Czy można sporządzać notatki służbowe dotyczące pracowników

Nie ulega wątpliwości, że dokumentację taką mogą stanowić właśnie różnego rodzaju notatki na temat pracowników. Możliwość taką dopuścił również Sąd Najwyższy.

Przedmiot notatek dotyczących pracowników

Dokumentacji notatkami podlegają przede wszystkim różnego rodzaju zachowania pracownika i zdarzenia związane ze stosunkiem zatrudnienia. Jak wskazuje się w literaturze prawa pracy, przedmiotem notatki powinny być tylko zdarzenia mające doniosłość ze względu na wykonywane w ramach stosunku pracy obowiązki, istotne z punktu widzenia przebiegu stosunku pracy pracownika.

WAŻNE!

Za bezprawne może być uznane przygotowywanie pisemnych materiałów wychodzących poza aspekty związane z przebiegiem zatrudnienia czy też zawierających nieprawdziwe informacje bądź obraźliwe sformułowania.

Notatki tworzone są z reguły do opisania jakiegoś faktu, który ma wpływ na wykonywaną pracę. Późniejsze powołanie się na nie bywa jednak skrajnie różne – takie notatki mogą być wykorzystane zarówno w celach pozytywnych, jak i negatywnych, tzn. mogą być użyte zarówno przy ocenie zasadności awansu pracownika, jak i jego ukarania. W praktyce częściej tworzy się notatki właśnie w tym drugim celu.

Przykład

Pracownica zatrudniona w zakładzie szwalniczym zabrała do domu bez zgody pracodawcy maszynę do szycia. Aby nikt tego nie zauważył, została w pracy po godzinach, nie informując o tym pracodawcy. Wychodząc spostrzegł ją jednak portier. Sporządził notatkę i przedłożył ją następnego dnia przełożonej pracownicy. Notatka posłużyła do nałożenia na pracownika kary upomnienia.

W jednym z orzeczeń Sąd Najwyższy stwierdził, że sporządzenie i złożenie do akt osobowych pracownika notatki o jego zachowaniu, będące wynikiem działania pracodawcy w celu wyjaśnienia przyczyn powstałego w grupie pracowniczej konfliktu, nie może być ocenione jako naruszenie dóbr osobistych pracownika ani też uznane za działanie bezprawne zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego (wyrok SN z 4 czerwca 2002 r.).

Więcej na ten temat znajdziesz w płatnej części serwisu w artykule: Sporządzanie i przechowywanie notatek służbowych

Podstawa prawna:

• art. 94 pkt 9a i 9b Kodeksu pracy,
• § 6 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.).