Kategorie

Jak rozliczyć świadczenie urlopowe dla niepełnoetatowca

Dziennik Gazeta Prawna
Największy polski dziennik prawno-gospodarczy
Izabela Nowacka
Izabela Nowacka
Jak rozliczyć świadczenie urlopowe dla niepełnoetatowca/Fot. Fotolia
Świadczenie urlopowe dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru zatrudnienia. Jak dokonać obliczeń i sporządzić listę płac dla świadczenia urlopowego?

Problem

Pracownik z ponad 10-letnim stażem pracy, zatrudniony na 3/4 etatu, z wynagrodzeniem godzinowym 12 zł oraz premią miesięczną w wysokości 5–20 proc. płacy zasadniczej, wybiera się na urlop od 11 do 24 lipca. Ma on prawo do podwyższonych kosztów uzyskania przychodów oraz kwoty wolnej 46,33 zł. Zatrudniamy 15 osób i wszystkim wypłacamy świadczenia urlopowe w wysokości podstawowego odpisu na ZFŚS, tj. 1093,93 zł. Wynagrodzenia są płatne ostatniego dnia każdego miesiąca. Jak wyliczyć należności tego pracownika w lipcu? Czy świadczenie urlopowe trzeba rozliczyć na osobnej liście płac?

Odpowiedź

Świadczenie urlopowe musi być wypłacone przed rozpoczęciem przez pracownika urlopu wypoczynkowego, czyli najpóźniej 8 lipca. Ze względu na obowiązek pobrania składek ubezpieczeniowych od jego części oraz zaliczki na podatek od całej jego kwoty należy sporządzić odrębną listę płac.

Polecamy produkt: Kodeks pracy 2016 z komentarzem (książka)

Świadczenie urlopowe

Reklama

Pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników, w przeliczeniu na pełne etaty, mogą tworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych lub wypłacać świadczenie urlopowe. Oznacza to, że prywatny pracodawca niemający ustawowego obowiązku utworzenia funduszu ze względu na liczbę zatrudnionych może albo powołać go dobrowolnie, albo wypłacać świadczenia urlopowe. Jeśli nie zdecyduje się na tę pierwszą możliwość, ale też nie będzie chciał realizować świadczeń urlopowych, może z nich zrezygnować, pod warunkiem że do końca stycznia danego roku poinformuje o tym pracowników w przyjęty w firmie sposób. Jeśli więc do końca stycznia 2016 r. pracodawca nie zawiadomił podwładnych o niewypłacaniu w tym roku świadczeń urlopowych, to spoczywa na nim obowiązek ich realizacji.

Świadczenie urlopowe wypłaca się raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Wypłata świadczenia urlopowego następuje nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego. Jego wysokość nie może przekroczyć kwoty odpisu podstawowego, odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika (np. młodocianego albo w warunkach normalnych, szczególnych lub w szczególnym charakterze), z tym że wysokość świadczenia dla niepełnoetatowców (z wyjątkiem młodocianych) ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Skoro pracownik jest zatrudniony na 3/4 etatu, to przysługuje mu świadczenie w kwocie 820,45 zł (1093,03 zł x 3/4).

Świadczenia urlopowe są zwolnione z ozusowania do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego, określonego w tej ustawie. Z kolei odpis podstawowy dla pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach wynosi 1093,93 zł, a dla 3/4 etatu – 820,45 zł i tylko do tej kwoty odnosi się wyłączenie ze składek. Nadwyżka ponad tę kwotę, czyli 273,48 zł (1093,93 zł – 820,45 zł), podlega oskładkowaniu. Świadczenie urlopowe podlega natomiast w całości opodatkowaniu jako przychód ze stosunku pracy, gdyż w tym zakresie ustawodawca nie przewidział żadnego zwolnienia. Świadczenie powinno być wypłacone przed rozpoczęciem urlopu, tj. do 8 lipca. Wtedy też należy pobrać składki oraz zaliczkę na podatek dochodowy. W praktyce sporządza się osobną listę płac dotyczącą wypłaty tego świadczenia, jeśli urlop przypada przed przyjętym terminem wypłaty wynagrodzeń.


Przy niepełnym etacie

Reklama

Wymiar urlopu wypoczynkowego wynosi 20 lub 26 dni, w zależności od stażu pracy pracownika. Dla osoby zatrudnionej w niepełnym wymiarze czasu pracy urlop ustala się proporcjonalnie do części etatu, biorąc za podstawę 20 lub 26 dni; niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia. Pracownikowi, o którym mowa wyżej, przysługuje 20 dni urlopu, co wynika z wyliczenia: 26 dni x 3/4 = 19,5 dnia, po zaokrągleniu – 20 dni.

Urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu, przy czym jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy. Udzielenie pracownikowi urlopu w dniu pracy w wymiarze godzinowym odpowiadającym części dobowego wymiaru czasu pracy jest dopuszczalne jedynie w przypadku, gdy część urlopu pozostała do wykorzystania jest niższa niż pełny dobowy wymiar czasu pracy pracownika w dniu, na który ma być udzielony urlop. Tak może się zdarzyć m.in. u pracownika niepełnoetatowego, gdy nie da się udzielić urlopu w pełnych dniach. I tak, skoro pracownikowi, o którym mowa na wstępie, przysługuje w przeliczeniu na godziny urlop w wysokości 160 godzin (20 dni x 8 godz.), to w dniach będzie to: 160 godz. : 6 godz. = 26,666. W tej sytuacji, aby pracownik skorzystał w pełni z urlopu w danym roku, można mu go udzielić na mniej niż 6 godzin w dniu roboczym. Może on wybrać pełne 26 dni urlopu (co odpowiada 156 godzinom: 26 dni x 6 godz.) oraz jeden niepełny dzień, tj. 4 godziny z jednej dniówki. Zakładając więc, że pracownik faktycznie pracuje po 6 godzin od poniedziałku do piątku, od puli 160 godzin należy mu odpisać za lipiec 60 godzin (10 dni urlopu x 6 godz.).

Wynagrodzenie urlopowe

Za te 60 godzin pracownikowi przysługuje wynagrodzenie urlopowe. Otrzymuje on wynagrodzenie godzinowe oraz zmienną premię miesięczną za czas przepracowany. Przy obliczaniu podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego elementy te traktuje się jak zmienne. Składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, z wyjątkiem określonych w stawce miesięcznej w stałej wysokości, uwzględnia się przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Zatem, obliczając wynagrodzenie urlopowe, należy wykonać następujące kroki:

Krok 1. Ustalamy podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego poprzez zsumowanie zmiennych składników wypłaconych pracownikowi w okresie (a nie za okres) 3 miesięcy (lub maksymalnie 12 miesięcy w razie znacznych wahań) poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.

Krok 2. Wyznaczamy wynagrodzenie za jedną godzinę pracy poprzez podzielenie podstawy wymiaru przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa.

Krok 3. Obliczamy wynagrodzenie za urlop poprzez pomnożenie ustalonego w kroku 2 wynagrodzenia za jedną godzinę pracy przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu.©?

Zobacz serwis: Urlop wypoczynkowy


Lista płac dla świadczenia urlopowego

(z zastosowaniem kosztów uzyskania przychodów oraz kwoty zmniejszającej podatek – 46,33 zł) ©?

Elementy

Kwota

Sposób wyliczenia

Świadczenie urlopowe

1093,93 zł

Składki na ubezpieczenia społeczne

37,49 zł

l podstawa wymiaru – 273,48 zł

l składka emerytalna – 273,48 zł x 9,76 proc. = 26,69 zł

l składka rentowa – 273,48 zł x 1,5 proc. = 4,10 zł

l składka chorobowa – 273,48 zł x 2,45 proc. = 6,70 zł

l łączna kwota składek – 37,49 zł

Składka na ubezpieczenie zdrowotne

– do zapłaty do ZUS

– odliczana od podatku

21,24 zł

18,29 zł

l podstawa wymiaru – 235,99 zł [273,48 zł – 37,49 zł (składki na ubezpieczenia społeczne)]

235,99 zł x 9 proc. = 21,24 zł

235,99 zł x 7,75 proc. = 18,29 zł

Zaliczka na podatek

100 zł

Przychód do opodatkowania – 1093,93 zł

l podstawa opodatkowania po zaokrągleniu – 917 zł

[1093,93 zł (przychód) – 139,06 zł (koszty uzyskania przychodów) – 37,49 zł (składki na ubezpieczenia społeczne)]

l zaliczka do US – 100 zł

[(917 zł x 18 proc.) – 46,33 zł = 118,73 zł (zaliczka na podatek) – 18,29 zł (składka zdrowotna) = 100,44 zł]

Kwota do wypłaty

935,20 zł

1093,93 zł – 37,49 zł – 21,24 zł – 100 zł

Obliczenia

● Pracownik idzie na urlop w lipcu, a zatem podstawę wynagrodzenia urlopowego stanowi suma składników zmiennych wypłaconych w okresie kwiecień, maj i czerwiec. W tych miesiącach pracownik według stawki godzinowej przepracował i uzyskał odpowiednio (wymiary czasu pracy dla 3/4 etatu):

126 godz. x 12 zł = 1512 zł

120 godz. x 12 zł = 1440 zł

132 godz. x 12 zł = 1584 zł

● Załóżmy, że premie wyniosły 10, 15 i 5 proc. powyższych wynagrodzeń, czyli:

151,20 zł + 216 zł + 79,20 zł = 446,40 zł

● Łączne zmienne wynagrodzenie z przyjętego okresu:

4982,40 zł (1512 zł + 1440 zł + 1584 zł + 446,40 zł)

● Wynagrodzenie za 60 godzin urlopu:

4982,40 zł : 378 godz. = 13,18 zł – stawka godzinowa [można ją też uzyskać, dodając do stawki 12 zł stawkę obliczoną tylko z premii (446,40 zł : 378 godz. = 1,18 zł + 12 zł = 13,18 zł]

13,18 zł x 60 godz. = 790,80 zł

● Wynagrodzenie za pracę w lipcu:

66 godz. (wymiar 126 godz. – 60 godz. urlopu) x 12 zł = 792 zł

● Załóżmy, że premia za lipiec wynosi 118,80 zł (792 zł x 15 proc.). ©?

Lista płac na lipiec

(bez odliczenia kosztów uzysku i kwoty ulgi, które zostały już uwzględnione w pierwszej liście) ©?

Elementy

Kwota

Sposób wyliczenia

Przychód

1701,60 zł

790,80 zł + 792 zł + 118,80 zł

Składki na ubezpieczenia społeczne

233,29 zł

● podstawa wymiaru – 1701,60 zł

● składka emerytalna – 1701,60 zł x 9,76 proc. = 166,08 zł

● składka rentowa – 1701,60 zł x 1,5 proc. = 25,52 zł

● składka chorobowa – 1701,60 zł x 2,45 proc. = 41,69 zł

● łączna kwota składek – 233,29 zł

Składka na ubezpieczenie zdrowotne

– do zapłaty do ZUS

– odliczana od podatku

132,15 zł

113,79 zł

● podstawa wymiaru – 1468,31 zł [1701,60 zł – 233,39 zł (składki na ubezpieczenia społeczne)]

1468,31 zł x 9 proc. = 132,15 zł

1468,31 zł x 7,75 proc. = 113,79 zł

Zaliczka na podatek dochodowy

150 zł

Przychód do opodatkowania – 1701,60 zł

● podstawa opodatkowania po zaokrągleniu – 1468 zł

[1701,60 zł (przychód) – 233,29 zł (składki na ubezpieczenia społeczne) = 1468,31 zł]

● zaliczka do US – 150 zł

[1468 zł x 18 proc. = 264,24 zł (zaliczka na podatek) – 113,79 zł (składka zdrowotna) = 150,45 zł]

Kwota do wypłaty

1186,16 zł

1701,60 zł – 233,29 zł + 132,15 zł + 150 zł

Podstawa prawna:

Art. 154 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.).

Par. 2 ust. 1 pkt 21 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 2236).

Art. 3 ust. 3, ust. 4–6 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 800).

Par. 8, 9 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 ze zm.).

Dołącz do nas na Facebooku!

Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Stawka godzinowa 2022 – netto, zlecenie

    Stawka godzinowa 2022 i umowa zlecenie – kwota netto i brutto? Ile wynosi minimalne wynagrodzenie na umowach cywilnoprawnych, a ile na umowie o pracę?

    Elektroniczny system kadrowy na praca.gov.pl - nowa ustawa

    Elektroniczny system kadrowy na praca.gov.pl to ułatwienie dla mikroprzedsiębiorcy, rolnika i osoby fizycznej. Za pomocą systemu będzie można zawrzeć umowę o pracę i zlecenia. Automatycznie dokona zgłoszenia do ZUS i KAS, wyliczy wynagrodzenie, składki, podatki i rozliczy urlopy.

    Podwyżka minimalnego wynagrodzenia 2022 a inne świadczenia

    Podwyżka minimalnego wynagrodzenia w 2022 r. wpłynie na wysokość innych świadczeń, np. odprawy, odszkodowania, wynagrodzenia za czas gotowości do pracy i przestój, dodatek za pracę w nocy. Ile wyniosą?

    Praca w upały - zalecenia GIP

    Praca w upały - GIP wydał zalecenia dla pracodawców w związku z wysokimi temperaturami. Jakie obowiązki bhp mają pracodawcy względem pracowników?

    Staż z urzędu pracy 2021 - wynagrodzenie, urlop, L4, ciąża

    Staż z urzędu pracy odbywa osoba bezrobotna. Jakie wynagrodzenie za staż należy się w 2021 r.? Czy stażysta ma prawo do L4 i urlopu? Co w przypadku ciąży?

    Umowa o pomocy przy zbiorach - KRUS 2021

    Umowa o pomocy przy zbiorach w 2021 r. - rolnicy ubezpieczeni w KRUS mogą podpisywać umowy cywilnoprawne na pomoc przy zbiorach. Jaka jest stawka godzinowa?

    Strategia Demograficzna 2040 - zmiany w Kodeksie pracy

    Strategia Demograficzna 2040 przewiduje duże zmiany w Kodeksie pracy. Rodzice będą chronieni przed zwolnieniem i zapewnia się im elastyczną pracę.

    Urlop rodzicielski - rewolucyjne zmiany w 2022 r.

    Urlop rodzicielski - do 2 sierpnia 2022 r. wejdą w życie rewolucyjne zmiany w urlopach rodzicielskich dla ojców. Co się zmieni?

    Bonusy i dni wolne dla zaszczepionych pracowników - PIP

    Bonusy i dni wolne dla zaszczepionych pracowników - co na to PIP? Czy to zgodne z Kodeksem pracy?

    Sygnalista - nowe przepisy od grudnia 2021 r.

    Sygnalista - nowe przepisy implementujące dyrektywę unijną mają wejść w życie w grudniu 2021 r. Kto to sygnalista? Jaki będzie system zgłaszania nieprawidłowości w zakładzie pracy?

    Pracownicy fizyczni w czasie pandemii [RAPORT]

    Pracownicy fizyczni - jak wpłynęła na nich pandemia COVID-19? Zapoznaj się z wynikami raportu "Kariera okiem fachowca".

    Ilu Polaków pracuje po 60. roku życia?

    Praca po 60. roku życia - ilu Polaków nadal pracuje po ukończeniu 60 lat?

    Minimalne wynagrodzenie w 2022 r. netto

    Minimalne wynagrodzenie w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Ustawa dezubekizacyjna - Trybunał Konstytucyjny

    Ustawa dezubekizacyjna - Trybunał Konstytucyjny orzekł, że obniżenie renty inwalidzkiej byłym funkcjonariuszom służb bezpieczeństwa PRL jest zgodne z konstytucją.

    Minimalna płaca w 2022 r. - 3000 zł brutto

    Minimalna płaca w 2022 r. - 3000 zł brutto to propozycja rządu. Minimalna stawka godzinowa wyniesie 19,50 zł brutto.

    Waloryzacja środków na kontach i subkontach ZUS 2021

    Waloryzacja środków zgromadzonych na kontach i subkontach w ZUS odbywa się corocznie w czerwcu. W 2021 r. wyniosła 5,41%. O ile zwiększył się stan kont przyszłych emerytów?

    System kadrowo-płacowy - od czego zależy cena?

    System kadrowo-płacowy a cena - od czego zależy, ile kosztuje?

    Konkurs "HR OF CHANGE" – 18 czerwca poznamy zwycięzców!

    Konkurs "HR OF CHANGE" - już 18 czerwca ogłoszeni zostaną zwycięzcy! Kto otrzyma nagrodę w kategoriach: szkolenia i rozwój, zarządzanie zmianą, HR Business Partnering?

    Niepełny etat a praca ponadwymiarowa - jak wynagradzać?

    Niepełny etat a praca ponadwymiarowa - jak wynagradzać pracownika zatrudnionego na część etatu za pracę w godzinach ponadwymiarowych?

    Dodatek wyrównawczy do wynagrodzenia - jak obliczyć?

    Dodatek wyrównawczy do wynagrodzenia - jakie są zasady jego przyznawania? Jak obliczyć wysokość dodatku wyrównawczego?

    Transfer oszczędności PPK - pracodawca może pomóc

    Transfer oszczędności PPK - pracodawca może pomóc pracownikowi (uczestnikowi PPK) w przeniesieniu oszczędności między rachunkami PPK. Ustawa o PPK określa dwie takie sytuacje.

    Zatrudnienie Brytyjczyka po brexicie

    Zatrudnienie Brytyjczyka po brexicie - jak brexit wpłynął na zatrudnienie pracownika z Wielkiej Brytanii w Polsce? Co z dokumentami? Jakich formalności trzeba dokonać?

    Nadanie statusu płatnika składek - wyrok TK (K 15/16)

    Wyrok Trybunału Konstytucyjnego o sygn. akt K 15/16 - czy TK uznał wniosek o nadanie statusu płatnika składek pracodawcy, którego pracownik wykonuje na jego rzecz pracę w ramach umowy cywilnoprawnej zawartej z osobą trzecią?

    Zadaniowy czas pracy a praca zdalna

    Zadaniowy czas pracy a praca zdalna - jak wprowadzić? Jak ewidencjonować i kontrolować czas pracy zdalnej w systemie zadaniowym?

    Dlaczego pracodawcy płacą Ukraińcom więcej niż Polakom?

    Pracodawcy chcą płacić Ukraińcom więcej niż Polakom? Dlaczego?