Obowiązek noszenia przez pracowników identyfikatorów a ochrona danych osobowych

• Dane osobowe w identyfikatorze
• Ujawnienie przez pracodawcę imion i nazwisk pracowników a ochrona danych osobowych
• Stanowisko GIODO
• Podsumowanie

Dane osobowe w identyfikatorze

W związku z realizacją obowiązków służbowych pracodawcy zobowiązują pracowników do noszenia identyfikatorów. Obowiązek noszenia identyfikatorów motywowany jest przede wszystkim względami bezpieczeństwa.

Na identyfikatorach zazwyczaj umieszczane jest imię i nazwisko pracownika oraz jego zdjęcie. Tym samym identyfikator zawiera dane osobowe pracownika. Podlegają one ochronie na podstawie postanowień ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2019 roku, poz. 922 z późn. zm.).

Polecamy produkt: Kodeks pracy 2017 Praktyczny komentarz z przykładami

Ujawnienie przez pracodawcę imion i nazwisk pracowników a ochrona danych osobowych

W doktrynie przyjmuje się, iż pracodawca może przetwarzać pozyskane od pracowników, zgodnie z przepisami prawa, dane osobowe w celu realizacji uprawnień i obowiązków stron stosunku pracy wynikających z prawa pracy. Dane tego rodzaju stanowią również imię i nazwisko pracownika. Są to dane osobowe nierozerwalnie związane z realizacją przez pracowników jego obowiązków służbowych. Bez możliwości ich przetwarzania przez pracodawcę, mogłoby dojść do sparaliżowania działalności zakładu pracy. Działanie każdego zakładu pracy związane jest bowiem z kontaktami z pomiotami zewnętrznymi, np. klientami, kontrahentami, instytucjami publicznymi.

Pracodawca nie ma nieograniczonego prawa do ujawniania danych osobowych swoich pracowników. W wyroku z dnia 19 listopada 2003 roku Sąd Najwyższy stanął bowiem na stanowisku, iż „ujawnienie przez pracodawcę nazwiska pracownika musi być usprawiedliwione celem działania pracodawcy, łączącym się z jego zadaniami i obowiązkami związanymi z prowadzeniem zakładu, musi być niezbędne oraz nie może naruszać praw i wolności pracownika. Wskazane kryteria znajdują obecnie oparcie w art. 23 ust. 1 pkt 5 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, jednakże mają one znaczenie ogólniejsze, niezależne od tego, czy w danej sytuacji istnieją podstawy do stosowania tej ustawy, czy nie. Wyznaczają one bowiem adekwatne i mieszczące się w ramach porządku prawnego przesłanki uzasadniające ujawnianie nazwiska pracownika przez pracodawcę.” (zob. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 19 listopada 2003 roku, sygn. akt I PK 590/02).

Zobacz: Indywidualne prawo pracy

Stanowisko GIODO

W ocenie GIODO nałożenie na pracowników obowiązku noszenia identyfikatorów nie jest sprzeczny z ustawą o ochronie danych osobowych. GIODO wyjaśnił, iż „obowiązek noszenia przez pracowników identyfikatorów zawierających m.in. imię i nazwisko wynika z wewnętrznych uregulowań wydanych przez pracodawcę (np. z regulaminu pracy wydanego na podstawie art. 104 § 1 Kodeksu pracy). Regulamin ustala organizację i porządek pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracowników. Służyć ma on porządkowi i sprawności w załatwianiu spraw w zakładzie pracy”.

Podsumowanie

Pracodawca może zobowiązać pracowników do noszenia identyfikatorów. Ujawniają one dane osobowe, które są niezbędne do realizacji przez pracowników ich obowiązków służbowych i zapewnienia sprawnego działania zakładu pracy. Należy zauważyć także, iż obowiązek noszenia identyfikatorów stanowi formę zabezpieczenia danych osobowych. Pozwala on odróżnić pracowników od osób trzecich.

Zobacz: Wskaźniki i stawki