REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Nowe technologie w służbie HR, czyli elektroniczna obsługa szkoleń

Adam Tarkowski

REKLAMA

Dobrym przykładem z zakresu polityki personalnej, w znacznym stopniu absorbującym dział HR, jest organizacja i realizacja szkoleń, wraz z ewidencją ofert i firm szkoleniowych oraz prowadzeniem kartotek trenerów z opisem ich kompetencji. Do tego dochodzi: opracowanie planu szkoleń na podstawie zgłaszanych potrzeb oraz oszacowanie budżetu, a potem jeszcze monitoring stopnia realizacji.

Ale to jeszcze nie koniec, bo przecież każdej firmie, która organizuje szkolenia dla swoich pracowników, zależy na jakości i efektywności tych działań. Aby wyłonić najlepszych (trenerów i firmy szkoleniowe), po zakończeniu szkolenia warto przeprowadzić jego ocenę, i to najlepiej w dwóch etapach: bezpośrednio po szkoleniu oraz po upływie określonego czasu, co pozwoli ocenić przydatność danego szkolenia.

Rozwiązać problem informatycznie

Nowe technologie proponują wsparcie dyrektorom personalnym w realizacji takich zadań. Zastosowanie odpowiednio dopasowanego rozwiązania informatycznego pozwala na zbudowanie drożnych kanałów informacyjnych pomiędzy wszystkimi uczestnikami procesów zarządzania personelem (zarząd – menedżerowie – pracownicy) oraz zapewnia płynny przepływ informacji.

Żeby zobrazować korzyści z zastosowania systemów informatycznych w prowadzeniu nowoczesnej polityki zarządzania kadrami, przeanalizujemy ich możliwości na konkretnym przykładzie. Zobaczymy, co można poprawić i usprawnić w planowaniu i realizacji szkoleń. W tym celu przyjrzymy się poszczególnym etapom tego procesu.

KROK 1

Zapotrzebowanie na szkolenia

Pierwszym działaniem przy planowaniu szkoleń jest prawidłowe ustalenie potrzeb szkoleniowych. I już tu z pomocą przychodzi nam rozwiązanie informatyczne. System obsługi zgłoszeń pozwala w jednym miejscu gromadzić wszelkie potrzeby szkoleniowe, ewidencjonowane za pośrednictwem różnych kanałów przepływu informacji ze źródeł, takich jak:

● arkusze ocen pracowniczych, zawierające informacje o obszarach rozwoju pracownika, aktualizowane podczas oceny okresowej,

● potrzeby szkoleniowe ad hoc zgłaszane przez kierowników w związku np. z konkretnym projektem czy zadaniem,

● matryca szkoleń (utworzona na podstawie informacji o obligatoryjnych szkoleniach na poszczególnych stanowiskach), pozwalająca tworzyć listy potrzeb szkoleniowych w odniesieniu do stanowisk, z uwzględnieniem cykliczności szkoleń oraz okresu ich ważności,

● baza szkoleń przesuniętych z poprzedniego okresu,

● bieżące zapotrzebowanie na szkolenia określane przez dział HR (w tym korekty planów szkoleniowych).

Rejestracja zapotrzebowania na szkolenia odbywa się automatycznie w systemie, dzięki narzędziom, które są dostosowane do roli, jaką dany uczestnik odgrywa w procesie zbierania informacji o potrzebach szkoleniowych. I tak:

● Kadra kierownicza, posiadając dostęp do systemu z poziomu przeglądarki internetowej, ma możliwość prowadzenia ocen okresowych i zgłaszania wynikających z nich potrzeb szkoleniowych dla swoich pracowników z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie. Wszystko może się odbywać w sposób zdalny, dzięki czemu przełożony i podwładny mają możliwość udziału w procesie bez względu na stopień rozproszenia terytorialnego w firmie czy mobilny charakter pracy.

● Pracownicy działu HR mają dostęp poprzez system informatyczny, co pozwala im nadzorować proces ewidencji potrzeb, weryfikować zgłoszone zapotrzebowanie, a w dalszej kolejności tworzyć plan szkoleń i opracować budżet.

KROK 2

Plan szkoleń

Kolejny etap to opracowanie planu szkoleń. Po zgromadzeniu potrzeb szkoleniowych dział personalny dokonuje ich weryfikacji. I ten proces także można zautomatyzować w zakresie m.in. szybkiego sortowania zgłoszeń, kategoryzowania ich oraz wykonywania operacji na grupach danych. Na podstawie tak zweryfikowanych zgłoszeń dział HR ma możliwość automatycznego wygenerowania planu szkoleń.

Plan ten może być przeglądany w różnych ujęciach, w zależności od potrzeb, według tematów szkoleń, według działów czy według uczestników. Ponadto jego odpowiednie fragmenty mogą być wysyłane do kierowników, aby przekazać im informację o szkoleniach planowanych dla ich podwładnych. Taki plan szkoleń po zatwierdzeniu przez uprawnioną do tego osobę stanowi podstawę dla realizacji konkretnych szkoleń. Jeśli w trakcie roku pojawiają się odstępstwa od planu, to w systemie można wprowadzać korekty planu (wraz z podaniem przyczyny).

KROK 3

Budżet

Dział HR dzięki odpowiednim narzędziom w sposób automatyczny wylicza budżet na podstawie zatwierdzonego planu, zawierającego wycenę poszczególnych szkoleń. W zależności od potrzeb, budżet może być ustalony z uwzględnieniem struktury organizacyjnej, co pozwala śledzić jego wykorzystanie na poziomie poszczególnych działów czy pionów.

KROK 4

Realizacja szkoleń

Jeśli plan i budżet zostały zatwierdzone, można przystąpić do realizacji szkoleń. I tu po raz kolejny system informatyczny jest istotnym wsparciem: korzystając z planu, można pogrupować szkolenia, np. według tematów i przewidywanych terminów, a następnie zorganizować szkolenie dla określonej grupy. Temat wraz z listą uczestników zostanie pobrany automatycznie z planu. Pozostaje tylko uzupełnić brakujące dane dotyczące m.in. wyboru trenera czy miejsca.

Na tym etapie ważne jest monitorowanie wykonania planu szkoleń oraz śledzenie wykorzystania budżetu. W tradycyjnym modelu opartym na arkuszach programu Excel to zadanie dość czasochłonne, kłopotliwe i wymagające dyscypliny w aktualizacji różnych arkuszy z danymi. Wykorzystanie do tego celu odpowiedniego narzędzia może znacznie ten proces przyspieszyć oraz wyeliminować ryzyko błędów. Dzięki powiązaniu planu szkoleń z budżetem i z konkretnym szkoleniem, dział HR po zarejestrowaniu danego szkolenia ma bieżącą informację o tym, jak przekłada się ono na realizację planu i wykorzystanie budżetu. Takie podejście ogranicza liczbę wprowadzanych danych, gdyż wymaga ewidencji jedynie tych danych, które są związane z konkretnym szkoleniem i jego kosztami (pozostałe dane wynikają z planu). W efekcie przy minimalnym nakładzie pracy dział HR na bieżąco monitoruje zarówno poziom wykonania planu, jak i stopień wykorzystania budżetu.

Więcej na ten temat znajdziesz w płatnej części serwisu w artykule: Trudy szkoleń

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Czy 2 maja jest dniem wolnym od pracy?

2 maja 2024 r. wypada w czwartek pomiędzy wolną środą 1 maja (Święto Pracy) i wolnym piątkiem (Narodowe Święto 3 Maja). Czy wypadające 2 maja Święto Flagi to dzień wolny od pracy? Czy trzeba wziąć na ten dzień urlop?

Zaliczka czy zadatek - co będzie lepsze przy współpracy z freelancerem?

Zaliczka czy zadatek? Jaka jest różnica? Co jest zwrotne, a co przepada? Podpowiadamy, co wybrać przy współpracy z freelancerem.

Minister pracy: Zwolnień grupowych jest sporo, ale są monitorowane przez resort pracy

Firmy działające w naszym kraju coraz częściej przeprowadzają zwolnienia grupowe. Agnieszka Dziemianowicz-Bąk, minister rodziny, pracy i polityki społecznej, przyznaje, że faktycznie tych zwolnień jest sporo.

Majówka 2024: weź 3 dni urlopu a będziesz miał 9 dni wolnych

Majówka w 2024 zapowiada się wspaniale. Wypoczynek może być naprawdę długi. Wystarczy wziąć 3 dni urlopu a można mieć 9 dni wolnych (wliczając weekendy). Co ciekawe Boże Ciało w 2024 r. wypada 30 maja (czwartek) oznacza to, że biorąc wolne w dniu 31 maja (piątek) - łącznie z weekendem można mieć 4 dni wolnego. Jak wypada majówka 2024? Czy w majówkę jest wolne od szkoły?

REKLAMA

Zwolnienie grupowe: kto może zwolnić, z jakich przyczyn, kogo nie można zwolnić, jaka wysokość odprawy pieniężnej

Zwolnienie grupowe to rozwiązanie umów o pracę z pracownikami z przyczyn niedotyczących pracowników. Nie każdy pracodawca może przeprowadzić takie zwolnienie i nie każdy pracownik może być nim objęty.

Poszedł po zaległe wynagrodzenie a spotkała go śmierć. Zabójstwo w Gdańsku, są zarzuty Prokuratury!

47-letni mężczyzna, pracodawca usłyszał od Gdańskiej Prokuratury zarzut popełnienia przestępstwa zabójstwa w zamiarze ewentualnym i trafił do tymczasowego aresztu. Potrącił pracownika wózkiem widłowym. 37-letni obywatel Gruzji zmarł  wyniku wstrząsu urazowego. Co grozi pracodawcy?

Co to są kompetencje przyszłości i dlaczego są tak ważne na rynku pracy?

Czasy pracy przez całe życie w jednej firmie już minęły. Teraz pracownicy zmieniają stanowiska, branże, kształcą się w nowych kierunkach. Bardzo ważna staje się zdolność do adaptacji i rozwijania nowych umiejętności. Czym są kompetencje przyszłości? I które z nich mogą okazać się kluczowe na przyszłym rynku pracy?

Od 300 zł do 1200 zł: tyle wyniesie bon energetyczny. Od czego będzie zależeć jego wysokość?

Od 300 zł do 1200 zł – taką wartość ma mieć bon energetyczny wypłacany gospodarstwom domowym w drugim półroczu 2024 r. Cena prądu dla gospodarstw domowych wyniesie 500 zł za MWh.

REKLAMA

Wczasy pod gruszą 2024 r.: Ile w budżetówce, firmach prywatnych. Jak u nauczycieli? Ile u mundurowych?
Kraków, Wrocław, Poznań, Rzeszów, Toruń i inne miasta walczą o Prezydentów. II tura wyborów już 21 kwietnia 2024

W wielu polskich miastach już w ten weekend, w niedzielę 21 kwietnia 2024 r. odbędzie się II tura wyborów samorządowych. Szczególnie ciekawią wyniki na prezydentów takich miast jak: Kraków, Wrocław czy Poznań, Rzeszów i Toruń. Czym zajmuje się prezydent miasta?

REKLAMA