Kategorie

Telefoniczne potwierdzenie przez pracodawcę wynagrodzenia pracownika

Mariusz Pigulski
ekspert ds. prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, autor licznych opracowań i publikacji z dziedziny kadrowo-płacowej
Jeden z naszych pracowników, który ubiega się w banku o kredyt, dostarczył nam do wypełnienia zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach. W zaświadczeniu znajduje się klauzula, że bank zastrzega sobie prawo do telefonicznego potwierdzenia danych podanych w zaświadczeniu. Czy możemy wypełnić taki dokument bez pisemnej zgody pracownika? Czy w tej sytuacji musimy zobowiązać pracownika do wyrażenia pisemnej zgody na udzielenie przez nas informacji o nim podczas telefonicznej rozmowy z pracownikiem banku?

Nie muszą Państwo uzyskiwać pisemnej zgody pracownika na wypełnienie zaświadczenia o jego zatrudnieniu i zarobkach. Pracownik powinien natomiast wyrazić zgodę (najlepiej na piśmie) na telefoniczne potwierdzenie jego danych zawartych w zaświadczeniu podczas kontaktu z pracownikiem banku. Powinni jednak Państwo zachować szczególne bezpieczeństwo, aby mieć pewność, że przekazywane przez telefon dane otrzyma uprawniony pracownik tego banku. Można też odmówić przekazywania informacji o pracowniku w formie telefonicznej.

UZASADNIENIE

Pracodawca nie ma obowiązku telefonicznego potwierdzania jakichkolwiek informacji o pracowniku, choć taka praktyka weryfikowania przez niektóre instytucje danych zamieszczanych w zaświadczeniach o zatrudnieniu i zarobkach jest dość powszechna. Z uwagi na fakt, że tego rodzaju dane są chronione, pracodawca powinien zachować szczególną ostrożność przy ich udostępnianiu osobom trzecim – bez względu na sposób tego udostępnienia. Pracodawca ponosi bowiem odpowiedzialność cywilną i karną za nieprawidłowe przetwarzanie danych osobowych swoich pracowników.

W przypadku udostępnienia nieupoważnionym osobom m.in. informacji o wynagrodzeniu kogokolwiek z zatrudnionych pracowników zakład pracy może zostać zobligowany do zapłaty pieniężnego zadośćuczynienia z powodu naruszenia dóbr osobistych swoich pracowników (art. 448 Kodeksu cywilnego). Ponadto za takie naruszenie osoby administrujące zbiorem danych lub zobowiązane do ochrony danych osobowych podlegają grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do 2 lat. Jeżeli natomiast sprawca działa nieumyślnie, podlega karze grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do roku (art. 51 ust. 2 ustawy o ochronie danych osobowych).

Zagrożenie (–)

Za niezgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych swoich pracowników pracodawcy ponoszą odpowiedzialność cywilną i karną.

Jak pokazuje praktyka, telefoniczne pozyskiwanie danych o pracownikach np. przez banki czy inne instytucje finansowe lub potwierdzanie danych z zaświadczeń wystawianych przez pracodawcę jest dość częstym zjawiskiem. Z tego względu w tej kwestii stanowisko zajął Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (opublikowane na stronie internetowej GIODO), w którym uznał, że istnieje możliwość telefonicznego udzielenia bankowi przez pracodawcę (lub upoważnioną przez niego osobę) informacji o danych osobowych pracownika, pod warunkiem że:

  • zatrudniony wyrazi uprzednio na to zgodę,
  • będzie to uczynione w sposób wykluczający poznanie tych danych przez osoby nieupoważnione.

Do celów dowodowych zgoda pracownika na udostępnienie bankowi jego danych osobowych powinna być udzielona pracodawcy na piśmie, przy czym pracownik nie ma obowiązku zachowania takiej formy, a pracodawca nie może tego od niego żądać. Należy zatem uznać, że w takim przypadku ustna zgoda pracownika jest wystarczająca.

Aby uniknąć posądzenia o działania niezgodne z prawem, pracodawcy powinni wprowadzić procedurę potwierdzania danych pracownika, wykazanych w uprzednio wystawionym zaświadczeniu, pozwalającą na całkowite wyeliminowanie wątpliwości dotyczących tożsamości osoby, której przekazują dane, i tego, czy ma ona prawo do ich otrzymania.

PRZYKŁAD

Pracodawca odebrał telefon od osoby, która przedstawiła się jako pracownik banku, i poprosiła o potwierdzenie danych zawartych w zaświadczeniu o zarobkach jednego z pracowników. Pracodawca poprosił pracownika banku o podanie imienia, nazwiska i stanowiska służbowego, po czym zadzwonił do banku, aby potwierdzić tożsamość tej osoby oraz czy może ona mieć dostęp do danych, o które wystąpiła podczas rozmowy. Dopiero po potwierdzeniu przez bank powyższych informacji pracodawca sam skontaktował się z tym pracownikiem banku, aby potwierdzić dane zawarte w zaświadczeniu o zatrudnieniu i zarobkach swojego pracownika. Takie postępowanie pracodawcy jest prawidłowe.

Telefoniczne udzielanie przez pracodawcę (lub osobę upoważnioną) danych o pracownikach jest bardzo ryzykowne i może naruszać przepisy ustawy o ochronie danych osobowych. Dlatego pracodawca może odmówić przekazywania tą drogą jakichkolwiek informacji o zatrudnionych zwłaszcza wtedy, gdy nie ma pewności, że odbiorca tych informacji jest tą osobą, za którą się podaje. W takiej sytuacji zalecane jest, aby pracodawca zwrócił się do banku z prośbą o oficjalne wystąpienie w tej sprawie, podpisane przez upoważnioną osobę. Należy przy tym pamiętać, że przepisy ustawy – Prawo bankowe i ustawy o ochronie danych osobowych nie przewidują takiej formy pozyskiwania żądanych informacji. Banki nie mogą zatem uzależniać przyznania kredytu od udzielenia informacji o pracowniku w formie telefonicznej (pismo NBP do GINB z 6 kwietnia 2001 r. sygn. NB/BPN/I/214/01).

Korzyści (+)

Pracodawca może bez żadnych konsekwencji odmówić telefonicznego potwierdzania jakichkolwiek danych pracownika.

Podstawa prawna:

  • art. 1, art. 36, art. 51 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 ze zm.),
  • art. 23, art. 24 i art. 448 Kodeksu cywilnego.

Orzecznictwo uzupełniające:

  • Żadne względy natury organizacyjno-finansowej nie powinny być traktowane jako podstawa do sprzecznego z prawem przetwarzania danych osobowych przez banki. (Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 4 marca 2002 r., II SA 3144/01, M. Prawn. 2002/8/340)
Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Umowy o pracę – zawieranie i rozwiązywanie
Umowy o pracę – zawieranie i rozwiązywanie
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Potrącenie zaległości ZUS z emerytury od 2022 r.

    Potrącenie zaległości składkowych z emerytury, renty i zasiłku będzie możliwe od 2022 r. ZUS odliczy składkę zdrowotną, podatek i należności składkowe nieopłacone w terminie. Do jakiej wysokości?

    Niemcy: niezaszczepieni bez rekompensaty za czas kwarantanny

    Niezaszczepieni nie otrzymają rekompensaty za czas kwarantanny. Nowe przepisy w Niemczech zaczną obowiązywać od 1 listopada 2021 r.

    Praca zdalna a work-life balance

    Praca zdalna a work-life balance - za dużo work i za mało life? Z badania "Candidate Pulse" wynika, ze praca zdalna zachwiała balansem między życiem prywatnym i zawodowym. Pracownicy odczuwają również więcej presji ze strony pracodawców.

    Pracodawca sprawdzi certyfikat covid [VIDEO]

    Pracodawca sprawdzi certyfikat covid? Najpewniej tak, ale na zasadzie dobrowolności. Co to oznacza? Na to i inne pytania odpowiada Stanisław Szwed, wiceminister pracy, polityki społecznej i rodziny.

    Obniżenie wieku emerytalnego jako fatalna decyzja [VIDEO]

    Obniżenie wieku emerytalnego było fatalną decyzją. Ekonomiści negatywnie oceniają niższy i zróżnicowany dla kobiet i mężczyzn wiek emerytalny w Polsce.

    Co pandemia uświadomiła menadżerom? [VIDEO]

    Pandemia a zarządzanie - co kryzys wywołany pandemią uświadomił menadżerom? Okazało się, że kapitał ludzki jest niezwykle ważny. Duże znaczenie ma także zdolność do szybkich zmian.

    Kodeks pracy art. 30

    Kodeks pracy w art. 30 wylicza sposoby rozwiązania umowy o pracę: porozumienie stron, wypowiedzenie, dyscyplinarka i upływ czasu.

    Kontroferta dla pracownika - co to jest?

    Kontroferta dla pracownika - co to jest i w jakim celu się ją stosuje? Czy warto przyjąć kontrofertę?

    Jesienna rekrutacja w logistyce - jak zachęcić do pracy w firmie?

    Startuje jesienna rekrutacja w logistyce. Jakich pracowników brakuje? Jak zachęcić do pracy w danej firmie? Co przyciąga pracowników?

    Kontrole PIP na małych budowach 2021 - wyniki

    Kontrole PIP na małych budowach zostały wzmożone w 2021 r. Z danych statystycznych wynika, że to właśnie na małych budowach jest najwięcej wypadków przy pracy. Jakie są wyniki kontroli PIP?

    Praca sezonowa - prawa cudzoziemców przez cały rok

    Praca sezonowa - prawa cudzoziemców nie są sezonowe. Przypomina o tym PIP w kampanii "Prawa przez cały rok". Jak zatrudnić cudzoziemca na podstawie zezwolenia na pracę sezonową? Czym jest umowa o pomocy przy zbiorach?

    Europejskie Porozumienie dotyczące aktywnego starzenia się

    Europejskie Porozumienie podpisane w 2017 r. dotyczy aktywnego starzenia się i podejścia międzypokoleniowego w pracy. Realizując je, w Polsce powstało "Porozumienie strony pracowników oraz strony pracodawców RDS na rzecz aktywnego starzenia". Wypracowano w nim szereg rozwiązań na rzecz aktywnego starzenia się.

    Kiedy zmiana czasu na zimowy w 2021?

    Kiedy jest zmiana czasu na zimowy w 2021 r.? Czy ostatni raz przestawiamy zegarki jesienią? Jak zmiana czasu wpływa na czas pracy w nocy?

    Wypłata wynagrodzenia za pracę w sobotę, niedzielę

    Wypłata wynagrodzenia za pracę to podstawowy obowiązek pracodawcy. Co w przypadku, gdy dzień wypłaty wynagrodzenia wypada w sobotę lub niedzielę?

    Jak niemieccy pracodawcy przygotowują się na 4 falę covid?

    4 fala covid przewidywana jest na jesień 2021 r. Statystyki wskazują na tendencję wzrostową zakażeń. Jak niemieccy pracodawcy przygotowują się na ten trudny czas?

    Weryfikacja szczepień pracowników - projekt

    Weryfikacja szczepień pracowników - trwają prace nad projektem nowych przepisów. Czy pracodawcy będą mogli sprawdzić fakt zaszczepienia się przeciw COVID-19 przez pracowników?

    Umowa o dzieło - ZUS, zgłoszenie

    Umowa o dzieło - zgłoszenie do ZUS jest obowiązkowe od 2021 r. Jaki jest termin na zgłoszenie? Kto musi zgłosić umowę do ZUS?

    Zmiany w ubezpieczeniach społecznych od 18 września 2021 r.

    Najnowsze zmiany w ubezpieczeniach społecznych weszły w życie 18 września 2021 r. Sprawdź, co się zmieni.

    Wypalenie zawodowe podstawą zwolnienia lekarskiego od 2022 r.

    Wypalenie zawodowe od 2022 r. będzie podstawą do otrzymania zwolnienia lekarskiego (l4). Czym jest wypalenie? Jakie są objawy? Jak przeciwdziałać?

    Przeniesienie urlopu na kolejną umowę - wzór porozumienia

    Przeniesienie urlopu wypoczynkowego na kolejną umowę o pracę może nastąpić na mocy porozumienia stron. Jak je prawidłowo sporządzić? Oto wzór porozumienia.

    Ostatnie dni na wniosek o zwolnienie z ZUS!

    Wniosek o zwolnienie z ZUS - sklepiki szkolne i piloci muzealnych wycieczek mają ostatnie dni na ubieganie się o zwolnienie z obowiązku opłacania składek ZUS.

    Podwyższona kwota wolna od potrąceń - covid

    Podwyższona kwota wolna od potrąceń została przewidziana w tarczy na czas pandemii COVID-19. Kogo dotyczy? Ile wynosi?

    Usprawiedliwienie nieobecności w pracy - szczepienie

    Usprawiedliwienie nieobecności w pracy z powodu szczepienia - kiedy jest możliwe? Czy szczepienie dziecka uzasadnia zwolnienie od pracy?

    Kobiety najwięcej ucierpiały na pandemii

    Kobiety najwięcej straciły w czasie pandemii. To one częściej były zwalniane. Spadł na nie ciężar opieki nad dziećmi i pracy jednocześnie. Jak wpłynęło to na ich zdrowie?

    Płace rosną, bo firmy walczą o pracowników

    Płace rosną wszędzie. Wszystkie kody PKD odnotowały w sierpniu 2021 r. podwyżki wynagrodzeń. Firmy walczą w ten sposób o pracowników.