Korekta dokumentów do ZUS w przypadku nienależnie wypłaconego wynagrodzenia chorobowego

Od 1 września 2016 r. zatrudniliśmy pracownika, który wynagradzany jest w stałej miesięcznej kwocie 2850 zł. W okresie od 26 do 30 września pracownik zachorował i wypłaciliśmy mu wynagrodzenie chorobowe w kwocie 327,90 zł. Po wypłaceniu wrześniowego wynagrodzenia kadrowa zorientowała się, że pracownik był w okresie wyczekiwania, gdyż od ostatniego ubezpieczenia chorobowego minęło 6 miesięcy. Bezpośrednio przed podjęciem zatrudnienia pracownik wykonywał umowy zlecenia, z których nie podlegał dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu. Dokumenty za wrzesień zostały przesłane do ZUS na początku października. Czy konieczne jest złożenie za tego pracownika dokumentów korygujących? Jeżeli tak – jak poprawnie sporządzić korektę – pyta Czytelniczka z Bytomia.

Polecamy produkt: Umowy zlecenia i inne umowy cywilnoprawne od 1 stycznia 2017 r.

W opisanym przypadku konieczne jest złożenie za wrzesień 2016 r. kompletu dokumentów korygujących, tj. raportów rozliczeniowych za tego pracownika wraz z deklaracją zbiorczą ZUS DRA. W raporcie świadczeniowym ZUS RSA nieobecność we wrześniu powinna być oznaczona kodem świadczenia/przerwy 151. W raporcie składkowym ZUS RCA należy skorygować podstawę wymiaru składek.

W przypadku Państwa pracownika doszło do wypłaty nienależnego wynagrodzenia chorobowego. Zachorował on w pierwszym miesiącu pracy, przed upływem okresu wyczekiwania. Okres wyczekiwania jest warunkiem przyznania prawa do wynagrodzenia/zasiłku chorobowego. Oznacza to, że za cały okres orzeczonej w kwietniu 2016 r. niezdolności do pracy z powodu choroby pracownik nie powinien otrzymać wynagrodzenia chorobowego.

Jeżeli jednak tak się stało i dokumenty rozliczeniowe za wrzesień zostały wypełnione z uwzględnieniem tego wynagrodzenia, należy je skorygować.

Krok 1. Korekta raportu ZUS RSA

Korekty raportu świadczeniowego ZUS RSA dokonuje się poprzez sporządzenie ponownego raportu, w trybie korekty, z kolejnym numerem identyfikatora – zamieszczając w nim prawidłowe dane (wzór 1).

W raporcie świadczeniowym ZUS RSA za pracownika zamiast kodu rodzaju świadczenia/przerwy 331 oznaczającego wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy z powodu choroby, finansowane ze środków pracodawcy, powinien być kod przerwy w opłacaniu składek – 151, oznaczający okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy, bez prawa do wynagrodzenia lub zasiłku. Wyzerowana powinna być także liczba dni zasiłkowych/wypłat oraz kwota wynagrodzenia chorobowego (wzór 2).

Taka korekta jest konieczna, gdyż okres choroby przypadający na okres wyczekiwania nie wchodzi do limitu 33 dni (lub 14 dni w przypadku pracownika, który ukończył 50. rok życia), za które przysługuje od pracodawcy wynagrodzenie chorobowe. Bez korekty raportów mogłoby dojść do błędnego ustalenia momentu, od którego pracownikowi przysługuje zasiłek z ubezpieczenia społecznego. Ponadto okresu niezdolności do pracy przypadającego w okresie wyczekiwania nie wlicza się do okresu zasiłkowego wynoszącego 182 dni (lub 270 dni w przypadku gruźlicy lub choroby przypadającej w okresie ciąży). Trzeba też pamiętać, że czas orzeczonej choroby, za który osoba nie ma prawa do wynagrodzenia/zasiłku chorobowego z powodu nieprzepracowania okresu wyczekiwania, przy ustalaniu tego okresu traktuje się na równi z okresem ubezpieczenia chorobowego.

Krok 2. Korekta raportu ZUS RCA

W opisanej sytuacji w korygującym raporcie imiennym ZUS RCA powinno zostać rozliczone tylko wynagrodzenie otrzymane za przepracowaną część miesiąca. Nienależne wynagrodzenie chorobowe podlega zwrotowi przez pracownika. Może on sam wpłacić je pracodawcy lub wyrazić zgodę na piśmie na dokonanie potrącenia z wynagrodzenia za pracę (art. 91 ustawy – Kodeks pracy, dalej k.p.). Oprócz wynagrodzenia chorobowego nienależna jest również część samego wynagrodzenia za pracę. Wynika to z odmiennego sposobu obliczania wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca w razie uzyskania należnego i nienależnego wynagrodzenia chorobowego.

W pierwszorazowym (błędnym) rozliczeniu wynagrodzenie za wrzesień 2016 r. zostało zapewne obliczone z zastosowaniem dzielnika 30, czyli:

● 2850 zł : 30 = 95 zł,
● 95 zł × 5 dni zwolnienia = 475 zł,
● 2850 zł – 475 zł = 2375 zł.

Ten sposób wyliczenia wynika z § 11 rozporządzenia wynagrodzeniowego i jest właściwy w przypadku wypłacenia wynagrodzenia chorobowego zgodnie z art. 92 k.p. W opisanym przypadku pracownik nie miał jednak prawa do tego wynagrodzenia i powinien je zwrócić. W związku z tym wynagrodzenie za przepracowaną część kwietnia powinno być obliczone za czas faktycznie wykonanej pracy:

● 2850 zł : 176 godz. (nominał) = 16,19 zł,
● 176 godz. (nominał) – 40 godz. zwolnienia lekarskiego = 136 godz. faktycznie przepracowanych,
● 16,19 zł × 136 godz. = 2201,84 zł.

Nadpłatę wynagrodzenia w kwocie 173,16 zł (2375 zł – 2201,84 zł) pracownik również powinien zwrócić pracodawcy. Wówczas w raporcie ZUS RCA za wrzesień powinna widnieć prawidłowa kwota wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru składek.

Krok 3. Sporządzenie zestawu dokumentów korygujących

Komplet dokumentów korygujących powinien składać się z raportów miesięcznych imiennych za pracownika, którego korekta dotyczy, oraz zbiorczej deklaracji zawierającej dane wszystkich ubezpieczonych, za których składki zostały rozliczone wcześniej. Zarówno raporty, jak i deklaracja powinny być oznaczone tym samym identyfikatorem, tj. 02, w bloku „Dane organizacyjne” (wzór 3).

Pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy (wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną) trwającej łącznie do 33 dni w ciągu roku kalendarzowego, a w przypadku pracownika, który ukończył 50. rok życia – trwającej łącznie do 14 dni w ciągu roku kalendarzowego (art. 92 § 1 pkt 1 k.p.). Okres 33 (14) dni niezdolności do pracy ustala się, sumując poszczególne jej okresy w roku kalendarzowym, mimo przerw między nimi i nawet jeśli pracownik w danym roku kalendarzowym był zatrudniony u więcej niż jednego pracodawcy. Do okresu 33 (14) dni wlicza się okresy niezdolności do pracy, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie, oraz okresy, za które pracownik nie ma prawa do wynagrodzenia z przyczyn określonych w art. 14–17 ustawy zasiłkowej (m.in. jeżeli niezdolność do pracy została spowodowana w wyniku umyślnego przestępstwa lub wykroczenia, jeśli jest skutkiem nadużycia alkoholu).

Wynagrodzenie chorobowe nie przysługuje w przypadkach, w których pracownik nie ma prawa do zasiłku chorobowego. Z kolei osoba obowiązkowo ubezpieczona nabywa prawo do zasiłku chorobowego po upływie 30 dni nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego (niezależnie od rodzaju zawartej umowy o pracę). Jest to okres wyczekiwania na zasiłek chorobowy. Do tego okresu zalicza się poprzednie okresy podlegania ubezpieczeniu chorobowemu, zarówno obowiązkowo, jak i dobrowolnie, jeżeli przerwa między nimi nie przekroczyła 30 dni lub była spowodowana urlopem wychowawczym, urlopem bezpłatnym albo odbywaniem czynnej służby wojskowej przez żołnierza niezawodowego. Od pierwszego dnia niezdolności do pracy przysługuje jedynie zasiłek chorobowy z ubezpieczenia społecznego, jeżeli została ona spowodowana wypadkiem przy pracy (lub chorobą zawodową), albo wynagrodzenie/zasiłek chorobowy w razie wypadku w drodze do lub z pracy. Okres wyczekiwania nie obowiązuje też osoby m.in. mającej wcześniejszy co najmniej 10-letni okres obowiązkowego ubezpieczenia chorobowego.

Wzór 1

Wzór 2

Wzór 3

Podstawa prawna:

● art. 41, art. 46, art. 47–47a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 963),
● art. 91, art. 92 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502; ost. zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 1053),
● art. 4, art. 8–9, art. 14–17 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 372; ost. zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 1265),
● § 1 ust. 1 pkt 12, pkt 14 i pkt 15 oraz załączniki nr 12, 14, 15 i 18 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (j.t. Dz.U. z 2016 r., poz. 222),
● § 11 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U. Nr 62, poz. 289; ost. zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 2000).

Zobacz serwis: Urlopy