Strona główna » Kadry » Indywidualne prawo pracy » Odpowiedzialność, prawa i obowiązki » Prowadzenie akt osobowych pracownika

Prowadzenie akt osobowych pracownika

22 sierpnia 2012, 08:30

Dołącz do grona ekspertów

Ewa Drzewiecka

Obowiązek założenia i prowadzenia dokumentacji pracowniczej dotyczy każdego pracodawcy, nawet zatrudniającego jednego pracownika. Obowiązkowe jest również jej przechowywanie przez 50 lat w odpowiednich warunkach.

Pracodawca ma obowiązek założenia i prowadzenia oddzielnie dla każdego pracownika akt osobowych. Poza aktami pracodawcy prowadzą odrębnie dla każdego zatrudnionego m.in. imienną listę wypłacanego wynagrodzenia.

Złożenie dokumentów we właściwej części akt

Część A akt osobowych zawiera dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. W części B należy przechowywać dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia.

W części C znajdują się dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. Wszystkie dokumenty powinny znajdować się w odpowiednich częściach akt. Należy je ułożyć chronologicznie oraz ponumerować. Części A, B, C powinny zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.

Akta osobowe pracownika na poszczególnych etapach zatrudnienia

A – ubieganie się o zatrudnienie	B – nawiązanie stosunku pracy i przebieg zatrudnienia	C – ustanie zatrudnienia
1	2	3
● kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie	● umowa o pracę	● oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę
	● dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy, np. umowa o telepracę
● świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, ● potwierdzenie równoległego zatrudnienia u innego pracodawcy, od którego przedstawienia zależy np. zwiększony wymiar urlopu wypoczynkowego	● jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie – potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków	● dokumenty dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 1³ k.p.) oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 k.p.)
● dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy	● zakres czynności/obowiązków (jeżeli został przedstawiony pracownikowi)	● kopia wydanego pracownikowi świadectwa pracy
	● pisemne potwierdzenie zapoznania się pracownika z: treścią regulaminu pracy, informacją o porządku pracy, przepisami i zasadami bhp, obwieszczeniem w sprawie czasu pracy, zakresem informacji objętych tajemnicą	● potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 § 2 k.p.c.), np. dokumenty o zajęciu wynagrodzenia przesłane przez komornika.
● orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku	● zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bhp	● umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy
● inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów, np. zaświadczenie o niekaralności, upoważnienie lub potwierdzenie ustawowego przedstawiciela małoletniego, zawierające wyrażenie zgody na zawarcie umowy o pracę osoby w wieku 16–18 lat	● oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze korzystania z uprawnień w związku z posiadaniem dzieci	● orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy, np. w wyniku badań w trybie art. 229 § 5 pkt 2 k.p.
● metryka urodzenia i świadectwo ukończenia gimnazjum. Dotyczy to osoby niepełnoletniej w wieku 16–18 lat, ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego. W drodze wyjątku, na podstawie odrębnych przepisów, mogą być zatrudnieni młodociani, którzy nie ukończyli gimnazjum i/lub nie ukończyli 16 lat	● dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się, czyli związane z zawarciem umowy o zwykłej odpowiedzialności materialnej oraz umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej
● dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy, np. orzeczenie o niepełnosprawności	● dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych (np. umowa określająca prawa i obowiązki pracodawcy i pracownika w związku z podnoszeniem przez niego kwalifikacji zawodowych)
● dokumenty potwierdzające umiejętności i osiągnięcia zawodowe kandydata do pracy	● oświadczenie dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie, ● dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej, ● pisma dotyczące udzielania pracownikowi urlopu wychowawczego i urlopu bezpłatnego, a także obniżenie wymiaru czasu pracy w zamian za urlop wychowawczy, ● orzeczenie lekarskie wydane w zw. z przeprowadzonymi obowiązkowymi badaniami okresowymi i kontrolnymi. ● umowa o zakazie konkurencji, ● wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy (art. 142 k.p.)

Podstawa prawna:

art. 97 § 1³, art. 103⁴, art. 142–144, art. 171 § 3, art. 229 § 5 k.p.,
§ 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.).

Inna obowiązkowa dokumentacja

Przepisy prawa pracy nakładają na pracownika obowiązek prowadzenia także innej dokumentacji niż akta osobowe. Należy tu zaliczyć dokumentacje prowadzone dla całego zakładu pracy, czyli ewidencje: pracowników młodocianych oraz osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych, a także dokumentację dotyczącą podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy, a także świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami.

Ponadto pracodawca musi prowadzić odrębnie dla każdego pracownika (obok akt osobowych) imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację oraz kartę ewidencji czasu pracy. Do karty ewidencji czasu pracy pracownika pracodawca powinien dołączyć wnioski pracownika o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych.

Podstawa prawna:

art. 85 § 5, art. 149, 151², 193, art. 237⁹ § 3 k.p.,
§ 7, 8, 8a rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.).

Dokumenty i informacje od kandydatów do pracy i od pracowników

Od kandydata do pracy pracodawca może domagać się wyłącznie danych i dokumentów wymienionych w art. 22¹ k.p. oraz w rozporządzeniu z 28 maja 1996 r. Od osoby ubiegającej się o zatrudnienie pracodawca nie może wymagać takich samych danych jak od pracownika.

Pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

imię (imiona) i nazwisko,
imiona rodziców,
datę urodzenia,
miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
wykształcenie,
przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Pracodawca może żądać podania innych danych osobowych, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów, np. pytanie o obywatelstwo. Niedopuszczalne jest żądanie od kandydatki informacji na temat jej ewentualnej ciąży, z wyjątkiem przypadku, gdy stara się o zatrudnienie przy pracach wzbronionych kobietom w ciąży. Dane są udostępniane w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Oświadczenie może mieć formę kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie.

Pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia następujących dokumentów:

wypełnionego kwestionariusza osobowego,
świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
świadectwa ukończenia gimnazjum – w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Do 27 lipca 2006 r. przepisy zezwalały na domaganie się od kandydata do pracy podania również zdjęcia. Regulacja ta została uchylona, jednak pracownik może złożyć zdjęcie z własnej inicjatywy, np. w CV.

Pracodawca ma prawo żądać udokumentowania także danych osobowych: dzieci, małżonka, osoby, którą należy powiadomić w razie wypadku. Oczywiście pracodawca może zażądać – zamiast dokumentów – jedynie złożenia oświadczenia, w którym pracownik wskaże dokument zaświadczający o danych albo w ogóle nie korzystać z tego prawa, np. w sytuacji gdy nie ma żadnych wątpliwości co do prawdziwości podanych informacji.

Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające jej umiejętności (np. potwierdzenie znajomości języków obcych – FC, TOEFEL; prawo jazdy) i osiągnięcia zawodowe (np. wyróżnienie za osiągnięcie najwyższej sprzedaży w regionie). Kandydat może również przekazać świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.

Żądanie od kandydata do pracy przedłożenia oryginałów jest dopuszczalne wyłącznie do wglądu i w celu sporządzenia kopii lub odpisów.

Pracodawca samodzielnie poświadcza ich zgodność z oryginałem. W razie zatrudnienia kandydata kopie lub odpisy pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika. Kandydat na pracownika może z własnej woli przekazać pracodawcy oryginalne dokumenty. Powinien wówczas wskazać, które z nich są oryginalne i taką informację można umieścić na końcu kwestionariusza osobowego. Oryginalne dokumenty stanowią własność kandydata. W przypadku ich utraty lub zniszczenia pracownik może żądać naprawienia wynikłej z tego powodu szkody na podstawie przepisów prawa cywilnego. Jeżeli pracodawca nie naprawi szkody, pracownik może wystąpić do sądu pracy z roszczeniem, które nie powinno być wyższe niż roszczenie związane z niewydaniem świadectwa pracy (czyli nie wyższe niż wynagrodzenie za 6-tygodniowy okres pozostawania bez pracy).

Pracodawca nie może żądać złożenia ani przedłożenia innych dokumentów niż wymienione w rozporządzeniu z 28 maja 1996 r., chyba że wynika to z przepisów, np. zezwolenie na zatrudnienie cudzoziemca, zaświadczenie o niekaralności. Pracodawca może zatem uzyskać informacje o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego wyłącznie wtedy, gdy z przepisów ustawy regulującej wykonywanie określonego zawodu lub prowadzenie określonej działalności wynika wymóg niekaralności, np. w służbie cywilnej. Od pozostałych pracowników pracodawca nie może wymagać ww. informacji, ale pracownicy mogą je składać z własnej inicjatywy.

Zasadniczo kandydat powinien także złożyć oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych. Wyjątkowo nie jest ono wymagane, gdy niezwłocznie po zakończeniu procesu rekrutacji pracodawca usunie dane osobowe (tzw. zbiór doraźny).

Podstawa prawna:

art. 22¹ § 1 i 3, art. 300 k.p.,
art. 2 ust. 3 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.),
§ 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.).

Orzecznictwo:

wyrok SN z 6 października 1976 r. (I PR 130/76, OSNC 1977/4/82),
wyrok SN z 22 listopada 1990 r. (I PR 362/90, OSP 1991/9/213),
wyrok SN z 8 maja 2002 r. (I PKN 267/01, OSNP 2004/6/99).

Co dodatkowo składa zatrudniony pracownik

Jeżeli kandydat zostanie zatrudniony, pracodawca ma prawo żądać od pracownika także:

numeru PESEL,
innych potrzebnych danych osobowych pracownika,
imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.

Ponadto pracodawca może domagać się danych związanych z powszechnym obowiązkiem obrony oraz danych osoby, którą należy zawiadomić w razie wypadku pracownika (imię, nazwisko, adres i telefon).

Każdy kwestionariusz osobowy jest dokumentem zawierającym dane osobowe podlegające ochronie. W zakresie nieuregulowanym w art. 22¹ k.p., stosuje się przepisy o ochronie danych osobowych.

Podstawa prawna:

art. 22¹ § 2 k.p.

Przechowywanie dokumentacji

Każdy pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i akt osobowych pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Płatnicy składek na ubezpieczenia społeczne są zobowiązani do przechowywania dokumentacji, na podstawie której następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty przez 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Oznacza to, że pracodawcy mają obowiązek przechowywania listy płac, karty wynagrodzeń albo innych dowodów, np. dokumentacji osobowej pracowników przez 50 lat od dnia zakończenia pracy. Dokumentacja pomocnicza i operacyjno-obliczeniowa służąca do sporządzenia list płac, niebędąca dowodem księgowym, może być przechowywana przez 5 lat. Kopie wydanych zaświadczeń o płacach i ich rejestry wystarczy przechowywać przez 3 lata. Od 1 stycznia 2009 r. po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego pracodawcy prowadzący księgi rachunkowe mogą przenosić listy płac na informatyczne nośniki danych. Warunkiem jest jednak posiadanie urządzeń pozwalających na ich odtworzenie w postaci wydruku. Pracodawcy, którzy nie prowadzą ksiąg rachunkowych, nie mają takiej możliwości.

Podstawa prawna:

art. 94 pkt 9b k.p.,
art. 125a ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2009 r. nr 153, poz. 1227 ze zm.),
art. 73 ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (DzU z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.).

Odpowiedzialność pracodawcy

Pracodawca, który nie prowadzi lub nienależycie prowadzi dokumentację pracowniczą, naraża się na grzywnę od 1000 do 30 000 zł. Poza tym niewywiązywanie się z tego obowiązku może niekorzystnie wpłynąć na rozstrzygnięcie sporu przed sądem, gdyż zaniedbania w tym zakresie obciążają pracodawcę. Sąd może wówczas uwzględnić roszczenia pracownika, jeśli potwierdzą je dowody przez niego wskazane.

Ponadto może mieć miejsce sytuacja, gdy wskutek nienależytego wykonania obowiązku prowadzenia dokumentacji pracowniczej pracodawca poniesie odpowiedzialność materialną za wyrządzoną pracownikowi z tego powodu szkodę, np. pracownik nie otrzymał zaświadczenia o zatrudnieniu w warunkach szkodliwych lub o szczególnym charakterze.

Podstawa prawna:

art. 94 pkt 9a, art. 281 pkt 6 i 7 k.p.,
rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.).

Orzecznictwo: