Kategorie

Procesy kadrowo-płacowe a ochrona danych osobowych – w praktyce

Accace Polska
Accace to zespół doświadczonych ekspertów oferujących kompleksową obsługę prawną, profesjonalne usługi doradztwa podatkowego, doradztwa transakcyjnego oraz nowoczesny outsourcing księgowości, kadr i płac.
Procesy kadrowo-płacowe a ochrona danych osobowych – w praktyce/fot.shutterstock
Procesy kadrowo-płacowe a ochrona danych osobowych – w praktyce/fot.shutterstock
Przyspieszenie postępowań ws. przypadków nieprzestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych i wprowadzenie kar finansowych to tylko niektóre założenia wstępnego projektu nowej ustawy o ochronie danych osobowych, który ma być przedstawiony w czerwcu 2017 roku. Proces legislacyjny zakończy się na początku 2018 r., natomiast sama ustawa powinna zacząć obowiązywać 25 maja 2018 r. Projekt ten ma wdrożyć rozporządzenie Unii Europejskiej przyjęte w maju 2016 r. czyli wprowadzić Nowy Krajowy System Ochrony Danych Osobowych.

Reklama

Tymczasem już obecne przepisy ustawy o ochronie danych osobowych (Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 1997 nr 133 poz. 883 z póź. zmianami), nakładają na pracodawców działających na terenie Polski gromadzących dane osobowe, szereg obowiązków. Przepisy jasno określają, że za spełnienie wszystkich wymagań ustawowych dotyczących ochrony danych osobowych pracowników, a także konsekwencje prawne za ich nieprzestrzeganie ponosi administrator danych osobowych czyli pracodawca. Warto więc upewnić się czy obowiązek ochrony danych osobowych pracowników jest realizowany prawidłowo.

Zgodnie z ww. ustawą danymi osobowymi są wszystkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Osobą możliwą do zidentyfikowania jest osoba, której tożsamość można określić bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności przez powołanie się na numer identyfikacyjny albo jeden lub kilka specyficz­nych czynników określających jej cechy fizyczne, fizjologiczne, umysłowe, ekonomiczne, kulturowe lub społeczne. Informacji nie uważa się za umożli­wiającą określenie tożsamości osoby, jeżeli wyma­gałoby to nadmiernych kosztów, czasu lub działań.

Polecamy książkę: Kodeks pracy 2017 Praktyczny komentarz z przykładami

Minimalne wymogi, jakie musi spełniać pracodawca - administrator danych osobowych

Musi on pamiętać o trzech kluczowych elementach, które stanowią absolutne minimum gwarantujące spełnienie wymogów Ustawy. Są to:

  • Legalność przetwarzania danych osobowych

Każda osoba, której dane przetwarzamy musi wyrazić na to zgodę. Najlepiej, aby zgoda taka była częścią kwestionariusza osobowego, który jest pierwszym dokumentem, na podstawie którego wprowadzamy dane pracownika do naszego systemu.

  • Obowiązek informacyjny

Polega na poinformowaniu osoby, od której są zbierane dane, o tym, kto jest administratorem tych danych oraz o prawie do wniesienia sprzeciwu na przetwarzanie swoich danych.

  • Obowiązek zabezpieczenia przetwarzanych danych osobowych

Reklama

Możemy wyodrębnić zabezpieczenia organizacyjne i fizyczne. Organizacyjnym zabezpieczeniem będzie przede wszystkim dokumentacja z zakresu ochrony danych osobowych czyli polityka bezpieczeństwa, instrukcja zarządzania systemem informatycznym, upoważnienia dla pracowników i rejestr upoważnień oraz umowy powierzenia. Z kolei zabezpieczeniem fizycznym jest system dostępu do zbiorów danych osobowych – zarówno tych papierowych jak i przetwarzanych w systemach informatycznych. Mowa tu o zabezpieczeniu pomieszczeń, szaf do przechowywania akt osobowych, komputerów i systemów, na których dane są przetwarzane, a także systemów dostępu uprawnionych osób, które to mają pisemne upoważnienia, udzielone przez administratora danych osobowych lub powołanego przez niego administratora bezpieczeństwa informacji (ABI).

Administrator danych ma także obowiązek przeprowadzania cyklicznych kontroli stanu bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych, które zakończone są sporządzeniem sprawozdań. Audyt bezpieczeństwa teleinformatycznego powinien być przeprowadzany co najmniej raz na 5 lat.


Zwolnienia z obowiązku rejestracji zbioru danych

Pracodawca – określony w Ustawie jako administrator danych osobowych, art.7, pkt. 4 – który gromadzi dane osobowe tylko do celów kadrowo - płacowych jest zwolniony z obowiązku rejestracji zbioru danych u Generalnego Inspektora Ochrony Danych (GIODO), art. 43 ust. 1 pkt. 1-11 Ustawy.

Zgodnie z art. 43, ust.1, pkt. 4 przywołanego przepisu, z obowiązku rejestracji zbioru danych są zwolnieni „administratorzy danych, przetwarzanych w związku z zatrudnieniem u nich, świadczeniem im usług na podstawie umów cywilnoprawnych, a także dotyczących osób u nich zrzeszonych lub uczących się”.

Musimy jednak pamiętać, że art. 221 Kodeksu Pracy precyzyjnie wskazuje, jakiego typu dane pracodawca może zażądać od osoby podejmującej pracę. Wykroczenie poza wymieniony w Kodeksie zakres będzie naruszeniem prawa, a ponadto skutkuje koniecznością rejestracji zbioru danych osobowych.

Kary za nieprzestrzeganie obowiązku ochrony danych osobowych

Wykrycie nieprawidłowości w zakresie przetwarzania danych osobowych, może skutkować przede wszystkim wydaniem decyzji nakazującej zaprzestanie przetwarzania tych danych, co w praktyce prowadzi do utraty możliwości prowadzenia działalności. Ponadto po wykryciu nieprawidłowości, kontrolujący inspektor może zawiadomić o popełnianiu przestępstwa polegającego na przykładowo na niezgłoszeniu do rejestracji zbioru danych lub przetwarzaniu danych osobowych niezgodnie z Ustawą, niewłaściwego ich zabezpieczenia. Tego typu przestępstwo grozi karą pozbawienia wolności nawet do 2 lat oraz karą finansową w wysokości do 10.000 zł dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą oraz do 50.000 zł dla osób prawnych. Grzywna wyniesie do 50.000 zł w przypadku jednorazowego naruszenia i do 200.000 zł w przypadku wielokrotnego naruszenia obowiązków o charakterze niepieniężnym.

Outsourcing w zakresie ochrony danych osobowych

Outsourcing funkcji administratora bezpieczeństwa informacji (ABI) to sprawdzona i akceptowana przez GIODO forma przejęcia obowiązków związanych z ochroną danych osobowych. Możliwość powierzania tych obowiązków określa art. 31 ustawy o ochronie danych osobowych stanowiąc, że administrator danych może powierzyć innemu podmiotowi, w drodze umowy zawartej na piśmie, przetwarzanie danych. Główna zaletą tego rozwiązania jest umożliwienie administratorowi (pracodawcy) korzystanie z wiedzy i doświadczenia podmiotów wyspecjalizowanych w świadczeniu określonego rodzaju usług oraz zagwarantowanie bezpieczeństwa danych.

Autor: Ilona Węgłowska-Hajnus, Payroll Supervisor, Accace

Źródło: Accace

Sprawdź: Wskaźniki i stawki

Poszerzaj swoją wiedzę, czytaj Personel i Zarządzanie
Personel i Zarządzanie 7-8/2021
Personel i Zarządzanie 7-8/2021
Tylko teraz
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Czy pracodawca widzi kod choroby na L4?

    Kod choroby na L4 - czy pracodawca widzi numer statystyczny choroby wpisany na zwolnieniu lekarskim?

    Praca w Niemczech bez znajomości języka

    Praca w Niemczech bez znajomości języka jest możliwa. Pracodawcy w dużych niemieckich miastach zatrudniają wykwalifikowanych pracowników z zagranicy.

    Elektroniczny wniosek urlopowy a przepisy prawne

    Elektroniczny wniosek urlopowy - czy jest zgodny z przepisami prawnymi? Czy wniosek o urlop musi być składany w formie papierowej? Co na to Kodeks pracy?

    Wyłączenie winy pracownika w naruszeniu obowiązków

    Wyłączenie winy pracownika. Zgodnie z wykładnią dominującą w nauce oraz orzecznictwie prawa pracy rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika, o którym mowa w art. 52 §1 pkt 1) kp jest zasadne, jeżeli pracownik naruszy swoje podstawowe obowiązki pracownicze i można mu przypisać winę „ciężką" w postaci winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa oraz gdy jednocześnie to naruszenie stanowi jednocześnie poważnie zagrożenie lub naruszenie interesów pracodawcy. Ponieważ Kodeks pracy nie zawiera przepisów precyzujących rozumienie winy pracownika, w poszukiwaniu odpowiedzi na pytanie jakie przesłanki i w jakich okolicznościach mogą wyłączyć winę pracowniczą, zwrócić należy się do nauki prawa pracy i orzecznictwa Sądu Najwyższego. Warto zatem przybliżyć niektóre z przesłanek mogących uzasadnić wyłączenie winy pracownika, co w rezultacie oznaczać może bezzasadność dyscyplinarnego rozwiązania umowy o pracę.

    Ile dni urlopu wypoczynkowego przy dwóch umowach o pracę?

    Ile dni urlopu wypoczynkowego przysługuje pracownikowi zatrudnionemu na dwóch umowach o pracę? Jak wyliczyć liczbę dni wolnych?

    Ubiór do pracy - opinia Polaków

    Ubiór do pracy - jak Polacy chcą ubierać się do wykonywania codziennych obowiązków służbowych?

    Kalkulator wynagrodzeń Polski Ład - umowa o dzieło 2022

    Kalkulator wynagrodzeń od umów o dzieło - czy Polski Ład wpłynie na wysokość wynagrodzenia netto w 2022 r.?

    PIP przeprowadzi kontrolę bez zapowiedzi

    Kontrola PIP już niedługo będzie mogła odbyć się bez zapowiedzi. Przewidziano to w nowelizacji ustawy Prawo przedsiębiorców.

    Lodołamacze 2021 - zgłoszenia do 15 sierpnia!

    Lodołamacze 2021 - zapraszamy do udziału w 16 edycji konkursu! Patronem medialnym wydarzenia jest portal Infor.pl.

    Zasiłek macierzyński - jakie zmiany?

    Zasiłek macierzyński - jakie zmiany chce wprowadzić ZUS? Czym jest okres wyczekiwania?

    Podatki i składka zdrowotna - zmiany od 1 stycznia 2022 r.

    Podatki i składka zdrowotna - jakie zmiany wprowadza Polski Ład? Co zmieni się od 1 stycznia 2022 r.?

    Planner kadrowo-płacowy na sierpień 2021 r.

    Planner kadrowo-płacowy na sierpień 2021 r. wymienia wszystkie obowiązki miesięczne. Jaki jest wymiar czasu pracy w sierpniu? Ile wynosi dodatek nocny?

    Obowiązek szczepień dla niektórych grup zawodowych?

    Obowiązek szczepień dla niektórych grup zawodowych może wejść w życie?

    Pracownicy punktów szczepień jak funkcjonariusze publiczni

    Pracownicy punktów szczepień będą traktowani jak funkcjonariusze publiczni. Co to oznacza?

    Zaświadczenie z ZUS ściągniesz z Internetu

    Zaświadczenie o wysokości emerytury lub zasiłku z ZUS można ściągnąć z Internetu. Jak stworzyć elektroniczne potwierdzenie?

    PIP - coraz częstsze kontrole i decyzje

    Kontrole PIP odbywają się coraz częściej. Gdzie jest ich najwięcej? Jakie branże są najczęściej kontrolowane?

    Kalkulator wynagrodzeń Polski Ład - zlecenie 2022

    Kalkulator wynagrodzeń od umów zlecenie w 2022 r. - jak Polski Ład wpłynie na wysokość wynagrodzenia netto przy zleceniu?

    IOSKU: ile masz na koncie w ZUS?

    IOSKU czyli informacja o tym, ile masz na koncie w ZUS. Jak sprawdzić? Ile wyniesie przyszła emerytura?

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń, umowa o pracę

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń pozwala obliczyć dla umowy o pracę wysokość pensji netto, zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne w 2022 r.

    Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

    Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

    Pracodawca dyskryminuje pracownika - co można zrobić?

    Dyskryminacja w pracy - kiedy można mówić o nierównym traktowaniu pracowników? Co można zrobić, kiedy pracodawca dyskryminuje pracownika?

    Wpłaty do PPK także od wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia

    Wpłaty do PPK nalicza się także od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia. Czy nalicza się je od nagrody stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Jeśli tak, to w jakiej wysokości procentowej?

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?