Tematy - Ochrona danych osobowych, Dokumentacja kadrowa - INFOR.PL

Zapisz się na newsletter

Wpisz poprawny e-mail

Jesteśmy agencją pracy tymczasowej. Jeden z naszych klientów – pracodawca użytkownik twierdzi, że pracownik tymczasowy ukradł mu rzeczy, jakie otrzymał do wykonywania pracy. Dostaliśmy od pracodawcy użytkownika pismo, w którym opisał całą sprawę i poprosił, aby przekazać mu dane tego pracownika (adres zamieszkania), ponieważ chce go pozwać za kradzież. Czy w takiej sytuacji możemy udostępnić takie dane pracodawcy użytkownikowi?

Jeśli pracodawca, który nie ma miejsca prowadzenia działalności w Polsce, zatrudnia tu pracowników, może zawrzeć porozumienie dotyczące obowiązku opłaty składek. W tej sytuacji obowiązek ten będzie w imieniu pracodawcy wypełniany przez pracownika.

Komornik ma prawo żądać od pracodawcy udzielenia informacji o wynagrodzeniu otrzymywanym przez pracownika. Takie postępowanie jest dopuszczalne na mocy przepisów ustawy i nie jest sprzeczne z zasadami ochrony danych osobowych.

Jeden z naszych pracowników, który ubiega się w banku o kredyt, dostarczył nam do wypełnienia zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach. W zaświadczeniu znajduje się klauzula, że bank zastrzega sobie prawo do telefonicznego potwierdzenia danych podanych w zaświadczeniu. Czy możemy wypełnić taki dokument bez pisemnej zgody pracownika? Czy w tej sytuacji musimy zobowiązać pracownika do wyrażenia pisemnej zgody na udzielenie przez nas informacji o nim podczas telefonicznej rozmowy z pracownikiem banku?

Szef nie może pobierać od pracowników odcisku ich linii papilarnych, żeby kontrolować czas pracy, nawet jeżeli oni sami się na to zgodzili - orzekł Naczelny Sąd Administracyjny.

Wyniki obowiązkowych badań lekarskich przeprowadzonych przez pracownika nie mogą zostać wydane pracodawcy - twierdzi Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (GIODO). Przepisy zezwalają jedynie na wydanie zaświadczenia o braku przeciwwskazań lub o przeciwwskazaniach zdrowotnych danego pracownika do pracy na określonym stanowisku.

Zatrudniamy pracownika, który bardzo często, czasami dwa razy w miesiącu, przychodzi do działu kadr z prośbą o wystawienie zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu. Pracownik twierdzi, że zaświadczenie jest mu potrzebne do przedłożenia odpowiednim organom. Czy w każdym przypadku musimy wydawać takie zaświadczenia, czy możemy np. ograniczyć ich sporządzanie do jednego zaświadczenia na kwartał?

Nasi pracownicy pracują na budowach w różnych miejscach w kraju. Ich pracę nadzorują brygadziści, u których pracownicy potwierdzają przybycie do pracy. Listy obecności pracownicy podpisują w biurze po zakończeniu miesiąca za wszystkie dni miesiąca. Listy te są akceptowane przez brygadzistów. Taki sposób potwierdzania obecności w pracy zakwestionował jeden z pracowników, który twierdzi, że listy obecności powinno się podpisywać codziennie. Czy musimy zmienić naszą praktykę?

Zdaniem Pracodawców RP przepisy zobowiązujące firmy do przechowywania papierowej dokumentacji pracowniczej przez 50 lat są złe. Powodują one poważne trudności i generują dodatkowe koszty.

Pracownik kończy pracę w naszym przedsiębiorstwie i wyjeżdża za granicę. W związku z zakończeniem zatrudnienia musimy wydać pracownikowi świadectwo pracy. W jego aktach osobowych mamy adres zameldowania, ale pod tym adresem nikogo nie będzie. Czy mogę wysłać świadectwo na podany przez niego adres rodziców? Czy muszę mieć na piśmie prośbę pracownika o wysłanie świadectwa pracy na wskazany adres?

Pracodawca, który ma wystawić zaświadczenie o wysokości zarobków pracownika dla banku powinien uprzednio uzyskać od pracownika upoważnienie do wystawienia takiego zaświadczenia. W ten sposób zabezpieczy się przed odpowiedzialnością w zakresie ujawnienia danych osobowych pracownika.

Mamy wątpliwości, jak należy prawidłowo podpisywać dokumenty kadrowe. Nasi pracownicy różnie je bowiem podpisują. Czy pracownik powinien złożyć swój czytelny podpis na umowie o pracę, czy wystarczy tylko parafa? Czy pracownik musi podpisywać każdą stronę umowy o pracę czytelnym podpisem? Czy na innych dokumentach kadrowych, które trzeba sporządzać w formie pisemnej, musi być podpis, czy wystarczy parafa pracownika?

Zakup nowej drukarki lub laptopa jest stratą pieniędzy, jeśli pracownicy nie wiedzą, jak wykorzystać wszystkie możliwości urządzenia. Podobnie jest z bezpieczeństwem, nawet jeżeli firma inwestuje w odpowiednie oprogramowanie, a nie szkoli swoich pracowników, to grozi jej poważne niebezpieczeństwo związanie z utratą cennych firmowych danych. Polityka bezpieczeństwa to nie tylko inwestycja w software, to także edukacja wszystkich osób zatrudnionych w przedsiębiorstwie – począwszy od pracowników niższego szczebla, skończywszy na zarządzie firmy.

Ostatnio zdarzało się, że administratorzy stron pozwalali wyszukiwarkom zbierać dane użytkowników swoich portali. GIODO opublikował przewodnik, w którym radzi, co zrobić, by dane internautów w łatwy sposób nie stały się ogólnodostępne.

Praca w gospodarstwie rolnym może zostać zaliczona do zakładowego stażu pracy pod warunkiem, że obowiązujące u danego pracodawcy przepisy płacowe przewidują możliwość zaliczenia do pracowniczego stażu pracy okresów pracy u innych pracodawców.

Jestem pracownikiem spółki X od 15 lat. Na początku 2011 r. zwróciłem się do działu kadr o udostępnienie mi moich akt osobowych. Dowiedziałem się, że w kadrach nie ma teczek, gdyż podobno są w firmie, która je prowadzi, i w związku z tym nie mogą być mi udostępnione. Czy akta nie powinny być przechowywane w siedzibie zakładu pracy?

Pracodawca na prośbę pracownika powinien wystawić zaświadczenie potwierdzające pozostawanie w stosunku pracy oraz podać wysokość uzyskiwanych zarobków, gdy te informacje są potrzebne podwładnemu do realizacji uprawnień poza zakładem pracy.

Zatrudniamy ponad 2 tys. pracowników. W terminie 7 dni od zawarcia umowy o pracę każdy z pracowników otrzymuje pisemną informację o warunkach zatrudnienia. Czy mamy obowiązek ponownie wręczyć pracownikowi informację o zmianie warunków zatrudnienia, gdy np. nabędzie on prawo do wyższego wymiaru urlopu wypoczynkowego i dłuższego okresu wypowiedzenia? Czy informacja przekazana mu przy zatrudnieniu, zawierająca te wszystkie zmiany, będzie wystarczająca?

Osoba przechodząca na emeryturę musi dostarczyć do ZUS dokumenty potwierdzające własny staż pracy oraz wysokość uzyskiwanych zarobków. Jeśli zakład pracy, który ją zatrudniał, już nie istnieje, to dokumentacja może znajdować się u prywatnego przechowawcy.

Urlop wypoczynkowy pracowników tymczasowych został uregulowany w odrębnej ustawie - o zatrudnianiu pracowników tymczasowych. Określa ona w sposób odmienny od Kodeksu pracy zasady udzielania oraz nabywania prawa do urlopu wypoczynkowego.

Pracownicy dostarczają nam różne dokumenty ze zdjęciami potwierdzające ich kwalifikacje zawodowe, np. prawo jazdy, dyplom wyższej uczelni itp. Czy dopuszczalne jest przechowywanie w aktach osobowych pracownika kopii tych dokumentów?

Jeden z pracowników w tym roku kończy 65 lat i chciałby przejść na emeryturę. Pracownik jest u nas zatrudniony od 2000 r., ale wcześniej przez 15 lat pracował we Włoszech. Czy nabędzie prawo do emerytury w Polsce? Jak należy skompletować dokumentację w takiej sprawie? Czy musi to zrobić pracodawca, czy taki obowiązek należy wyłącznie do pracownika?

Zatrudniamy nie tylko pracowników, ale także wiele osób na podstawie umowy-zlecenia. W związku z tą okolicznością oraz specyfiką pracy w zakładzie (praca w ruchu ciągłym) planujemy wprowadzenie ułatwień w prowadzeniu ewidencji czasu pracy. Czy w tym celu możemy pobierać za zgodą pracowników ich odciski palców?

Zdaniem PKPP Lewiatan banki i inne instytucje finansowe, a także firmy handlowe i usługowe powinny mieć szerszy dostęp do danych o karalności swoich pracowników. Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (GIODO) jest skłonny zgodzić się tylko na część tych propozycji.

Nasza firma ma zamiar stworzyć bazę prywatnych numerów telefonów naszych pracowników. Czy tego rodzaju baza może być dostępna dla wszystkich pracowników zakładu pracy?

Czy należy zamieszczać komparycję w dokumentach kadrowych, np. w umowie o pracę, w świadectwie pracy, w wypowiedzeniu umowy o pracę, w umowie zlecenia lub w umowie o dzieło? Dotychczas nie we wszystkich wymienionych dokumentach to robiłam, ale dowiedziałam się, że moje postępowanie było nieprawidłowe.

W sporze z pracownikiem o zapłatę za nadgodziny, zaległe wynagrodzenie czy o odszkodowanie za zwolnienie ciężar dowodu spoczywa na pracodawcy.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych zaprasza na szkolenia osoby rozpoczynające działalność gospodarczą.

Do zachowania w tajemnicy wynagrodzeń pracowników zobowiązani są wszyscy, którzy mają dostęp do takich danych. Ujawnienie ich jest naruszeniem dóbr osobistych pracownika, jego danych osobowych czy nawet tajemnicy przedsiębiorstwa. Osoba, której płace zostaną upowszechnione, może dochodzić odszkodowania.

Pracodawca dużej prywatnej firmy notorycznie odmawia pracownikom wglądu do akt osobowych czy też kserowania dokumentów danego pracownika. Tłumaczy to tajemnicą służbową. W naszej ocenie pracodawca narusza prawo pracy. Co zrobić w tym przypadku?

Pracodawcy często zapisują w regulaminach wewnętrznych zakazy rozpowszechniania przez pracowników jakichkolwiek informacji na temat wysokości wynagrodzeń. Jednak często zapisy te są martwym prawem wewnątrzzakładowym.

Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (GIODO) może nakładać grzywny na podmioty niewykonujące jego decyzji.

Firmy w coraz większym stopniu doceniają rolę narzędzi IT w zarządzaniu kadrami. W pierwszych miesiącach minionego roku przedsiębiorcy nadal sceptycznie podchodzili do decyzji zakupowych. Kolejne miesiące przyniosły już jednak zauważalną poprawę i rosnące zainteresowanie zaawansowanymi rozwiązaniami IT do zarządzania kapitałem ludzkim. Wszystko wskazuje na to, że taki trend utrzyma się także w tym roku.

Co zrobić, by w gąszczu wielu systemów HRM wybrać ten, który nie dość, że spełni pokładane w nim nadzieje ze strony działu HR firmy, to będzie też bezpieczny i zgodny z przepisami ochrony danych osobowych? Wbrew pozorom zadanie to nie jest proste, a wynika to głównie z tego, że producenci oprogramowania bardzo często nie mają świadomości, że tworzone przez nich systemy informatyczne muszą spełniać dość rygorystyczne wymogi określone w przepisach prawa.

Wymiar urlopu zależy od ogólnego stażu pracy pracownika. Trzeba pamiętać, że nie należą do niego tylko lata faktycznie przepracowane przez pracownika u różnych pracodawców, ale również lata nauki w wymiarze przewidzianym przez Kodeks pracy.

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest dokumentowanie przebiegu zatrudnienia pracowników. Prawidłowo prowadzone akta osobowe z jednej strony poświadczają prawa zatrudnionych do różnych świadczeń, np. z ubezpieczenia społecznego, z drugiej dowodzą, że pracodawca przestrzega przepisów prawa pracy. Jeśli dopuści się uchybień przy prowadzeniu dokumentacji pracowniczej, może zostać ukarany grzywną i ponieść odpowiedzialność odszkodowawczą.

Pracodawca jest administratorem danych osobowych zatrudnionych pracowników. W związku z tym jest zobowiązany przede wszystkim do zabezpieczenia zbioru przed dostępem osób niepowołanych oraz do przetwarzania danych osobowych pracowników zgodnie z celem, w jakim są zbierane.

Czy pracodawca może wymagać od osoby ubiegającej się o pracę podania danych dotyczących jej stanu zdrowia i wyrażenia zgody na ich przetwarzanie?

Brak odpowiedzi pracodawcy w ciągu 14 dni od wniesienia przez pracownika sprzeciwu od nałożonej na niego kary porządkowej oznacza, że pracodawca przyjął sprzeciw w sposób dorozumiany. Aby uniknąć takiego skutku, pracodawca powinien mieć dowód, że odrzucił sprzeciw w przewidzianym terminie.

Jeżeli pracownik opiekujący się dzieckiem chce pozostać aktywny zawodowo, wówczas powinien złożyć pracodawcy wniosek o zmniejszenie godzin pracy. Pracodawca nie ma prawa mu tego odmówić. Obniżony wymiar czasu pracy takiego pracownika nie może jednak być mniejszy niż połowa etatu.

Pracodawca, ustalając krąg uprawnionych do świadczeń z funduszu socjalnego, często odwołuje się do definicji zawartych w innych ustawach, np. Kodeksie rodzinnym i opiekuńczym oraz ustawie o pomocy społecznej.

Pracodawca w ust. 3 lit. b świadectwa pracy podaje szczególne podstawy prawne rozwiązania stosunku pracy, które nie są zaliczane do kategorii ogólnych sposobów rozwiązania umów o pracę, skatalogowanych w art. 30 § 1 k.p.

Jednym z obowiązków pracodawcy w związku z wypadkiem pracownika przy pracy jest powołanie zespołu powypadkowego. Ustala on okoliczności i przyczyny wypadku. Pracodawca nie może zostać zwolniony z tego obowiązku nawet wtedy, gdy pracownik przyczyni się do wypadku.

Dokumentowanie różnych zachowań pracownika czy wydarzeń z jego udziałem może mieć, co potwierdził także Sąd Najwyższy, formę notatek służbowych. Jednak ważne jest to, aby pracownik miał świadomość ich istnienia w jego aktach osobowych.

Od kilku miesięcy prowadzę małą firmę i zatrudniam czterech pracowników. Jeden z pracowników złożył wypowiedzenie. Słyszałem, że w takich wypadkach muszę wydać mu kartę obiegową. Jednak nie mogę nigdzie znaleźć wzoru takiej obiegówki. Co powinna zawierać i czy jest obowiązkowa?