Kategorie

Gdzie należy szukać dokumentacji niezbędnej do ubiegania się o emeryturę

Zygmunt Łukasik
Nasza pracownica niebawem ukończy 60 lat i ma zamiar złożyć wniosek o emeryturę. W związku z tym rozpoczęła kompletowanie dokumentacji niezbędnej do ustalenia prawa do emerytury oraz jej wysokości. Okazało się, że jej dawny zakład pracy, w którym uzyskiwała wysokie zarobki, został zlikwidowany. Czy istnieje możliwość ustalenia, gdzie obecnie znajduje się dokumentacja osobowo-płacowa pracowników tego zakładu pracy?

Państwa pracownica poszukiwanie dokumentacji osobowej i płacowej swojego byłego, zlikwidowanego zakładu powinna rozpocząć od ustalenia jego dokładnej nazwy i adresu, pod którym ostatnio miał siedzibę. Mogą do tego służyć zachowane dokumenty, takie jak wszelkiego rodzaju pisma, notatki, wpisy w legitymacji ubezpieczeniowej itp. Następnie należy ustalić, do którego archiwum została przekazana dokumentacja osobowa i płacowa tego zakładu. Szczegóły w uzasadnieniu.

W przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości pracodawca wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji liczonego od dnia:

  • zakończenia pracy u danego pracodawcy – dla dokumentacji osobowej;
  • wytworzenia – dla dokumentacji płacowej (art. 51u ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach).
Reklama

Likwidowane spółki prawa cywilnego i handlowego mają obowiązek zabezpieczyć we własnym zakresie dokumentację pracowniczą. Niektóre z nich przekazują ją firmom zajmującym się odpłatnym przechowywaniem dokumentacji pracowniczej na zasadzie prowadzenia działalności gospodarczej w tym zakresie.

Do zabezpieczenia dokumentacji pracowniczej zobowiązany jest likwidator spółki. Informacji o tym, kto nim był, należy szukać we właściwych terytorialnie rejestrach sądowych. Natomiast w przypadku firm prywatnych informację o byłym właścicielu powinny zawierać rejestry właściwych terytorialnie sądów gospodarczych lub właściwych wydziałów organów administracji państwowej.

Jeżeli sąd rejestrowy stwierdzi, na wniosek likwidatora lub syndyka masy upadłości, że nie można zapewnić środków na koszty dalszego przechowywania, dokumentację przejmuje podmiot nadzorujący jednostkę organizacyjną, do której dokumentacja należała, a w razie braku takiego podmiotu – archiwum państwowe właściwe miejscowo lub wskazane przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

Reklama

Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może wydać decyzję nakazującą złożenie dokumentacji, która należała do pracodawcy wykreślonego z Krajowego Rejestru Sądowego lub z ewidencji działalności gospodarczej, na odpłatne przechowywanie we wskazanym archiwum państwowym, jeżeli istnieje zagrożenie jej zniszczenia, w szczególności na skutek oddziaływania czynników atmosferycznych lub bezprawnego działania osób trzecich, a nie ma podstaw prawnych do jej przekazania innemu podmiotowi do dalszego przechowywania.

Obowiązujące przepisy umożliwiają zwrócenie się byłego pracodawcy o przejęcie dokumentacji przez archiwa państwowe w związku z brakiem środków na pokrycie zobowiązań finansowych, powstałych wobec przejmującego dokumentację prywatnego przechowawcy. Uniknięcie kosztów przechowywania dokumentacji może nastąpić wyłącznie na podstawie postanowienia sądu rejestrowego, który potwierdzi niemożność zapewnienia przez byłego przedsiębiorcę środków na koszty dalszego przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej pracowników. Wniosek o wydanie stosownego postanowienia może jednak złożyć tylko ten pracodawca, który był wpisany do Krajowego Rejestru Sądowego lub do ewidencji działalności gospodarczej. Zatem brak wpisu w jednym z rejestrów uniemożliwi starania o przejęcie dokumentacji, za której przechowywanie pracodawca będzie zmuszony ponosić odpłatność we własnym zakresie.

WAŻNE!

Podmiot wpisany do ewidencji działalności gospodarczej lub KRS może uniknąć kosztów przechowywania dokumentów pracowniczych, jeżeli w postanowieniu sądu rejestrowego zostanie potwierdzony brak środków na przechowywanie tej dokumentacji.


W przypadku upadłości i likwidacji państwowego zakładu pracy, dokumentację pracowniczą powinien przejąć organ nadrzędny, z reguły właściwy minister lub wojewoda (§ 11 rozporządzenia Ministra Kultury z 16 września 2002 r.). Jeżeli proces likwidacji został zakończony, a zlikwidowany zakład pracy był przedsiębiorstwem państwowym, były pracownik powinien zwrócić się o wydanie dokumentacji płacowej do następcy prawnego, tj. utworzonej w wyniku przekształcenia spółki skarbu państwa, spółki prawa cywilnego lub handlowego, które powstały po sprywatyzowaniu przedsiębiorstwa.

Jeżeli organem założycielskim był minister, informacji o tym, gdzie znajdują się akta zlikwidowanego zakładu, należy szukać w obecnym Ministerstwie Gospodarki.

Jeżeli organem założycielskim był wojewoda, dokumentacja osobowa i płacowa zlikwidowanego zakładu powinna się znajdować w archiwach przejściowych przy byłych urzędach wojewódzkich. Ich adresy można uzyskać w Centralnym Ośrodku Informacji Archiwalnej. Ośrodek ten nie posiada żadnej dokumentacji pracowniczej, może natomiast udzielić informacji o miejscu przechowywania dokumentacji niektórych zlikwidowanych zakładów pracy. Istnieje również możliwość prześledzenia bazy danych, którą Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych zamieściła na stronie internetowej http://ewidencja.archiwa.gov.pl.

W przypadku wszelkiego rodzaju zlikwidowanych spółdzielni, ich likwidatorzy mieli obowiązek przekazania dokumentacji pracowniczej związkowi rewizyjnemu, w którym te spółdzielnie były zrzeszone, lub w przypadku braku takiego związku – Krajowej Radzie Spółdzielczej.

Pisemną informację o losach zlikwidowanego zakładu pracy można również uzyskać w Centralnym Rejestrze Sądowym w Warszawie. W Rejestrze tym można uzyskać informację o tym, kto na mocy decyzji Sądu Gospodarczego wykonywał obowiązki syndyka masy upadłości, a także o tym, komu syndyk zlecił przejęcie dokumentacji osobowo-płacowej pracowników zlikwidowanego zakładu pracy.

Od 1 czerwca 2004 r. działalność prowadzi Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej. Archiwum to jest specjalistycznym archiwum o zasięgu ogólnopolskim. Archiwum przyjmuje na przechowanie dokumentację o czasowym okresie przechowywania likwidowanych i postawionych w stan upadłości pracodawców oraz firm przechowalniczych w razie braku środków na koszty dalszego jej przechowania. Do tego archiwum mogą zgłaszać się byli pracownicy zlikwidowanych firm i instytucji poszukujący dokumentów do celów emerytalnych i rentowych. Archiwum administruje ogólnopolską internetową bazą danych o miejscach przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej.

Istnieje również możliwość skorzystania z opracowanej przez ZUS, na podstawie informacji z urzędów wojewódzkich, ministerstw, urzędów centralnych i archiwów państwowych, bazy zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy. Baza zawiera aktualizowane na bieżąco i ułożone w porządku alfabetycznym informacje na temat zlikwidowanych bądź przekształconych zakładów pracy. Jest ona dostępna do wglądu w każdym oddziale, a także na stronie internetowej ZUS.

Podstawa prawna:

  • art. 51p–51z ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 ze zm.),
  • rozporządzenie Ministra Kultury z 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. Nr 167, poz. 1375),
  • rozporządzenie Ministra Kultury z 1 czerwca 2004 r. w sprawie utworzenia Archiwum Państwowego Dokumentacji Osobowej i Płacowej (Dz.U. Nr 142, poz. 1503).
Poszerzaj swoją wiedzę, korzystając z naszego programu
INFORLEX Książki dla Firm
INFORLEX Książki dla Firm
Tylko teraz
598,00 zł
798,00
Przejdź do sklepu
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS otrzymują wsparcie z ZUS. Mogą liczyć na postojowe i zwolnienie z opłacania składek. Do kiedy można składać wnioski?

    Minimalna płaca w 2022 r. brutto netto

    Minimalna płaca w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?

    Strategia Demograficzna 2040 - ocena Konfederacji Lewiatan

    Strategia Demograficzna 2040 jest zbyt ogólna i nie odpowiada współczesnym trendom związanym z rodziną. Jak ocenia ją Konfederacja Lewiatan?

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu. Czy trzeba poinformować ZUS o zmianie miejsca pobytu?

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą czyli z zakładową organizacją związkową lub inną reprezentacją osób zatrudnionych.

    Emerytura bez podatku – tabela

    Emerytura bez podatku - tabela z kwotą netto w 2021 r. i po zmianach w 2022 r. wskazuje, ile emeryt otrzyma na rękę po podwyżce.

    Pracownik oczekuje elastyczności zatrudnienia

    Elastyczność zatrudnienia - tego oczekuje pracownik od miejsca pracy.

    Pracownicy ocenili sytuację w zakładach pracy [BADANIE]

    Sytuacja w zakładach pracy została oceniona przez pracowników. Jakie są wyniki badania CBOS?

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - projekt ustawy

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - komisje sejmowe pozytywnie zaopiniowały projekt ustawy. Projekt reguluje zasady tworzenia, organizowania i działania kas w zakładach pracy.

    Pracownicy PIP z dodatkowym urlopem wypoczynkowym

    Dodatkowy urlop wypoczynkowy zostanie przyznany niektórym pracownikom PIP. Ile dni?

    Emerytury czerwcowe od 2009 do 2019 r. - ponowne przeliczenie

    Emerytury czerwcowe od 2009 do 2019 r. będą ponownie przeliczone. Takie rozwiązanie przewiduje nowelizacja ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

    Państwowy egzamin na maszynistę od 2023 r. - projekt

    Państwowy egzamin na maszynistę od 2023 r. przewiduje projekt nowelizacji ustawy o transporcie kolejowym. Co się zmieni?

    Szczepienia pracowników przeciwko COVID-19 - stanowisko PIP

    Szczepienia pracowników przeciwko COVID-19 są celowe i zasadne, lecz mają charakter dobrowolny. To oficjalne stanowisko PIP na temat szczepień pracowników.

    Pracownik niepełnosprawny - zwolnienie lekarskie, czas pracy

    Pracownik niepełnosprawny - jakie ma uprawnienia? Jakie są zasady przebywania na zwolnieniu lekarskim? Jaki jest wymiar czasu pracy pracownika niepełnosprawnego? Co z urlopem wypoczynkowym?

    5 korzyści z audytu wynagrodzeń

    Audyt wynagrodzeń przynosi liczne korzyści. Poniższy artykuł omawia 5 najważniejszych z nich.

    Badania do celów sanitarno-epidemiologicznych

    Badania sanitarno-epidemiologiczne to dodatkowa weryfikacja zdrowotna wymagana do pracy, przy wykonywaniu której istnieje możliwość przeniesienia zakażenia lub choroby zakaźnej na inne osoby.

    Reforma rynku pracy w Polsce

    Reforma rynku pracy w Polsce jest częścią Krajowego Planu Odbudowy. Jakie zmiany zakłada nowy model polityki zatrudnienia?

    Zakaz noszenia hidżabu w miejscu pracy - wyrok TSUE

    Hidżab w miejscu pracy - pod pewnymi warunkami można wprowadzić zakaz noszenia hidżabu w pracy. Tak zdecydował TSUE w swoim wyroku. Krytykuje go Prezydent Turcji.

    Ile osób odbiera telefony służbowe na urlopie?

    Telefon służbowy na urlopie? Ile osób odbiera je podczas urlopowego wypoczynku?

    Przeciętne wynagrodzenie i zatrudnienie - czerwiec i II kwartał 2021

    Przeciętne wynagrodzenie i zatrudnienie - ile wyniosło w czerwcu i II kwartale 2021 r.? GUS podaje kwoty.