REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Procesy kadrowo-płacowe a ochrona danych osobowych – w praktyce

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Accace Polska
Kompleksowa obsługa prawna, doradztwo podatkowe, doradztwo transakcyjne, outsourcing księgowości, kadr i płac.
Procesy kadrowo-płacowe a ochrona danych osobowych – w praktyce/fot.shutterstock
Procesy kadrowo-płacowe a ochrona danych osobowych – w praktyce/fot.shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Przyspieszenie postępowań ws. przypadków nieprzestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych i wprowadzenie kar finansowych to tylko niektóre założenia wstępnego projektu nowej ustawy o ochronie danych osobowych, który ma być przedstawiony w czerwcu 2017 roku. Proces legislacyjny zakończy się na początku 2018 r., natomiast sama ustawa powinna zacząć obowiązywać 25 maja 2018 r. Projekt ten ma wdrożyć rozporządzenie Unii Europejskiej przyjęte w maju 2016 r. czyli wprowadzić Nowy Krajowy System Ochrony Danych Osobowych.

REKLAMA

Autopromocja

REKLAMA

Tymczasem już obecne przepisy ustawy o ochronie danych osobowych (Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 1997 nr 133 poz. 883 z póź. zmianami), nakładają na pracodawców działających na terenie Polski gromadzących dane osobowe, szereg obowiązków. Przepisy jasno określają, że za spełnienie wszystkich wymagań ustawowych dotyczących ochrony danych osobowych pracowników, a także konsekwencje prawne za ich nieprzestrzeganie ponosi administrator danych osobowych czyli pracodawca. Warto więc upewnić się czy obowiązek ochrony danych osobowych pracowników jest realizowany prawidłowo.

Zgodnie z ww. ustawą danymi osobowymi są wszystkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Osobą możliwą do zidentyfikowania jest osoba, której tożsamość można określić bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności przez powołanie się na numer identyfikacyjny albo jeden lub kilka specyficz­nych czynników określających jej cechy fizyczne, fizjologiczne, umysłowe, ekonomiczne, kulturowe lub społeczne. Informacji nie uważa się za umożli­wiającą określenie tożsamości osoby, jeżeli wyma­gałoby to nadmiernych kosztów, czasu lub działań.

Polecamy książkę: Kodeks pracy 2017 Praktyczny komentarz z przykładami

Minimalne wymogi, jakie musi spełniać pracodawca - administrator danych osobowych

Musi on pamiętać o trzech kluczowych elementach, które stanowią absolutne minimum gwarantujące spełnienie wymogów Ustawy. Są to:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • Legalność przetwarzania danych osobowych

Każda osoba, której dane przetwarzamy musi wyrazić na to zgodę. Najlepiej, aby zgoda taka była częścią kwestionariusza osobowego, który jest pierwszym dokumentem, na podstawie którego wprowadzamy dane pracownika do naszego systemu.

  • Obowiązek informacyjny

Polega na poinformowaniu osoby, od której są zbierane dane, o tym, kto jest administratorem tych danych oraz o prawie do wniesienia sprzeciwu na przetwarzanie swoich danych.

  • Obowiązek zabezpieczenia przetwarzanych danych osobowych

Możemy wyodrębnić zabezpieczenia organizacyjne i fizyczne. Organizacyjnym zabezpieczeniem będzie przede wszystkim dokumentacja z zakresu ochrony danych osobowych czyli polityka bezpieczeństwa, instrukcja zarządzania systemem informatycznym, upoważnienia dla pracowników i rejestr upoważnień oraz umowy powierzenia. Z kolei zabezpieczeniem fizycznym jest system dostępu do zbiorów danych osobowych – zarówno tych papierowych jak i przetwarzanych w systemach informatycznych. Mowa tu o zabezpieczeniu pomieszczeń, szaf do przechowywania akt osobowych, komputerów i systemów, na których dane są przetwarzane, a także systemów dostępu uprawnionych osób, które to mają pisemne upoważnienia, udzielone przez administratora danych osobowych lub powołanego przez niego administratora bezpieczeństwa informacji (ABI).

Administrator danych ma także obowiązek przeprowadzania cyklicznych kontroli stanu bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych, które zakończone są sporządzeniem sprawozdań. Audyt bezpieczeństwa teleinformatycznego powinien być przeprowadzany co najmniej raz na 5 lat.


Zwolnienia z obowiązku rejestracji zbioru danych

REKLAMA

Pracodawca – określony w Ustawie jako administrator danych osobowych, art.7, pkt. 4 – który gromadzi dane osobowe tylko do celów kadrowo - płacowych jest zwolniony z obowiązku rejestracji zbioru danych u Generalnego Inspektora Ochrony Danych (GIODO), art. 43 ust. 1 pkt. 1-11 Ustawy.

Zgodnie z art. 43, ust.1, pkt. 4 przywołanego przepisu, z obowiązku rejestracji zbioru danych są zwolnieni „administratorzy danych, przetwarzanych w związku z zatrudnieniem u nich, świadczeniem im usług na podstawie umów cywilnoprawnych, a także dotyczących osób u nich zrzeszonych lub uczących się”.

Musimy jednak pamiętać, że art. 221 Kodeksu Pracy precyzyjnie wskazuje, jakiego typu dane pracodawca może zażądać od osoby podejmującej pracę. Wykroczenie poza wymieniony w Kodeksie zakres będzie naruszeniem prawa, a ponadto skutkuje koniecznością rejestracji zbioru danych osobowych.

Kary za nieprzestrzeganie obowiązku ochrony danych osobowych

Wykrycie nieprawidłowości w zakresie przetwarzania danych osobowych, może skutkować przede wszystkim wydaniem decyzji nakazującej zaprzestanie przetwarzania tych danych, co w praktyce prowadzi do utraty możliwości prowadzenia działalności. Ponadto po wykryciu nieprawidłowości, kontrolujący inspektor może zawiadomić o popełnianiu przestępstwa polegającego na przykładowo na niezgłoszeniu do rejestracji zbioru danych lub przetwarzaniu danych osobowych niezgodnie z Ustawą, niewłaściwego ich zabezpieczenia. Tego typu przestępstwo grozi karą pozbawienia wolności nawet do 2 lat oraz karą finansową w wysokości do 10.000 zł dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą oraz do 50.000 zł dla osób prawnych. Grzywna wyniesie do 50.000 zł w przypadku jednorazowego naruszenia i do 200.000 zł w przypadku wielokrotnego naruszenia obowiązków o charakterze niepieniężnym.

Outsourcing w zakresie ochrony danych osobowych

Outsourcing funkcji administratora bezpieczeństwa informacji (ABI) to sprawdzona i akceptowana przez GIODO forma przejęcia obowiązków związanych z ochroną danych osobowych. Możliwość powierzania tych obowiązków określa art. 31 ustawy o ochronie danych osobowych stanowiąc, że administrator danych może powierzyć innemu podmiotowi, w drodze umowy zawartej na piśmie, przetwarzanie danych. Główna zaletą tego rozwiązania jest umożliwienie administratorowi (pracodawcy) korzystanie z wiedzy i doświadczenia podmiotów wyspecjalizowanych w świadczeniu określonego rodzaju usług oraz zagwarantowanie bezpieczeństwa danych.

Autor: Ilona Węgłowska-Hajnus, Payroll Supervisor, Accace

Źródło: Accace

Sprawdź: Wskaźniki i stawki

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Realia pracy tymczasowej. Co liczy się dziś dla firm i kandydatów? [Badanie]

Na rynku pracy, gdzie coraz trudniej o trwałość i przewidywalność, głos pracowników oraz pracodawców staje się jednym z najczulszych barometrów zmian. Job Impulse co roku bada poziom satysfakcji obu tych grup. Najnowsze wyniki wskazują, że oczekiwania wobec agencji dynamicznie rosną: firmy domagają się sprawnych, natychmiastowych rekrutacji, ale przy zachowaniu wysokiej jakości procesów i maksymalnym ograniczeniu rotacji. Z kolei pracownicy tymczasowi coraz wyraźniej sygnalizują potrzebę stabilności, poszerzania systemu benefitów, a także obsługi formalności online.

Lipiec 2025 – dni wolne, godziny pracy

Lipiec 2025 – dni wolne od pracy i godziny pracy. To najbardziej zapracowany miesiąc w roku. Jaki jest wymiar czasu pracy w lipcu? Czy kalendarz dni wolnych od pracy przewiduje święta w tym miesiącu?

Wyzwania dla pracodawców w zakresie wynagrodzeń. Zmiany pomogą zmniejszyć rotację pracowników

Połowa polskich pracowników uważa, że zarabia za mało. To powód dużej rotacji pracowników. Jakie wyzwania stoją przed pracodawcami? Co muszą zmienić, aby zmniejszyć rotację w firmie?

Raz w roku 14 dni z rzędu urlopu wypoczynkowego? Czy to obowiązek pracownika?

Czy pracownik musi raz w roku kalendarzowym wykorzystać 14 dni urlopu wypoczynkowego z rzędu? Zgodnie z art. 162 Kodeksu pracy na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części, ale co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

REKLAMA

Nie do 5 000 zł a do 46 000 zł: nowe przepisy już w mocy. Poszła w górę wysokość grzywny za wykroczenia przeciwko przepisom ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych

Nie do 5 000 zł a do 46 000 zł. Aż 9. krotnie poszła w górę wysokość grzywny za wykroczenia przeciwko przepisom ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Kto zyska a kto straci i dlaczego tak się stało? Ustawodawca reaguje na bieżącą sytuację na rynku pracy. Tym samym znowelizowano najistotniejszą ustawą w obszarze ubezpieczeń społecznych jaką jest ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 350, dalej jako: ustawa). Zatem za co można nałożyć taką grzywnę?

Sprawdź, którym liderem jesteś: kontroler, terapeuta, mesjasz, eko-lider [Zarządzanie]

Dr Simon Western wyróżnia 4 typy liderów w firmach: terapeuta, mesjasz, kontroler i eko-lider. Który typ przywództwa został uszyty na miarę naszych czasów? Sprawdź, którym typem lidera jesteś.

Nadchodzi jawność wynagrodzeń. Co się zmieni?

94% kandydatów do pracy przez brak widełek płacowych w ogłoszeniu rezygnuje z aplikowania, nawet jeśli oferta jest atrakcyjna dla rozwoju ich ścieżki kariery. Nadchodzi jawność wynagrodzeń. Co to oznacza? Czy podanie widełek płacowych w ogłoszeniach o pracę będzie obowiązkowe?

Lipiec 2025: jakie zmiany i ważne daty w prawie pracy i ubezpieczeń społecznych?

Lipiec 2025 r. przyniósł ważne zmiany w prawie pracy i ubezpieczeń społecznych. Zmiany mają wpływ na sytuację pracowników, pracodawców, osób z niepełnosprawnościami, przedsiębiorców, osób bezrobotnych, stażystów i dla wielu innych grup. Wchodzi w życie sporo nowych przepisów - jedne są bardziej niszowe - bo dotyczące np. zatrudnienia w służbach, a drugie mniej, odnoszące się do wielu osób. Przypominamy też jakie są ważne terminy kadrowo-płacowe, które powinny być dochowane w lipcu 2025 r.

REKLAMA

Czy certyfikacja ISO nadal ma sens?

Zarządzanie jakością, zarządzanie środowiskowe, systemy zapewniania bezpieczeństwa i higieny pracy czy czystości mikrobiologicznej – nowoczesne organizacje, szczególnie te, działające globalnie, porządkują wewnętrzne procesy własnymi procedurami. Czy w tej sytuacji certyfikacja ISO nadal ma sens? – Bez wątpienia. I to nie tylko po to, żeby zwiększyć konkurencyjność i wiarygodność w oczach kontrahentów – przekonuje Katarzyna Petrusiewicz, ekspert CWS Workwear.

Najbardziej szanowane zawody 2025. B2B, outsourcing i praca tymczasowa wypierają umowę o pracę

Jakie zawody są obecnie najbardziej szanowane przez społeczeństwo? Na końcu listy znajdują się posłowie, europosłowie, samorządowcy, influencerzy i youtuberzy. Zmienia się idealna wizja pracy - B2B, outsourcing i praca tymczasowa wypierają umowę o pracę.

REKLAMA