Tematy - Akta osobowe, Ochrona danych osobowych - INFOR.PL

Zapisz się na newsletter

Wpisz poprawny e-mail

Pracodawca ma obowiązek założenia i prowadzenia oddzielnie dla każdego pracownika akt osobowych. Poza aktami pracodawcy prowadzą odrębnie dla każdego zatrudnionego m.in. imienną listę wypłacanego wynagrodzenia. Jak prawidłowo prowadzić akta osobowe?

Zasady przetwarzania i transferu transgranicznego danych osobowych zostały uregulowane w dyrektywie 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z 24 października 1995 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych i swobodnego przepływu tych danych (zwanej dalej dyrektywą) oraz w implementującej przepisy dyrektywy do krajowego porządku prawnego ustawie z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (zwanej dalej ustawą).

Obowiązek założenia i prowadzenia dokumentacji pracowniczej dotyczy każdego pracodawcy, nawet zatrudniającego jednego pracownika. Obowiązkowe jest również jej przechowywanie przez 50 lat w odpowiednich warunkach.

Wzrastająca liczba międzynarodowych korporacji powoduje, że dane pracowników często są transferowane do krajów trzecich. Taka sytuacja wymaga od pracodawców posiadania niezbędnych informacji dotyczących bezpiecznego przesyłania danych osobowych.

Przekazanie przez pracodawcę do wykonania zewnętrznej firmie określonych obowiązków związanych z prowadzoną aktywnością gospodarczą (outsourcing) ma na celu przede wszystkim odciążyć przedsiębiorstwo, aby mogło ono w pełni skoncentrować się na podstawowych celach swojej działalności.

Firmy, które zastanawiają się nad wprowadzeniem kodeksów etyki, stają przed dylematem nie tylko organizacyjnym, lecz wręcz moralnym. Czy firma ma prawo określać etyczne wzory zachowań? Czy wprowadzając zasady etyczne, nie łamie granic prywatności swoich pracowników. Dlatego kluczowe jest udzielenie odpowiedzi na pytanie o cel wprowadzania kodeksu etycznego.

Pracodawca zatrudniając nowego pracownika musi poinformować go o warunkach zatrudnienia. Warto jednak pamiętać, że taki sam obowiązek istnieje w razie zmiany tych warunków, np. po uzyskaniu prawa do wyższego wymiaru urlopu wypoczynkowego.

Po 5 latach od rozwiązania stosunku pracy z byłym pracodawcą zauważyłam, że na ich stronie internetowej zamieszczono moje imię i nazwisko, dodatkowo nieaktualne. Zażądałam usunięcia moich danych, ale pracodawca uzasadniał odmowę tym, że firma prowadzi na stronie internetowej kalendarium pracowników. Czy firma mogła odmówić usunięcia lub przynajmniej uaktualnienia moich danych oraz czy mogłam skutecznie przeciwstawić się takiemu działaniu?

Jesteśmy agencją pracy tymczasowej. Jeden z naszych klientów – pracodawca użytkownik twierdzi, że pracownik tymczasowy ukradł mu rzeczy, jakie otrzymał do wykonywania pracy. Dostaliśmy od pracodawcy użytkownika pismo, w którym opisał całą sprawę i poprosił, aby przekazać mu dane tego pracownika (adres zamieszkania), ponieważ chce go pozwać za kradzież. Czy w takiej sytuacji możemy udostępnić takie dane pracodawcy użytkownikowi?

Komornik ma prawo żądać od pracodawcy udzielenia informacji o wynagrodzeniu otrzymywanym przez pracownika. Takie postępowanie jest dopuszczalne na mocy przepisów ustawy i nie jest sprzeczne z zasadami ochrony danych osobowych.

Jeden z naszych pracowników, który ubiega się w banku o kredyt, dostarczył nam do wypełnienia zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach. W zaświadczeniu znajduje się klauzula, że bank zastrzega sobie prawo do telefonicznego potwierdzenia danych podanych w zaświadczeniu. Czy możemy wypełnić taki dokument bez pisemnej zgody pracownika? Czy w tej sytuacji musimy zobowiązać pracownika do wyrażenia pisemnej zgody na udzielenie przez nas informacji o nim podczas telefonicznej rozmowy z pracownikiem banku?

Szef nie może pobierać od pracowników odcisku ich linii papilarnych, żeby kontrolować czas pracy, nawet jeżeli oni sami się na to zgodzili - orzekł Naczelny Sąd Administracyjny.

Wyniki obowiązkowych badań lekarskich przeprowadzonych przez pracownika nie mogą zostać wydane pracodawcy - twierdzi Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (GIODO). Przepisy zezwalają jedynie na wydanie zaświadczenia o braku przeciwwskazań lub o przeciwwskazaniach zdrowotnych danego pracownika do pracy na określonym stanowisku.

Zatrudniamy pracownika, który bardzo często, czasami dwa razy w miesiącu, przychodzi do działu kadr z prośbą o wystawienie zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu. Pracownik twierdzi, że zaświadczenie jest mu potrzebne do przedłożenia odpowiednim organom. Czy w każdym przypadku musimy wydawać takie zaświadczenia, czy możemy np. ograniczyć ich sporządzanie do jednego zaświadczenia na kwartał?

Zdaniem Pracodawców RP przepisy zobowiązujące firmy do przechowywania papierowej dokumentacji pracowniczej przez 50 lat są złe. Powodują one poważne trudności i generują dodatkowe koszty.

Pracownik kończy pracę w naszym przedsiębiorstwie i wyjeżdża za granicę. W związku z zakończeniem zatrudnienia musimy wydać pracownikowi świadectwo pracy. W jego aktach osobowych mamy adres zameldowania, ale pod tym adresem nikogo nie będzie. Czy mogę wysłać świadectwo na podany przez niego adres rodziców? Czy muszę mieć na piśmie prośbę pracownika o wysłanie świadectwa pracy na wskazany adres?

Pracodawca, który ma wystawić zaświadczenie o wysokości zarobków pracownika dla banku powinien uprzednio uzyskać od pracownika upoważnienie do wystawienia takiego zaświadczenia. W ten sposób zabezpieczy się przed odpowiedzialnością w zakresie ujawnienia danych osobowych pracownika.

Mamy wątpliwości, jak należy prawidłowo podpisywać dokumenty kadrowe. Nasi pracownicy różnie je bowiem podpisują. Czy pracownik powinien złożyć swój czytelny podpis na umowie o pracę, czy wystarczy tylko parafa? Czy pracownik musi podpisywać każdą stronę umowy o pracę czytelnym podpisem? Czy na innych dokumentach kadrowych, które trzeba sporządzać w formie pisemnej, musi być podpis, czy wystarczy parafa pracownika?

Zakup nowej drukarki lub laptopa jest stratą pieniędzy, jeśli pracownicy nie wiedzą, jak wykorzystać wszystkie możliwości urządzenia. Podobnie jest z bezpieczeństwem, nawet jeżeli firma inwestuje w odpowiednie oprogramowanie, a nie szkoli swoich pracowników, to grozi jej poważne niebezpieczeństwo związanie z utratą cennych firmowych danych. Polityka bezpieczeństwa to nie tylko inwestycja w software, to także edukacja wszystkich osób zatrudnionych w przedsiębiorstwie – począwszy od pracowników niższego szczebla, skończywszy na zarządzie firmy.

Ostatnio zdarzało się, że administratorzy stron pozwalali wyszukiwarkom zbierać dane użytkowników swoich portali. GIODO opublikował przewodnik, w którym radzi, co zrobić, by dane internautów w łatwy sposób nie stały się ogólnodostępne.

Jestem pracownikiem spółki X od 15 lat. Na początku 2011 r. zwróciłem się do działu kadr o udostępnienie mi moich akt osobowych. Dowiedziałem się, że w kadrach nie ma teczek, gdyż podobno są w firmie, która je prowadzi, i w związku z tym nie mogą być mi udostępnione. Czy akta nie powinny być przechowywane w siedzibie zakładu pracy?

Pracownicy dostarczają nam różne dokumenty ze zdjęciami potwierdzające ich kwalifikacje zawodowe, np. prawo jazdy, dyplom wyższej uczelni itp. Czy dopuszczalne jest przechowywanie w aktach osobowych pracownika kopii tych dokumentów?

Zatrudniamy nie tylko pracowników, ale także wiele osób na podstawie umowy-zlecenia. W związku z tą okolicznością oraz specyfiką pracy w zakładzie (praca w ruchu ciągłym) planujemy wprowadzenie ułatwień w prowadzeniu ewidencji czasu pracy. Czy w tym celu możemy pobierać za zgodą pracowników ich odciski palców?

Jeden z byłych pracowników zwrócił się z prośbą o wydanie oryginału świadectwa pracy z lat 70 - jest ono potrzebne do przyznania renty w ZUS. Firma, w której pracował, kilkakrotnie się przekształcała i obecnie my jesteśmy jej następcą prawnym. Czy należy wystawić tej osobie zaświadczenie o zatrudnieniu (jestem w posiadaniu teczki osobowej z wszystkimi oryginalnymi dokumentami) czy duplikat bądź odpis świadectwa pracy? Jak taki dokument powinien wyglądać: jakie wpisać daty, czy opatrzyć pieczątką obecnej firmy czy zamieścić dane z poprzedniej? Dodatkowo na oryginale świadectwa pracy dostrzegłam błąd w dacie urodzenia pracownika. Czy mam go poprawić od razu, czy np. zrobić potem korektę duplikatu?

Zdaniem PKPP Lewiatan banki i inne instytucje finansowe, a także firmy handlowe i usługowe powinny mieć szerszy dostęp do danych o karalności swoich pracowników. Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (GIODO) jest skłonny zgodzić się tylko na część tych propozycji.

Nasza firma ma zamiar stworzyć bazę prywatnych numerów telefonów naszych pracowników. Czy tego rodzaju baza może być dostępna dla wszystkich pracowników zakładu pracy?

Pracownik został ukarany naganą za picie alkoholu w czasie pracy. Niedługo minie rok od jego ukarania. Pracownik jest obecnie na jednomiesięcznym wypowiedzeniu, które otrzymał z powodu utraty do niego zaufania spowodowanej wprowadzeniem w błąd przełożonego. Nie chcemy usuwać odpisu zawiadomienia o ukaraniu pracownika z akt osobowych, ponieważ w przypadku odwołania się do sądu pracy będziemy mogli wykazać, że pracownik jest niezdyscyplinowany i już wcześniej były zastrzeżenia do jego pracy. W ciągu ostatniego roku pracownik nie miał kar porządkowych, ale miał ustne uwagi przełożonego do wykonywanej pracy. Czy możemy pozostawić informację o karze w aktach osobowych?

Czy należy zamieszczać komparycję w dokumentach kadrowych, np. w umowie o pracę, w świadectwie pracy, w wypowiedzeniu umowy o pracę, w umowie zlecenia lub w umowie o dzieło? Dotychczas nie we wszystkich wymienionych dokumentach to robiłam, ale dowiedziałam się, że moje postępowanie było nieprawidłowe.

Do zachowania w tajemnicy wynagrodzeń pracowników zobowiązani są wszyscy, którzy mają dostęp do takich danych. Ujawnienie ich jest naruszeniem dóbr osobistych pracownika, jego danych osobowych czy nawet tajemnicy przedsiębiorstwa. Osoba, której płace zostaną upowszechnione, może dochodzić odszkodowania.

Czy w świadectwie pracy w pkt „był niezdolny do pracy przez okres ... dni” powinno się podać jedynie liczbę dni przebywania na zwolnieniu lekarskim sumarycznie, czy można podać dokładnie, kiedy była nieobecność i ile trwała? Czy należy wymieniać, że np. część z tych zwolnień była w ramach opieki nad dzieckiem? Jeśli nie trzeba wymieniać szczegółów, to czy gdzieś powinno się zaznaczyć, że jedno z tzw. L4 było na dziecko i trwało X czasu?

Pracodawca dużej prywatnej firmy notorycznie odmawia pracownikom wglądu do akt osobowych czy też kserowania dokumentów danego pracownika. Tłumaczy to tajemnicą służbową. W naszej ocenie pracodawca narusza prawo pracy. Co zrobić w tym przypadku?

Sporządzając świadectwo pracy, pracodawca jako najważniejszą informację musi zamieścić podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy

Pracodawcy często zapisują w regulaminach wewnętrznych zakazy rozpowszechniania przez pracowników jakichkolwiek informacji na temat wysokości wynagrodzeń. Jednak często zapisy te są martwym prawem wewnątrzzakładowym.

Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (GIODO) może nakładać grzywny na podmioty niewykonujące jego decyzji.

Co zrobić, by w gąszczu wielu systemów HRM wybrać ten, który nie dość, że spełni pokładane w nim nadzieje ze strony działu HR firmy, to będzie też bezpieczny i zgodny z przepisami ochrony danych osobowych? Wbrew pozorom zadanie to nie jest proste, a wynika to głównie z tego, że producenci oprogramowania bardzo często nie mają świadomości, że tworzone przez nich systemy informatyczne muszą spełniać dość rygorystyczne wymogi określone w przepisach prawa.

Dzisiaj, 7 marca, weszła w życie nowelizacja ustawy o ochronie danych osobowych. Nowe przepisy przewidują m.in. obowiązek odpowiedzi na wystąpienia i wnioski Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO) oraz kary za utrudnianie kontroli i niewykonanie decyzji.

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest dokumentowanie przebiegu zatrudnienia pracowników. Prawidłowo prowadzone akta osobowe z jednej strony poświadczają prawa zatrudnionych do różnych świadczeń, np. z ubezpieczenia społecznego, z drugiej dowodzą, że pracodawca przestrzega przepisów prawa pracy. Jeśli dopuści się uchybień przy prowadzeniu dokumentacji pracowniczej, może zostać ukarany grzywną i ponieść odpowiedzialność odszkodowawczą.

Pracodawca jest administratorem danych osobowych zatrudnionych pracowników. W związku z tym jest zobowiązany przede wszystkim do zabezpieczenia zbioru przed dostępem osób niepowołanych oraz do przetwarzania danych osobowych pracowników zgodnie z celem, w jakim są zbierane.

Czy pracodawca może wymagać od osoby ubiegającej się o pracę podania danych dotyczących jej stanu zdrowia i wyrażenia zgody na ich przetwarzanie?

Najnowsza nowelizacja kodeksu pracy, zmieniająca przepisy dotyczące zasad wydawania świadectw pracy oraz przeprowadzania wstępnych badań lekarskich pracowników, wejdzie w życie 21 marca 2011 roku.

Pracodawca nie będzie musiał kierować pracownika na wstępne badania lekarskie, jeżeli zatrudni go ponownie w ciągu 30 dni od zakończenia poprzedniej umowy o pracę. Ponadto nie będzie musiał zwalnianemu pracownikowi wydawać świadectwa pracy, jeśli ponownie go zatrudni – nawet po przerwie. Prezydent podpisał nowelizację Kodeksu pracy 8 lutego 2011 r.

Dokumentowanie różnych zachowań pracownika czy wydarzeń z jego udziałem może mieć, co potwierdził także Sąd Najwyższy, formę notatek służbowych. Jednak ważne jest to, aby pracownik miał świadomość ich istnienia w jego aktach osobowych.

Kary za utrudnianie kontroli i niewykonanie decyzji oraz obowiązek odpowiedzi na wystąpienia i wnioski Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO) to rozwiązania wprowadzone do ustawy o ochronie danych osobowych.

28 stycznia 2011 r. po raz piąty będzie obchodzony Europejski Dzień Ochrony Danych Osobowych. Generalny Inspektor Danych Osobowych zaprasza do udziału w wydarzeniach organizowanych z tej okazji.

W aktach osobowych pracownika może być przechowywana tylko i wyłącznie dokumentacja określona przepisami prawa pracy. Dlatego pracownik może domagać się od pracodawcy usunięcia z akt osobowych notatek służbowych na swój temat.

Czy pracownicy, którym przysługuje urlop okolicznościowy, przedstawiają pracodawcy akt urodzenia, zgonu itp. tylko do wglądu? Czy pracodawca może w aktach pracownika zamieścić kopię dokumentów poświadczających prawo do urlopu okolicznościowego?

Pracodawca ma obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (m.in. kart ewidencji czasu pracy, imiennych list wypłacanego wynagrodzenia) oraz akt osobowych pracowników.

Dokumenty osobowe pracowników to najczęściej kontrolowane przez inspektorów pracy dokumenty. Dlatego warto wiedzieć, jakie reguły rządzą ich tworzeniem.

Zatrudnione przeze mnie osoby korzystają z przywilejów z tytułu macierzyństwa, dodatków na dzieci itp. Czy jako pracodawca mam prawo żądać od pracownika danych bądź dokumentów uwiarygodniających stan rodzinny, np. związanych ze zmianą stanu cywilnego, urodzeniem dziecka, zgonem rodzica i umieszczać je w jego aktach osobowych?

Terminy w prawie pracy związane z zatrudnieniem pracownika często nie są określone liczbą dni. Ustalono jedynie 7-dniowy termin do poinformowania pracownika o warunkach zatrudnienia.

151 - 200 z 261 artykułów

1 2 3 4 5 6

pokaż więcej

Akta osobowe, Ochrona danych osobowych

Jak prawidłowo prowadzić akta osobowe

Bezpieczeństwo przesyłania danych osobowych za granicę

Prowadzenie akt osobowych pracownika

Transfer danych osobowych za granicę

Zalety i wady outsourcingu kadrowo-płacowego

Kodeksy etyki w praktyce polskich firm

Jak przekazać pracownikowi informację o warunkach zatrudnienia

Czy obowiązkiem pracodawcy jest usunięcie z firmowej strony internetowej danych byłego pracownika

Udostępnienie danych osobowych pracownika tymczasowego przez agencję pracy tymczasowej

Obowiązki pracodawcy wobec komornika

Telefoniczne potwierdzenie przez pracodawcę wynagrodzenia pracownika

Pracodawca nie może pobierać linii papilarnych od pracownika - nawet za jego zgodą

Pracodawca nie może otrzymać wyników obowiązkowych badań lekarskich pracowników

Zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu pracownika

Zmiana przepisów o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej jest niezbędna

Na jaki adres pracodawca powinien wysłać świadectwo pracy?

Czy można udzielić bankowi informacji o zarobkach pracownika

Jak pracownik powinien podpisywać dokumenty kadrowe

Edukacja pracowników a bezpieczeństwo danych

GIODO: jak zabezpieczyć się przed "wyciekiem" danych osobowych

Czy akta osobowe pracowników należy przechowywać w siedzibie zakładu pracy?

Przechowywanie dokumentów ze zdjęciami w aktach osobowych pracowników

Czy pracodawca może pobierać od pracowników odciski palców?

Wystawienie przez pracodawcę odpisu świadectwa pracy

Czy pracodawcy powinni mieć szerszy dostęp do informacji o karalności pracowników?

Ograniczenie dostępu do bazy prywatnych numerów telefonów pracowników

Obowiązek usunięcia zawiadomienia o ukaraniu z akt osobowych pracownika

Dokumenty kadrowe - czy powinny posiadać komparycję?

Ochrona tajemnicy wynagrodzeń

Treść świadectwa pracy

Wgląd do dokumentów kadrowych a tajemnica służbowa

Świadectwo pracy - podstawa ustania stosunku pracy

Zakaz ujawniania wysokości wynagrodzenia przez pracownika

Grzywna za niewykonanie decyzji GIODO - nowe uprawnienie

Ochrona danych osobowych w systemach HRM

Ochrona danych osobowych - nowe uprawnienia dla GIODO

Za nieprowadzenie akt osobowych grozi kara grzywny

Dostęp przełożonych do danych osobowych pracownika

Dane o stanie zdrowia kandydata do pracy

Zmiana przepisów ws. świadectwa pracy i badania lekarskiego pracowników

Nowe zasady wydawania świadectw pracy i przeprowadzania wstępnych badań lekarskich

Czy przechowywanie notatek służbowych jest legalne

Nowe uprawnienia dla GIODO - nowelizacja ustawy

Europejski Dzień Ochrony Danych Osobowych

Akta osobowe - notatki pracodawcy na temat pracownika

Zwolnienia od pracy

Jak prowadzić dokumentację płacową pracowników

Prowadzenie akt osobowych pracowników

Czy w aktach osobowych pracownika można przechowywać kserokopię jego dokumentów stanu cywilnego

Zachowanie terminów przy zatrudnianiu nowego pracownika