Kategorie

Czy w aktach osobowych pracownika można przechowywać kserokopię jego dokumentów stanu cywilnego

Wojciech Dyląg
Zatrudnione przeze mnie osoby korzystają z przywilejów z tytułu macierzyństwa, dodatków na dzieci itp. Czy jako pracodawca mam prawo żądać od pracownika danych bądź dokumentów uwiarygodniających stan rodzinny, np. związanych ze zmianą stanu cywilnego, urodzeniem dziecka, zgonem rodzica i umieszczać je w jego aktach osobowych?

Ma Pan prawo żądać od pracowników tych danych, jeżeli ich podanie jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracowników ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy. Kserokopii tych dokumentów nie musi Pan przechowywać w aktach osobowych pracowników. Nie ma jednak przeszkód, żeby je tam zamieścić.

UZASADNIENIE

 Prawo pracodawcy do żądania od danej osoby podania jej danych osobowych jest uzależnione od tego, czy dotyczy ono osoby ubiegającej się o zatrudnienie czy osoby już zatrudnionej. W przypadku kandydata do pracy pracodawca ma prawo żądać danych obejmujących: imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia (art. 221 § 1 Kodeksu pracy).

Jeśli chodzi o osoby już zatrudnione, uprawnienie pracodawcy do żądania danych osobowych jest szersze, ponieważ dotyczy osób będących w stosunku pracy z tym pracodawcą. Wówczas odmowa ujawnienia przez pracownika danych, których może żądać pracodawca, stanowi naruszenie obowiązków pracowniczych. Pracownik może zostać z tego powodu ukarany karą porządkową lub w szczególnych przypadkach, np. kiedy odmawia podania podstawowych danych osobowych, jak miejsce zamieszkania, wykształcenie itp., może zostać zwolniony z pracy (za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia).

WAŻNE!

Odmowa przez pracownika podania danych osobowych, których ma prawo żądać od niego pracodawca, jest naruszeniem obowiązków pracowniczych i może być podstawą do ukarania pracownika.


Od pracownika pracodawca, oprócz danych, których może żądać od kandydata do pracy, dodatkowo ma prawo wymagać podania numeru PESEL oraz innych danych osobowych, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez niego ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy (art. 221 § 2 Kodeksu pracy). Zasadą jest, że zarówno osoba ubiegająca się o zatrudnienie, jak i pracownik przekazują pracodawcy dane w formie oświadczenia. Pracodawca ma jednak prawo żądać udokumentowania tych danych (art. 221 § 3 Kodeksu pracy).

PRZYKŁAD

Pracodawca zażądał od pracownika podania wszystkich miejsc dotychczasowego zamieszkania. Pracownik odmówił. Pracodawca uznał, że jest to naruszenie obowiązków pracowniczych i rozwiązał z pracownikiem umowę bez wypowiedzenia. Pracodawca nie miał prawa uznać tego faktu za podstawę do rozwiązania stosunku pracy. Pracownik nie musi bowiem podawać wszystkich miejsc dotychczasowego zamieszkania, tylko aktualne. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 5 sierpnia 2008 r. (I PK 37/2008, OSNP 2010/1-2/4) polecenie pracodawcy nakładające na pracownika obowiązek udzielenia informacji (danych osobowych) niewynikających z przepisów prawa pracy jest niezgodne z prawem i dlatego odmowa jego wykonania nie może stanowić podstawy rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia.

Pracownik może wyrazić zgodę i udostępnić pracodawcy jeszcze inne niż ww. dane osobowe, np. odcisk palca. Zgodnie z wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 27 listopada 2008 r. (II SA/Wa 903/2008), pracodawcy mają prawo użyć odcisku palca pracownika w systemie elektronicznej kontroli obecności, jeśli zainteresowany wyrazi na to zgodę.

Ze względu na obowiązki wynikające ze stosunków pracy, pracodawca musi uzyskiwać i gromadzić określone informacje na temat pracownika. Może również żądać od pracownika udokumentowania uprawnień pracowniczych, które mu przysługują, np. prawa do zwolnienia od pracy z tytułu ślubu lub śmierci rodzica.

Jeżeli chodzi o umieszczenie w dokumentacji pracowniczej aktów stanu cywilnego w postaci kserokopii, np. odpisu aktu małżeństwa, odpisu aktu zgonu rodziców pracownika pracodawca nie ma obowiązku umieszczania tych dokumentów w aktach osobowych. Pracodawca może je zastąpić oświadczeniem pracownika potwierdzającym zaistnienie pewnych okoliczności, które uprawniają pracownika do zwolnienia od pracy. Nie ma jednak przeszkód, żeby kserokopie dokumentów potwierdzające prawo pracownika do uprawnień pracowniczych przechowywać w części B akt osobowych.

Podstawa prawna

  • art. 221 § 1–3, art. 52 § 1 Kodeksu pracy,
  • § 6 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zm.).
Więcej na ten temat przeczytasz w naszej publikacji
Komplet: Kodeks pracy 2021 + Dokumentacja kadrowa 2021
Komplet: Kodeks pracy 2021 + Dokumentacja kadrowa 2021
Tylko teraz
148,20 zł
228,00
Przejdź do sklepu
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Wzrost minimalnego wynagrodzenia - czy trzeba zmieniać umowę o pracę?

    Wzrost minimalnego wynagrodzenia - czy trzeba zmieniać umowę o pracę? Co roku rośnie kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę (tzw. najniższej krajowej, płacy minimalnej) i minimalnej stawki godzinowej. Już dziś wiadomo, że minimalne wynagrodzenie wzrośnie w 2022 r. do 3010 zł brutto (w 2021 roku wynosi 2800 zł). Pracownicy i pracodawcy mają wątpliwości, czy z uwagi na wzrost płacy minimalnej od nowego roku trzeba zmienić postanowienia wszystkich umów o pracę, które obecnie opiewają na kwotę niższą niż 3010 zł? Czy można nie zmieniać umów a np. uzupełniać wynagrodzenie za pracę, premią do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę? Co może zrobić pracownik, jeżeli pracodawca nie wypłaca mu minimalnego wynagrodzenia? Wyjaśnień w tym zakresie udzieliła Państwowa Inspekcja Pracy.

    Jak zapewnić bezpieczeństwo pracownikom zdalnym?

    Bezpieczeństwo pracowników zdalnych może stanowić duże wyzwanie. To w domu zdarza się najwięcej wypadków. Za co odpowiada pracodawca? Jakie są przepisy BHP?

    Potwierdzenie danych w ZUS - instrukcja

    Potwierdzenie danych w ZUS można otrzymać przez PUE ZUS. Jak samodzielnie utworzyć dokument? Oto instrukcja jak zrobić to krok po kroku.

    Potwierdzenie z PUE ZUS pobierze także świadczeniobiorca

    Elektroniczne Potwierdzenie z PUE ZUS pobierze teraz także świadczeniobiorca, np. potwierdzenie prawa do emerytury, renty, zasiłku.

    Od wypłat z PPK zazwyczaj nie pobiera się podatku Belki

    Wypłaty z PPK - uczestnik PPK może w każdym czasie skorzystać ze swoich środków. W niektórych przypadkach wiąże się to jednak z obowiązkiem zapłaty 19% zryczałtowanego podatku dochodowego (tzw. podatku Belki).

    Potrzeby pracowników - wnioski z pandemii

    Potrzeby pracowników różnią się w zależności od rodzaju pracowników: fizycznych i biurowych. Jakie wnioski można wyciągnąć z pandemii COVID-19?

    Nadgodziny średniotygodniowe Polaków - pandemia

    Nadgodziny średniotygodniowe Polaków w czasie pandemii wzrosły. Statystyczny pracownik ma w tygodniu 5,5 godziny nadgodzin.

    Narzędzia do identyfikacji talentów - 3 zalety

    Narzędzia do identyfikacji talentów pozwalają zwiększyć potencjał firmy. Jakie są 3 główne zalety tego typu narzędzi?

    Odprawa z tytułu zwolnienia z pracy w pandemii - wątpliwości

    Odprawa z tytułu zwolnienia z pracy w czasie pandemii została uregulowana przepisami ustawy covidowej. Czy nowy limit wysokości odpraw odnosi się do wszystkich świadczeń? Jakie wątpliwości budzą nowe przepisy?

    Nowe święto państwowe w Polsce od 2021 r.

    Nowe święto państwowe w Polsce od 2021 r. ustanawia Prezydent RP. Święto będzie w grudniu. Czy oznacza to kolejny dzień wolny od pracy?

    Niebieska Karta UE - będą zmiany

    Niebieska Karta UE dotyczy zatrudniania cudzoziemców spoza UE. Odbywa się na innych zasadach niż obywateli państw członkowskich UE. Europarlament przyjął przepisy ułatwiające zatrudnianie obcokrajowców.

    Jak najniższa krajowa rosła od 2015 do 2022 r.?

    Najniższa krajowa w 2015 r. wynosiła 1750 zł brutto. W 2022 r. będzie to 3010 zł brutto. Najniższa krajowa wzrosła o 1260 zł.

    Dzień próbny w pracy - płatny czy nie?

    Dzień próbny w pracy a wynagrodzenie - czy jest płatny? Co na to prawo? W celu sprawdzenia pracownika należałoby podpisać umowę na okres próbny.

    PIT-2 a ukończenie 26 roku życia - kiedy złożyć?

    PIT-2 a ukończenie 26 roku życia - kiedy należy złożyć oświadczenie? Co z podwyższonymi kosztami przychodu?

    ZUS ERO - emerytura z datą wsteczną

    ZUS ERO to wniosek o emeryturę z datą wsteczną. Podstawą przyznania lub przeliczenia emerytury z datą wcześniejszą są przepisy covidowe. Dla kogo jest ten wniosek?

    Odprawa emerytalna - wysokość, warunki

    Jaka jest wysokość odprawy emerytalnej? Jakie warunki należy spełnić, aby ją otrzymać? Czy odprowadza się od niej podatek i składki ZUS? Kiedy wypłacić odprawę?

    Jakie są składniki wynagrodzenia za pracę?

    Składniki wynagrodzenia za pracę to przede wszystkim wynagrodzenie zasadnicze i dodatki. Czym premia różni się od nagrody?

    PPK: od 2022 r. stan oszczędności na mojeppk.pl

    PPK - od 2022 r. stan oszczędności będzie można sprawdzić na mojeppk.pl. Do jakich danych będzie miał dostęp każdy uczestnik PPK?

    Płaca minimalna 2022 - jest decyzja rządu

    Płaca minimalna w 2022 r. wzrośnie o 210 zł. Ile wyniesie płaca minimalna 2022? Jest już ostateczna decyzja rządu.

    Praca zdalna a migracje zarobkowe

    Jak praca zdalna wpływa na migracje zarobkowe? Czy na pewno jest ich teraz mniej? Oto wyniki badania.

    Urlop okolicznościowy - śmierć ojca

    Urlop okolicznościowy - śmierć ojca to okoliczność uprawniająca pracownika do wolnego od pracy. Ile dni przysługuje? Jaki jest termin ich wykorzystania?

    Praca zdalna a kolejne fale pandemii [RAPORT]

    Praca zdalna zyskiwała na popularności wraz z nastaniem kolejnych fal pandemii COVID-19. Sprawdź, jaki wpływ na pracę miały fale koronawirusa w Polsce i Unii Europejskiej.

    Co pracownicy mówią o pracodawcach w sieci?

    Pracownik i pracodawca - jak wyglądają stosunki z szefem? Co można przeczytać na ten temat w Internecie? Okazuje się, że najważniejsze jest dobre rozstanie.

    Urodzeni w latach 1984-1994 chcą całkowitej pracy zdalnej

    Całkowita praca zdalna najwięcej zwolenników ma wśród pracowników urodzonych w latach 1984-1994.

    Niemcy: odszkodowanie za kwarantannę tylko dla zaszczepionych

    Odszkodowanie za czas kwarantanny będzie przyznawane tylko zaszczepionym pracownikom? Taki projekt nowych przepisów powstał w Niemczech.