Kategorie

Zalety i wady outsourcingu kadrowo-płacowego

Mariusz Pigulski
Przekazanie przez pracodawcę do wykonania zewnętrznej firmie określonych obowiązków związanych z prowadzoną aktywnością gospodarczą (outsourcing) ma na celu przede wszystkim odciążyć przedsiębiorstwo, aby mogło ono w pełni skoncentrować się na podstawowych celach swojej działalności.

Ze względu na rozmiar obszaru powierzanego przez pracodawcę wyspecjalizowanemu podmiotowi, można wyróżnić outsourcing pełny, polegający na korzystaniu z kompleksowej obsługi określonej sfery działań firmy, i outsourcing selektywny, w którym są świadczone jedynie niektóre czynności z danego zakresu.

Jak znaleźć rzetelną firmę outsourcingową

Reklama

W outsourcingu przedsiębiorcy najczęściej poszukują możliwości zwiększania skuteczności podejmowanych przedsięwzięć oraz obniżania kosztów, które są przeznaczane na nieprodukcyjne odcinki działalności organizacji. Do tych odcinków należy zaliczyć szeroko pojętą administrację, której część stanowi obsługa pracowników w zakresie kadrowo-płacowym. Jednym z najbardziej rozpowszechnionych jest tzw. outsourcing kadrowo-płacowy.

Wdrożenie outsourcingu kadrowo-płacowego upraszcza strukturę pionu finansowego firmy oraz zwalnia ze stałej konieczności interpretowania zawiłych przepisów i śledzenia zachodzących w nich zmian.

Główne zalety i wady outsourcingu

Zalety

Wady

● redukcja kosztów związanych z dziedzinami działalności przedsiębiorstwa, które nie są kluczowe – możliwość zmniejszenia stanu zatrudnienia na tzw. stanowiskach administracyjnych, oszczędności wynikające z braku konieczności zakupu i aktualizowania oprogramowania kadrowo-płacowego/księgowego oraz finansowania szkoleń pracowników np. na temat zmian w prawie pracy, podatkach i ubezpieczeniach

● zwolnienie pracowników z wykonywania czasochłonnych czynności administracyjnych, a tym

samym skupienie uwagi na realizacji celów strategicznych firmy

● dostęp do sprawdzonych specjalistów zatrudnionych w firmie outsourcingowej

● brak obowiązku przeprowadzania kosztownej i czasochłonnej rekrutacji specjalistów, np. z zakresu kadr i płac

● ryzyko uzależnienia się przedsiębiorstwa od firmy outsourcingowej

● utrata części własnego wyspecjalizowanego personelu, którego odzyskanie w przyszłości może być trudne

● niebezpieczeństwo znaczącego podniesienia cen za usługi świadczone przez firmę zewnętrzną

● ryzyko nieoczekiwanego zakończenia działalności przez firmę świadczącą outsourcing

Decyzja o przekazaniu części spraw przedsiębiorstwa zewnętrznej firmie zawsze powinna być poprzedzona analizą ekonomiczną.

W tym celu niezbędne jest oszacowanie, który wariant będzie dla pracodawcy bardziej opłacalny i efektywny. Jeśli po dokonanej ocenie uwzględniającej nie tylko aspekty finansowe, ale także potrzeby i zamierzenia firmy, zarówno krótko, jak i długoterminowe, zapadnie decyzja o skorzystaniu z usług outsourcingowych, zasadniczą decyzją będzie wybór właściwego usługodawcy.


Wynajęcie firmy outsourcingowej

Nawiązanie współpracy z nieodpowiednim partnerem może okazać się kosztowne i niebezpieczne, a w skrajnych przypadkach – nawet skutkować zachwianiem ciągłości prowadzonej działalności. Dlatego, zanim pracodawca nawiąże umową z konkretną firmą zewnętrzną, warto:

  • porównać oferty cenowe usługodawców,
  • zapoznać się z historią i doświadczeniem potencjalnego usługodawcy (m.in. jak długo działa w branży, z iloma podmiotami i jak długo współpracuje, czy w międzyczasie zmieniała się jego forma własności itp.),
  • poprosić usługodawcę o referencje,
  • umówić się na spotkanie u potencjalnego usługodawcy, w czasie którego można wstępnie ocenić, jak funkcjonuje organizacja, jakim oprogramowaniem się posługuje, jakiego rodzaju zabezpieczenia systemów komputerowych stosuje, jak archiwizuje dokumentację,
  • przeanalizować oferowane gwarancje,
  • zwrócić uwagę na środki komunikacji wykorzystywane w kontakcie z klientem (dedykowane narzędzia, poczta mailowa, połączenia sieciowe),
  • mieć na względzie odległość od siedziby/placówki usługodawcy.

Po dokonaniu wyboru usługodawcy należy przeanalizować umowę o współpracy przed jej podpisaniem. Na tym etapie przedsiębiorca powinien ubiegać się w umowie o dodatkowe zabezpieczenia dla swojej firmy w postaci np. klauzuli o ewentualnych karach za zaniedbania w realizacji powierzonych zadań. Ponadto przedsiębiorca powinien zadbać o możliwie precyzyjne określenie warunków współpracy i zakres obowiązków obu stron, co pozwoli na uniknięcie niepotrzebnych sporów i niedomówień w przyszłości.

Podmioty zajmujące się outsourcingiem z zakresu kadr i płac realizują takie zadania, jak m.in.:

  • dostarczanie w ustalonych terminach wymaganych dokumentów kadrowych, np. umów o pracę, świadectw pracy, zaświadczeń o zarobkach itp.,
  • tworzenie regulaminów, zarządzeń, procedur, instrukcji,
  • występowanie (na podstawie odrębnych upoważnień/pełnomocnictw) w imieniu klienta przed urzędami administracji publicznej oraz ich reprezentowanie przed organami kontrolnymi (ZUS, PIP, US),
  • przeszkalanie pracowników w zakresie bhp,
  • sporządzanie sprawozdań przewidzianych w przepisach o statystyce publicznej (do GUS),
  • sporządzanie list płac, kartotek wynagrodzeń, raportów ZUS RMUA,
  • przygotowywanie i przesyłanie do odpowiednich instytucji deklaracji i informacji.

Odpowiedzialność firmy outsourcingowej

Reklama

Zlecenie wyspecjalizowanemu podmiotowi pewnej części działalności, mimo że zwykle jest dużym odciążeniem dla przedsiębiorcy, nie zwalnia go z odpowiedzialności związanej z prowadzeniem działalności gospodarczej i zatrudnianiem pracowników.

W praktyce często pojawia się mylne przeświadczenie, że przedsiębiorca nie odpowiada za obszary obsługiwane przez firmę outsourcingową. Powierzenie prowadzenia ksiąg rachunkowych czy spraw kadrowo-płacowych zewnętrznemu podmiotowi (np. biuru rachunkowemu) nie zwalnia płatnika (np. pracodawcy) z odpowiedzialności za zobowiązania podatkowo-składkowe. Za powstałe błędy odpowiedzialność ponosi płatnik, który odpowiada całym swoim majątkiem za należności wynikające ze zobowiązań podatkowych (art. 26 Ordynacji podatkowej). Dotyczy to także należności z tytułu składek, za których nieprzekazanie, bez względu na okoliczności, pracodawca ponosi odpowiedzialność wobec ZUS (art. 4 pkt 2 lit. a w zw. z art. 24 ustawy systemowej). Analogicznie jest w kwestiach związanych ze stosunkiem pracy. Pracownik swoje roszczenia kieruje do pracodawcy, a nie do firmy outsourcingowej.

WAŻNE!

W razie kontroli organów skarbowych, ZUS czy PIP za ewentualne wykroczenia przeciwko prawom pracowniczym czy błędy związane z rozliczeniami podatkowo-składkowymi odpowiada pracodawca.

Firma outsourcingowa ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą oraz odpowiedzialność wynikającą z Kodeksu karnego skarbowego (np. w razie nierzetelnego lub wadliwego prowadzenia ksiąg, nieodzwierciedlającego stanu faktycznego).

Odpowiada ona za szkodę wyrządzoną klientowi, np. pracodawcy, jeśli wystąpią łącznie wszystkie przesłanki odpowiedzialności, czyli:

  • szkoda,
  • zaniechanie lub zawinione działanie usługodawcy oraz
  • związek przyczynowy między szkodą a zaniechaniem lub zawinionym działaniem (art. 361, art. 415, art. 471 Kodeksu cywilnego).

Pracodawca może domagać się odszkodowania od firmy outsourcingowej na drodze postępowania cywilnego. Z tego względu podmioty działające w branży outsourcingu mają wykupione polisy OC, z których są realizowane ewentualne roszczenia usługobiorców.

Podstawa prawna:

  • art. 26 Ordynacji podatkowej,
  • art. 361, art. 415, art. 471 Kodeksu cywilnego,
  • art. 61 Kodeksu karnego skarbowego,
  • art. 4 pkt 2 lit. a, art. 24 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.).
Poszerzaj swoją wiedzę, czytając naszą publikację
Karta Nauczyciela. Komentarz (PDF)
Karta Nauczyciela. Komentarz (PDF)
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń, umowa o pracę

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń pozwala obliczyć dla umowy o pracę wysokość pensji netto, zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne w 2022 r.

    Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

    Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

    Pracodawca dyskryminuje pracownika - co można zrobić?

    Dyskryminacja w pracy - kiedy można mówić o nierównym traktowaniu pracowników? Co można zrobić, kiedy pracodawca dyskryminuje pracownika?

    Wpłaty do PPK także od wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia

    Wpłaty do PPK nalicza się także od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia. Czy nalicza się je od nagrody stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Jeśli tak, to w jakiej wysokości procentowej?

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS otrzymują wsparcie z ZUS. Mogą liczyć na postojowe i zwolnienie z opłacania składek. Do kiedy można składać wnioski?

    Minimalna płaca w 2022 r. brutto netto

    Minimalna płaca w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?

    Strategia Demograficzna 2040 - ocena Konfederacji Lewiatan

    Strategia Demograficzna 2040 jest zbyt ogólna i nie odpowiada współczesnym trendom związanym z rodziną. Jak ocenia ją Konfederacja Lewiatan?

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu. Czy trzeba poinformować ZUS o zmianie miejsca pobytu?