RODO 2018 - co się zmieni w kwestii ochrony danych osobowych pracowników

Pod koniec maja 2018 r. wejdzie w życie europejskie Rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO), które zastąpi dotychczasową dyrektywę regulującą tę kwestię, oraz obecnie obowiązującą polską ustawę o ochronie danych osobowych. Zmiany obejmą także reguły przetwarzania danych osobowych pracowników. Projekt Ustawy – Przepisy wprowadzające ustawę o ochronie danych osobowych, został opublikowany 12 września 2017 r.

Autopromocja

Zmiany prawa dotyczące przetwarzania danych osobowych pracowników, były długo oczekiwane przez pracodawców. Dotychczasowy stan prawny bardzo często nie przystawał do wymagań i realiów współczesnego stosunku pracy. Nie pomagały także zachowawcze orzeczenia niektórych sądów podważających możliwość wywołania skutków prawnych przez zgodę pracownika na przetwarzanie jego niektórych danych osobowych.

Dane osobowe pracownika

W dotychczasowym stanie prawnym art. 22(1) §1 Kodeksu pracy w przewidywał, że pracodawca może żądać od kandydata do pracy (lub pracownika) podania: jego imion i nazwiska, imion jego rodziców, daty urodzenia, miejsca zamieszkania i adresu do korespondencji, wykształcenia, przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.

NOWOŚĆ na Infor.pl: Prenumerata elektroniczna Dziennika Gazety Prawnej KUP TERAZ!

Autopromocja

Sygnaliści w firmie. Przewodnik dla pracodawcy

Sprawdź

Dodatkowo, § 2 tego przepisu pozwala na żądanie od pracownika podania jego innych danych osobowych, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w przepisach prawa pracy. Ponadto, pracodawca może także domagać się podania numeru PESEL.

W przypadku innych danych osobowych, Kodeks pracy zezwala na ich żądanie pod warunkiem, że obowiązek ich przekazania pracodawcy wynika z innych przepisów.

Planowane zmiany w dużym stopniu wychodzą naprzeciw oczekiwaniom pracodawców, między innymi poprzez zaktualizowanie listy danych, których podania będzie można wymagać od pracowników. Na podstawie nowego art. 22(1) §1 Kodeksu pracy pracodawca będzie mógł w dalszym ciągu żądać: imion i nazwiska pracownika, daty urodzenia, adresu do korespondencji, wykształcenia, przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. Nowością jest dodanie do tej listy adresu poczty elektronicznej albo numeru telefonu przy jednoczesnym usunięciu z niej imion rodziców pracownika.

Autopromocja

Webinarium: Rozliczanie czasu pracy w praktyce: podróż służbowa, bankiet, szkolenie

Termin: 13 maja 2024 r.

Sprawdź

Ponadto jeśli pracownik nie ma numeru PESEL, pracodawca będzie mógł domagać się podania rodzaju i numeru dokumentu tożsamości pracownika.

Jednak najważniejsza zmiana wynikać będzie z nowo dodanego art. 22(2) §1 Kodeksu pracy. Przepis ten expressis verbis pozwala na przetwarzanie innych danych pracownika czy kandydata do pracy, niż te wyliczone w art. 22(1) §1 i 2, jeśli pracownik albo kandydat wyrazi na to zgodę (na piśmie lub elektronicznie) i jednocześnie dane te dotyczą stosunku pracy. W przypadku danych biometrycznych pracodawca będzie mógł je przetwarzać, jeśli dotyczą one stosunku pracy i wyłącznie w odniesieniu do pracowników, a więc nie kandydatów do pracy. Jednocześnie warunkiem legalności przetwarzania danych biometrycznych będzie zgoda pracownika. Wyjątkiem od tej nowej zasady będą dane osobowe dotyczące nałogów, stanu zdrowia, życia seksualnego i orientacji seksualnej pracownika lub kandydata. Tych danych pracodawcy nie będzie wolno przetwarzać, nawet gdyby pracownik (kandydat) wyraził na to zgodę.

Autopromocja

Zbiegi tytułów do ubezpieczeń społecznych

Sprawdź

Monitoring pracodawców

Kolejną nowością w Kodeksie pracy będzie art. 22(4), który będzie stanowić podstawę prawną do monitoringu pracowników. Zgodnie z nim monitoring będzie mógł być stosowany dla zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia, lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Zabronione będzie natomiast stosowanie monitoringu w celu kontroli wykonywania pracy przez pracowników, jak również monitorowanie pomieszczeń niesłużących do wykonywania pracy, np. pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek lub palarni.

Można mieć wątpliwości co do sposobu sformułowania przepisu o zakazie stosowania monitoringu w pomieszczeniach niesłużących do wykonywania pracy. O ile w przypadku pomieszczeń sanitarnych i szatni jest to uzasadnione, to na przykład monitorowanie korytarzy czy ciągów komunikacyjnych w ogóle, wejść i wyjść do pomieszczeń i budynków, a także stołówek i palarni nie jest raczej nadmierną ingerencją w sferę prywatności pracowników. Natomiast brak możliwości stosowania monitoringu w tych miejscach może tworzyć poważne luki w systemach ochrony stosowanych przez pracodawców.

Projektowane zmiany są obecnie na etapie prac w Ministerstwie Cyfryzacji. Jest to dopiero początek ścieżki legislacyjnej, zatem trudno przewidzieć, czy wejdą w życie w obecnym kształcie. Natomiast już teraz można zakładać, że nowe przepisy powinny zacząć obowiązywać w maju 2018 r. ponieważ na koniec maja planowane jest wejście w życie nowego europejskiego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.