Czy wniosek o urlop można złożyć e-mailem?

Firma, w której pracuję, dział kadrowy ma w innym mieście. W efekcie muszę wysyłać listę obecności i wnioski urlopowe w formie papierowej. Czy przepisy pozwalają na wnioskowanie urlopu i uzyskiwanie w tej sprawie decyzji przełożonych również w formie elektronicznej? Czy w razie kontroli może to stanowić problem?

Kodeks pracy nie reguluje tej kwestii szczegółowo, nie określa też dokładnie formy, w jakiej wnioski urlopowe muszą być składane. Zatem nie ma obowiązku, by wnioskowanie odbywało się w formie pisemnej, i formalnie nie ma przeszkód, by były one składane mejlowo. Należy jednak pamiętać, że ta regulacja jest zależna od decyzji pracodawcy. W formie papierowej musi być prowadzona tylko ewidencja czasu pracy – a tam odnotowuje się korzystanie przez pracownika z urlopu.

Zobacz: Urlop wypoczynkowy 2016 - poradnik

Czy pracodawca może zmusić do tworzenia i przestrzegania planów urlopowych? Czy nierespektowanie tego planu może być podstawą do nakładania kar przez pracodawcę?

Decyzja, czy taki plan będzie funkcjonował w zakładzie pracy, zależy od pracodawcy. Jeżeli działają u niego związki zawodowe, to na nietworzenie takiego planu muszą one wyrazić zgodę. Plan urlopów nie jest obowiązkowy. Jeśli występuje, to pracownicy deklarują dni, w których chcieliby wziąć urlop, co ułatwia organizację pracy w zakładach pracy. Jeśli pracownik nie może wziąć urlopu we wcześniej zadeklarowanym czasie, może wnioskować o przesunięcie urlopu na inny termin. Nietrzymanie się planu urlopu nie stanowi podstawy do nakładania kar na pracowników.

Mam zaległy urlop z zeszłego roku. Pracodawca wymaga ode mnie, bym go rozplanowała. Problem w tym, że w praktyce, wykorzystując urlop z ubiegłego roku, nie mogę skorzystać z całego okresu urlopu przysługującego mi w tym roku. Czy jestem zobowiązana do stworzenia planu całości urlopu, jaki mi pozostał?

Plan urlopu sporządza się tylko na dany rok – najczęściej przed jego rozpoczęciem. Może być również utworzony np. na pół roku lub kwartał. Na pewno nie powinien obejmować roku, do którego pracownik nie nabył jeszcze prawa do urlopu, czyli choćby dwa lata wprzód. W planie urlopów pracownik powinien zaplanować cały przysługujący mu urlop, a więc zarówno zaległy, jak i bieżący (z wyjątkiem urlopu na żądanie). Urlop zaległy z ubiegłego roku należy wykorzystać najpóźniej do końca września następnego roku.

Polecamy: Urlopy wypoczynkowe - udzielanie, ustalanie wymiaru i naliczanie wynagrodzenia (książka)