Jak prawidłowo prowadzić akta osobowe

• Złożenie dokumentów we właściwej części akt
• Akta osobowe pracownika na poszczególnych etapach zatrudnienia
• Inna obowiązkowa dokumentacja
• Dokumenty i informacje od kandydatów do pracy i od pracowników

Zobacz zmiany -> Dokumentacja pracownicza - zmiany od 1 stycznia 2019 roku

Złożenie dokumentów we właściwej części akt

Część A akt osobowych zawiera dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. W części B należy przechowywać dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia.

W części C znajdują się dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. Wszystkie dokumenty powinny znajdować się w odpowiednich częściach akt. Należy je ułożyć chronologicznie oraz ponumerować.

Części A, B, C powinny zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.

Polecamy produkt: Kodeks pracy 2018. Praktyczny komentarz z przykładami

Akta osobowe pracownika na poszczególnych etapach zatrudnienia

A – ubieganie się o zatrudnienie	B – nawiązanie stosunku pracy i przebieg zatrudnienia	C – ustanie zatrudnienia
1	2	3
● kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie	● umowa o pracę	● oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę
 	● dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy, np. umowa o telepracę	 
● świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, ● potwierdzenie równoległego zatrudnienia u innego pracodawcy, od którego przedstawienia zależy np. zwiększony wymiar urlopu wypoczynkowego	● jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie – potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków	● dokumenty dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 13 k.p.) oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 k.p.)
● dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy	● zakres czynności/obowiązków (jeżeli został przedstawiony pracownikowi)	● kopia wydanego pracownikowi świadectwa pracy
 	● pisemne potwierdzenie zapoznania się pracownika z: treścią regulaminu pracy, informacją o porządku pracy, przepisami i zasadami bhp, obwieszczeniem w sprawie czasu pracy, zakresem informacji objętych tajemnicą	● potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 § 2 k.p.c.), np. dokumenty o zajęciu wynagrodzenia przesłane przez komornika.
● orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku	● zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bhp	● umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy
● inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów, np. zaświadczenie o niekaralności, upoważnienie lub potwierdzenie ustawowego przedstawiciela małoletniego, zawierające wyrażenie zgody na zawarcie umowy o pracę osoby w wieku 16–18 lat	● oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze korzystania z uprawnień w związku z posiadaniem dzieci	● orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy, np. w wyniku badań w trybie art. 229 § 5 pkt 2 k.p.
● metryka urodzenia i świadectwo ukończenia gimnazjum. Dotyczy to osoby niepełnoletniej w wieku 16–18 lat, ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego. W drodze wyjątku, na podstawie odrębnych przepisów, mogą być zatrudnieni młodociani, którzy nie ukończyli gimnazjum i/lub nie ukończyli 16 lat	● dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się, czyli związane z zawarciem umowy o zwykłej odpowiedzialności materialnej oraz umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej	 
● dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy, np. orzeczenie o niepełnosprawności	● dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych (np. umowa określająca prawa i obowiązki pracodawcy i pracownika w związku z podnoszeniem przez niego kwalifikacji zawodowych)	 
● dokumenty potwierdzające umiejętności i osiągnięcia zawodowe kandydata do pracy	● oświadczenie dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie, ● dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej, ● pisma dotyczące udzielania pracownikowi urlopu wychowawczego i urlopu bezpłatnego, a także obniżenie wymiaru czasu pracy w zamian za urlop wychowawczy, ● orzeczenie lekarskie wydane w zw. z przeprowadzonymi obowiązkowymi badaniami okresowymi i kontrolnymi. ● umowa o zakazie konkurencji, ● wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy (art. 142 k.p.)	 

Przejęcie zakładu pracy a dane osobowe pracowników

Podstawa prawna:

• art. 97 § 1³, art. 103⁴, art. 142–144, art. 171 § 3, art. 229 § 5 k.p.,
• § 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.).

Inna obowiązkowa dokumentacja

Przepisy prawa pracy nakładają na pracownika obowiązek prowadzenia także innej dokumentacji niż akta osobowe. Należy tu zaliczyć dokumentacje prowadzone dla całego zakładu pracy, czyli ewidencje: pracowników młodocianych oraz osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych, a także dokumentację dotyczącą podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy, a także świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami.

Ponadto pracodawca musi prowadzić odrębnie dla każdego pracownika (obok akt osobowych) imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację oraz kartę ewidencji czasu pracy. Do karty ewidencji czasu pracy pracownika pracodawca powinien dołączyć wnioski pracownika o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych.

Forum Kadry

Podstawa prawna:

• art. 85 § 5, art. 149, 151², 193, art. 237⁹ § 3 k.p.,
• § 7, 8, 8a rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.).

Dokumenty i informacje od kandydatów do pracy i od pracowników

Od kandydata do pracy pracodawca może domagać się wyłącznie danych i dokumentów wymienionych w art. 22¹ k.p. oraz w rozporządzeniu z 28 maja 1996 r. Od osoby ubiegającej się o zatrudnienie pracodawca nie może wymagać takich samych danych jak od pracownika.

Pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

• imię (imiona) i nazwisko,
• imiona rodziców,
• datę urodzenia,
• miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
• wykształcenie,
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Pracodawca może żądać podania innych danych osobowych, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów, np. pytanie o obywatelstwo. Niedopuszczalne jest żądanie od kandydatki informacji na temat jej ewentualnej ciąży, z wyjątkiem przypadku, gdy stara się o zatrudnienie przy pracach wzbronionych kobietom w ciąży. Dane są udostępniane w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Oświadczenie może mieć formę kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie.

Pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia następujących dokumentów:

• wypełnionego kwestionariusza osobowego,
• świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
• dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
• świadectwa ukończenia gimnazjum – w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
• orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
• innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Do 27 lipca 2006 r. przepisy zezwalały na domaganie się od kandydata do pracy podania również zdjęcia. Regulacja ta została uchylona, jednak pracownik może złożyć zdjęcie z własnej inicjatywy, np. w CV.

Prowadzenie akt osobowych pracownika