REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak prawidłowo prowadzić akta osobowe

Ewa Drzewiecka
Jak prawidłowo prowadzić akta osobowe. /fot. Fotolia
Jak prawidłowo prowadzić akta osobowe. /fot. Fotolia
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Pracodawca ma obowiązek założenia i prowadzenia oddzielnie dla każdego pracownika akt osobowych. Poza aktami pracodawcy prowadzą odrębnie dla każdego zatrudnionego m.in. imienną listę wypłacanego wynagrodzenia. Jak prawidłowo prowadzić akta osobowe?

Zobacz zmiany -> Dokumentacja pracownicza - zmiany od 1 stycznia 2019 roku

REKLAMA

Autopromocja

Złożenie dokumentów we właściwej części akt

Część A akt osobowych zawiera dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. W części B należy przechowywać dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia.

W części C znajdują się dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. Wszystkie dokumenty powinny znajdować się w odpowiednich częściach akt. Należy je ułożyć chronologicznie oraz ponumerować.

Części A, B, C powinny zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.

Polecamy produkt: Kodeks pracy 2018. Praktyczny komentarz z przykładami

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Akta osobowe pracownika na poszczególnych etapach zatrudnienia

A – ubieganie się o zatrudnienie

B – nawiązanie stosunku pracy
i przebieg zatrudnienia

C – ustanie zatrudnienia

1

2

3

● kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie

● umowa o pracę

● oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę

 

● dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy, np. umowa o telepracę

 

● świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, ● potwierdzenie równoległego zatrudnienia u innego pracodawcy, od którego przedstawienia zależy np. zwiększony wymiar urlopu wypoczynkowego

● jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie – potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków

● dokumenty dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 13 k.p.) oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 k.p.)

● dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy

● zakres czynności/obowiązków (jeżeli został przedstawiony pracownikowi)

● kopia wydanego pracownikowi świadectwa pracy

 

● pisemne potwierdzenie zapoznania się pracownika z: treścią regulaminu pracy, informacją o porządku pracy, przepisami i zasadami bhp, obwieszczeniem w sprawie czasu pracy, zakresem informacji objętych tajemnicą

● potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 § 2 k.p.c.), np. dokumenty o zajęciu wynagrodzenia przesłane przez komornika.

● orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku

● zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bhp

● umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy

● inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów, np. zaświadczenie o niekaralności, upoważnienie lub potwierdzenie ustawowego przedstawiciela małoletniego, zawierające wyrażenie zgody na zawarcie umowy o pracę osoby w wieku 16–18 lat

● oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze korzystania z uprawnień w związku z posiadaniem dzieci

● orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy, np. w wyniku badań w trybie art. 229 § 5 pkt 2 k.p.

● metryka urodzenia i świadectwo ukończenia gimnazjum. Dotyczy to osoby niepełnoletniej w wieku 16–18 lat, ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego. W drodze wyjątku, na podstawie odrębnych przepisów, mogą być zatrudnieni młodociani, którzy nie ukończyli gimnazjum i/lub nie ukończyli 16 lat

● dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się, czyli związane z zawarciem umowy o zwykłej odpowiedzialności materialnej oraz umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej

 

● dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy, np. orzeczenie o niepełnosprawności

● dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych (np. umowa określająca prawa i obowiązki pracodawcy i pracownika w związku z podnoszeniem przez niego kwalifikacji zawodowych)

 

● dokumenty potwierdzające umiejętności i osiągnięcia zawodowe kandydata do pracy

● oświadczenie dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie, ● dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej, ● pisma dotyczące udzielania pracownikowi urlopu wychowawczego i urlopu bezpłatnego, a także obniżenie wymiaru czasu pracy w zamian za urlop wychowawczy, ● orzeczenie lekarskie wydane w zw. z przeprowadzonymi obowiązkowymi badaniami okresowymi i kontrolnymi. ● umowa o zakazie konkurencji, ● wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy (art. 142 k.p.)

 

Przejęcie zakładu pracy a dane osobowe pracowników

Podstawa prawna:

  • art. 97 § 13, art. 1034, art. 142–144, art. 171 § 3, art. 229 § 5 k.p.,
  • § 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.).

Inna obowiązkowa dokumentacja

Przepisy prawa pracy nakładają na pracownika obowiązek prowadzenia także innej dokumentacji niż akta osobowe. Należy tu zaliczyć dokumentacje prowadzone dla całego zakładu pracy, czyli ewidencje: pracowników młodocianych oraz osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych, a także dokumentację dotyczącą podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy, a także świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami.

Ponadto pracodawca musi prowadzić odrębnie dla każdego pracownika (obok akt osobowych) imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację oraz kartę ewidencji czasu pracy. Do karty ewidencji czasu pracy pracownika pracodawca powinien dołączyć wnioski pracownika o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych.

Forum Kadry

Podstawa prawna:

  • art. 85 § 5, art. 149, 1512, 193, art. 2379 § 3 k.p.,
  • § 7, 8, 8a rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.).

Dokumenty i informacje od kandydatów do pracy i od pracowników

Od kandydata do pracy pracodawca może domagać się wyłącznie danych i dokumentów wymienionych w art. 221 k.p. oraz w rozporządzeniu z 28 maja 1996 r. Od osoby ubiegającej się o zatrudnienie pracodawca nie może wymagać takich samych danych jak od pracownika.

Pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

  • imię (imiona) i nazwisko,
  • imiona rodziców,
  • datę urodzenia,
  • miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
  • wykształcenie,
  • przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Pracodawca może żądać podania innych danych osobowych, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów, np. pytanie o obywatelstwo. Niedopuszczalne jest żądanie od kandydatki informacji na temat jej ewentualnej ciąży, z wyjątkiem przypadku, gdy stara się o zatrudnienie przy pracach wzbronionych kobietom w ciąży. Dane są udostępniane w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Oświadczenie może mieć formę kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie.

Pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia następujących dokumentów:

  • wypełnionego kwestionariusza osobowego,
  • świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
  • dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
  • świadectwa ukończenia gimnazjum – w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
  • orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
  • innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Do 27 lipca 2006 r. przepisy zezwalały na domaganie się od kandydata do pracy podania również zdjęcia. Regulacja ta została uchylona, jednak pracownik może złożyć zdjęcie z własnej inicjatywy, np. w CV.

Prowadzenie akt osobowych pracownika

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
5 żądań NSZZ Policjantów od rządu: 15% podwyżki uposażeń, w górę dodatki, zasady z armii, własne procedury medyczne

Pismo adresowane jest do Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji Tomasza Siemoniaka. I zawiera 5 postulatów, z których najważniejsze to podwyżka o 15% uposażeń oraz systemowy wzrost dodatków. Publikujemy całość pisma. 

ZUS radzi: Jak zamienić świadczenia i otrzymać 1900 zł zamiast 400 zł?

Świadczenie „Aktywnie w żłobku” jest skierowane do rodziców dzieci uczęszczających do instytucji opieki nad dziećmi do lat 3. Co mogą zrobić rodzice, na których dziecko od września zostało przyznane tzw. „żłobkowe”?

Świadczenie kompensacyjne dla nauczycieli 2024 - ile wynosi i jaki wiek?

Świadczenie kompensacyjne dla nauczycieli to odpowiednik emerytury pomostowej. Ile wynosi w 2024 roku i jaki wiek nauczyciela uprawnia do kompensówki? Jakie warunki trzeba spełnić, aby móc pobierać świadczenie kompensacyjne? Oblicz prognozę świadczenia za pomocą kalkulatora ZUS.

SN o urlopach: Pracownicy żądają nawet 40 000 zł. Co z tym robią sądy?

Coraz więcej pracowników świadczy pracę zdalnie albo hybrydowo. Mają służbowy laptop. I zabierają go na urlop. Często sami - bez wezwania ze strony pracodawcy - logują się wtedy do firmowych zasobów. A jest to w praktyce możliwe tylko ze służbowego laptopa. Bo tak konfigurują tą opcję pracodawcy. W przypadku odejścia z pracy staje się to podstawą do twierdzeń, że pracownik był pozornie na urlopie. Idzie za tym roszczenie o wypłatę ekwiwalentu za rzekomo niewykorzystany urlop.

REKLAMA

Niższy dodatek za pracę w porze nocnej po 1 października 2024

Niższy dodatek za pracę w porze nocnej po 1 października 2024. Wysokość dodatku za pracę w porze nocnej po 1 października ulegnie zmniejszeniu w porównaniu do sierpnia i września. Ma to związek z liczbą godzin, którą mają do przepracowania pracownicy w październiku.

50+ to nowe 30+ Czyli siła, która drzemie w dojrzałych pracownikach

W Polsce, w przestrzeni publicznej, nadal głęboko zakorzeniony jest stereotyp dotyczący osób w wieku 50+, według którego powinny one przestać myśleć o zmianie pracy, awansie czy rozwoju. Wielu pracowników obawia się ukończenia 50. roku życia, bo oznacza to automatyczne przeniesienie do kategorii silver generation, a więc grupy osób starszych i schodzących z rynku pracy. Dla wielu osób 50+ stereotypy dotyczące wieku mogą być krzywdzące, ponieważ dzięki swojemu doświadczeniu i wiedzy mogą jeszcze wiele zaoferować organizacjom.

Czy 15 września 2024 to niedziela handlowa?

Co z niedzielami handlowymi w 2025? Czy 15 września 2024 to niedziela handlowa? Czy we wrześniu jest niedziela handlowa? Kiedy najbliższa niedziela handlowa? 

Od 1000 zł do 30000 zł kary dla pracodawcy, który nie udzieli urlopu niewykorzystanego w 2023 roku do 30 września 2024 roku

Zasadą prawa pracy jest udzielanie urlopu niewykorzystanego w roku poprzednim do końca września aktualnego roku. Oznacza to, że zbliżamy się do terminu wykorzystania urlopu zaległego z 2023 roku. Pracodawca musi udzielić go do dnia 30 września 2024 r. W przeciwnym razie popełnia wykroczenie i naraża się na karę grzywny od 1000 zł do nawet 30000 zł. Coraz więcej skarg w tym temacie napływa do PIP.

REKLAMA

Kilka dni urlopu da w 2024 i 2025 r. 13 dni wolnych od pracy

Najbliższe dni wolne od pracy jeszcze przed nami. Czeka nas okres Wszystkich Świętych, 11. listopada oraz Boże Narodzenie i Nowy Rok. Część z tych dni wolnych wypada dość korzystnie (np. poniedziałek czy piątek) warto więc już teraz zastanowić się jak rozplanować czas pracy i złożyć odpowiednio wcześnie wniosek urlopowy.

Zwrot kosztów dojazdu do i z miejsca pracy, ale dla wybranej grupy na 2025 r. [projekt]

Wciąż nie weszło w życie rozporządzenie w sprawie zwrotu kosztów dojazdu do i z miejsca pełnienia służby. Być może stanie się to 2025 r., ponieważ aktualnie obowiązujące rozporządzenie jest z 2003 r., a przecież realia życia się znacznie zmieniły przez ten czas.

REKLAMA