Elastyczny szef

W każdym stylu obowiązują jakieś zasady jego stosowania i wynika z własnych przekonań konkretnej osoby, jak również jej doświadczeń, wiedzy, umiejętności i predyspozycji osobowościowych.

Kto zatem zarządza najskuteczniej? Kto jest najlepszym kandydatem na dane stanowisko? Oczywiście wszystko zależy od tego, czemu zarządzanie ma służyć, jakie ma przynieść efekty, z jakim zespołem mamy do czynienia, w jakich warunkach i otoczeniu działamy.

Ważny wybór

Decyzja o wyborze stylu zarządzania może się okazać jedną z najtrudniejszych decyzji biznesowych. Wszystko zależy od tego, czemu dany styl ma służyć. Nie ma bowiem idealnego stylu zarządzania, który sprawdzałby się w każdym zespole i w każdych warunkach. Dla lidera zespołu najistotniejsze jest uświadomienie sobie, jaki jest jego naturalny styl oraz jakie inne style mogą w danym zespole sprawdzać się lepiej. Szef, który zdaje sobie sprawę zarówno ze swoich mocnych, jak i słabych stron, może modyfikować swoje zachowanie. Styl powinien zawsze ściśle pasować do kultury danej organizacji i jej aktualnej sytuacji biznesowej. Aby odnosić sukcesy, należy niezależnie od preferowanego stylu kierowania stosować różne style zarządzania, tak aby jak najlepiej wykorzystać zalety każdego z nich stosownie do sytuacji i warunków otoczenia (tzw. przywództwo sytuacyjne). Kto chce być efektywnym menedżerem, musi się tego nauczyć.

Jak to zrobić?

Tylko nieliczni menedżerowie wiedzą, jak przemieszczać się niezauważenie, bez wysiłku pomiędzy różnymi stylami zarządzania. Pozostała większość porusza się z reguły między jednym lub dwoma stylami. Dla jednych naturalne jest mikrozarządzanie i upajanie się posiadaną władzą. Inni preferują używanie kija i marchewki jako podstawowej metody motywowania, a jeszcze inni będą angażować pracowników w proces podejmowania decyzji, tak aby osiągnąć jak najwięcej.

Oczywiście przy wyborze stylu kierowania należy uwzględnić swoje słabe i mocne strony, ale nie można też zapomnieć o uwzględnieniu osobowości kierowanych pracowników i adekwatnym do tego modyfikowaniu indywidualnego podejścia na linii kierownik – pracownik.

Na powyższe relacje istotny wpływ będzie miało na przykład doświadczenie i staż pracy pracownika na stanowisku. Im mniejsza dojrzałość i doświadczenie podwładnych, tym lider powinien zachowywać się bardziej dyrektywnie. Sam podejmuje decyzje, jasno i zdecydowanie komunikuje cele i standardy oraz przydziela zadania. Mimo braku doświadczenia pracownicy nie mają wątpliwości, co mają robić. Styl dyrektywny znakomicie sprawdzi się również, kiedy firma przeżywa kryzys i tylko nagłe zdecydowane działanie może ją uratować. Dojrzałe zespoły o wysokim poziomie motywacji i kompetencji oczekują natomiast od przełożonego przede wszystkim określenia ambitnych zadań i pozostawienia dużej swobody co do sposobu ich realizacji. W takich sytuacjach świetnie sprawdzi się demokrata. Ale co w sytuacji, kiedy w zespole są zarówno młodzi, jak i doświadczeni pracownicy? W tym kontekście niezmiernie ważna jest elastyczność i umiejętność właściwego doboru stylu kierowania do aktualnej sytuacji.

Można oczywiście posłużyć się półśrodkiem, tj. stworzyć zespół, w którym znajdą się osoby reprezentujące style kierowania „obce” danemu menedżerowi. Weźmy przykład dyrektora operacyjnego – reprezentującego styl demokratyczny – który z powodzeniem zarządza dużym przedsiębiorstwem składającym się z kilku fabryk produkujących specjalistyczny sprzęt elektroniczny. Na co dzień przemieszcza się pomiędzy poszczególnymi zakładami, spotyka się z kadrą zarządzającą, słucha ludzi, otwarcie pyta ich o zdanie, stwarzając atmosferę szacunku i zaufania. Bieżące zarządzanie poszczególnymi zakładami, wymagające znajomości technologii i procesów produkcyjnych, pozostawia natomiast menedżerom reprezentującym styl dyrektywny jasno określającym sposób i standardy wykonania. W swoim zespole ma też menedżera nastawionego na sukces, który koncentruje się na nieustannym poprawianiu wyników i znajdowaniu sposobów na lepszą i wydajniejszą pracę zarówno swoją, jak i swoich podwładnych (według typologii Golemana tzw. poganiacza).

Zdecydowanie lepszym rozwiązaniem jest jednak własne doskonalenie i poszerzanie swojego portfolio o nowe style kierowania. Aby tego dokonać, menedżer powinien najpierw poznać własne kompetencje w zakresie inteligencji emocjonalnej, koncentrując się na tych, które wiążą się wprost ze stylami kierowania, których mu brakuje.

Własny styl zarządzania

Na pierwszy rzut oka trudno określić, czy dany kierownik we wszystkich swoich przywódczych zachowaniach przejawia jednoznacznie któryś z opisanych w artykule stylów kierowania. Aby poznać swój styl zarządzania, można skorzystać z jednej lub z kombinacji poniższych opcji.

Jedną z możliwości jest skorzystanie z testów psychologicznych badających style kierowania, np. Moutona, Blancharda czy też Reddina. Należy przy tym pamiętać o fundamentalnych zasadach dotyczących stosowania testów psychologicznych, tj. interpretację pozostawić uprawnionym specjalistom. Są to bowiem narzędzia, którymi trzeba posługiwać się ostrożnie i z rozwagą. Osoba dokonująca analizy powinna mieć odpowiednie przygotowanie merytoryczne, rozumieć zasady stosowania testów oraz znać powody testowania i szerszy kontekst sytuacji, w jakiej testowanie przebiega. Szczegółowe uregulowania w zakresie stosowania testów oraz ich dostępność zostały określone przez Polskie Towarzystwo Psychologiczne.

Inną możliwością jest skorzystanie z doświadczonego coacha, który, obserwując naszą pracę z podległym zespołem, pomoże nam określić stosowany przez nas styl zarządzania.

Dobrym rozwiązaniem może być też zapytanie o to swojego zespołu. To bardzo dobre i trafne narzędzie oceny. Oczywiście zbieranie informacji od podwładnych, tak jak i inne narzędzia, powinno mieć ustrukturalizowaną i dobrze przemyślaną formę. Powinno też być anonimowe, aby zapewnić maksymalny poziom obiektywizmu.

Kolejny etap to intensywna nauka i szkolenie. Jeżeli na przykład okazało się, że brakuje nam kompetencji w zakresie stylu demokratycznego, a nasz obecny preferowany styl to dyrektywny, powinniśmy zająć się rozwojem w zakresie umiejętności współpracy i komunikacji. Jeżeli natomiast chcielibyśmy posiąść umiejętności kierowania w sposób afiliacyjny, należałoby podnieść poziom swoich kompetencji w zakresie empatii, budowania relacji oraz efektywnej komunikacji.

Należy przy tym pamiętać, że zmiana w zakresie kompetencji inteligencji emocjonalnej to długi i wymagający poświęceń proces, ale włożony w niego wysiłek na pewno się opłaci.

Teoretyczne podstawy

Trzy zasadnicze style kierowania według Kurta Lewina:

• Autokratyczny – kierownik, dążąc do przyspieszenia i uproszczenia procesów decyzyjnych, sam ustala cele podwładnych i zadania prowadzące do ich osiągnięcia oraz sam dokonuje podziału pracy w zakresie ustalenia celów pomiędzy poszczególnymi pracownikami.
• Demokratyczny – kierownik świadomie rezygnuje z przysługującego mu prawa do jednoosobowego podejmowania decyzji; zachęca grupę do partycypowania w ustalaniu celów działania, zadań prowadzących do ich realizacji i podziału czynności między poszczególnych członków zespołu.
• Uchylający się – kierownik pozostawia członkom grupy maksimum swobody w decydowaniu o podziale zadań i sposobie ich realizacji; sam nie podejmuje decyzji, nie uczestniczy w pracach grupy, nie ocenia też pracy podwładnych, co wynika z faktu, że zdaje on sobie sprawę z tego, że zakres jego wiedzy może być niewystarczający do podejmowania sprawnych decyzji w danym obszarze.

Dwa style kierowania według Rensisa Likerta i Roberta Balesa:

• konsultacyjny – kierownik wydaje polecenia pracownikom po omówieniu z nimi problemu i zasięgnięciu ich opinii,
• partycypialny – pracownicy sami ustalają cele i sami podejmują decyzje, kierownik najczęściej tylko je akceptuje; większość decyzji podejmowanych jest wspólnie, przy czym członkowie grupy są w równym stopniu obarczani odpowiedzialnością, jak też mają udział w korzyściach uzyskiwanych wynikiem zespołowym.

Siatka stylów kierowniczych (orientacja na ludzi i zadania) Roberta Blake’a i Jane Mouton:

• styl zadaniowy – kierownik przejawia wyłączne i duże zainteresowanie zadaniami,
• styl osobowy – kierownik koncentruje się wyłącznie na ludziach,
• styl unikowy – kierownik przejawia brak zainteresowania ludźmi i zadaniami,
• styl zachowawczy – kierownik prezentuje średnie zainteresowanie zadaniami i ludźmi,
• styl optymalny – kierownik demonstruje duże zainteresowanie zadaniami i ludźmi.

Poza orientacją na zadania i ludzi niektórzy badacze próbowali wprowadzać trzeci wymiar.

Paul Hersey i Ken Blanchard w swojej teorii przyjęli jako trzeci wymiar stopień dojrzałości podwładnych określany przez posiadane umiejętności i motywację. Stopień ten określono jako poziom gotowości. Wyróżniono cztery style: autokratyczny, integracyjny, partycypacyjny i delegacyjny oraz cztery stany gotowości i odpowiadające im sposoby formułowania zadań:

• I – osoba nie chce i nie potrafi wypełniać zadań,
• II – chce, ale nie potrafi wypełniać zadań,
• III – potrafi, ale nie chce wypełniać zadań,
• IV – potrafi i chce wypełniać zadania.

Zgodnie z teorią Hersey–Blanchard, kierownik powinien w sposób ciągły troszczyć się o rozwój swoich podwładnych, pomagając im w osiąganiu coraz to wyższego poziomu gotowości, a w miarę dojrzewania podwładnych powinien zmieniać też styl kierowania, dążąc do poziomu, gdzie jego rolą jest przede wszystkim wskazywanie drogi i synchronizowanie działań podwładnych.

W praktyce lepiej przyjął się jednak model Williama Reddina, który jako trzeci wymiar wyróżnił efektywność. Zbudował on trójwymiarowy wykres, w którym wskazał osiem stylów, w tym cztery podstawowe:

• towarzyski – kierownik koncentruje się na problemach pracowniczych i tylko w niewielkim stopniu na zadaniach; lubi kontakty z podwładnymi, umie rozwiązywać konflikty, nie pobudza jednak podwładnych do działania,
• kompleksowy – kierownik koncentruje się zarówno na aktualnie wykonywanych zadaniach, jak i rozumie wagę indywidualnego podejścia do pracowników; kieruje ludźmi przez stawianie im ambitnych zadań,
• wyizolowany – kierownik jest w niewielkim stopniu nastawiony zarówno na ludzi, jaki i na zadania; unika innowacji, preferuje znane i wypróbowane metody; przejawia trudności z nawiązaniem kontaktów i współdziałaniem z ludźmi,
• gorliwy – kierownik jest skoncentrowany na zadaniach, udziela podwładnym instrukcji i wskazówek; działa z zasady w krótkiej perspektywie; podwładnych ocenia z punktu widzenia ich przydatności do wykonywania konkretnych zadań; motywuje poprzez system kar i nagród.

Fred Fiedler wprowadził natomiast jako pierwszy tzw. zależnościowy model przywództwa. W swojej pracy skupił się nie na osobie kierownika, lecz na czynnikach sytuacyjnych, które wpływają na model sprawowania funkcji kierowniczych. Według niego, wybór stylu kierowania zależy od stosunków kierownika z grupą (uznanie, sympatia itp.), struktury zadania (czy jest zrozumiałe i jasne, jak wygląda możliwość osiągnięcia celu) oraz pozycji kierownika w strukturze władzy. Przy czym Fiedler uważa, że style zarządzania są całkowicie nieelastyczne, co w praktyce oznacza, że odpowiedni kierownik powinien być dobierany do konkretnej sytuacji. I tak, jeżeli sytuacja jest bardzo dobra albo bardzo zła, odpowiedni będzie styl autokratyczny, jeśli natomiast jest umiarkowanie dobra bądź zła, wtedy odpowiedni jest styl demokratyczny.