Jak zabezpieczyć dane osobowe pracownika

Zbiór danych

Za zbiór danych uważa się każdy posiadający strukturę zestaw danych o charakterze osobowym, dostępnych według określonych kryteriów, niezależnie od tego, czy zestaw ten jest rozproszony lub podzielony funkcjonalnie. Oznacza to, że zbiorem danych osobowych są zarówno teczki z danymi osobowymi pracowników (są usystematyzowane i podzielone funkcjonalnie), jak i elektroniczne bazy danych, np. zbiór danych kadrowych zawierających grafiki czasu pracy, listy obecności.

Pojęcie zbioru danych osobowych zostało doprecyzowane przez Wojewódzki Sąd Administracyjny w wyroku z 5 października 2005 r. Stwierdził on, że cechę zbioru danych stanowi – stosownie do ustawowej definicji – dostępność danych według określonych kryteriów (np. możliwość przeszukiwania zbioru po imionach i nazwiskach zatrudnionych pracowników). Sąd dodatkowo podkreślił, że zbiorem danych osobowych jest także zbór, w którym dane osobowe są dostępne według innych kryteriów niż dane osobowe, np. zbór pracowników wykonujących pracę na danej zmianie.

Przykład

W zakładzie pracy funkcjonują oddzielnie działy: kadr i płac. Każdy z nich ma swoje komputery, ale każdy z nich korzysta z jednego zbioru danych zawierających informacje o przepracowanych przez pracownikach godzinach i należnym pracownikom wynagrodzeniu. Zbiór danych znajduje się na serwerze, z którym łączą się komputery obu działów. W takiej sytuacji zbiór danych osobowych jest jeden, natomiast jest on przetwarzany na dwóch stanowiskach.

Ustawa nakłada na każdego administratora danych osobowych, w tym na pracodawcę, obowiązek zabezpieczenia danych osobowych przed osobami nieuprawnionymi, a także przed nieautoryzowanym ich przetwarzaniem.

Pracodawca jest zobowiązany zastosować wszystkie niezbędne środki techniczne i organizacyjne mające na celu zapewnienie bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych. Środki te muszą być odpowiednie do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną. Minimalne wymagania techniczne, jakie muszą spełnić pracodawcy, aby prawidłowo zabezpieczyć swoje zbiory, zostały określone we wspomnianym wyżej rozporządzeniu. Określa ono również zakres informacji, jakie powinny się znaleźć w dokumentacji opisującej zasady przetwarzania danych osobowych w zakładzie pracy. Do niezbędnych dokumentów należy zaliczyć dokument o nazwie „Polityka bezpieczeństwa” oraz dokument zatytułowany „Instrukcja zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych”.