Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dostęp przełożonych do danych osobowych pracownika

Wojciech Brzeziński
Pracodawca jest administratorem danych osobowych zatrudnionych pracowników. W związku z tym jest zobowiązany przede wszystkim do zabezpieczenia zbioru przed dostępem osób niepowołanych oraz do przetwarzania danych osobowych pracowników zgodnie z celem, w jakim są zbierane.

Pracodawca na każdym etapie zatrudnienia pracownika ma prawo żądania, aby ten podał niezbędne do dalszego zatrudnienia dane osobowe. Takie żądanie musi wynikać z obowiązków lub uprawnień przyznanych na podstawie obowiązujących przepisów. Ustawodawca dokładnie sprecyzował, jakich informacji może żądać zatrudniający.

Definicja oraz zakres pojęcia danych osobowych

Definicja legalna danych osobowych znajduje się w art. 6 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych (zwanej dalej u.o.d.o.). Za dane osobowe uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej, której tożsamość można określić bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności przez powołanie się na numer identyfikacyjny albo jeden lub kilka specyficznych czynników określających jej cechy fizyczne, fizjologiczne, umysłowe, ekonomiczne, kulturowe lub społeczne.

Odpowiedzialność pracodawcy za naruszenie ochrony danych osobowych pracownika >>

Ustawa nie zawiera katalogu informacji, które stanowią dane osobowe. Taki charakter mogą posiadać wszelkie informacje, jeśli tylko istnieje możliwość powiązania ich z określoną osobą.

Do danych osobowych można zaliczyć m.in.:

  • imię, nazwisko, miejsce i datę urodzenia, adres zamieszkania, płeć, wzrost, znaki szczególne, obywatelstwo, układ linii papilarnych, cechy dokumentu tożsamości, numer PESEL,
  • wykształcenie, znajomość języków obcych, posiadane uprawnienia zawodowe i kwalifikacje, przebieg pracy, stan cywilny, sytuację rodzinną,
  • przekonania religijne, zainteresowania, upodobania, sposób spędzania wolnego czasu,
  • sytuację majątkową, stan posiadania, w tym informacje o posiadanych dobrach, zgromadzonych oszczędnościach, kontach bankowych, o wysokości płaconych podatków i wszelkiego rodzaju zobowiązaniach finansowych.

W wyroku z 1 grudnia 2009 r. Naczelny Sąd Administracyjny zdecydował, że danymi osobowymi są również dane biometryczne pracowników, takie jak np. odciski palców, wzór siatkówki oka. Pracodawca może zbierać takie dane, pod warunkiem że pracownik wyrazi na to zgodę (I OSK 249/09).

Przykład

Pracodawca wprowadził w zakładzie pracy system kontrolujący czas pracy pracowników polegający na rejestrowaniu wejść i wyjść z pomieszczeń pracy za pomocą skanowania odcisków palców, na co pracownicy wyrazili zgodę. Takie postępowanie pracodawcy należy uznać za prawidłowe, mimo że przepis zawarty w art. 221 k.p. nie zawiera regulacji pozwalających na zbieranie danych osobowych w postaci rysunków linii papilarnych. Podstawą takiego działania jest art. 221 § 5 k.p. w zw. z art. 23 ust. 1 u.o.d.o., z których wynika, że linie papilarne czy wzór siatkówki oka mogą być przetwarzane, lecz musi się to odbywać za zgodą pracownika i z poszanowaniem przepisów ustawy o ochronie danych osobowych.

Uprawnienie bezpośredniego przełożonego

W stosunkach pracy administratorem danych pracownika jest zawsze pracodawca. Ustawa nakłada na administratora szczególne obowiązki. Przede wszystkim jest on zobowiązany do zabezpieczenia zbioru przed dostępem do informacji osób niepowołanych oraz do przetwarzania danych osobowych pracowników zgodnie z celem, w jakim są zbierane.

Nowe uprawnienia dla GIODO - nowelizacja ustawy >>

Pracodawcy muszą pamiętać, że tylko osoby upoważnione przez administratora mogą mieć dostęp do zbiorów danych. Dlatego w sytuacji, gdy struktury firmy są rozbudowane, każda osoba, która ma do czynienia z aktami osobowymi pracowników, musi mieć stosowne upoważnienie. W takiej sytuacji pojawia się pytanie, czy każdy przełożony pracownika powinien mieć nieograniczony dostęp do wszystkich danych osobowych swoich podwładnych.


Zadaniem administratora danych osobowych jest zarządzanie zbiorem danych oraz przetwarzanie danych w nim zawartych. Przez przetwarzanie danych należy rozumieć jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak: zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie (art. 7 u.o.d.o.). Administrator jest ponadto zobowiązany zapewnić kontrolę nad tym, jakie dane osobowe, kiedy i przez kogo zostają do zbioru wprowadzone oraz komu są przekazywane.

WAŻNE!

W strukturach znacznie rozbudowanych oprócz specjalistów z działu kadr dostęp do danych osobowych pracowników powinni mieć np. menedżerowie zarządzający firmą czy kierownicy nadzorujący pracę podległych im pracowników.

Poza wymienionymi wyżej osobami zatrudnionymi w przedsiębiorstwie dostęp do danych osobowych powinni mieć m.in. informatycy, pełnomocnicy ds. informacji niejawnych, a także inne osoby stale lub od czasu do czasu zajmujące się przetwarzaniem danych osobowych pracowników.

Jak zabezpieczyć dokumentację pracowniczą >>

Przykład

Pracownik codziennie spóźnia się do pracy. W poniedziałek zaraz po przyjściu do pracy pracodawca na korytarzu w obecności innych pracowników postanowił nałożyć na spóźniającego się pracownika karę porządkową. Takie postępowanie pracodawcy należy uznać za nieprawidłowe ze względu na to, że dane osobowe pracownika to także informacje dotyczące np. przyczyn rozwiązania umowy o pracę czy nałożonej kary porządkowej. W tej sytuacji pracodawca zachował się niewłaściwie, gdyż przekazał dane osobowe pracownika osobom nieupoważnionym do ich przetwarzania.

Upoważnienie tylko na piśmie

Od zasady, że trzeba mieć upoważnienie do przetwarzania danych w firmie zatrudniającej pracowników, nie ma żadnych wyjątków. Dlatego upoważnienie muszą mieć wszystkie grupy pracowników, jeśli tylko w ramach swoich zadań służbowych wykorzystują dane osobowe. Oznacza to, że bez upoważnienia nie wolno nikogo dopuścić do danych osobowych pracowników (art. 37 u.o.d.o.).

Komu pracodawca może udostępnić dokumentację płacową pracownika >>

Przepisy nie określają jednoznacznie formy udzielenia upoważnienia. Do celów dowodowych najlepiej jest je sporządzić na piśmie. Nie ma też nigdzie oficjalnego wzoru upoważnienia. Nie ulega jednak wątpliwości, że powinno ono określać nazwę i adres administratora danych, osobę, która uzyskuje upoważnienie do przetwarzania danych, datę nadania jej takich uprawnień (gdy upoważnienie nadane jest na czas określony), a także zakres upoważnienia do przetwarzania danych osobowych.

Upoważnienie należy napisać w minimum dwóch kopiach: jedna (na wypadek np. kontroli urzędników GIODO) powinna być w dyspozycji osoby upoważnionej, druga – w jej aktach osobowych.

Podstawa prawna:

Orzecznictwo:

  • wyrok NSA z 1 grudnia 2009 r. (I OSK 249/09, niepubl.).
Zatrudnianie i zwalnianie pracowników. Obowiązki pracodawców 2022
Zatrudnianie i zwalnianie pracowników. Obowiązki pracodawców 2022
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Świadczenia emerytalno-rentowe
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Emerytury i renty podlegają corocznie waloryzacji od dnia:
    1 stycznia
    1 marca
    1 czerwca
    1 września
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    PGZ: wspólne konstrukcje z Koreą, zwiększenie produkcji
    Wobec związanego z wojną na Ukrainie zwiększenia zamówień i kolejnych planów MON, Polska Grupa Zbrojeniowa musi się skupić na zwielokrotnieniu produkcji; za kilka lat będą możliwe wspólne konstrukcje z Koreą Południową - powiedział PAP prezes PGZ Sebastian Chwałek.
    Ojciec na urlopie rodzicielskim. Nowe przepisy, nowe szanse dla pracodawców i nas wszystkich.
    2 sierpnia minął termin wdrożenia tzw. unijnej Dyrektywy Work-Life Balance. To dobry moment na to, aby przyjrzeć się sytuacji zawodowej matek i ojców oraz roli pracodawców w budowaniu równości na rynku pracy. Dlatego Fundacja Rodzic w mieście stworzyła publikację “Ojciec na urlopie rodzicielskim. Nowe przepisy, nowe szanse dla pracodawców i nas wszystkich”. Szeroko omawia w niej samą Dyrektywę oraz wskazuje pozytywne aspekty, jakie wynikają z korzystania przez ojców z przysługujących im praw związanych z rodzicielstwem. Wskazuje także dobre praktyki w kwestii wspierania pracujących rodziców.
    Świadczenie postojowe - do kiedy czas na złożenie?
    Przedsiębiorcy i osoby wykonujące umowy cywilnoprawne, którzy odczuli negatywne skutki występowania w Polsce COVID-19, mają czas na złożenie wniosku o świadczenie postojowe do 16 sierpnia. Zgodnie z przepisami wnioski te mogą złożyć najpóźniej w ciągu 3 miesięcy, od kiedy został zniesiony stan epidemii.
    Kobiety nauczyły się oczekiwać mniej od swoich szefów
    Po dwóch latach pandemii polskie firmy stały się bardziej „włączające”, ale... dla kobiet nadal mniej niż dla mężczyzn. Kobiety nadal, jak przed pandemią, rzadziej niż mężczyźni czują się angażowane w decyzje, wspierane przez współpracowników i doceniane. Więcej kobiet uważa również, że wyniki ich pracy nie mają wpływu na wynagrodzenie. Coraz bardziej dostrzegalny jest efekt „przyzwyczajenia się” już do nierówności. Firmy notowane na giełdzie, by mieć kim wypełnić stanowiska kierownicze zarezerwowane parytetami dla kobiet zgodnie z rozporządzeniem UE w ciągu następnych czterech lat, już dziś powinny popracować nad rozwiązaniami, które uwzględnią ich konkretne potrzeby.
    Enefit rozwija swoją działalność w Polsce i otwiera nowe biuro na Śląsku
    Enefit, spółka należąca do estońskiej grupy Eesti Energia, jednego z największych wytwórców energii elektrycznej w krajach bałtyckich, otworzył biuro sprzedaży w Katowicach. Nowy oddział jest odpowiedzią na rosnącą liczbę klientów z regionu śląskiego, dolnośląskiego, opolskiego i małopolskiego. W ostatnich miesiącach firma powiększyła także swój zespół w Warszawie.
    Dobra atmosfera w pracy – 6 kluczowych aspektów
    Minęły czasy, kiedy głównym powodem wyboru pracodawcy była jego stabilność finansowa i poziom wynagrodzeń. Wraz z wejściem na rynek pracy przedstawicieli generacji Y i Z wzrosło znaczenie czynników pozapłacowych. Elementem, na który młodsze pokolenie pracowników zwraca szczególną uwagę, jest atmosfera w pracy. Jest to jedno z ważniejszych kryteriów wyboru pracodawcy. Ale także powód, dla którego pracownicy są skłonni ponownie wkroczyć do raz opuszczonej rzeki. Pojawia się zatem pytanie – jak budować dobrą atmosferę w pracy? Oto 6 nieodzownych elementów.
    DANONE rozwija innowacje w środowisku pracy
    Praca, która umożliwia harmonijne łączenie rozwoju zawodowego z odpoczynkiem, a nawet pasjami podróżniczymi – to wizja, jaką realizuje grupa spółek DANONE. Firma, jako jedna z pierwszych w Polsce, wprowadziła rozwiązanie zyskujące coraz większą popularność na świecie. Workation to połączenie pracy i wyjazdu wypoczynkowego, które daje pracownikom DANONE możliwość pracy z niemal dowolnego miejsca w Europie aż przez miesiąc. Rozwiązanie jest niezależne od, wprowadzonego na stałe, modelu pracy hybrydowej, a elastyczne formy pracy to część realizowanej w firmie strategii budowania środowiska, będącego najlepszym miejscem do pracy i rozwoju.
    Relacja trudna do wyważenia
    Pomimo ewoluującej praktyki tworzenia partnerskich relacji pracodawcy z pracownikiem w rozumieniu Kodeksu pracy pracodawca niezmiennie jest podmiotem uprzywilejowanym - to pracownik pozostaje względem niego w stosunku podporządkowania. Pracodawca ma wiele uprawnień w nawiązanych stosunkach pracy. Jakich?
    Rząd reguluje pracę zdalną. Nowelizacja Kodeksu Pracy
    Do Sejmu trafił rządowy projekt nowelizacji Kodeksu Pracy zawierający wyczekiwane przez pracodawców przepisy szczegółowo regulujące pracę zdalną. Obecnie obowiązujące przepisy, wprowadzone specustawą covidową, mówią jedynie, że pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie obowiązków poza stałym miejscem pracy.
    PIP: problem z wdrożeniem przepisów dot. bezpieczeństwa przeciwwybuchowego
    Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy wskazuje, że w dużej części skontrolowanych podmiotów nadal występują problemy z wdrożeniem przepisów związanych z bezpieczeństwem przeciwwybuchowym - poinformował Główny Inspektorat Pracy.
    Zmiany w Kodeksie pracy obejmą pracę zdalną - jej uregulowanie jest bardzo ważne
    Najbardziej wyczekiwanymi zmianami w Kodeksie pracy są regulacje dotyczące pracy zdalnej - ocenia dyrektorka HR w agencji zatrudnienia Trenkwalder Joanna Rutkowska. Dla pracodawców uregulowanie przepisami prawa takiej formy pracy jest bardzo ważne - dodaje.
    Pracownicy hybrydowi pracują ciężej – jak pracować w tym modelu i nie doprowadzić do wypalenia zawodowego
    W ciągu ostatnich dwóch lat słowo „hybrydowy” całkowicie zmieniło swoje znaczenie i na stałe wpisało się w biurowy żargon, a sam model współpracy został na stałe wdrożony w znacznej części organizacji i cieszy się dużą popularnością wśród zatrudnionych. Większość Polaków (86%), którzy pracują zdalnie lub hybrydowo deklaruje, że w przyszłości chce nadal wykonywać służbowe obowiązki w takim modelu.
    Wyzwanie zatrudniania w szczycie sezonu rolniczego
    Okresowe zapotrzebowanie na pracowników sezonowych wzrasta przed okresem żniw i zbiorów, a to powoduje konieczność nie tylko znalezienia wystarczającej liczby osób, ale również zaproponowania im optymalnej formy zatrudnienia.
    ZUS: ważność bonów turystycznych upływa we wrześniu. 750 tys. nieaktywnych
    Blisko 3,5 mln bonów turystycznych aktywowali dotąd rodzice i opiekunowie. Kwota zrealizowanych płatności bonem sięga 2,4 mld zł. – poinformował PAP Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Zwrócił uwagę, że wciąż ok. 750 tys. bonów pozostaje nieaktywnych. Ich ważność upływa 30 września.
    Zawarcie umowy o pracę
    W jaki sposób zawiera się umowę o pracę?
    Od 2025 największe firmy będą raportować swój wpływ na środowisko i lokalne społeczności
    Działalność CSR i ESG to wciąż słabo znane zagadnienie dla wielu firm. Nawet jeśli przedsiębiorstwa realizują inicjatywy z tego obszaru, bywają one niepoparte strategią, a czasem nakierowane wyłącznie na budowanie pozytywnego wizerunku wśród odbiorców. To jednak będzie musiało się zmienić wraz z nowymi obowiązkami, jakie dyrektywa CSRD nałoży na firmy już za dwa i pół roku. Chodzi o wymóg raportowania zagadnień dotyczących m.in. wpływu na środowisko i społeczeństwo. Chociaż obowiązek będzie dotyczyć największych podmiotów, swoje podejście będą musiały zmienić także mniejsze przedsiębiorstwa, które z nimi współpracują.
    Pracownicy budżetówki i nauczyciele walczą o podwyżki
    Protest pracowników budżetówki trwa od ponad tygodnia, a na sierpień zaplanowana jest duża akcja protestacyjna w Warszawie. Protestujący podkreślają, że ich wynagrodzenia są niewspółmierne do inflacji i domagają się 20-proc. podwyżek płac. Natomiast propozycję rządu, która zakłada w przyszłym roku wzrost o 7,8 proc., wprost określają jako skandaliczną. O podwyżki walczą również nauczyciele.
    Od stycznia 2023 r. najniższa pensja wyniesie 3383 zł brutto
    W przyszłym roku planowane są dwie podwyżki minimalnego wynagrodzenia. Od 1 stycznia 2023 r. najniższa pensja będzie wynosiła 3383 zł brutto, a od lipca - 3450 zł brutto - zakłada opublikowany w czwartek projekt rozporządzenia Rady Ministrów.
    PIP: w maju i w czerwcu kilkanaście tragicznych wypadków przy pracy
    Kilkanaście tragicznych wypadków przy pracy, w tym śmiertelnych, wydarzyło się w dwóch miesiącach poprzedzających wakacje: maju i czerwcu - poinformowała Państwowa Inspekcja Pracy.
    Umowa zlecenia 2022 r.
    Czym jest umowa zlecenia i czy stosuje się do niej Kodeks Pracy? Czy obowiązuje minimalna stawka godzinowa? Jakie są zasady podatku?
    Co to jest ekonomia społeczna?
    Jak można pomóc osobom wykluczonym społecznie? Czy obecnie na rynku pracy są instrumenty, które działają na rzecz reintegracji zawodowej i społecznej? Jakie będą zadania przedsiębiorstw społecznych? Ekonomia społeczna – nowe instytucje i zasady pomocy już w 2022 r.
    Spory zbiorowe – co się zmieni?
    Nowa definicja sporu o zbiorowe prawa lub wolności związkowe, a także o zawodowe, ekonomiczne lub socjalne zbiorowe interesy lub prawa, wspólna koalicja związków zawodowych w trwającym sporze, maksymalny czas trwania sporu oraz mediacja prewencyjna – to najważniejsze zmiany nad, którymi będzie pracował Sejm i Senat RP jeszcze w tym roku.
    Pracodawca musi sprawdzić partycypację w PPE według stanu na 1 lipca
    Zgodnie z nowymi przepisami ustawy o PPE, pracodawca ma obowiązek informować Polski Fundusz Rozwoju o liczbie swoich pracowników i uczestników PPE według stanu na 1 lipca i na 1 stycznia. Jeżeli pracodawca nie wdrożył PPK z uwagi na prowadzenie PPE, spadek partycypacji w PPE może spowodować, że będzie musiał uruchomić PPK.
    Koszty zwolnień lekarskich – ile firmy płacą za nieodpowiednie warunki pracy?
    Argumentując właścicielowi firmy wysokość kwoty, której przeznaczenie ma wpłynąć na poprawę bezpieczeństwa pracowników, inspektorzy BHP podają wiele górnolotnych sloganów, których pracodawcy nie rozumieją lub rozumieć nie chcą. W takiej sytuacji bardzo dobrym i zawsze działającym argumentem jest pokazanie kosztów absencji wypadkowej w konkretnym przedsiębiorstwie, wskazując jednocześnie że stanowią one tylko 1,53%* kosztów całości wypadku przy pracy.
    Work-life balance w Kodeksie pracy
    Od początku sierpnia zaczną obowiązywać znaczące zmiany, wprowadzone do Kodeksu pracy. Po latach obowiązywania telepracy, w przepisach pojawi się definicja pracy zdalnej. Ponadto pracodawcy będą mogli badać stan trzeźwości pracowników. Dyrektywy unijne wymuszają na polskim ustawodawcy wprowadzenie jeszcze jednej zmiany, związanej z tzw. work-life balance. Ministerstwo Rodziny przygotowało ostateczną wersję noweli Kodeksu pracy, która wdraża regulacje związane z równowagą między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów.