Ograniczenie dostępu do bazy prywatnych numerów telefonów pracowników

Nie. Dane kontaktowe pracownika, takie jak prywatny numer telefonu czy adres e-mailowy, są danymi osobowymi chronionymi przepisami prawa. Mogą mieć do nich dostęp jedynie osoby uprawnione, a nie wszyscy pracownicy zatrudnieni w danej firmie.

Pracodawca ma prawo stworzyć bazę prywatnych numerów telefonów swoich pracowników na podstawie art. 22 § 4 k.p. Z jego treści wynika bowiem, że pracodawca może żądać podania innych danych niż wyraźnie wskazane w art. 22 § 1 i 2 k.p., jeżeli obowiązek ich uzyskania wynika z odrębnych przepisów, np. pracodawca może odwołać pracownika z urlopu czy wezwać do świadczenia pracy w godzinach nadliczbowych. Nie dysponując prywatnym numerem telefonu do pracownika, pracodawca nie mógłby realizować powyższych uprawnień. Może on jednak korzystać z udostępnionego prywatnego numeru telefonu jedynie wyjątkowo, nie może go używać do załatwiania bieżących spraw służbowych.

Dane kontaktowe pracownika są danymi osobowymi, które podlegają ochronie przewidzianej w ustawie o ochronie danych osobowych. Z tego względu nie można ich udostępnić wszystkim pracownikom (np. umieścić w intranecie czy na tablicy informacyjnej). Dostęp do nich mogą mieć wyłącznie osoby pisemnie upoważnione przez administratora danych, czyli pracodawcę. Upoważnienie to powinno wskazywać osobę uprawnioną do przetwarzania danych oraz precyzyjnie wyznaczać zakres tego uprawnienia. Pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia pisemnej ewidencji takich osób oraz powinien wyznaczyć administratora bezpieczeństwa informacji. Pracodawca, który jest osobą fizyczną, samodzielnie nadzoruje ochronę danych osobowych. Niezachowanie wymogów koniecznych przy przetwarzaniu danych osobowych może narazić pracodawcę na karę w przypadku kontroli inspektora ochrony danych osobowych. Na podstawie ustawy o ochronie danych osobowych osoby, które przetwarzają dane bez upoważnienia, udostępniają je osobom nieuprawnionym lub umożliwiają takim osobom dostęp podlegają grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności. Warto dodać, że pracodawcy nie mają obowiązku rejestrowania u Generalnego Inspektora Danych Osobowych zbioru danych dotyczących pracowników, osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych, członków rodzin tych osób (małżonków i dzieci) oraz osoby, którą należy zawiadomić w razie wypadku.

Podstawa prawna

● Art. 22¹, 15¹, 151⁵, 167 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94; ost. zm. Dz.U. z 2011 r. nr 80, poz. 432.

● Art. 37 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych – t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926; ost. zm. Dz.U. z 2010 r. nr 229, poz. 1497.