Błąd w rozliczeniach na Fundusz Pracy

PROBLEM

Nasza spółka z o.o. oprócz pracowników zatrudnia też kilku zleceniobiorców. Jeden ze zleceniobiorców, na własny wniosek, został od 1 lutego br. zgłoszony do dobrowolnych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych (jest zatrudniony w innej firmie na pełny etat). Opłaciliśmy za niego składkę na Fundusz Pracy, ponieważ osiąga miesięcznie wynagrodzenie powyżej minimalnego wynagrodzenia za pracę. Czy składka na FP za tę osobę była należna? Jeżeli nie, to jakie trzeba sporządzić dokumenty korygujące do ZUS za luty, gdy nieprawidłowość dotyczy tylko tej jednej osoby? Czy trzeba złożyć do ZUS komplet dokumentów korygujących (raport i deklarację), czy wystarczy tylko korekta deklaracji ZUS DRA?

RADA

Postąpili Państwo nieprawidłowo, gdyż składka na Fundusz Pracy jest należna tylko za tych zleceniobiorców, którzy podlegają ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym obowiązkowo. W tej sytuacji wystarczy złożyć jedynie deklarację zbiorczą ZUS DRA, w trybie korekty, z prawidłowo wykazaną kwotą składek na Fundusz Pracy. Nie ma potrzeby przygotowywania całego zestawu dokumentów korygujących z uwzględnieniem raportu ZUS RCA za ubezpieczonego, którego dotyczy ta sytuacja. W wyniku korekty powstanie nadpłata na koncie FP.

Polecamy również: Forum Kadry - Czy złożyć ZUS DRA?

UZASADNIENIE

Składki na Fundusz Pracy są zobowiązani opłacać za swoich ubezpieczonych wszyscy pracodawcy, a także inne jednostki organizacyjne. Pracodawcą, w rozumieniu ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, jest:

• jednostka organizacyjna – również nieposiadająca osobowości prawnej,
• osoba fizyczna,
  • pod warunkiem, że zatrudniają co najmniej 1 pracownika (art. 2 ust. 1 pkt 25 ustawy o promocji zatrudnienia).

Zatrudniając zleceniobiorców jako spółka z o.o. muszą zatem Państwo rozliczać za nich składki na FP. Obowiązek ten spoczywa bowiem na każdym zleceniodawcy będącym jednostką organizacyjną. W przypadku zleceniodawców-osób fizycznych, obowiązek opłacania składki na Fundusz za zleceniobiorcę zależy od tego, czy oprócz zleceniobiorców przedsiębiorca zatrudnia na podstawie umowy o pracę choćby jednego pracownika.

PRZYKŁAD

Spółka jawna zatrudnia na podstawie umowy zlecenia 3 osoby podlegające obowiązkowi ubezpieczeń społecznych, których podstawa wymiaru składek jest miesięcznie wyższa od kwoty minimalnego wynagrodzenia. Oprócz zleceniobiorców spółka nie zatrudnia ani jednego pracownika. Zleceniodawca ten, jako „inna jednostka organizacyjna” (w rozumieniu art. 104 ust. 1 pkt 1 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy) jest zobowiązany do opłacania składki na FP za swoich zleceniobiorców, mimo że nie jest pracodawcą w rozumieniu Kodeksu pracy. Gdyby analogiczny stan zatrudnienia miała w swojej firmie osoba fizyczna, wówczas składki za zleceniobiorców nie byłyby należne – do czasu aż przedsiębiorca zatrudniłby na podstawie umowy o pracę choćby jednego pracownika.

Składki na Fundusz Pracy za zleceniobiorcę opłaca się od kwoty stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tej osoby, bez stosowania ograniczenia rocznej podstawy wymiaru tych składek do tzw. limitu 30-krotności – jeżeli kwota ta, w przeliczeniu na okres miesiąca, wynosi co najmniej tyle, ile minimalne wynagrodzenie za pracę; w 2013 r. – 1600 zł (art. 104 ust. 1 pkt 1 lit. c ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy). W opisanym przez Państwa przypadku zleceniobiorca uzyskał przychód wyższy niż stawka minimalnego wynagrodzenia. Nie podlegał jednak ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym obowiązkowo, ale dobrowolnie, wobec czego składka na FP nie była za niego należna. W związku z tym muszą Państwo skorygować dokumenty przesłane do ZUS za luty br.

Zobacz również serwis: Składki na ubezpieczenie społeczne

WAŻNE!

Składka na Fundusz Pracy jest należna tylko za tych zleceniobiorców, którzy podlegają ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym obowiązkowo, a nie dobrowolnie.

Zestawienie należnych składek na FP i FGŚP znajduje się w bloku VIII deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA. W polu 01 płatnik wpisuje zbiorczą kwotę należnych składek na FP za wszystkich ubezpieczonych, obliczoną na podstawie przepisów ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. W raportach imiennych nie ma miejsca na rozliczenie indywidualne składki na FP za konkretnego ubezpieczonego.

Korekta błędu popełnionego jedynie w zakresie składki na Fundusz Pracy polega zatem na poprawieniu kwoty z tytułu składki na FP tylko w deklaracji ZUS DRA. Należność trzeba pomniejszyć o wartość nienależnie rozliczonej składki na FP za tego jednego zleceniobiorcę. Mimo że pierwotny komplet dokumentów do ZUS za styczeń składał się zarówno z deklaracji, jak i raportów imiennych, to w przypadku dokonania poprawki tylko w samej deklaracji nie ma potrzeby sporządzania w trybie korekty także raportów, jeżeli zawierają prawidłowe dane (art. 47 ust. 3 i 3a ustawy systemowej).

Gdyby płatnik stwierdził błąd w pozycji wykazanej w imiennym raporcie miesięcznym, np. w podstawie wymiaru składek społecznych czy kwocie należnej składki zdrowotnej, to zestaw korekcyjny powinien zawierać imienny raport za tego ubezpieczonego, którego dotyczy korekta, oraz deklarację zbiorczą. Korekty raportów sporządza się tylko za osoby, które rozliczono z błędami. Nie ma potrzeby dołączać raportów za wszystkich pozostałych.

Zobacz również: Składki na ubezpieczenie społeczne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych 2013

Zestawienie należnych składek na FP i FGŚP w bloku VIII deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA

PRZYKŁAD

Płatnik składek zgłasza do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego 10 pracowników i 3 zleceniobiorców. Za styczeń złożono do ZUS komplet dokumentów składający się z imiennych raportów rozliczeniowych ZUS RCA, ZUS RZA, raportu świadczeniowego ZUS RSA za pracownika, który chorował w styczniu, oraz z deklaracji ZUS DRA.

Wariant I

Za jednego ze zleceniobiorców opłacono składkę na FP, mimo że uzyskuje ze zlecenia miesięcznie kwotę niższą niż minimalne wynagrodzenie za pracę. W tej sytuacji kadrowa sporządziła tylko korektę deklaracji ZUS DRA i przesłała ją do ZUS bez dołączania do niej jakichkolwiek raportów imiennych.

Wariant II

U jednego zleceniobiorcy zawyżono podstawę wymiaru składek społecznych oraz zdrowotnej, niepotrzebnie doliczając świadczenie zwolnione ze składek (należność za podróż związaną z wykonywaniem zlecenia). W związku z tym kadrowa sporządziła korektę raportu ZUS RCA za tego zleceniobiorcę (rozliczając w niej prawidłową podstawę wymiaru składek) oraz korektę deklaracji ZUS DRA (ze skorygowanymi podstawami wymiaru składek i poprawioną kwotą składek należnych na FP). Taki zestaw przekazała do ZUS.

Składki na FP są należne i opłacane za tych zleceniobiorców, którzy z tytułu wykonywania umowy zlecenia podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym (art. 107 ust. 1 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy). To oznacza, że podleganie tym ubezpieczeniom dobrowolnie wyklucza płatności z tytułu składek na ten fundusz.

PRZYKŁAD

Amber Sp. z o.o. zatrudnia zleceniobiorcę, który jednocześnie jest zatrudniony na pełny etat w innej firmie, niezwiązanej ze zleceniodawcą. Z tytułu umowy zlecenia zleceniobiorca uzyskuje miesięcznie przychód w kwocie 2400 zł. Został zgłoszony do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego oraz – na własny wniosek – do dobrowolnych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych (skutkuje to także obowiązkiem ubezpieczenia wypadkowego). Mimo że podstawa wymiaru składek zleceniobiorcy w przeliczeniu na okres miesiąca przekracza kwotę minimalnego wynagrodzenia, za tego zleceniobiorcę nie należy opłacać składki na Fundusz Pracy. Z tytułu umowy zlecenia podlega on bowiem dobrowolnym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.

Podstawa prawna:

● art. 2 ust. 1 pkt 25, art. 104 ust. 1 pkt 1 lit. c, art. 107 ust. 1 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. z 2008 r. Nr 69, poz. 415 ze zm.)

● art. 47 ust. 3, ust. 3a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.)

Więcej w MONITORZE prawa pracy i ubezpieczeń - Zamów prenumeratę >>