Kategorie

Jak zaoszczędzić na kosztach związanych z przesyłaniem dokumentacji do ZUS i US

Joanna Stolarska
Prowadzę niewielką firmę remontową. Zatrudniam 4 pracowników. Dokumenty rozliczeniowe dostarczam do ZUS w formie wydruku z programu Płatnik. Od czerwca br. chciałbym dodatkowo zatrudnić jeszcze 2 osoby do pomocy w sezonie letnim, kiedy zleceń jest znacznie więcej. Dowiedziałem się jednak, że gdy będę zatrudniał 6 osób, będę musiał przesyłać dokumentację do ZUS w formie elektronicznej, za pomocą specjalnego oprogramowania. Ponieważ wzrost zatrudnienia ma charakter tymczasowy, nie chciałbym wydawać dodatkowych pieniędzy na zakup urządzeń i certyfikatu potrzebnych do wysyłki dokumentów do ZUS. Czy można tego uniknąć?
Reklama

Tak, w uzasadnionych przypadkach ZUS może wyrazić zgodę na przekazywanie dokumentacji rozliczeniowej w formie dokumentów papierowych, mimo że płatnik rozlicza składki za więcej niż 5 osób. Warto jednak, aby rozważył Pan zakup certyfikatu kwalifikowanego, ponieważ w dłuższej perspektywie ten wydatek może przynieść spore oszczędności. Szczegóły w uzasadnieniu.

Płatnicy rozliczający składki za nie więcej niż 5 osób mogą przekazywać do ZUS dokumenty w formie papierowej według ustalonego wzoru albo w formie wydruku z programu Płatnik. Ta grupa płatników ma również prawo przekazywać dokumentację na informatycznych nośnikach danych, takich jak np. CD, albo w formie elektronicznej (art. 47a ust. 1 ustawy systemowej). Dla wszystkich pozostałych płatników, którzy rozliczają składki za ubezpieczonych, jedynym i obowiązującym sposobem przekazywania dokumentów rozliczeniowych do ZUS jest transmisja danych w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym. Dokumenty przekazywane w sposób niezgodny z wymaganiami określonymi w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych nie są przyjmowane przez ZUS, co jest równoznaczne z nieprzekazaniem dokumentów. Może to narazić płatnika na sankcje za niezłożenie (lub nieterminowe złożenie) wymaganej przepisami dokumentacji.

Zagrożenia (–)

Dokumenty przesłane do ZUS w innej formie niż obowiązująca danego płatnika, nie są przyjmowane, co jest jednoznaczne z ich niezłożeniem.

W uzasadnionych przypadkach ZUS może wyrazić zgodę na przesyłanie przez płatników rozliczających składki za więcej niż 5 osób dokumentów rozliczeniowych w innej formie niż przekaz elektroniczny (art. 47a ust. 3 ustawy systemowej). Płatnik, który nie ma technicznych możliwości wykonania obowiązku ustawowego przekazywania dokumentów przez Internet, może się zwrócić do oddziału ZUS z wnioskiem o zgodę na przekazywanie dokumentacji w innej postaci (na nośniku bądź w formie wydruku). Aby uzyskać taką zgodę, powinien Pan zwrócić się do oddziału ZUS, któremu podlega Pana firma, z wnioskiem o wydanie pozwolenia na przekazywanie dokumentów w innej formie niż przekaz elektroniczny. Taki wniosek powinien zawierać:

  • dane identyfikacyjne płatnika,
  • uzasadnienie braku możliwości przekazywania dokumentów w formie elektronicznej,
  • informację, jaką formę przekazywania dokumentacji będzie stosował płatnik.

ZUS rozpatrzy wniosek w terminie 14 dni i udzieli pisemnej odpowiedzi z informacją o przyjęciu bądź odrzuceniu wniosku. Jeżeli uzyska Pan zgodę ZUS na dalsze przekazywanie dokumentacji w formie papierowych wydruków z programu Płatnik, uniknie Pan konieczności zakupu certyfikatu kwalifikowanego. Nie będzie Pan również musiał zlecać rozliczeń osobie, która taki certyfikat posiada, co także najprawdopodobniej stanowiłoby dodatkowe obciążenie dla finansów firmy.


Korzyści (+)

W uzasadnionych przypadkach płatnik składek może uzyskać zgodę ZUS na przekazywanie dokumentów w innej formie niż przekaz elektroniczny, nawet jeżeli rozlicza składki za więcej niż 5 ubezpieczonych.

Dokumenty elektroniczne wysyłane do ZUS drogą teletransmisji muszą zostać opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego certyfikatu kwalifikowanego osoby, która jest odpowiedzialna za przekazanie tych dokumentów. Certyfikat kwalifikowany jest wystawiany jego właścicielowi z zastosowaniem odpowiednich procedur weryfikacji tożsamości. Klucz prywatny zapisany na karcie kryptograficznej, służący właścicielowi certyfikatu do składania podpisu, jest zabezpieczony kodem PIN. Taki certyfikat jest przyporządkowany do konkretnej osoby, która jako jedyna ma prawo się nim posługiwać. Nie jest on przyporządkowany np. do firmy lub do grupy pracowników przedsiębiorstwa (np. działu kadr).

WAŻNE!

Certyfikat kwalifikowany jest przyporządkowany wyłącznie do tożsamości osoby, która go użytkuje.

Reklama

Obecnie koszt zakupu takiego certyfikatu wraz z urządzeniem do jego obsługi to ok. 350 zł, a koszt jego odnowienia (średnio co 2 lata) to ok. 100 zł. Warto rozważyć jego zakup, ponieważ posługiwanie się przekazem elektronicznym może okazać się dla Pana bardziej opłacalne. Dokument elektroniczny podpisany za pomocą certyfikatu kwalifikowanego jest równoważny pod względem skutków prawnych z dokumentem podpisanym własnoręcznie, a jednocześnie może być przesłany znacznie szybciej niż dokument papierowy i bez generowania dodatkowych kosztów. Przechowywanie i katalogowanie dokumentów cyfrowych jest łatwiejsze, podobnie jak odnajdywanie wśród nich niezbędnych informacji.

Ponadto, posiadając certyfikat kwalifikowany, może Pan przesyłać dokumenty nie tylko do ZUS, ale również deklaracje do urzędu skarbowego, bez konieczności sporządzania dodatkowych papierowych egzemplarzy dla urzędu.

Podstawa prawna:

  • art. 47a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.),
  • art. 3 pkt 2–3 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.),
  • art. 3a Ordynacji podatkowej,
  • rozporządzenie Ministra Finansów z 19 grudnia 2007 r. w sprawie określenia rodzajów deklaracji, które mogą być składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej (Dz.U. Nr 246, poz. 1817 ze zm.).
Poszerzaj swoją wiedzę, korzystając z naszego programu
INFORLEX Książki dla Firm
INFORLEX Książki dla Firm
Tylko teraz
598,00 zł
798,00
Przejdź do sklepu
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    PIP przeprowadzi kontrolę bez zapowiedzi

    Kontrola PIP już niedługo będzie mogła odbyć się bez zapowiedzi. Przewidziano to w nowelizacji ustawy Prawo przedsiębiorców.

    Lodołamacze 2021 - zgłoszenia do 15 sierpnia!

    Lodołamacze 2021 - zapraszamy do udziału w 16 edycji konkursu! Patronem medialnym wydarzenia jest portal Infor.pl.

    Zasiłek macierzyński - jakie zmiany?

    Zasiłek macierzyński - jakie zmiany chce wprowadzić ZUS? Czym jest okres wyczekiwania?

    Podatki i składka zdrowotna - zmiany od 1 stycznia 2022 r.

    Podatki i składka zdrowotna - jakie zmiany wprowadza Polski Ład? Co zmieni się od 1 stycznia 2022 r.?

    Planner kadrowo-płacowy na sierpień 2021 r.

    Planner kadrowo-płacowy na sierpień 2021 r. wymienia wszystkie obowiązki miesięczne. Jaki jest wymiar czasu pracy w sierpniu? Ile wynosi dodatek nocny?

    Obowiązek szczepień dla niektórych grup zawodowych?

    Obowiązek szczepień dla niektórych grup zawodowych może wejść w życie?

    Pracownicy punktów szczepień jak funkcjonariusze publiczni

    Pracownicy punktów szczepień będą traktowani jak funkcjonariusze publiczni. Co to oznacza?

    Zaświadczenie z ZUS ściągniesz z Internetu

    Zaświadczenie o wysokości emerytury lub zasiłku z ZUS można ściągnąć z Internetu. Jak stworzyć elektroniczne potwierdzenie?

    PIP - coraz częstsze kontrole i decyzje

    Kontrole PIP odbywają się coraz częściej. Gdzie jest ich najwięcej? Jakie branże są najczęściej kontrolowane?

    Kalkulator wynagrodzeń Polski Ład - zlecenie 2022

    Kalkulator wynagrodzeń od umów zlecenie w 2022 r. - jak Polski Ład wpłynie na wysokość wynagrodzenia netto przy zleceniu?

    IOSKU: ile masz na koncie w ZUS?

    IOSKU czyli informacja o tym, ile masz na koncie w ZUS. Jak sprawdzić? Ile wyniesie przyszła emerytura?

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń, umowa o pracę

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń pozwala obliczyć dla umowy o pracę wysokość pensji netto, zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne w 2022 r.

    Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

    Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

    Pracodawca dyskryminuje pracownika - co można zrobić?

    Dyskryminacja w pracy - kiedy można mówić o nierównym traktowaniu pracowników? Co można zrobić, kiedy pracodawca dyskryminuje pracownika?

    Wpłaty do PPK także od wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia

    Wpłaty do PPK nalicza się także od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia. Czy nalicza się je od nagrody stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Jeśli tak, to w jakiej wysokości procentowej?

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.