Tematy - Dokumenty ubezpieczeniowe, Ochrona danych osobowych - INFOR.PL

Od maja 2018 roku przepisy dotyczące ochrony danych osobowych zostaną zaostrzone. Pracodawcy muszą przygotować się na nowe obowiązki związane z ochroną prywatności pracowników i kandydatów do pracy.

25 maja 2018 roku zacznie obowiązywać nowe unijne rozporządzenie o ochronie danych osobowych. Zmiany obejmą także reguły przetwarzania danych osobowych pracowników. Jakie nowe obowiązki czekają pracodawców?

Pracodawca nie powinien ujawniać informacji o wynagrodzeniu pracownika. Informacje te podlegają bowiem ochronie na podstawie przepisów o ochronie dóbr osobistych, a także o ochronie danych osobowych.

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, pracodawca na żądanie pracownika ma obowiązek udostępnić do wglądu dokumenty, na których podstawie zostało obliczone jego wynagrodzenie. Czy pracodawca ma obowiązek wydać pracownikowi tzw. pasek wynagrodzeń oraz imienny raport miesięczny dla osoby ubezpieczonej (ZUS RMUA)?

Przyspieszenie postępowań ws. przypadków nieprzestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych i wprowadzenie kar finansowych to tylko niektóre założenia wstępnego projektu nowej ustawy o ochronie danych osobowych, który ma być przedstawiony w czerwcu 2017 roku. Proces legislacyjny zakończy się na początku 2018 r., natomiast sama ustawa powinna zacząć obowiązywać 25 maja 2018 r. Projekt ten ma wdrożyć rozporządzenie Unii Europejskiej przyjęte w maju 2016 r. czyli wprowadzić Nowy Krajowy System Ochrony Danych Osobowych.

Coraz częściej pracodawcy zobowiązują pracowników do noszenia identyfikatorów w pracy. W ocenie niektórych pracowników pracodawca, nakładając na nich obowiązek noszenia identyfikatorów, narusza przepisy o ochronie danych osobowych. Czy mają rację?

Wynagrodzenie chorobowe nie przysługuje w przypadkach, w których pracownik nie ma prawa do zasiłku chorobowego. Jak zatem prawidłowo skorygować w ZUS nienależnie wypłacone wynagrodzenie chorobowe?

Krytyka pracodawcy wyrażona na portalach społecznościowych stanowić może naruszenie obowiązku dbałości o dobro zakładu pracy i może być podstawą do rozwiązania z pracownikiem stosunku pracy. Czy pracodawcy mają prawo monitorować aktywność pracowników na portalach społecznościowych?

Osoby prowadzące działalność gospodarczą mają obowiązek zgłaszać zbiory danych osobowych do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych. Czy zakończenie działalności przez przedsiębiorcę, oznacza konieczność wykreślenia zgłoszonych wcześniej zbiorów z rejestru GIODO? Czy przedsiębiorca ma jakieś konkretne obowiązki wobec organu ochrony danych, jeżeli zamyka działalność?

Każda osoba, w stosunku do której wygasł tytuł do ubezpieczeń społecznych, podlega wyrejestrowaniu z tych ubezpieczeń. Dokonuje się tego na druku ZUS ZWUA. Jakie są podstawowe zasady wypełniania formularza ZUS ZWUA i jak poprawić błąd na tym druku?

Przedsiębiorcy zostaną zwolnieni z przesłania zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu ZUS Rp-7 - wynika z projektu założeń projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Zaproponowano, aby zmiany weszły w życie w 2018 roku. Kogo obejmie zwolnienie?

Zdarza się, że firma musi zmienić adres głównej siedziby (w przypadku osoby prowadzącej działalność gospodarczą, często będzie to adres zamieszkania). Zmianę adresu często trzeba zgłosić w różnych urzędach. A jak to wygląda z punktu widzenia przepisów o ochronie danych osobowych omówię dla trzech przypadków: tymczasowa zmiana adresu głównej siedziby, stała zmiana adres głównej siedziby, zmiana adresu filii/oddziału.

Dokumentem niezbędnym do przyznania i wypłaty przez ZUS zasiłku chorobowego od 1 stycznia 2016 r. jest zaświadczenie płatnika składek złożone w formie papierowej lub elektronicznej. Jakie informacje musi zawierać zaświadczenie płatnika składek do celów dokumentowania prawa do zasiłku?

Imienny raport miesięczny jest sprawozdaniem lub zestawieniem danych dotyczących płatnika składek oraz osoby ubezpieczonej. Jakie informacje zawiera imienny raport?

Płatnicy składek mają obowiązek sporządzenia zaświadczenia o przychodzie osób na zasiłku/świadczeniu przedemerytalnym za okres 2014/2015 i złożenia go do ZUS w terminie do 1 czerwca 2015 r. Jak prawidłowo sporządzić zaświadczenie o przychodzie wskazanych osób?

Nowa wersja programu Płatnik obowiązuje od 27 kwietnia 2015 r. Wszystkie zmiany wprowadzone do programu Płatnik mają na celu ułatwienie pracy zarówno płatnikom, jak i ZUS. Jakie zmiany wprowadza dla płatników składek ubezpieczeniowych?

PIT-2. Zatrudniony pracownik powinien złożyć oświadczenie dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych - druk PIT-2.

Przejęcie zakładu pracy lub jego części dokonywane jest zgodnie z postanowieniami ustawy o związkach zawodowych. Przejęcie zakładu pracy wiąże się między innymi ze zmianą administratora danych osobowych pracowników. Jak kształtuje się ochrona danych osobowych pracowników w związku z przejęciem zakładu pracy?

Czy każdy z nas wie kto zwolniony jest z obowiązku składania dokumentów rozliczeniowych i na jakiej podstawie? Poniżej przedstawione zostały przepisy na podstawie których płatnik zwolniony został z obowiązku składania deklaracji rozliczeniowej.

Na mocy ustawy o ochronie danych osobowych, każdy podmiot przetwarzający dane osobowe (zarówno przedsiębiorcy, jak i jednostki organizacyjne) zobowiązany jest do opracowania dokumentacji systemu zarządzania bezpieczeństwem danych osobowych.

Błąd w rozliczeniach na Fundusz Pracy może polegać na nienależnym opłaceniu składki od umowy zlecenia. W jaki sposób skorygować błąd w zakresie rozliczeń na Fundusz Pracy? Jakie dokumenty korygujące należy sporządzić i przekazać do ZUS?

Imię i nazwisko to znak rozpoznawczy osoby fizycznej. Pracodawca ma prawo ujawniać imię i nazwisko pracownika w celu identyfikacji nawet bez jego zgody.

Najpóźniej do 28 lutego 2013 r. płatnicy mają obowiązek przekazać zatrudnionym roczną informację o składkach, które zostały za nich rozliczone w ZUS od stycznia do grudnia 2012 r. Przy jej sporządzaniu będą mieli do dyspozycji tylko funkcjonalności obecnie obowiązującej wersji programu Płatnik. ZUS nie planuje bowiem przed końcem lutego udostępnić nowego oprogramowania, które umożliwiłoby automatyczne generowanie rocznej informacji dla ubezpieczonego.

Ustalenie wysokości emerytury prawie zawsze jest uzależnione od dostarczenia przez wnioskodawcę określonych dokumentów. Muszą one potwierdzać okresy składkowe i nieskładkowe oraz wysokość uzyskiwanych wynagrodzeń.

Jeden z naszych pracowników jeszcze przed świętami złożył wniosek o urlop bezpłatny na 28 grudnia 2012 r. Pracodawca mu go udzielił i podpisany wniosek urlopowy trafił do kadr. Okazało się jednak, że ze względu na zmianę planów osobistych na przełomie roku pracownik mógł przyjść do pracy 28 grudnia i za zgodą pracodawcy nie wykorzystał urlopu bezpłatnego w tym dniu. W efekcie przepracował cały wymiar czasu pracy obowiązujący go w grudniu. Wiadomość ta została przekazana do kadr już po przesłaniu do ZUS kompletu rozliczeniowego za grudzień 2012 r. Jak w takiej sytuacji należy skorygować grudniowy raport ZUS RSA?

Pracodawca ma dostęp do licznych dokumentów zawierających dane osobowe. Część z nich jest przechowywana w teczkach osobowych pracowników, jednak znaczna większość jest przetwarzana w postaci elektronicznej, np. w programach kadrowych lub płacowych.

Zatrudniam kadrową. Czy osoba prowadząca sprawy kadrowe powinna podpisać oświadczenie o przestrzeganiu przepisów ustawy o ochronie danych osobowych?

Nasza pracownica niebawem ukończy 60 lat i ma zamiar złożyć wniosek o emeryturę. W związku z tym rozpoczęła kompletowanie dokumentacji niezbędnej do ustalenia prawa do emerytury oraz jej wysokości. Okazało się, że jej dawny zakład pracy, w którym uzyskiwała wysokie zarobki, został zlikwidowany. Czy istnieje możliwość ustalenia, gdzie obecnie znajduje się dokumentacja osobowo-płacowa pracowników tego zakładu pracy?

Pracodawca zatrudniający pracownika przechodzącego na emeryturę lub rentę ma obowiązek wystawić mu zaświadczenie potwierdzające zarobki, które uzyskiwał w poszczególnych latach pracy. Przygotowując ten dokument zatrudniający powinien unikać błędów, co pozwoli na ustalenie przez ZUS świadczenia w prawidłowej wysokości.

Jestem kadrową w firmie zatrudniającej kilkunastu pracowników. Jeden z nich ukończy niedługo 65 lat i pod koniec 2012 r. zamierza przejść na emeryturę ustalaną na starych zasadach. Niedawno zwrócił się do nas o wystawienie zaświadczenia ZUS Rp-7. Pracownik ten jest u nas zatrudniony nieprzerwanie od 1 stycznia 2000 r. W tym czasie, oprócz wynagrodzenia zasadniczego, wypłacaliśmy mu różne nagrody (w tym nagrodę jubileuszową za 10 lat pracy) oraz dodatki. Dwukrotnie otrzymał również od nas zapomogę pieniężną. Czy wszystkie te składniki powinniśmy uwzględnić przy wystawianiu zaświadczenia? Czy przy sporządzaniu tego dokumentu musimy wykazać jego zarobki ze wszystkich lat zatrudnienia, w tym wynagrodzenie wypłacone w 2012 r.?

Pracodawca, decydując się na zatrudnienie nowego pracownika, ma prawo żądać od niego udostępnienia tych danych osobowych, które wynikają wprost z treści art. 221 k.p. Katalog danych, których może domagać się pracodawca od kandydata do pracy, przedstawia się następująco: imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Pracodawca, który powziął podejrzenie wystąpienia choroby zawodowej u zatrudnianego pracownika, ma obowiązek niezwłocznie zgłosić podejrzenie takiej choroby. Takiego zgłoszenia może również dokonać sam pracownik lub były pracownik, który podejrzewa, że występujące u niego objawy mogą wskazywać na taką chorobę, a także lekarz, który podczas wykonywania badań powziął podejrzenie choroby zawodowej u pracownika.

Pracodawca ma dostęp do licznych dokumentów zawierających dane osobowe. Część z nich jest przechowywana w teczkach osobowych pracowników, jednak znaczna większość jest przetwarzana w postaci elektronicznej, np. w programach kadrowych lub płacowych.

Pierwotnie ZUS stał na stanowisku, że przy ustalaniu podstawy wymiaru składek dla osób na urlopach wychowawczych należy stosować w całości przepisy ustawy zasiłkowej w zakresie ustalania podstawy wymiaru zasiłków. Pogląd ZUS uległ jednak zmianie i do osób na urlopach wychowawczych należy stosować tylko niektóre z tych zasad. Taka sytuacja powoduje, że płatnicy, którzy ustalali podstawę wymiaru składek za osoby na urlopach wychowawczych zgodnie z wcześniejszymi ustaleniami ZUS, powinni skorygować dokumenty rozliczeniowe za styczeń i kolejne miesiące br.

1 sierpnia 2012 r. weszły w życie nowe przepisy dotyczące chorób zawodowych. Doprecyzowany został krąg instytucji odpowiedzialnych za rozpoznawanie chorób zawodowych i wydawanie orzeczeń w tej sprawie. Pozostałe zmiany mają na celu uaktualnienie oraz ujednolicenie terminologii zawartej w dotychczas obowiązujących załącznikach do rozporządzenia w sprawie sposobu dokumentowania chorób zawodowych i skutków tych chorób.

Zasady przetwarzania i transferu transgranicznego danych osobowych zostały uregulowane w dyrektywie 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z 24 października 1995 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych i swobodnego przepływu tych danych (zwanej dalej dyrektywą) oraz w implementującej przepisy dyrektywy do krajowego porządku prawnego ustawie z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (zwanej dalej ustawą).

Zatrudniam 4 pracowników. Dokumenty rozliczeniowe dostarczam do ZUS w formie wydruku z programu Płatnik. Od czerwca br. chciałbym dodatkowo zatrudnić jeszcze 2 osoby do pomocy w sezonie letnim, kiedy zleceń jest znacznie więcej. Dowiedziałem się jednak, że gdy będę zatrudniał 6 osób, będę musiał przesyłać dokumentację do ZUS w formie elektronicznej, za pomocą specjalnego oprogramowania. Czy można tego uniknąć?

Wzrastająca liczba międzynarodowych korporacji powoduje, że dane pracowników często są transferowane do krajów trzecich. Taka sytuacja wymaga od pracodawców posiadania niezbędnych informacji dotyczących bezpiecznego przesyłania danych osobowych.

Jeden z naszych pracowników w sierpniu br. kończy 65 lat i chce przejść na emeryturę. Jakie dokumenty powinniśmy za niego złożyć?

Prawo do zasiłku macierzyńskiego z tytułu urodzenia dziecka jest ustalane m.in. na podstawie kopii skróconego odpisu aktu urodzenia dziecka potwierdzonej przez płatnika zasiłku za zgodność z oryginałem.

Zmiany zostały wprowadzone rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 2 kwietnia 2012 r. w sprawie określenia dowodów stanowiących podstawę przyznania i wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. Wydanie nowego rozporządzenia regulującego dokumentowanie prawa do świadczeń chorobowych było spowodowane koniecznością uwzględnienia zmian wprowadzonych do Kodeksu pracy, w ramach których rozszerzono możliwości ubiegania się o zasiłek macierzyński. Obecne przepisy przewidują prawo do dodatkowego urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego oraz urlopu ojcowskiego.

Jakiego rodzaju zaświadczeń może żądać pracownik od byłego pracodawcy i czy są jakieś limity w zakresie liczby i częstotliwości ich wystawiania. Czy były pracownik musi podawać powód wystawienia zaświadczenia i od czego zależy obowiązek jego wystawienia przez byłego pracodawcę. To częste pytania, jakie stawiają sobie pracodawcy i byli pracownicy.

Zleceniobiorca może wykonywać dwie umowy zlecenia u tego samego zleceniodawcy. Przy dwóch umowach zlecenia zawartych z tą samą firmą w treści umowy musi zostać wskazany inny zakres prac, które mają być wykonywane na podstawie każdej z tych umów. Gdyby przedmiotem każdej z umów były te same czynności, ZUS mógłby zakwestionować podpisanie drugiej umowy i uznanie tylko jednej z nich za tytuł do objęcia obowiązkiem ubezpieczeń społecznych. Taka czynność, jako zmierzająca do obejścia przepisów prawa i bezpodstawnego obniżenia podstawy wymiaru składek, może zostać uznana za nieważną.

Prowadzę niewielką firmę remontową. Zatrudniam 4 pracowników. Dokumenty rozliczeniowe dostarczam do ZUS w formie wydruku z programu Płatnik. Od czerwca br. chciałbym dodatkowo zatrudnić jeszcze 2 osoby do pomocy w sezonie letnim, kiedy zleceń jest znacznie więcej. Dowiedziałem się jednak, że gdy będę zatrudniał 6 osób, będę musiał przesyłać dokumentację do ZUS w formie elektronicznej, za pomocą specjalnego oprogramowania. Ponieważ wzrost zatrudnienia ma charakter tymczasowy, nie chciałbym wydawać dodatkowych pieniędzy na zakup urządzeń i certyfikatu potrzebnych do wysyłki dokumentów do ZUS. Czy można tego uniknąć?

Od 9 maja 2012 r. obowiązują nowe zasady dokumentowania prawa do zasiłków macierzyńskich. Wprowadzony został również nowy wzór zaświadczenia płatnika składek prowadzącego pozarolniczą działalność, który ubiega się o wypłatę zasiłków.

Od 1 stycznia 2012 r. kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przez okres 5 lat od dnia ich przekazania do ZUS.

Kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przez 5 lat.

Nasz pracownik w październiku 2010 r. oraz we wrześniu 2011 r. przekroczył roczną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. W tym roku od lutego przebywa na zwolnieniu lekarskim. W sierpniu br. kończy 65 lat i chce przejść na emeryturę. Jakie dokumenty powinniśmy za niego złożyć? Czy przekroczenie podstawy wymiaru składek oraz przebywanie na zwolnieniu lekarskim ma wpływ na wypełnianie dokumentów emerytalnych?

W związku ze wzrostem zatrudnienia, od przyszłego miesiąca będę musiał przesyłać dokumenty rozliczeniowe do ZUS drogą elektroniczną. Obecnie nie posiadam certyfikatu kwalifikowanego i chciałbym, aby dokumenty te wysyłała do ZUS moja żona, posiadająca certyfikat wystawiony na siebie. Czy będzie mogła to robić? Żona nie współpracuje ze mną przy prowadzeniu firmy i nie jest w niej zatrudniona.

Nadpłata składek powstaje, gdy płatnik opłaci je w wyższej wysokości niż zobowiązują go do tego przepisy i niż zadeklaruje w dokumentacji rozliczeniowej. Nienależnie opłacone składki podlegają zaliczeniu przez ZUS z urzędu na poczet zaległych lub bieżących składek, a w razie ich braku – na poczet przyszłych składek, chyba że płatnik złoży wniosek o ich zwrot.

Dokumenty ubezpieczeniowe, Ochrona danych osobowych

Ochrona danych osobowych pracowników od 2018 roku

RODO 2018 - co się zmieni w kwestii ochrony danych osobowych pracowników

Obowiązek pracodawcy zachowania w tajemnicy informacji o wynagrodzeniu pracownika

Wydawanie pasków wynagrodzeń i imiennych raportów miesięcznych

Procesy kadrowo-płacowe a ochrona danych osobowych – w praktyce

Obowiązek noszenia przez pracowników identyfikatorów a ochrona danych osobowych

Korekta dokumentów do ZUS w przypadku nienależnie wypłaconego wynagrodzenia chorobowego

Krytyka pracodawcy na portalach społecznościowych

Czy po zakończeniu działalności gospodarczej przedsiębiorca musi wykreślać zbiory danych z rejestru GIODO?

Jak poprawić błąd na druku ZUS ZWUA

Zwolnienie pracodawców z Rp-7 - zmiany w 2018 r.

Wpływ zmiany adresu firmy na ochronę danych osobowych

Dokumentacja prawa do zasiłków 2016

Co zawiera imienny raport miesięczny dla osoby ubezpieczonej

Zaświadczenie o przychodzie osób na zasiłku/świadczeniu przedemerytalnym za okres 2014/2015

Nowa wersja programu Płatnik od 27 kwietnia 2015 r.

PIT-2 - oświadczenie pracownika dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych

Przejęcie zakładu pracy a dane osobowe pracowników

Zwolnienie z obowiązku składania dokumentów rozliczeniowych za nianię

Przetwarzanie danych osobowych

Błąd w rozliczeniach na Fundusz Pracy

Ujawnienie nazwiska pracownika

Od kiedy będzie można sporządzić w Płatniku roczną zbiorczą informację dla ubezpieczonych

Dokumenty wymagane do ustalenia wysokości emerytury

Jak wycofać raport ZUS RSA w razie anulowania urlopu bezpłatnego

Jak zabezpieczyć dane osobowe pracownika

Czy kadrowa powinna podpisać oświadczenie o ochronie danych osobowych

Gdzie należy szukać dokumentacji niezbędnej do ubiegania się o emeryturę

Jak prawidłowo wypełnić zaświadczenie ZUS Rp-7

Jakie składniki wynagrodzenia należy uwzględnić przy wystawianiu pracownikowi ZUS Rp-7

Kiedy pracodawca może spytać pracownika o karalność

Dokumentowanie chorób zawodowych - nowe zasady

Jak zabezpieczyć zbiór danych osobowych

Jak skorygować dokumenty rozliczeniowe za osoby na urlopach wychowawczych

Nowe zasady dokumentowania chorób zawodowych

Bezpieczeństwo przesyłania danych osobowych za granicę

Przesyłanie dokumentacji rozliczeniowej do ZUS

Transfer danych osobowych za granicę

Kompletowanie dokumentacji emerytalnej

Nowe dokumenty do zasiłku macierzyńskiego

Nowe zasady dokumentowania prawa do świadczeń chorobowych

Jakie dokumenty wystawi ci były pracodawca

Dwie umowy, jeden zleceniobiorca - rozliczenie z ZUS

Jak zaoszczędzić na kosztach związanych z przesyłaniem dokumentacji do ZUS i US

Jak dokumentować prawo do świadczeń chorobowych po zmianie przepisów

Jak długo należy przechowywać kopie dokumentów ubezpieczeniowych

Przechowywanie kopii dokumentów ubezpieczeniowych

Obowiązki pracodawcy związane z przejściem pracownika na emeryturę

Przesyłanie dokumentów do ZUS drogą elektroniczną

Na jakich zasadach ZUS zwraca nadpłacone składki