Tematy - Dokumentacja kadrowa, Strategie HRM - INFOR.PL

Krótsze okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej - taką zmianę Kodeksu pracy proponuje rząd. Chodzi o ograniczenie liczby dokumentów, które obecnie należy przechowywać przez okres 50 lat. Jakie terminy dla poszczególnych dokumentów przewiduje projekt? Kto skorzysta na zmianach?

Pracownik posiadający dziecko do 14 roku życia ma prawo do 2 dni zwolnienia od pracy w ciągu roku kalendarzowego na opiekę nad dzieckiem. Aby móc skorzystać z tego uprawnienia należy złożyć pracodawcy oświadczenie o planowanym korzystaniu z uprawnień określonych w art. 188 Kodeksu pracy.

Przyjęcie pracownika do pracy wiąże się z powstaniem po obu stronach stosunku pracy obowiązków. Bardzo ważną rolę na etapie zatrudniania pracownika odgrywa dokumentacja pracownicza (kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o pracę, kwestionariusz osobowy dla pracownika, umowa o pracę, informacja o warunkach zatrudnienia, zlecenie przekazywania wynagrodzenia na rachunek bankowy, oświadczenie pracownika dla celów podatkowych PIT-2).

Informacja o warunkach zatrudnienia w formie pisemnej powinna być przekazana pracownikowi przez pracodawcę w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy. Dokument powinien informować o: dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę, wymiarze przysługującego mu urlopu wypoczynkowego, długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę oraz o układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty.

Umowa o pracę na okres próbny może być zawarta maksymalnie na 3 miesiące. Jest to często pierwsza umowa podpisywana z pracownikiem w celu zapoznania się z danym stanowiskiem pracy i sprawdzeniem przez pracodawcę przydatności pracownika do określonej pracy. Oto wzór umowy na okres próbny.

Zlecenia przekazywania wynagrodzenia na rachunek bankowy dokonuje pracownik na piśmie z podaniem daty, od której dochody mają zostać przelewane na rachunek oszczędnościowo-rozliczeniowy. Koniecznie podaje się w tym dokumencie numer konta bankowego.

Kwestionariusz osobowy dla pracownika znajduje się w załączniku 1a do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Oto wzór dokumentu.

Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie znajduje się w załączniku do Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Oto wzór dokumentu.

Nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej prowadzi do negatywnych dla pracodawcy konsekwencji prawnych. Jakie obowiązki ciążą na pracodawcy w związku z zatrudnianiem pracowników? Jakie sankcje naruszenia przepisów regulujących prowadzenie dokumentacji kadrowej przewiduje prawo?

Gra to pożądana forma szkoleń pracowników. Okazała się być bardzo dobrym sposobem na przedstawienie trudnych zagadnień w przystępny sposób.

Mentoring w organizacji to kultura organizacyjna tworzenia i dzielenie się wiedzą. Jak pogodzić ograniczenia budżetu HR z potrzebami inwestowania w rozwój pracowników?

Zapraszamy na konferencję „Wyzwania HR”, która odbędzie się 17 września 2014 r. we Wrocławiu.

Dokumenty aplikacyjne w postaci CV i listu motywacyjnego mogą przesądzić o przyjęciu kandydata do pracy bądź odrzuceniu jego aplikacji. Czy Polacy mają problem ze stworzeniem CV i listu motywacyjnego?

Odejście kluczowego pracownika może mocno osłabić organizację. Poszukiwanie nowego kandydata do pracy na danym stanowisku dopiero w momencie powstania wakatu prowadzi do destabilizacji w firmie. W celu zapobieżenia wystąpieniu takiej sytuacji należy stale budować grupę potencjalnych sukcesorów.

Jak dotrzeć do nieodkrytych talentów? To pytanie zadaje sobie z pewnością wielu dyrektorów HR. Odpowiedź jest niezwykle prosta. Trzeba się tylko rozejrzeć dookoła. To kobiety: od recepcjonistki poprzez sekretarki do kierowniczek działów finansów czy administracji.

Płatnicy mają czas do końca lutego 2014 r. na przekazanie pracownikom PIT-11 i PIT-40 (w przypadku dokonywania rozliczeń podatku za te osoby). W informacji oraz w rozliczeniu rocznym po raz pierwszy należy odrębnie wykazać wysokość przychodów z praw autorskich i zastosowane do nich koszty uzyskania, które w 2013 r. nie mogły przekroczyć 42 764 zł.

Okresy wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze na ogół należy udokumentować świadectwem pracy lub zaświadczeniem. Jedynie prace z nowych wykazów wykonywane po 2008 r. mogą być zaliczone przez ZUS do stażu emerytalnego na podstawie zapisów na koncie osoby ubezpieczonej.

Dokumentacja pracownicza prowadzona jest w formie papierowej. Przewidziane są jednak zmiany pozwalające na stosowanie formy elektronicznej.

Pracodawca odpowiada za prawidłową organizację pracy i ustalenie grafików czasu pracy. Poprawne określenie tych elementów wymaga znajomości kilku wskaźników, m.in. wymiaru czasu pracy w poszczególnych miesiącach.

Według jednej z definicji styl kierowania to względnie trwały i powtarzalny sposób, w jaki przełożony oddziałuje na podwładnych w celu pobudzenia i koordynacji ich działania w zespole, a przez to – osiągania celów stojących przed organizacją. Jeżeli z definicji styl kierowania jest względnie trwały dla danej osoby, to czy można go zmieniać, poprawiać, w jakikolwiek sposób nad nim pracować?

Jestem specjalistą ds. rekrutacji w średniej firmie i chciałbym poprawić skuteczność prowadzonych przeze mnie procesów rekrutacyjnych. Zależy mi na przyspieszeniu decyzji wyboru kandydata i skuteczniejszej jego ocenie, aby wybierać do naszej firmy najlepsze osoby.

Pracownik idealny to taki, który nie dość, że osiąga dobre efekty pracy, to jeszcze czerpie z tego osobistą satysfakcję. Pytanie brzmi – jak ją zapewnić? Wewnątrzsterowny pracownik ma wiele atutów – nie trzeba go pilnować, sam dba o jakość wykonania, często cele traktuje osobiście. Dla menedżera to jednak większe wyzywanie, ponieważ często taki pracownik jest również mniej sterowny. Jeżeli przyjmuje cele i chce pracować, jest bezcenny. Jeżeli jednak nie chce, trudno go do tej pracy zachęcić czy zmusić.

Zostałem świeżo upieczonym szefem zespołu, w którym do tej pory sam byłem pracownikiem. Cieszę się bardzo z awansu, bo jest dla mnie kolejnym krokiem w rozwoju kariery, ale jestem też pełen obaw o to, jak poradzę sobie z zarządzaniem zespołem. Mimo różnic wiekowych, łączyły nas do tej pory bardzo dobre relacje koleżeńskie.

W pracy liczy się wynik. Razem z ludźmi, z którymi pracuję, robimy wszystko, by realizować skutecznie cele. Inaczej działanie nie ma sensu. Lubię to, co robię. I o ile prędzej czy później znajduję rozwiązania nawet w beznadziejnych sytuacjach, zdarza się, że nie potrafię porozumieć się z ludźmi. Przekazuję im, czym mają się zająć, po czym okazuje się, że zrobili to zupełnie inaczej, niż oczekiwałem. Mam wrażenie, że niekiedy nie rozumieją, o co mi chodzi. Czasem też, kiedy widzę, w jaki sposób pracownik zabiera się do wykonania zadania, wolę zająć się nim sam. Jestem przeciążony pracą. Odnoszę wrażenie, że robię coś nie tak, że nie do końca właściwie zarządzam ludźmi. Co mogę zrobić, by usprawnić funkcjonowanie moje oraz zespołu?

Pracodawca, który powziął podejrzenie wystąpienia choroby zawodowej u zatrudnianego pracownika, ma obowiązek niezwłocznie zgłosić podejrzenie takiej choroby. Takiego zgłoszenia może również dokonać sam pracownik lub były pracownik, który podejrzewa, że występujące u niego objawy mogą wskazywać na taką chorobę, a także lekarz, który podczas wykonywania badań powziął podejrzenie choroby zawodowej u pracownika.

Jeden z prezesów firmy zapytany przez konsultanta: „Proszę mi powiedzieć, ilu pracowników pracuje w Pana organizacji?” – odpowiedział: „No cóż, wydaje mi się, że połowa z nich”. W tym dowcipie jest jednak nadspodziewanie dużo prawdy. Z globalnych badań Hay Group wynika, że tylko 46 proc. pracowników czuje się w pełni efektywnych.

Pracodawca ma obowiązek założenia i prowadzenia oddzielnie dla każdego pracownika akt osobowych. Poza aktami pracodawcy prowadzą odrębnie dla każdego zatrudnionego m.in. imienną listę wypłacanego wynagrodzenia. Jak prawidłowo prowadzić akta osobowe?

1 sierpnia 2012 r. weszły w życie nowe przepisy dotyczące chorób zawodowych. Doprecyzowany został krąg instytucji odpowiedzialnych za rozpoznawanie chorób zawodowych i wydawanie orzeczeń w tej sprawie. Pozostałe zmiany mają na celu uaktualnienie oraz ujednolicenie terminologii zawartej w dotychczas obowiązujących załącznikach do rozporządzenia w sprawie sposobu dokumentowania chorób zawodowych i skutków tych chorób.

Obowiązek założenia i prowadzenia dokumentacji pracowniczej dotyczy każdego pracodawcy, nawet zatrudniającego jednego pracownika. Obowiązkowe jest również jej przechowywanie przez 50 lat w odpowiednich warunkach.

Zasadą jest, że dokumenty z zakresu prawa pracy, w tym w szczególności umowy o pracę, powinny być sporządzane w języku polskim. Przepisy Kodeksu pracy nie określają języka, w którym powinny być sporządzane dokumenty kadrowe. Podstawowym aktem prawnym, który określa język dokumentacji pracowniczej, jest ustawa o języku polskim.

Dobrym przykładem z zakresu polityki personalnej, w znacznym stopniu absorbującym dział HR, jest organizacja i realizacja szkoleń, wraz z ewidencją ofert i firm szkoleniowych oraz prowadzeniem kartotek trenerów z opisem ich kompetencji. Do tego dochodzi: opracowanie planu szkoleń na podstawie zgłaszanych potrzeb oraz oszacowanie budżetu, a potem jeszcze monitoring stopnia realizacji.

Jakiego rodzaju zaświadczeń może żądać pracownik od byłego pracodawcy i czy są jakieś limity w zakresie liczby i częstotliwości ich wystawiania. Czy były pracownik musi podawać powód wystawienia zaświadczenia i od czego zależy obowiązek jego wystawienia przez byłego pracodawcę. To częste pytania, jakie stawiają sobie pracodawcy i byli pracownicy.

Pracodawcy coraz częściej w kontraktach zawieranych z pracownikami używają języka obcego. Takie postępowanie jest dopuszczalne, pod warunkiem że pracownik potrafi posługiwać się tym językiem.

Wdrożenie outsourcingu kadrowo-płacowego upraszcza strukturę pionu finansowego firmy oraz zwalnia ze stałej konieczności interpretowania zawiłych przepisów i śledzenia zachodzących w nich zmian.

Przekazanie przez pracodawcę do wykonania zewnętrznej firmie określonych obowiązków związanych z prowadzoną aktywnością gospodarczą (outsourcing) ma na celu przede wszystkim odciążyć przedsiębiorstwo, aby mogło ono w pełni skoncentrować się na podstawowych celach swojej działalności.

Prawo do tworzenia notatek służbowych na temat pracowników nie wynika wprost z obowiązujących przepisów prawa. Kodeks pracy oraz jedno z rozporządzeń wykonawczych do niego przewidują jedynie obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, nie precyzując jednak, co należy rozumieć przez pojęcie „dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy”.

Pracodawca ma prawo sporządzać notatki służbowe dotyczące przebiegu zatrudnienia pracowników. Takie dokumenty powinny być przechowywane w części B akt osobowych tak długo jak istnieje przyczyna ich sporządzenia.

Zatrudniliśmy pracownika, który przedstawił nam na piśmie zeznania trzech osób złożone przed notariuszem, poświadczające, że w okresie od 1 stycznia 1965 r. do 31 grudnia 1971 r. wykonywał on pracę w gospodarstwie rolnym (pracownik miał wówczas ukończone 16 lat) o łącznej powierzchni 0,5 ha, prowadzonym przez jego rodziców. Nie uzyskał bowiem z urzędu gminy zaświadczenia, które by to potwierdzało. Od 1 stycznia 1972 r. pracownik jest właścicielem tego gospodarstwa (przejął je na podstawie umowy dożywocia) i prowadzi je wraz z małżonką (przedstawił nam potwierdzający to akt notarialny). Czy okres wykonywania pracy w gospodarstwie rodziców powinniśmy mu wliczyć do stażu pracy, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego? Czy zeznania świadków i akt notarialny są wystarczającym dowodem, na podstawie którego musimy uznać, że spełnia on warunki do zaliczenia tego okresu do stażu pracy?

Za nieprzestrzeganie ustalonego porządku pracy na pracownika może być nałożona kara porządkowa. Informację na ten temat pracodawca umieszcza w aktach osobowych pracownika. Wpis usuwa się z akt po roku nienagannej pracy.

Pracodawca może prowadzić część dokumentacji kadrowej w wersji elektronicznej. Jest to dopuszczalne m.in. w przypadku ewidencji czasu pracy. Nie można jednak ograniczyć się do formy elektronicznej w przypadku wszelkich dokumentów, na których jest wymagany podpis pracownika.

Pracodawca jest zobowiązany udzielić urlopu okolicznościowego w terminie zaproponowanym przez pracownika. Warunkiem wyrażenia zgody na jego wykorzystanie jest związek terminu urlopu i wydarzenia, z którego powodu jest udzielany. Ważne jest również to, że pracownik powinien złożyć wniosek o udzielenie urlopu.

Pracodawca może prowadzić część dokumentacji kadrowej w wersji elektronicznej. Jest to dopuszczalne m.in. w przypadku ewidencji czasu pracy. Jednak wzór takiej karty pracodawca musi opracować samodzielnie.

Pracownikowi przysługuje 2-dniowy urlop m.in. w razie urodzenia się dziecka. Pracodawca nie musi go udzielać w sytuacji, gdy zdarzenie uprawniające do urlopu miało miejsce podczas innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika, np. podczas urlopu wypoczynkowego.

Nasza firma, która jest spółką z o.o., od 1 stycznia 2012 r. zmieniła nazwę. Czy w związku z tym powinniśmy zmienić pracownikom umowy o pracę, czy możemy w inny sposób poinformować ich o zmianie nazwy firmy?

Pracodawca nie może odmówić udziału w rekrutacji kandydatom tylko z tego powodu, że przedstawili oni nieznane prawu polskiemu dokumenty potwierdzające poprzednie okresy zatrudnienia.

Z badania Trendy HRM 2011 firmy Deloitte wynika, że działy personalne w Polsce robią różne wdrożenia, nie zawsze obliczając, na ile są one potrzebne. Można z tego wnioskować, że robią to na zasadzie intuicji, mody albo przyjmując a priori, że są to działania odpowiednie do sytuacji, która jest czytelna bez stosowania wyrafinowanych pomiarów. Czy aby na pewno można się obyć w HRM bez mierników?

Pracodawca zatrudniając nowego pracownika musi poinformować go o warunkach zatrudnienia. Warto jednak pamiętać, że taki sam obowiązek istnieje w razie zmiany tych warunków, np. po uzyskaniu prawa do wyższego wymiaru urlopu wypoczynkowego.

W zarządzaniu sytuacyjnym P. Herseya i K. Blancharda obowiązuje zasada, że pracownik znajdujący się na konkretnym etapie swojego rozwoju powinien być kierowany w sposób przypisany do danego etapu. Jestem szefem i wielokrotnie zauważyłem, że nie sprawdza się to w praktyce. Czy inni menedżerowie i praktycy zarządzania mają podobne doświadczenia?

Stale zmieniające się warunki gospodarcze i społeczne oraz galopujący rozwój technologiczny wymuszają na środowisku konieczność wprowadzania zmian, aby dostosować się do nowych warunków. Firmy unikające zmian bądź wprowadzające je w sposób nieumiejętny z góry skazują się na niepowodzenie. Jednak samo otwarcie się na zmiany nie gwarantuje firmie sukcesu, bowiem nieefektywnie wprowadzona zmiana może przynieść taki sam efekt, jak jej brak. Na co zatem zwracać największą uwagę, aby działać efektywnie?

Dokumentacja kadrowa, Strategie HRM

Krótsze okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej

Oświadczenie pracownika o zamiarze lub braku zamiaru korzystania z 2 dni opieki nad dzieckiem

Przyjęcie pracownika do pracy - dokumentacja pracownicza

Informacja o warunkach zatrudnienia - wzór

Umowa o pracę na okres próbny - wzór

Zlecenie przekazywania wynagrodzenia na rachunek bankowy

Kwestionariusz osobowy dla pracownika

Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie

Nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej - konsekwencje prawne

Gra jako pożądana forma szkoleń pracowników

Mentoring w organizacji

Konferencja „Wyzwania HR” – 17 września 2014 r.

CV i list motywacyjny - rola w procesie rekrutacji

Zarządzanie sukcesją w polskich firmach

Synergia płci

PIT-11/PIT-40 a przychody z praw autorskich za 2013 r.

Dokumentowanie pracy szczególnej przez pracodawcę

Dokumentacja pracownicza- forma elektroniczna?

Wymiar czasu pracy w poszczególnych miesiącach 2013 r.

Elastyczny szef

Jak poprawić skuteczność procesów rekrutacyjnych?

By chciało się chcieć...

Jak być szefem dla swoich kolegów?

Czy w zarządzaniu ważny jest tylko wynik

Dokumentowanie chorób zawodowych - nowe zasady

Czerwony dywan czy linoleum

Jak prawidłowo prowadzić akta osobowe

Nowe zasady dokumentowania chorób zawodowych

Prowadzenie akt osobowych pracownika

Czy w dokumentacji kadrowej można używać języka obcego?

Nowe technologie w służbie HR, czyli elektroniczna obsługa szkoleń

Jakie dokumenty wystawi ci były pracodawca

Język obcy w dokumentacji kadrowej

Outsourcing kadrowo-płacowy - korzyści dla pracodawcy

Zalety i wady outsourcingu kadrowo-płacowego

Czy można sporządzać notatki służbowe dotyczące pracowników

Sporządzanie i przechowywanie notatek służbowych

Kiedy należy zaliczyć pracę w gospodarstwie rolnym do stażu pracy

Zastosowanie wobec pracownika kary porządkowej

W jakiej formie można prowadzić dokumentację kadrową

W jaki sposób udzielać urlopów okolicznościowych

Czy można prowadzić dokumentację kadrową w formie elektronicznej

Kto i kiedy jest uprawniony do urlopu okolicznościowego

Czy pracownikom należy zmienić umowy o pracę, jeśli następuje zmiana nazwy firmy

Jakie dokumenty potwierdzają okresy zatrudnienia w państwach UE

Intuicja vs. analizy. Na czym opierać wdrożenia HRM?

Jak przekazać pracownikowi informację o warunkach zatrudnienia

Jakie są odstępstwa od zarządzania sytuacyjnego?

Ludzkie oblicze transformacji. Znaczenie emocji w procesie zarządzania zmianą

Rozwiązania on-line wsparciem w rekrutacji i systemowym zarządzaniu talentami