcie urlopu pracownika spowodowało konieczność odwołania wypoczynku przez rodzinę pracownika (np. dzieci, z którymi miał wyjechać jako jedyny dorosły opiekun), to również koszty poniesione przez te osoby będą pozostawały w bezpośrednim związku z anulowaniem urlopu.

Pracownikowi nie należy się zwrot korzyści, które utracił w związku z przesunięciem urlopu. Przykładowo, gdyby w czasie urlopu wypoczynkowego pracownik planował dorabiać w jakikolwiek sposób, to pracodawca nie będzie obciążony obowiązkiem zwrotu utraconych w ten sposób zarobków.

Podstawa prawna:

- art.163–167 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502; ost. zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 960),

- § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 1632).

Dołącz do nas na Facebooku!