Czy można udzielić bankowi informacji o zarobkach pracownika

Niejednokrotnie wystawione przez pracodawcę zaświadczenie o zarobkach jest jeszcze weryfikowane, np. przez kontakt telefoniczny z pracodawcą. Przedstawiciel banku, dzwoniąc do osoby wystawiającej zaświadczenie, prosi o potwierdzenie wystawionego zaświadczenia, okresu zatrudnienia i wysokości wpisanego w nim wynagrodzenia. Należy jednak pamiętać, że dane wpisane w zaświadczeniu mają niewątpliwie charakter danych osobowych podlegających szczególnej ochronie. Nasuwa się zatem pytanie, czy bank w świetle ustawy o ochronie danych osobowych ma do tego prawo.

Weryfikacja zaświadczeń a ochrona danych osobowych

Zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy, jako administratora danych osobowych, jest m.in. obowiązek zabezpieczenia danych osobowych przed ich udostępnieniem osobom do tego nieupoważnionym. W sytuacji gdy bank weryfikuje zaświadczenie telefonicznie, pracodawca nie ma praktycznie możliwości sprawdzenia, czy osoba przedstawiająca się jako pracownik banku rzeczywiście nim jest. A zatem podanie przez telefon informacji o zarobkach i zatrudnieniu pracownika może skutkować tym, że informacje (tj. dane osobowe pracownika) zostaną ujawnione osobom nieuprawnionym. Takie działanie jest już zagrożone karą grzywny, ograniczenia wolności albo karą pozbawienia wolności do lat 2.

Wystawianie zaświadczeń przez pracodawcę >>

Odpowiedzialność karną za naruszenie ustawy o ochronie danych osobowych ponoszą zarówno osoby administrujące zbiorem danych osobowych, jak i inne osoby, które umożliwiają osobom nieupoważnionym dostęp do danych osobowych. W konsekwencji osoba potwierdzająca zaświadczenie telefonicznie, nie mając 100% pewności, że rozmawia z przedstawicielem banku, oprócz odpowiedzialności cywilnej za naruszenie dóbr osobistych pracownika, może narazić się także na odpowiedzialność karną.

Jak sprawdzić, czy rozmawiamy z pracownikiem banku

GIODO w swoich wyjaśnieniach stanął na stanowisku, że ww. procedura weryfikacji zaświadczeń jest dopuszczalna, ale pracodawca lub osoba potwierdzająca zaświadczenie musi mieć całkowitą pewność, że zaświadczenie jest weryfikowane przez przedstawiciela banku. W ocenie GIODO, należy zastosować taką procedurę potwierdzania danych, która pozwoli na całkowite wyeliminowanie udostępnienia danych z zaświadczenia osobie nieuprawnionej (niebędącej przedstawicielem banku). Jednym z warunków potwierdzenia zaświadczenia przez pracodawcę jest więc potwierdzenie tożsamości rozmówcy, tak aby można było z całą pewnością stwierdzić, że osoba, z którą przeprowadza się rozmowę, jest rzeczywiście przedstawicielem banku.

W świetle powyższego nie wystarczy tylko podanie imienia i nazwiska przez osobę telefonującą. Pracodawca nie zna bowiem imion i nazwisk pracowników banku. Pracodawca, który zdecydowałby się na telefoniczne potwierdzenie, aby mieć pewność, że udzielane przez niego informacje trafią do przedstawiciela banku, musiałby spisać imię i nazwisko oraz stanowisko dzwoniącego, a następnie w banku uzyskać potwierdzenie, że dana osoba jest tam rzeczywiście zatrudniona. W mojej ocenie, po ustaleniu, że dana osoba jest rzeczywiście zatrudniona w banku, pracodawca sam powinien skontaktować się z tym pracownikiem banku, a nie na odwrót.