Kategorie

Przesyłanie dokumentów do ZUS drogą elektroniczną

Mariusz Pigulski
W związku ze wzrostem zatrudnienia, od przyszłego miesiąca będę musiał przesyłać dokumenty rozliczeniowe do ZUS drogą elektroniczną. Obecnie nie posiadam certyfikatu kwalifikowanego i chciałbym, aby dokumenty te wysyłała do ZUS moja żona, posiadająca certyfikat wystawiony na siebie. Czy będzie mogła to robić? Żona nie współpracuje ze mną przy prowadzeniu firmy i nie jest w niej zatrudniona.

Małżonka będzie mogła w Pana imieniu przekazywać dokumenty do ZUS w formie elektronicznej. Do celów dowodowych powinien jej Pan udzielić w tym zakresie upoważnienia. Tego rodzaju pomoc może jednak skutkować uznaniem żony przez ZUS za osobę współpracującą przy działalności gospodarczej.

Płatnicy rozliczający składki za więcej niż 5 osób mają obowiązek przekazywać dokumentację do ZUS poprzez transmisję danych w formie dokumentu elektronicznego (art. 47a ust. 1 ustawy systemowej). W tym celu płatnik musi korzystać z odpowiedniego oprogramowania, spełniającego wymagania ściśle określone przez ZUS. Wysyłane dokumenty muszą zostać opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego certyfikatu kwalifikowanego osoby, która jest odpowiedzialna za przekazanie tych dokumentów. Taki podpis:

  • w skutkach prawnych jest równoważny z własnoręcznym podpisem,
  • jest przyporządkowany wyłącznie do osoby go składającej,
  • sporządza się za pomocą bezpiecznych urządzeń oraz danych służących do podpisu elektronicznego podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej taki podpis,
  • jest powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna.

Płatnik składek, np. właściciel firmy, może osobiście przygotowywać i przekazywać dokumenty do ZUS, ale ma również prawo zlecać wykonanie tego typu czynności np. pracownikom, biuru rachunkowemu. Jedna osoba może przekazywać przy użyciu swojego prywatnego certyfikatu kwalifikowanego dokumenty w formie elektronicznej za wielu płatników.


Płatnik może również upoważnić kogoś z członków rodziny do działania w tym zakresie w jego imieniu. Nie ma zatem przeszkód, aby Pana małżonka przesyłała dokumenty Pana firmy do ZUS za pomocą własnego certyfikatu kwalifikowanego.

WAŻNE!

Przesyłając dokumenty do ZUS w formie elektronicznej płatnik może działać przez pełnomocnika.

Reklama

Powinien Pan jednak pamiętać, że tego typu pomoc może zostać uznana za współpracę członka rodziny przy prowadzeniu działalności gospodarczej, w rozumieniu przepisów ubezpieczeniowych (art. 8 ust. 11 ustawy systemowej). Przesłanki uznania takiej pomocy za współpracę przy prowadzeniu działalności zostaną spełnione, jeśli pomoc będzie świadczona w sposób ciągły i powtarzalny (a nie jednorazowo). W takich okolicznościach ZUS ma prawo uznać, że Pana żona jest osobą współpracującą, co będzie się wiązać z koniecznością objęcia jej ubezpieczeniami, na zasadach przewidzianych przy współpracy.

Za osobę współpracującą z przedsiębiorcą są uznawani: małżonek, dzieci własne, dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione, rodzice, macocha i ojczym oraz osoby przysposabiające, jeżeli:

  • pozostają z nim we wspólnym gospodarstwie domowym oraz
  • współpracują przy prowadzeniu działalności.
Reklama

Współmałżonek spełniający ww. warunki jest traktowany do celów ubezpieczeniowych jako osoba współpracująca wówczas, gdy współpraca odbywa się bezumownie i w ramach stosunku pracy. Jedynym wyjątkiem jest tutaj umowa o pracę zawarta w celu przygotowania zawodowego (art. 8 ust. 2 i ust. 11 ustawy systemowej). Natomiast współpraca przy działalności realizowana na podstawie umowy zlecenia skutkuje objęciem członka rodziny ubezpieczeniami ZUS jako zleceniobiorcy, nie zaś jako osoby współpracującej.

W uzasadnionych przypadkach ZUS może zezwolić płatnikowi rozliczającemu składki za więcej niż 5 osób na dostarczanie sporządzonej dokumentacji w formie dokumentu pisemnego według ustalonego wzoru albo w formie wydruku lub na informatycznych nośnikach danych (art. 47a ust. 3 ustawy systemowej). Wniosek w tej sprawie należy złożyć w oddziale lub inspektoracie ZUS właściwym ze względu na siedzibę płatnika.

Podstawa prawna:

  • art. 8 ust. 2 i ust. 11, art. 47a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.),
  • art. 3 pkt 2–3 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.).
Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po nasze publikacje
KOMPLET: VAT zmiany od 1 lipca 2021 + JPK_VAT +  VAT w e-commerce
KOMPLET: VAT zmiany od 1 lipca 2021 + JPK_VAT + VAT w e-commerce
Tylko teraz
99,00 zł
119,70
Przejdź do sklepu
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?

    Strategia Demograficzna 2040 - ocena Konfederacji Lewiatan

    Strategia Demograficzna 2040 jest zbyt ogólna i nie odpowiada współczesnym trendom związanym z rodziną. Jak ocenia ją Konfederacja Lewiatan?

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu. Czy trzeba poinformować ZUS o zmianie miejsca pobytu?

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą czyli z zakładową organizacją związkową lub inną reprezentacją osób zatrudnionych.

    Emerytura bez podatku – tabela

    Emerytura bez podatku - tabela z kwotą netto w 2021 r. i po zmianach w 2022 r. wskazuje, ile emeryt otrzyma na rękę po podwyżce.

    Pracownik oczekuje elastyczności zatrudnienia

    Elastyczność zatrudnienia - tego oczekuje pracownik od miejsca pracy.

    Pracownicy ocenili sytuację w zakładach pracy [BADANIE]

    Sytuacja w zakładach pracy została oceniona przez pracowników. Jakie są wyniki badania CBOS?

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - projekt ustawy

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - komisje sejmowe pozytywnie zaopiniowały projekt ustawy. Projekt reguluje zasady tworzenia, organizowania i działania kas w zakładach pracy.

    Pracownicy PIP z dodatkowym urlopem wypoczynkowym

    Dodatkowy urlop wypoczynkowy zostanie przyznany niektórym pracownikom PIP. Ile dni?

    Emerytury czerwcowe od 2009 do 2019 r. - ponowne przeliczenie

    Emerytury czerwcowe od 2009 do 2019 r. będą ponownie przeliczone. Takie rozwiązanie przewiduje nowelizacja ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

    Państwowy egzamin na maszynistę od 2023 r. - projekt

    Państwowy egzamin na maszynistę od 2023 r. przewiduje projekt nowelizacji ustawy o transporcie kolejowym. Co się zmieni?

    Szczepienia pracowników przeciwko COVID-19 - stanowisko PIP

    Szczepienia pracowników przeciwko COVID-19 są celowe i zasadne, lecz mają charakter dobrowolny. To oficjalne stanowisko PIP na temat szczepień pracowników.

    Pracownik niepełnosprawny - zwolnienie lekarskie, czas pracy

    Pracownik niepełnosprawny - jakie ma uprawnienia? Jakie są zasady przebywania na zwolnieniu lekarskim? Jaki jest wymiar czasu pracy pracownika niepełnosprawnego? Co z urlopem wypoczynkowym?

    5 korzyści z audytu wynagrodzeń

    Audyt wynagrodzeń przynosi liczne korzyści. Poniższy artykuł omawia 5 najważniejszych z nich.

    Badania do celów sanitarno-epidemiologicznych

    Badania sanitarno-epidemiologiczne to dodatkowa weryfikacja zdrowotna wymagana do pracy, przy wykonywaniu której istnieje możliwość przeniesienia zakażenia lub choroby zakaźnej na inne osoby.

    Reforma rynku pracy w Polsce

    Reforma rynku pracy w Polsce jest częścią Krajowego Planu Odbudowy. Jakie zmiany zakłada nowy model polityki zatrudnienia?

    Zakaz noszenia hidżabu w miejscu pracy - wyrok TSUE

    Hidżab w miejscu pracy - pod pewnymi warunkami można wprowadzić zakaz noszenia hidżabu w pracy. Tak zdecydował TSUE w swoim wyroku. Krytykuje go Prezydent Turcji.

    Ile osób odbiera telefony służbowe na urlopie?

    Telefon służbowy na urlopie? Ile osób odbiera je podczas urlopowego wypoczynku?

    Przeciętne wynagrodzenie i zatrudnienie - czerwiec i II kwartał 2021

    Przeciętne wynagrodzenie i zatrudnienie - ile wyniosło w czerwcu i II kwartale 2021 r.? GUS podaje kwoty.

    Niedziela handlowa - sierpień 2021

    Niedziela handlowa - sierpień 2021 ma aż 5 niedziel. Czy 1 sierpnia, 8 sierpnia, 15 sierpnia, 22 sierpnia lub 29 sierpnia to niedziela handlowa? Kiedy jest najbliższa niedziela handlowa?

    Nowy pracownik zdalny - jak mu pomóc?

    Nowy pracownik zdalny może mieć wiele trudności z wdrożeniem się do pracy w nowej firmie. Jak mu pomóc?

    Zapisanie nowego pracownika do PPK - 90 dni zatrudnienia

    Zapisanie nowego pracownika do PPK wymaga 90 dni zatrudnienia. Co wlicza się do tego okresu według ustawy o PPK?

    Praca podczas upałów – zalecenia PIP

    Praca podczas upałów - jakie są zalecenie PIP? Po pierwsze, pracodawca zapewnia zimne napoje. Po drugie, wentylację i klimatyzację w pomieszczeniach pracy. PIP zaleca także skracanie czasu pracy.

    Wyższe zarobki i 4 dni pracy w tygodniu w gastronomii - Niemcy

    Wyższe zarobki i 4 dni pracy w tygodniu to rozwiązanie dla sektora gastronomii w Niemczech. Czy to pomoże na niedobory kadrowe?