Kategorie

Przechowywanie kopii dokumentów ubezpieczeniowych

Barbara Zabieglińska
Kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przez 5 lat.

W przypadku sporów m.in. z ZUS czy z urzędem skarbowym posiadanie przez płatnika kopii dokumentów ubezpieczonych jest niezbędne, ponieważ stanowią one dowód w ewentualnym postępowaniu. Dlatego też płatnik składek ma ustawowy obowiązek przechowywania tych dokumentów.

Okresy przechowywania dokumentów ubezpieczeniowych są zróżnicowane w zależności od kategorii, do której należy dany dokument. Dokumenty dzielimy na zgłoszeniowe, rozliczeniowe, płatnicze.

Wzory formularzy oraz kody wykorzystywane przy ich wypełnianiu zostały opublikowane w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (DzU nr 186, poz. 1444 ze zm.).

Dokumenty zgłoszeniowe

Okres przechowywania dokumentów zgłoszeniowych zależy od tego, czy zostały przekazane do ZUS w formie papierowej czy elektronicznej. W razie przekazywania do ZUS formularzy zgłoszeniowych do ubezpieczeń społecznych w postaci dokumentu elektronicznego jego pisemne odzwierciedlenie z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej do ubezpieczeń (formularz ZUS ZUA) płatnik jest zobowiązany przechowywać przez 5 lat. Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nie przewiduje obowiązku przechowywania dokumentów, które zostały złożone w formie papierowej. Mimo to płatnik powinien je trzymać wraz z dowodami nadania również przez okres co najmniej 5 lat.

Formularze zgłoszeniowe osoby ubezpieczonej:

  • ZUS ZUA – zgłoszenie do ubezpieczeń/zgłoszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej,
  • ZUS ZCNA – zgłoszenie danych o członkach rodziny do celów ubezpieczenia zdrowotnego,
  • ZUS ZZA – zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego/zgłoszenie zmiany danych,
  • ZUS ZIUA – zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej,
  • ZUS ZWUA – wyrejestrowanie z ubezpieczeń.

Formularze zgłoszeniowe płatnika składek:

  • ZUS ZPA – zgłoszenie/zmiana danych płatnika składek – osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,
  • ZUS ZFA – zgłoszenie/zmiana danych płatnika składek – osoby fizycznej,
  • ZUS ZIPA – zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych płatnika składek,
  • ZUS ZWPA – wyrejestrowanie płatnika składek,
  • ZUS ZBA – informacja o numerach rachunków bankowych płatnika składek,
  • ZUS ZAA – informacja o adresach prowadzenia działalności gospodarczej przez płatnika składek.

Dokumenty rozliczeniowe

Od 1 stycznia 2012 r. kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przez okres 5 lat od dnia ich przekazania do wskazanej przez ZUS jednostki organizacyjnej ZUS, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego (art. 47 ust. 3c ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych).


Wydaje się jednak, że z punktu widzenia interesów płatnika składek takie uregulowanie określające termin przechowywania tych formularzy wprowadza go w błąd. Płatnik dla własnego i bezpieczeństwa powinien, mimo braku takiego prawnego obowiązku, przechowywać dokumenty rozliczeniowe do czasu przedawnienia zobowiązań z nich wynikających. Natomiast termin przedawnienia zobowiązań z tytułu składek (choć ustawowo określony na 5 lat) faktycznie może być znacznie dłuższy na skutek przerwania czy zawieszenia. Dlatego też do upływu tego okresu zasadne wydaje się, aby płatnik składek przechowywał dokumenty rozliczeniowe. Jako przykład można wskazać uregulowania zawarte w art. 86 § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (DzU z 2005 r. nr 8, poz. 60 ze zm.).

Formularze rozliczeniowe:

  • ZUS RCA – imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach,
  • ZUS RZA – imienny raport miesięczny o należnych składkach na ubezpieczenie zdrowotne,
  • ZUS RSA – imienny raport miesięczny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek,
  • ZUS DRA – deklaracja rozliczeniowa.

Dokumenty bankowe

W sprawie przechowywania bankowych zleceń płatniczych należy wyjaśnić, że przepisy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych w ogóle nie wskazują żadnego terminu. Regulacji w tym zakresie należy zatem szukać w innych aktach prawnych.

Reklama

Bankowe dokumenty płatnicze, za pomocą których płatnik opłaca składki na Fundusz Ubezpieczeń Społecznych, Fundusz Ubezpieczenia Zdrowotnego, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, banki przechowują przez okres 5 lat. Okres ten liczony jest od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczy dana wpłata. Obowiązek taki został nałożony na banki § 49 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 1 października 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości banków (DzU nr 191, poz. 1279 ze zm.).

Płatnik powinien jednak pamiętać, że również dokumenty płatnicze, a może w szczególności one, powinny być przechowywane nie przez 5 lat, ale do upływu terminu ich przedawnienia, tzn., że okres ten może być znacznie dłuższy niż 5-letni.

Wzór bankowego dokumentu płatniczego i zasady jego wypełniania określa rozporządzenie Ministra Finansów z 5 listopada 2009 r. w sprawie wzoru bankowego dokumentu płatniczego należności z tytułu składek, do których poboru jest zobowiązany ZUS (DzU nr 202, poz. 1561).

Osoba opłacająca składki na własne ubezpieczenia

Osoby opłacające składki na własne ubezpieczenia powinny przechowywać dokumenty płatnicze oraz rozliczeniowe przez okres znacznie dłuższy. Wynika to wprost z art. 125a ust. 5 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z FUS (DzU z 2009 r. nr 153, poz. 1227 ze zm.). Zgodnie z tym przepisem od osoby opłacającej składki na własne ubezpieczenia społeczne organ rentowy może żądać przedłożenia dowodów potwierdzających opłacanie składek oraz wysokości podstawy wymiaru składek za okres przypadający po 31 grudnia 1998 r. Należy wskazać, że żądanie organu rentowego nie jest ograniczone żadnym terminem. Płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika (art. 125a ust. 4 ustawy emerytalnej).

Podstawa prawna:

  • art. 36 ust. 8, art. 47 ust. 3c ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.).
Poszerzaj swoją wiedzę, korzystając z naszego programu
INFORLEX Książki dla Firm
INFORLEX Książki dla Firm
Tylko teraz
598,00 zł
798,00
Przejdź do sklepu
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?

    Strategia Demograficzna 2040 - ocena Konfederacji Lewiatan

    Strategia Demograficzna 2040 jest zbyt ogólna i nie odpowiada współczesnym trendom związanym z rodziną. Jak ocenia ją Konfederacja Lewiatan?

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu. Czy trzeba poinformować ZUS o zmianie miejsca pobytu?

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą czyli z zakładową organizacją związkową lub inną reprezentacją osób zatrudnionych.

    Emerytura bez podatku – tabela

    Emerytura bez podatku - tabela z kwotą netto w 2021 r. i po zmianach w 2022 r. wskazuje, ile emeryt otrzyma na rękę po podwyżce.

    Pracownik oczekuje elastyczności zatrudnienia

    Elastyczność zatrudnienia - tego oczekuje pracownik od miejsca pracy.

    Pracownicy ocenili sytuację w zakładach pracy [BADANIE]

    Sytuacja w zakładach pracy została oceniona przez pracowników. Jakie są wyniki badania CBOS?

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - projekt ustawy

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - komisje sejmowe pozytywnie zaopiniowały projekt ustawy. Projekt reguluje zasady tworzenia, organizowania i działania kas w zakładach pracy.

    Pracownicy PIP z dodatkowym urlopem wypoczynkowym

    Dodatkowy urlop wypoczynkowy zostanie przyznany niektórym pracownikom PIP. Ile dni?

    Emerytury czerwcowe od 2009 do 2019 r. - ponowne przeliczenie

    Emerytury czerwcowe od 2009 do 2019 r. będą ponownie przeliczone. Takie rozwiązanie przewiduje nowelizacja ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

    Państwowy egzamin na maszynistę od 2023 r. - projekt

    Państwowy egzamin na maszynistę od 2023 r. przewiduje projekt nowelizacji ustawy o transporcie kolejowym. Co się zmieni?

    Szczepienia pracowników przeciwko COVID-19 - stanowisko PIP

    Szczepienia pracowników przeciwko COVID-19 są celowe i zasadne, lecz mają charakter dobrowolny. To oficjalne stanowisko PIP na temat szczepień pracowników.

    Pracownik niepełnosprawny - zwolnienie lekarskie, czas pracy

    Pracownik niepełnosprawny - jakie ma uprawnienia? Jakie są zasady przebywania na zwolnieniu lekarskim? Jaki jest wymiar czasu pracy pracownika niepełnosprawnego? Co z urlopem wypoczynkowym?

    5 korzyści z audytu wynagrodzeń

    Audyt wynagrodzeń przynosi liczne korzyści. Poniższy artykuł omawia 5 najważniejszych z nich.

    Badania do celów sanitarno-epidemiologicznych

    Badania sanitarno-epidemiologiczne to dodatkowa weryfikacja zdrowotna wymagana do pracy, przy wykonywaniu której istnieje możliwość przeniesienia zakażenia lub choroby zakaźnej na inne osoby.

    Reforma rynku pracy w Polsce

    Reforma rynku pracy w Polsce jest częścią Krajowego Planu Odbudowy. Jakie zmiany zakłada nowy model polityki zatrudnienia?

    Zakaz noszenia hidżabu w miejscu pracy - wyrok TSUE

    Hidżab w miejscu pracy - pod pewnymi warunkami można wprowadzić zakaz noszenia hidżabu w pracy. Tak zdecydował TSUE w swoim wyroku. Krytykuje go Prezydent Turcji.

    Ile osób odbiera telefony służbowe na urlopie?

    Telefon służbowy na urlopie? Ile osób odbiera je podczas urlopowego wypoczynku?

    Przeciętne wynagrodzenie i zatrudnienie - czerwiec i II kwartał 2021

    Przeciętne wynagrodzenie i zatrudnienie - ile wyniosło w czerwcu i II kwartale 2021 r.? GUS podaje kwoty.

    Niedziela handlowa - sierpień 2021

    Niedziela handlowa - sierpień 2021 ma aż 5 niedziel. Czy 1 sierpnia, 8 sierpnia, 15 sierpnia, 22 sierpnia lub 29 sierpnia to niedziela handlowa? Kiedy jest najbliższa niedziela handlowa?

    Nowy pracownik zdalny - jak mu pomóc?

    Nowy pracownik zdalny może mieć wiele trudności z wdrożeniem się do pracy w nowej firmie. Jak mu pomóc?

    Zapisanie nowego pracownika do PPK - 90 dni zatrudnienia

    Zapisanie nowego pracownika do PPK wymaga 90 dni zatrudnienia. Co wlicza się do tego okresu według ustawy o PPK?

    Praca podczas upałów – zalecenia PIP

    Praca podczas upałów - jakie są zalecenie PIP? Po pierwsze, pracodawca zapewnia zimne napoje. Po drugie, wentylację i klimatyzację w pomieszczeniach pracy. PIP zaleca także skracanie czasu pracy.

    Wyższe zarobki i 4 dni pracy w tygodniu w gastronomii - Niemcy

    Wyższe zarobki i 4 dni pracy w tygodniu to rozwiązanie dla sektora gastronomii w Niemczech. Czy to pomoże na niedobory kadrowe?