Problemy z dojazdem do pracy - usprawiedliwianie spóźnień

Przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność i spóźnienie są zdarzenia oraz okoliczności, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie, a także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające tę nieobecność.

Jakie obowiązki wobec pracowników ma pracodawca w czasie zimy >>

Oznacza to, że spóźnienie jest usprawiedliwione w razie wystąpienia przyczyn uniemożliwiających pracownikowi stawienie się do pracy. Powinny być one obiektywne, tzn. że każdy inny pracownik w takiej sytuacji też nie mógłby rozpocząć pracy punktualnie. Ponadto pracodawca ma prawo uznać spóźnienie za usprawiedliwione nawet wówczas, gdy istnieją wątpliwości, czy jego przyczyna była obiektywna. Innymi słowy, nie jest pewne, czy każdy inny pracownik w takiej sytuacji też by się spóźnił.

PRZYKŁAD

Pracownik dojeżdża do pracy własnym samochodem. Z powodu własnej niedbałości nie przygotował drogi wyjazdowej. W efekcie spóźnił się do pracy dwie godziny. Pracodawca uznał jednak spóźnienie za usprawiedliwione.

W czasie zimy przy intensywnych opadach śniegu można przewidzieć, że np. autobus, którym pracownik dojeżdża do pracy, nie przyjedzie o czasie. Niektórzy pracodawcy twierdzą, że pracownik powinien wówczas wcześniej wychodzić z domu. W konsekwencji nie uznają w takim przypadku spóźnień za usprawiedliwione. Może to jednak budzić wątpliwości, czy tego rodzaju wymaganie pracodawcy jest obowiązkiem pracownika.

Wpływ dyżuru na organizację pracy >>

Pracownik jest zobowiązany wykonywać swoją pracę sumiennie i starannie. Ocena sumienności odnosi się przy tym do indywidualnego nastawienia pracownika do wykonywanej pracy. Staranny pracownik, przy trudnych warunkach pogodowych, z pewnością rezerwuje dodatkowy czas na podróż do pracy. Pracodawca nie może jednak w tym przypadku stawiać zbyt przesadnych żądań.

PRZYKŁAD

W styczniu pracownik dojeżdżający do pracy podmiejskim pociągiem postanowił wyjechać wcześniejszym o godzinę składem. Niestety, paraliż komunikacyjny był tak duży, że spóźnił się do pracy o pół godziny. Pracodawca zażądał od niego, aby wyjeżdżał do pracy trzy godziny wcześniej albo na pewien okres wynajął mieszkanie bliżej pracy. Tego rodzaju żądania wykraczają poza obowiązek starannego świadczenia pracy. Następnego dnia pracownik ponownie spóźnił się do pracy także z powodu utrudnień komunikacyjnych. Pracodawca rozwiązał z nim umowę o pracę bez wypowiedzenia z jego winy z powodu ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych (art. 52 § 1 pkt 1 k.p.). Pracownik odwołał się do sądu. Sąd nie przyznał racji pracodawcy. Uznał, że nie doszło do ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych.

Zawiadomienie o nieobecności

Pracownik powinien uprzedzić przełożonego o przyczynie i przewidywanym okresie spóźnienia, jeżeli przyczyna jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia (§ 2 ust. 1 rozporządzenia w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy; dalej: rozporządzenie). Taki sam obowiązek spoczywa na pracowniku, gdy zaistnieją okoliczności uniemożliwiające stawienie się do pracy. Jeżeli przepisy obowiązujące u danego pracodawcy nie określają sposobu zawiadomienia – pracownik dokonuje go telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności (np. faksu) albo przez inną osobę.

Jak potraktować nieobecność pracownika w pracy z powodu wstrzymania ruchu lotniczego >>

Zdarzenia losowe czy inna szczególna okoliczność może jednak uniemożliwić pracownikowi powiadomienie pracodawcy o spóźnieniu. W takim przypadku dopuszczalne jest wyjaśnienie przyczyny spóźnienia po przybyciu do pracy (§ 2 ust. 3 rozporządzenia).

PRZYKŁAD

Pracownik wyjechał do pracy swoim samochodem wczesnym rankiem. Jednak po przejechaniu zaledwie pięciu kilometrów doszło do wypadku. Samochód wyjeżdżający z drogi podporządkowanej uderzył w jego auto. Podczas zderzenia został uszkodzony telefon komórkowy pracownika i nie mógł on powiadomić pracodawcy o tym, że nie przyjedzie punktualnie do biura. Pracownik spóźnił się do pracy dwie godziny i dopiero wówczas mógł wyjaśnić przyczynę swojego spóźnienia. W tej sytuacji spóźnienie pracownika można uznać za usprawiedliwione.

Konsekwencje niezawiadomienia pracodawcy o spóźnieniu zależą od okoliczności konkretnego przypadku. Sąd Najwyższy stwierdził, że pracownikowi, który usprawiedliwił nieobecność w pracy z opóźnieniem, nie można zasadnie zarzucić opuszczenia pracy bez usprawiedliwienia (wyrok z 4 grudnia 1997 r., sygn. akt I PKN 416/97, OSNAPiUS 1998/20/596). Należy jednak podkreślić, że w związku z różnymi przyczynami nieobecności zawiadomienie pracodawcy o przyczynie nieobecności w pracy i spodziewanym okresie jej trwania nie oznacza, iż zostanie ona usprawiedliwiona. Zawiadomienie jest okolicznością, która pozwala uniknąć zaskoczenia pracodawcy i jego ewentualnej błędnej oceny postępowania pracownika oraz podjęcia wobec niego odpowiednich działań dyscyplinarnych.

PRZYKŁAD

Wszyscy pracownicy zostali uprzedzeni przez pracodawcę o obowiązku informowania o spóźnieniach i przewidywanym czasie ich trwania za pomocą telefonów komórkowych. Jeden z pracowników, zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony, kilkakrotnie, dzień po dniu nie informował o swoim spóźnieniu, ponieważ zapominał zabrać telefon z domu. Brak informacji od pracownika dezorganizował pracę w firmie, był on bowiem jednym z głównych negocjatorów ważnego dla firmy kontraktu. Pracodawca wypowiedział pracownikowi umowę o pracę z powodu niedbałego wykonywania obowiązków pracowniczych. Pracownik nie zgodził się ze stanowiskiem pracodawcy i skierował sprawę do sądu. Ten jednak podzielił stanowisko pracodawcy i uznał wypowiedzenie za słuszne.

Żądanie zaświadczeń

Dowodami na usprawiedliwienie przez pracownika jego nieobecności w pracy są m.in.:

• zaświadczenie lekarskie o chorobie,
• decyzja inspektora sanitarnego o odosobnieniu ze względu na chorobę zakaźną,
• imienne wezwanie do stawiennictwa przez organ państwowy albo samorządowy,
• oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych oraz
• oświadczenie pracownika w razie zaistnienia okoliczności uzasadniających konieczność sprawowania przez niego osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do lat ośmiu z powodu nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, przedszkola lub szkoły, do której dziecko uczęszcza (§ 3 rozporządzenia).

Jednak żaden z wymienionych dowodów na usprawiedliwienie nieobecności nie jest możliwy do wykorzystania przy spóźnieniach do pracy z powodu trudności komunikacyjnych. Także z przepisów dotyczących PKP czy komunikacji miejskiej, autobusowej, autokarowej itp. nie wynika obowiązek wystawienia przez przewoźnika zaświadczenia potwierdzającego okoliczności uzasadniające spóźnienie. W praktyce zdarza się, że kierownik pociągu, kasjerka czy kierowca autobusu potwierdza swoim podpisem lub pieczątką taką okoliczność.

Nie oznacza to jednak, że pracodawca może wymagać takich potwierdzeń od pracowników. Nie ma bowiem podstaw prawnych do egzekwowania takich zaświadczeń. Z drugiej strony wystawione zaświadczenie podlega ocenie pracodawcy z punktu widzenia zgodności z prawdą.