Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy 2016

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy

Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy jest odstępstwem od zasady udzielania wypoczynku w naturze. Podobnie jak z urlopu wypoczynkowego, pracownik nie może zrezygnować z ekwiwalentu za ten urlop.

Zasady wypłaty ekwiwalentu

Ekwiwalent przysługuje wyłącznie w przypadku niewykorzystania należnego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy (art. 171 § 1 Kodeksu pracy). Nie ma przy tym znaczenia rodzaj zawartej umowy o pracę, czas trwania zatrudnienia ani tryb lub powód ustania stosunku pracy (czy do rozwiązania stosunku pracy doszło z przyczyn zawinionych czy niezawinionych przez pracownika).

Ekwiwalent powinien zostać wypłacony w ostatnim dniu zatrudnienia. Niedotrzymanie przez pracodawcę wskazanego terminu może go narazić na dodatkowe koszty w postaci ustawowych odsetek z tytułu nieterminowej wypłaty.

Pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego w przypadku, gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę (art. 171 § 3 Kodeksu pracy). Istotne jest, aby kolejna umowa o pracę została zawarta w taki sposób, by pracownik pozostał w stosunku pracy bez żadnej, nawet jednodniowej przerwy.

Pracodawca nie może wypłacić ekwiwalentu w zamian za urlop, który może być wykorzystany w naturze.

Obliczanie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop

Zasady obliczania ekwiwalentu należnego za niewykorzystane dni urlopu określają przepisy rozporządzenia urlopowego. Ekwiwalent obliczamy według tych samych wytycznych, jakie stosuje się do obliczania wynagrodzenia urlopowego, jednak z pewnymi modyfikacjami.

Polecamy produkt: 100 pytań o urlopy wypoczynkowe (książka + CD)

Przede wszystkim nie ma tu zastosowania reguła, zgodnie z którą za niewykorzystany urlop przysługuje wynagrodzenie, jakie pracownik otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował.

Różnice w zakresie obliczania wynagrodzenia urlopowego i ekwiwalentu urlopowego

Wynagrodzenie urlopowe	Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy
Pomijamy składniki za okresy dłuższe niż 1 miesiąc Autopromocja Zbiegi tytułów do ubezpieczeń społecznych Sprawdź	Uwzględniamy składniki za okresy dłuższe niż 1 miesiąc
Nie uzupełniamy podstawy wymiaru	Uzupełniamy podstawę wymiaru, gdy pracownik nie przepracował pełnych 3 miesięcy poprzedzających nabycie prawa do ekwiwalentu
Do jego ustalania nie stosujemy współczynnika urlopowego	Przy obliczaniu stosujemy tzw. współczynnik urlopowy
Wypłata powinna nastąpić łącznie z wynagrodzeniem za miesiąc, w którym pracownik korzystał z urlopu wypoczynkowego	Wypłata powinna nastąpić w ostatnim dniu zatrudnienia

---

W celu prawidłowego obliczenia wysokości ekwiwalentu należy:

Krok 1. Ustalić średnią miesięczną podstawę jego wymiaru, zgodnie z zasadami opisanymi w tabeli.

Ustalanie średniej miesięcznej podstawy wymiaru ekwiwalentu urlopowego

Rodzaj składnika	Sposób uwzględniania w podstawie ekwiwalentu urlopowego Autopromocja Zatrudnianie cudzoziemców. Procedury i rozliczenia Sprawdź
Stałe składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej	Stałe składniki uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu
Składniki zmienne za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc (np. wynagrodzenie według stawki godzinowej, miesięczne premie regulaminowe, wynagrodzenie akordowe i prowizyjne)	Składniki te uwzględnia się w średniej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (bez względu na okres, za jaki te składniki przysługują). Jeśli przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru ekwiwalentu za urlop poprzedzający miesiąc uzyskania prawa do ekwiwalentu lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełne miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie zmienne – przy ustalaniu tej podstawy należy uwzględnić najbliższe miesiące, za które to wynagrodzenie przysługiwało
Składniki płacy za okresy dłuższe niż miesiąc (np. premie kwartalne, półroczne, roczne)	Składniki te przyjmuje się w średniej wysokości z okresu 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (bez względu na okres, za jaki te składniki przysługują)

Jeżeli pracownik nie przepracował okresu 3 lub 12 miesięcy, należy dokonać tzw. dopełnienia podstawy, polegającego na podzieleniu faktycznie uzyskanego przez niego wynagrodzenia w okresie 3 lub 12 miesięcy przez liczbę dni pracy, za które ono przysługiwało, i pomnożeniu otrzymanego wyniku przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Krok 2. Ustalić stawkę dzienną, dzieląc podstawę wymiaru przez tzw. współczynnik urlopowy, który należy ustalać proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika (w 2016 r. dla pracownika pełnoetatowego wynosi 21).

Krok 3. Otrzymaną stawkę podzielić przez liczbę godzin odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej danego pracownika (np. 7 godzin w przypadku osoby niepełnosprawnej zaliczonej do umiarkowanego lub znacznego stopnia niepełnosprawności).

Krok 4. Otrzymaną stawkę godzinową pomnożyć przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.

W razie zmiany w składnikach wynagrodzenia za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc uwzględnianych w podstawie wymiaru ekwiwalentu za urlop lub zmiany wysokości takich składników w okresie, z którego jest ustalana podstawa wymiaru ekwiwalentu, wprowadzonych przed nabyciem przez pracownika prawa do ekwiwalentu lub w miesiącu nabycia tego prawa, podstawę należy ustalić ponownie z uwzględnieniem tych zmian.

Obliczając ekwiwalent za urlop, przeciętne wynagrodzenie za 1 dzień należy podzielić przez liczbę godzin odpowiadającą dobowej normie czasu pracy pracownika.

PRZYKŁAD

Przyjmijmy, że pracodawca rozwiązał stosunek pracy z pracownikiem 31 maja 2016 r. Był on zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy (w podstawowym systemie czasu pracy – praca od poniedziałku do piątku) i otrzymywał stałą płacę zasadniczą w wysokości 5000 zł brutto oraz przewidziane w regulaminie wynagradzania premie kwartalne. W okresie 12 miesięcy poprzedzających maj 2016 r., czyli od maja 2015 r. do kwietnia 2016 r., premie wypłacono w następujących kwotach:

● za II kwartał 2015 r.: 1900 zł (wypłata w czerwcu 2015 r.),

● za III kwartał 2015 r.: 1750 zł (wypłata we wrześniu 2015 r.),

● za IV kwartał 2015 r.: 2100 zł (wypłata w grudniu 2015 r.),

● za I kwartał 2016 r.: 1850 zł (wypłata w marcu 2016 r.).

Pracownikowi pozostało 15 dni (120 godz.) niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego.

---

Uwzględniając fakt, że pracownik w II, III i IV kwartale 2015 r. oraz I kwartale 2016 r. faktycznie przepracował 240 dni zamiast 252 dni, przysługujący mu ekwiwalent urlopowy należy obliczyć w następujący sposób:

Wyliczenie poszczególnych składników	Sposób wyliczenia
1	2
Krok 1. Dopełnić premie kwartalne	7600 zł (1900 zł + 1750 zł + 2100 zł + 1850 zł) : 240 dni pracy w II, III i IV kwartale 2015 r. oraz w I kwartale 2016 r. = 31,67 zł, 31,67 zł × 252 dni nominalnie do przepracowania w II, III i IV kwartale 2015 r. oraz w I kwartale 2016 r. = 7980,84 zł
Krok 2. Obliczyć średnią podstawę ekwiwalentu	5000 zł (płaca zasadnicza) + (7980,84 zł : 12) = 5665,07 zł
Krok 3. Wyliczyć stawkę godzinową ekwiwalentu	5665,07 zł : 21 (współczynnik ekwiwalentowy dla pełnego etatu) = 269,77 zł 269,77 zł : 8 godz. = 33,72 zł
Krok 4. Wyliczyć kwotę należnego ekwiwalentu	33,72 zł × 120 godz. niewykorzystanego urlopu = 4046,4 zł

Współczynnik ekwiwalentowy

Współczynnik ekwiwalentowy wyraża średniomiesięczną liczbę dni roboczych w danym roku kalendarzowym. Wartość ta służy do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za 1 dzień niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego.

Przy ustalaniu współczynnika urlopowego na 2016 r. należało rozstrzygnąć wątpliwość, ile razy pracodawca powinien uwzględnić świąteczne niedziele (czyli święta wypadające w niedzielę) – dwa razy – jako święto i niedzielę, czy tylko raz. Przepisy nie wyjaśniają, jak należy postąpić w tej sytuacji. Jednak wśród ekspertów prawa pracy przeważa opinia, że przy kalkulowaniu współczynnika w liczbie dni świątecznych trzeba uwzględniać wyłącznie te dni, które nie wypadały w niedzielę. Przyjęcie odmiennego założenia powoduje, że święto przypadające w niedzielę podwyższa zarówno liczbę niedziel, jak i świąt, a w konsekwencji skutkuje zawsze niższym współczynnikiem. Jeżeli jednak pracodawca zdecyduje o takim sposobie ustalania współczynnika, jego postępowanie też będzie prawidłowe.

Ustalanie wysokości współczynnika ekwiwalentowego na 2016 r.

Obliczanie wskaźnika ekwiwalentowego

W przypadku pracowników zatrudnionych na pełny etat obliczenie współczynnika w 2016 r. powinno wyglądać następująco:

Krok 1. Od liczby dni w roku kalendarzowym odjąć łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy.

Krok 2. Otrzymany wynik podzielić przez 12. [366 dni – (52 niedziele + 9 dni świątecznych przypadających w dzień inny niż niedziela + 53 soboty)] : 12 = 21.

Współczynnik do obliczenia ekwiwalentu za urlop dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy należy ustalać proporcjonalnie do wymiaru jego czasu pracy.

Zatem współczynnik ekwiwalentowy dla pracownika niepełnoetatowego wynosi np.:

● 15,75 przy zatrudnieniu na 3/4 etatu (3/4 × 21) i

● 10,50 przy zatrudnieniu na 1/2 etatu (1/2 × 21).

Współczynnik ekwiwalentowy należy przyjmować do obliczania ekwiwalentu za urlop z tego roku, w którym pracownik nabył prawo do ekwiwalentu. Nie ma znaczenia, czy ekwiwalent dotyczy urlopu bieżącego czy zaległego.

---

Termin wypłaty wynagrodzenia i ekwiwalentu urlopowego

Wynagrodzenie urlopowe wypłaca się wraz z wypłatą wynagrodzenia za miesiąc, w którym pracownik korzysta z urlopu wypoczynkowego. Reguła ta obowiązuje również przy wypoczynku przypadającym na przełom dwóch miesięcy. W takiej sytuacji wynagrodzenie za urlop wypłaca się osobno za poszczególne miesiące wraz z pensją za dany miesiąc.

Z kolei prawo do ekwiwalentu pieniężnego pracownik nabywa w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy i w tym dniu ekwiwalent powinien zostać mu wypłacony. Jeżeli przykładowo wynagrodzenie jest wypłacane 10. dnia następnego miesiąca kalendarzowego za miesiąc, za który przysługuje, a okres zatrudnienia ustaje z końcem poprzedniego miesiąca, ekwiwalent należy wypłacić w ostatnim dniu trwania stosunku pracy. Sąd Najwyższy w wyroku z 29 marca 2001 r. (sygn. I PKN 336/00, OSNP 2003/1/14) stwierdził, że:

(...) Z dniem rozwiązania stosunku pracy prawo pracownika do urlopu wypoczynkowego w naturze przekształca się w prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop. W tym też dniu rozpoczyna bieg termin przedawnienia roszczenia o ekwiwalent pieniężny za niewykorzystane w naturze, a nieprzedawnione urlopy wypoczynkowe.

Wypłacenie ekwiwalentu w terminie wypłaty pensji późniejszym niż dzień ustania zatrudnienia może zostać uznane za wykroczenie przeciwko prawom pracownika, zagrożone grzywną w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł. Ponadto zasadne będzie w takim przypadku roszczenie pracownika o odsetki za opóźnienie. Roszczenie pracownika o wypłatę zarówno wynagrodzenia, jak i ekwiwalentu urlopowego przedawnia się z upływem 3 lat od dnia, w którym to roszczenie stało się wymagalne.

Podstawa prawna:

● art. 152–173, art. 291 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 1268

● § 2–3, § 5–12, § 14–19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop – Dz.U. Nr 2, poz. 14; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 174, poz. 1353

Mariusz Pigulski

ekspert i praktyk, od ponad 12 lat zajmujący się prawem pracy i ubezpieczeń społecznych, absolwent Podyplomowego Studium Prawa Pracy na Uniwersytecie Łódzkim, autor licznych opracowań i publikacji z dziedziny kadrowo-płacowej