Urlop na żądanie - jak go zgłosić zgodnie z przepisami

Instytucja urlopu na żądanie została wprowadzona do Kodeksu pracy (K.p.) w celu umożliwienia pracownikom niestawienia się w pracy w sytuacjach wyjątkowych. Konstrukcja przepisu art. 167² Kodeksu pracy, który brzmi „Pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu”, co umożliwia pracownikowi zażądać urlopu w trybie niemal natychmiastowym.

Często w praktyce urlop na żądanie jest zgłaszany na krótko przed rozpoczęciem pracy we wczesnych godzinach porannych, co skutkuje popularnym określeniem urlopu na żądanie jako „kacowego”. W praktyce jest to jednak bardzo krzywdzące określenie dla pracowników korzystających z urlopu na żądanie. Najczęstszymi przypadkami, jakie powodują konieczność wykorzystania tego uprawnienia są sytuacje posiadające znamiona siły wyższej, jak np. niespodziewana awaria samochodu, w wyniku czego pracownik wie, że nie będzie w stanie dotrzeć do pracy lub też nieprzewidziane sytuacje życiowe.

Polecamy produkt: Umowy zlecenia i inne umowy cywilnoprawne od 1 stycznia 2017 r.

Termin złożenia wniosku o urlop

Jednym z najistotniejszych warunków umożliwiających skorzystanie z urlopu na żądanie jest termin złożenia wniosku o urlop. Zgodnie z art. 167² K.p. pracownik może zgłosić żądanie urlopu nawet w dniu rozpoczęcia urlopu. Jedynym warunkiem jest złożenie żądania jeszcze przed czasem, w którym pracownik powinien rozpocząć pracę, istnienie takiego warunku potwierdza wyrok Sądu Najwyższego z dnia 15 listopada 2006 roku (sygn. akt I PK 128/06). Bezsprzecznym pozostaje konieczność złożenia żądania przed rozpoczęciem pracy, nie jest natomiast jednoznacznie określone, z jakim wyprzedzeniem należy złożyć żądanie. Czy zwrot „do chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy przez pracownika” oznacza, że wystarczy zadzwonić do pracodawcy na minutę przed rozpoczęciem pracy i zażądać urlopu, bądź też, nawet nie kontaktować się z nim osobiście i przesłać żądanie mailem. Takie rozwiązanie było by możliwe, w związku z możliwością składania żądania bez konieczności dochowania jakiejkolwiek formy.

W praktyce przyjmuje się, iż pracownik powinien poinformować pracodawcę o żądaniu urlopu na tyle wcześnie, aby pracodawca miał możliwość zapewnienia zastępstwa pracownika, który korzysta z urlopu na żądanie. Składanie żądania w ostatniej chwili telefonicznie bądź nawet za pośrednictwem poczty elektronicznej w przypadku, której zgodnie z art. 61 § 1 K.c jako oświadczenie woli złożone jest skutecznie w momencie wpłynięcia wiadomości na serwer pracodawcy to w praktyce niemal oczywiste jest, iż pracodawca przeczyta wiadomość dopiero po terminie rozpoczęcia pracy przez pracownika, czego pracownicy są świadomi i mogą starać się wykorzystać w celu uzyskania milczącej zgody pracodawcy na urlop. Takie działanie jest powszechną praktyką w związku z faktem, iż wbrew obiegowej opinii pracodawca może nie udzielić urlopu na żądanie.

Mimo, iż zgodnie z art. 167² K.p. pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu na żądanie to jednak w dalszym ciągu, to pracodawca udziela urlopu. W takim wypadku postawienie pracodawcy w zasadzie przed faktem dokonanym bez możliwości podjęcia przez niego racjonalnej decyzji poprzez zażądanie urlopu formalnie w terminie (jednak w praktyce w czasie uniemożliwiającym jakiekolwiek działanie), należy uznać za naruszenie prawa podmiotowego, co w związku z brzmieniem art. 8 K.p. jest niedopuszczalne. W takim wypadku pracownik naraża się na nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy, co może być uznane za przyczynę uzasadniającą zwolnienie.

Ponadto mimo, iż pracodawca ma obowiązek udzielenia urlopu na żądanie, w orzecznictwie Sądu Najwyższego utrwalił się pogląd, zgodnie z którym pracodawca w wyjątkowych przypadkach ma prawo nie udzielić pracownikowi urlopu na żądanie. Wynika to między innymi z wyroku Sądu Najwyższego z dnia 16 września 2008 roku (sygn. akt II PK 26/08), zgodnie z którym samo złożenie wniosku przez pracownika nie oznacza możliwości rozpoczęcia urlopu na żądanie. Konieczna jest decyzja pracodawcy, na którą pracownik powinien poczekać.

Zgoda pracodawcy

Oznacza to, iż aby rozpocząć urlop na żądanie pracownik musi otrzymać zgodę od pracodawcy. Jest jednak pewien wyjątek od przedstawionej reguły. W szczególnych przypadkach, gdy pracownik zgłasza swoje żądanie znacznie wcześniej, np. 2 dni przed dniem rozpoczęcia urlopu, w takim wypadku pracownik, który nie otrzymał żadnej odpowiedzi od pracodawcy mimo, iż dochował wszelkich formalności związanych ze zgłaszaniem żądania i posiada pewność, że pracodawca faktycznie zapoznał się z żądaniem może rozpocząć urlop bez jego udzielenia przez pracodawcę. Spowodowane jest to faktem, iż pracodawca faktycznie posiada obowiązek udzielenia urlopu na żądanie pracownikowi, który zgłasza taki wniosek. W takim wypadku brak odpowiedzi można potraktować, jako milczącą zgodę pracodawcy, który mimo istnienia obowiązku udzielenia urlopu stanowczo nie zaoponował przed jego udzieleniem. Takie stanowisko potwierdza wyrok Sądu Najwyższego z dnia 26 stycznia 2005 roku sygn. akt II PK 197/04

O wyjątkowości możliwości nieudzielenia urlopu na żądanie pracownikowi przez pracodawcę świadczy także niebezpieczeństwo narażenia się przez pracodawcę na karę grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł, w wyniku popełnienia wykroczenia z art. 282 §1 pkt. 2 K.p., polegającego na nieudzieleniu pracownikowi urlopu wypoczynkowego. W przypadku bezzasadnego nie udzielenia urlopu na żądanie pracodawca wypełnia znamiona wskazanego wykroczenia.

Podstawa prawna: Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy.