REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dostęp przełożonych do danych osobowych pracownika

Wojciech Brzeziński

REKLAMA

Pracodawca jest administratorem danych osobowych zatrudnionych pracowników. W związku z tym jest zobowiązany przede wszystkim do zabezpieczenia zbioru przed dostępem osób niepowołanych oraz do przetwarzania danych osobowych pracowników zgodnie z celem, w jakim są zbierane.

Pracodawca na każdym etapie zatrudnienia pracownika ma prawo żądania, aby ten podał niezbędne do dalszego zatrudnienia dane osobowe. Takie żądanie musi wynikać z obowiązków lub uprawnień przyznanych na podstawie obowiązujących przepisów. Ustawodawca dokładnie sprecyzował, jakich informacji może żądać zatrudniający.

Autopromocja

Definicja oraz zakres pojęcia danych osobowych

Definicja legalna danych osobowych znajduje się w art. 6 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych (zwanej dalej u.o.d.o.). Za dane osobowe uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej, której tożsamość można określić bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności przez powołanie się na numer identyfikacyjny albo jeden lub kilka specyficznych czynników określających jej cechy fizyczne, fizjologiczne, umysłowe, ekonomiczne, kulturowe lub społeczne.

Odpowiedzialność pracodawcy za naruszenie ochrony danych osobowych pracownika >>

Ustawa nie zawiera katalogu informacji, które stanowią dane osobowe. Taki charakter mogą posiadać wszelkie informacje, jeśli tylko istnieje możliwość powiązania ich z określoną osobą.

Do danych osobowych można zaliczyć m.in.:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • imię, nazwisko, miejsce i datę urodzenia, adres zamieszkania, płeć, wzrost, znaki szczególne, obywatelstwo, układ linii papilarnych, cechy dokumentu tożsamości, numer PESEL,
  • wykształcenie, znajomość języków obcych, posiadane uprawnienia zawodowe i kwalifikacje, przebieg pracy, stan cywilny, sytuację rodzinną,
  • przekonania religijne, zainteresowania, upodobania, sposób spędzania wolnego czasu,
  • sytuację majątkową, stan posiadania, w tym informacje o posiadanych dobrach, zgromadzonych oszczędnościach, kontach bankowych, o wysokości płaconych podatków i wszelkiego rodzaju zobowiązaniach finansowych.

W wyroku z 1 grudnia 2009 r. Naczelny Sąd Administracyjny zdecydował, że danymi osobowymi są również dane biometryczne pracowników, takie jak np. odciski palców, wzór siatkówki oka. Pracodawca może zbierać takie dane, pod warunkiem że pracownik wyrazi na to zgodę (I OSK 249/09).

Przykład

Pracodawca wprowadził w zakładzie pracy system kontrolujący czas pracy pracowników polegający na rejestrowaniu wejść i wyjść z pomieszczeń pracy za pomocą skanowania odcisków palców, na co pracownicy wyrazili zgodę. Takie postępowanie pracodawcy należy uznać za prawidłowe, mimo że przepis zawarty w art. 221 k.p. nie zawiera regulacji pozwalających na zbieranie danych osobowych w postaci rysunków linii papilarnych. Podstawą takiego działania jest art. 221 § 5 k.p. w zw. z art. 23 ust. 1 u.o.d.o., z których wynika, że linie papilarne czy wzór siatkówki oka mogą być przetwarzane, lecz musi się to odbywać za zgodą pracownika i z poszanowaniem przepisów ustawy o ochronie danych osobowych.

Uprawnienie bezpośredniego przełożonego

W stosunkach pracy administratorem danych pracownika jest zawsze pracodawca. Ustawa nakłada na administratora szczególne obowiązki. Przede wszystkim jest on zobowiązany do zabezpieczenia zbioru przed dostępem do informacji osób niepowołanych oraz do przetwarzania danych osobowych pracowników zgodnie z celem, w jakim są zbierane.

Nowe uprawnienia dla GIODO - nowelizacja ustawy >>

Pracodawcy muszą pamiętać, że tylko osoby upoważnione przez administratora mogą mieć dostęp do zbiorów danych. Dlatego w sytuacji, gdy struktury firmy są rozbudowane, każda osoba, która ma do czynienia z aktami osobowymi pracowników, musi mieć stosowne upoważnienie. W takiej sytuacji pojawia się pytanie, czy każdy przełożony pracownika powinien mieć nieograniczony dostęp do wszystkich danych osobowych swoich podwładnych.


Zadaniem administratora danych osobowych jest zarządzanie zbiorem danych oraz przetwarzanie danych w nim zawartych. Przez przetwarzanie danych należy rozumieć jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak: zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie (art. 7 u.o.d.o.). Administrator jest ponadto zobowiązany zapewnić kontrolę nad tym, jakie dane osobowe, kiedy i przez kogo zostają do zbioru wprowadzone oraz komu są przekazywane.

WAŻNE!

W strukturach znacznie rozbudowanych oprócz specjalistów z działu kadr dostęp do danych osobowych pracowników powinni mieć np. menedżerowie zarządzający firmą czy kierownicy nadzorujący pracę podległych im pracowników.

Poza wymienionymi wyżej osobami zatrudnionymi w przedsiębiorstwie dostęp do danych osobowych powinni mieć m.in. informatycy, pełnomocnicy ds. informacji niejawnych, a także inne osoby stale lub od czasu do czasu zajmujące się przetwarzaniem danych osobowych pracowników.

Jak zabezpieczyć dokumentację pracowniczą >>

Przykład

Pracownik codziennie spóźnia się do pracy. W poniedziałek zaraz po przyjściu do pracy pracodawca na korytarzu w obecności innych pracowników postanowił nałożyć na spóźniającego się pracownika karę porządkową. Takie postępowanie pracodawcy należy uznać za nieprawidłowe ze względu na to, że dane osobowe pracownika to także informacje dotyczące np. przyczyn rozwiązania umowy o pracę czy nałożonej kary porządkowej. W tej sytuacji pracodawca zachował się niewłaściwie, gdyż przekazał dane osobowe pracownika osobom nieupoważnionym do ich przetwarzania.

Upoważnienie tylko na piśmie

Od zasady, że trzeba mieć upoważnienie do przetwarzania danych w firmie zatrudniającej pracowników, nie ma żadnych wyjątków. Dlatego upoważnienie muszą mieć wszystkie grupy pracowników, jeśli tylko w ramach swoich zadań służbowych wykorzystują dane osobowe. Oznacza to, że bez upoważnienia nie wolno nikogo dopuścić do danych osobowych pracowników (art. 37 u.o.d.o.).

Komu pracodawca może udostępnić dokumentację płacową pracownika >>

Przepisy nie określają jednoznacznie formy udzielenia upoważnienia. Do celów dowodowych najlepiej jest je sporządzić na piśmie. Nie ma też nigdzie oficjalnego wzoru upoważnienia. Nie ulega jednak wątpliwości, że powinno ono określać nazwę i adres administratora danych, osobę, która uzyskuje upoważnienie do przetwarzania danych, datę nadania jej takich uprawnień (gdy upoważnienie nadane jest na czas określony), a także zakres upoważnienia do przetwarzania danych osobowych.

Upoważnienie należy napisać w minimum dwóch kopiach: jedna (na wypadek np. kontroli urzędników GIODO) powinna być w dyspozycji osoby upoważnionej, druga – w jej aktach osobowych.

Podstawa prawna:

Orzecznictwo:

  • wyrok NSA z 1 grudnia 2009 r. (I OSK 249/09, niepubl.).
Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Komunikat PFRON: Znacznie dłuższy okres dofinansowania do wynajmu mieszkania

    1 marca 2024 r. weszła w życie korzystna zmiana w Programie „Samodzielność – Aktywność – Mobilność!” Mieszkanie dla absolwenta. Wydłużony został okres, na który może być udzielone dofinansowanie do wynajmu mieszkania lub domu jednorodzinnego.

    Nowe przepisy dla rolników od 7 marca 2024 r. Zmiany dot. BHP przy obsłudze ciągników, maszyn, urządzeń i narzędzi stosowanych w rolnictwie

    W czwartek 7 marca 2024 r. wchodzi w życie nowe rozporządzenie ministra rolnictwa i rozwoju wsi z 14 lutego 2024 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy przy obsłudze ciągników, maszyn, narzędzi i urządzeń technicznych stosowanych w rolnictwie. Jakie zasady BHP wynikają z tego rozporządzenia? Co muszą wiedzieć rolnicy?

    Posiłki profilaktyczne. Czy nadejście wiosny zwalnia pracodawców z obowiązku wydawania posiłków profilaktycznych pracownikom

    Mamy dopiero początek marca, ale temperatury sięgające nawet kilkunastu stopni Celsjusza sugerują koniec zimy i początek wiosny. Czy oznacza to, że pracodawca może zaprzestać wydawania posiłków profilaktycznych pracownikom wykonującym prace fizyczne na otwartej przestrzeni podczas zimy?

    Można zarobić 7500 zł za miesiąc. I to na początku kariery. Co trzeba zrobić, że dostać taką pracę?

    7500 zł może zarobić student lub absolwent na płatnym stażu. Na chętnych czeka ponad 50 firm w 14 miastach Polski. Oferują stażystom wynagrodzenia w wysokości co najmniej 4500 zł. 1 marca 2024 r. ruszył nabór aplikacji w dwudziestej pierwszej edycji Programu Kariera. Kto może wziąć w nim udział?

    REKLAMA

    Podwyżka wynagrodzeń dla młodocianych pracowników od 1 marca 2024 r. W czasie nauki zawodu młodociany może zarobić nawet 754,04 zł

    Młodociani zatrudnieni w celu przygotowania zawodowego dostają podwyżki wynagrodzeń. Począwszy od 1 marca 2024 r. obowiązują nowe stawki, których podstawą jest wysokość przeciętnego wynagrodzenia w IV kwartale 2023 r. Dzięki temu młodociany w pierwszym roku nauki zawodu zarobi 603,23 zł, a w trzecim roku – 754,04 zł. 

    Dodatek aktywizacyjny w 2024 r. wynosi nawet 745,95 zł. Od 1 czerwca 2024 r. maksymalna kwota wzrasta do 834,72 zł. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić!

    Dodatek aktywizacyjny to jedno ze świadczeń wypłacanych na podstawie ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Przepisy określają, komu należy się dodatek aktywizacyjnej oraz przesłanki przyznania tego świadczenia. Obecnie dodatek aktywizacyjny wynosi maksymalnie 745,95 zł. 1 czerwca 2024 r. osoby uprawnione dostaną podwyżkę – dodatek aktywizacyjny wzrośnie do 834,72 zł.

    PFRON: Program „Aktywny samorząd” będzie kontynuowany w 2024 r. Można uzyskać pomoc w uzyskaniu prawa jazdy, sprzętu elektronicznego, oprogramowania

    PFRON w 2024 r. będzie kontynuować program „Aktywny samorząd”. Można uzyskać pomoc w uzyskaniu prawa jazdy, sprzętu elektronicznego, oprogramowania a także pomoc w uzyskaniu wykształcenia na poziomie wyższym. Wnioski o dofinansowanie można składać od 1 marca 2024 r.

    Nie ma żadnych prac nad projektem ograniczającym zakaz handlu w niedziele

    Nie milkną dyskusje i spekulacje dotyczące ograniczenia zakazu handlu w niedziele. Tymczasem ministra Agnieszka Dziemianowicz-Bąk poinformowała, że na chwilę obecną MRPiPS nie prowadzi żadnych prac nad projektem dotyczącym niedziel handlowych.

    REKLAMA

    Krótszy czas pracy w Polsce? Min. Dziemianowicz-Bąk: skrócenie tygodnia pracy o 1 dzień organizacyjnie łatwiejsze niż skrócenie o kilka godzin

    Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej prowadzi analizy dotyczące czasu pracy, długości urlopów, dni pracy pod kątem ew. skrócenia tygodnia pracy. Resort pracy analizuje także pilotaże skrócenia tygodnia pracy, które wprowadzają same przedsiębiorstwa. Takie informacja przekazała 1 marca 2024 r. ministra rodziny, pracy i polityki społecznej Agnieszka Dziemianowicz-Bąk w Polsat News. Ministra wskazała, że osobiście jest najbardziej otwarta na propozycję premiera Donalda Tuska dotyczącą 4 dni, a nie 35 godzin pracy w tygodniu.

    5278,30 zł – tyle wynosi limit dorabiania na wcześniejszej emeryturze lub rencie

    Zwiększyły się limity dorabiania dla wcześniejszych emerytów i rencistów. Od 1 marca 2024 r. można dorobić 5278,30 zł. Wyższa kwota spowoduje zmniejszenie lub zawieszenie świadczenia.

    REKLAMA