Nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej - konsekwencje prawne

Kontrole w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej

W latach 2012 - 2013 r. Okręgowy Inspektorat Pracy w Warszawie przeprowadził 475 kontroli w zakresie prawidłowego prowadzenia dokumentacji pracowniczej. W jej wyniku wydano 3010 wniosków w wystąpieniach inspektorów pracy oraz stwierdzono popełnienie 56 wykroczeń. Nieprawidłowości dotyczyły najczęściej niewłaściwego prowadzenia akt osobowych (2013 r. - 1253 przypadki, 2012 r. - 1351 przypadków), nieprowadzenie akt w ogóle (2013 r. - 173 przypadki, 2012 r. - 167 przypadków). W 2013 r. stwierdzono także 29 przypadków złego przechowywania dokumentacji pracowniczej, a w 2012 r. 25 takich przypadków (Pismo Państwowej Inspekcji Pracy z dnia 30 stycznia 2014 r., 15444-4560/Sw/27/14).

Świadectwo pracy po przywróceniu do pracy

Polecamy Komplet: INFORLEX.PL Księgowość i Kadry + Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń + INFORorganizer - abonament 12 miesięcy

Kara grzywny

Nieprowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Brak dokumentacji zatrudnienia (akt osobowych pracownika oraz pozostałej dokumentacji) bądź też ich niekompletność oraz niewłaściwe prowadzenie może spowodować negatywne konsekwencje dla pracodawcy. Przede wszystkim takie działanie stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika zagrożone karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł (art. 281 pkt 6 k.p.). Grzywnę wymierza sąd na wniosek właściwego inspektora pracy.

Porozmawiaj o tym na FORUM

Mandat

Ponadto za nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej Inspekcja Pracy  uprawniona jest do nałożenia mandatu na pracodawcę w wysokości 2000 zł, a w przypadku powtarzających się naruszeń i w związku z tym ponownemu nałożeniu mandatu w okresie 2 lat od pierwszego ukarania, mandat może wynieść 5000 zł.

Obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Zgodnie z art. 94 pkt 9a k.p. pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Szczegółowe zasady ich prowadzenia uregulowane zostały w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobów prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286). Przepisy rozporządzenia mają charakter powszechny co oznacza, że dotyczą one pracodawców zatrudniających osoby na różnych podstawach stosunku pracy z wyłączeniem organów prowadzących dokumentację funkcjonariuszy „mundurowych”, których stosunek zatrudnienia ma charakter administracyjnoprawny.

Prowadzenie kart ewidencji czasu pracy - 10 praktycznych wskazówek

Gromadzenie dokumentów

Wszystkie dokumenty gromadzone w aktach osobowych zbierane są przez pracodawcę w postaci odpisów lub kopii, może on jednak żądać od pracownika oryginałów dokumentów, ale tylko do wglądu lub w celu sporządzenia ich odpisów albo kopii (§3 rozporządzenia). Jeżeli pracodawca bezprawnie nie wydaje pracownikowi oryginału złożonego dokumentu, a pracownik poniesie z tego tytułu szkodę, to może żądać jej naprawienia na zasadach prawa cywilnego, jednakże odszkodowanie nie powinno przekraczać wynagrodzenia za okres 6 tygodni (Wyrok z dnia 6 października 1976 r., sygn. akt I PR 130/766, OSNC 1977/4/82).

Udostępnianie dokumentów

Pracownik również ma prawo domagać się od pracodawcy udostępnienia mu dokumentów (kserokopii) z jego akt osobowych, co ściśle związane jest z istniejącym stosunkiem pracy, na co wprost wskazuje art. 94 pkt 9a k.p. Według postanowienia Sądu Najwyższego z dnia 16 września 1999 r. (I PKN 331/99, OSNAPiUS 2001, nr 9, poz. 314.), pracownik może dochodzić przed sądem pracy nakazania udzielenia informacji mających istotne znaczenie dla jego sytuacji pracowniczej (art. 2 § 1 i art. 476 § 1 k.p.c.). Podobne stwierdzenie pojawiło się w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 6 września 2005 r. (II SA/Wa 825/05, niepubl.). Akta osobowe pracownika nie są dokumentacją tajną. Jednakże brak wyraźnych regulacji w tym zakresie powoduje, że pracodawcy odmawiają pracownikom wglądu do nich. Na gruncie kodeksu pracy mamy wyłącznie jednostkowe przepisy wskazujące, że pracodawca ma obowiązek udostępniania pracownikom określonych dokumentów. I tak zgodnie z art. 85 § 5 k.p. pracodawca, na żądanie pracownika, jest obowiązany udostępnić do wglądu dokumenty, na których podstawie zostało obliczone jego wynagrodzenie. Natomiast zgodnie z art. 149 § 1 k.p. pracodawca udostępnia ewidencję czasu pracy pracownikowi na jego żądanie.

Samowolny zabór przez pracownika z własnych akt osobowych dokumentów kształtujących stosunek pracy i uporczywa odmowa zwrotu tych dokumentów na żądanie pracodawcy stanowi ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych (art. 52 § 1 pkt 1 w zw. z art. 100 § 1 k.p.).

Trzy cześci akt osobowych

Akta osobowe pracownika składają się z trzech części. W części A umieszcza się dokumenty, zgromadzone w związku z ubieganiem się pracownika o zatrudnienie. W szczególności chodzi tu o kwestionariusz osobowy, świadectwo pracy od poprzedniego pracodawcy i dokumenty dotyczące kwalifikacji pracownika, orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwskazań do pracy na określonym stanowisku, inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów (np. zaświadczenie o niekaralności).

Dokumentacja pracownicza - forma elektroniczna?

W części B składa się dokumenty dotyczące nawiązania i trwania stosunku pracy. Obejmuje ona zwłaszcza: umowę o pracę, potwierdzenie przez pracownika zapoznania się z treścią regulaminu pracy, z przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy, jak również z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy, różnego rodzaju oświadczenia, jak np. o zamiarze korzystania z 2 dni opieki nad dzieckiem, do których uprawnia art. 188 k.p.; dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie; informacje o karach porządkowych i nagrodach oraz inne dokumenty przedłożone przez pracownika w trakcie trwania zatrudnienia.

Część C obejmuje natomiast dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. Chodzi tu w szczególności o oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu stosunku pracy, kopię świadectwa pracy, kartę obiegową oraz potwierdzenie czynności związanych z postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 § 2 k.p.c.).

Dokumenty wewnątrz teczek muszą być ponumerowane oraz ułożone w odpowiednim porządku chronologicznym i nie mowa tu o kolejności ułożenia ich według dat, ale o sukcesywnym wpinaniu do teczek, które ma zapobiec zagubieniu bądź zniszczeniu dokumentów pracownika. W rozporządzeniu ustawodawca posługuje się sformułowaniem: "dokumenty powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane". Nie wynika z niego bezwzględny nakaz stosowania takiego układu dokumentów, lecz dopuszcza stosowanie innego systemu.

Czy w dokumentacji kadrowej można używać języka obcego?

Przepisy podatkowe

Także inne przepisy nakładają na pracodawcę obowiązek ewidencjowania i przechowywania dokumentacji związanej z zatrudnieniem pracowników, chodzi tu na przykład o przepisy podatkowe nakazujące pracodawcy jako płatnikowi składek ewidencjowanie i przechowywanie dokumentacji związanej z poborem podatków (podatek od osób fizycznych). Inne obowiązki w zakresie ewidencjonowania nakładają przepisy o statystyce publicznej oraz ustawa o emeryturach pomostowych.

Dokumentacja dotycząca chorób zawodowych i wypadków przy pracy

Pracodawca ma także obowiązek gromadzić i przechowywać dokumentację dotyczącą podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy, a także świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami (§7 rozporządzenia). Rozporządzenie nie reguluje jednak wszystkich obowiązków związanych z dokumentacją pracowniczą. Według Sądu Najwyższego podstawą odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną pracownikowi wskutek odmowy poświadczenia zatrudnienia w warunkach szkodliwych lub w szczególnym charakterze, wynikającej z nienależytego wykonania obowiązku prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i akt osobowych pracownika (art. 94 pkt 9a) stanowi art. 471 k.c. w zw. z art. 300 k.p. (Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 13 października 2004 r., II PK 36/04, OSNP 2005, nr 8, poz. 106 teza IV).

Ewidencja czasu pracy i innego rodzaju dokumentacja kadrowa

Ponadto pracodawca jest obowiązany prowadzić: ewidencję czasu pracy pracownika, z uwzględnieniem pracy w godzinach nadliczbowych (art. 149 k.p.), ewidencję młodocianych (art. 193 k.p.), imienną kartę wpłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, jak również kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (§ 8 tego rozporządzenia). Jak przyjął Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 14 maja 1999 r. (I PKN 62/99, OSNAPiUS 2000, nr 15, poz. 579) pracodawca, który wbrew obowiązkowi przewidzianemu w art. 94 pkt 9a k.p. nie prowadzi list obecności, list płac ani innej dokumentacji ewidencyjnej czasu pracy pracownika i wypłacanego mu wynagrodzenia, musi liczyć się z tym, że będzie na nim spoczywał ciężar udowodnienia nieobecności pracownika, jej rozmiaru oraz wypłaconego wynagrodzenia.

Jak prawidłowo prowadzić akta osobowe?

Dokumentacja płacowa

Dokumentacja płacowa, a także innego rodzaju, jak na przykład deklaracje rozliczeniowe i zgłoszeniowe ZUS, której nie ma obowiązku przechowywania w teczkach osobowych należy przechowywać w segregatorach oznaczonych datami. Natomiast zbiorcze karty wynagrodzeń, kartoteki wypłaconych wynagrodzeń z danego roku układa się alfabetycznie. Tak przygotowane dokumenty należy umieścić w kartonowych ponumerowanych pudłach, które opisujemy nazwą jednostki organizacyjnej, w której dokumenty powstały, oznaczeniem kategorii archiwalnej, rocznikiem lub rocznymi datami skrajnymi akt, tytułem teczki- w przypadku list płac uzupełnionym o nazwę miejsca, w przypadku kartotek o litery skrajne.

Język polski

Zgodnie z regulacją ustawy z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim (Dz. U. Nr 90, poz. 999 z późn. zm.) pracodawca, sporządzając akta osobowe, powinien dopełnić obowiązku używania języka polskiego przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (art. 1 i 8 ust. 1). Zgodnie z art. 8 ust. 2 dokumenty z zakresu prawa pracy mogą być jednocześnie sporządzane w wersji lub wersjach obcojęzycznych. Jeżeli strony nie postanowiły inaczej, podstawą wykładni takich dokumentów jest ich wersja w języku polskim.

Dokumenty z zakresu prawa pracy mogą być sporządzone w języku obcym w sytuacji, gdy:

1. osoba świadcząca pracę, będąca obywatelem innego niż Polska państwa Wspólnoty Europejskiej, złożyła taki wniosek (o ile została pouczona uprzednio o prawie do sporządzenia umowy w języku polskim);
2. osoba świadcząca pracę niebędąca obywatelem polskim złożyła taki wniosek, w wypadku gdy pracodawca ma obywatelstwo państwa członkowskiego Wspólnoty Europejskiej lub siedzibę w tym państwie (art. 8 ust. 3).

Przechowywanie dokumentacji

Obowiązek przechowywania dokumentacji (art. 94 pkt 9b k.p.) w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników (dokumentacji osobowej i dokumentacji płacowej) ciąży na pracodawcy przez 50 lat, przy czym okres ten liczony jest od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Optymalne warunki przechowywania dokumentacji na nośniku papierowym określono w rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców.

Jakie dokumenty wystawi ci były pracodawca?

W przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości wskazuje on podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu przekazuje ją do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca owego 50-letniego okresu. W przypadku stwierdzenia przez sąd rejestrowy, na wniosek pracodawcy podlegającego wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego lub do ewidencji działalności gospodarczej, niemożności zapewnienia środków na koszty dalszego przechowywania, dokumentację przejmuje Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej z siedzibą w Milanówku w powiecie grodziskim, województwie mazowieckim, utworzone w tym celu przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego (art. 51u ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w związku z art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach oraz rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 1 czerwca 2004 r. w sprawie utworzenia Archiwum Państwowego Dokumentacji Osobowej i Płacowej).

Dowód w sporach indywidualnych z pracownikiem

Należy zaznaczyć, że dokumenty zgromadzone w aktach osobowych pracownika oraz dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy stanowią dowód w sporach indywidualnych z pracownikiem. Są one szczególnie istotne w postępowaniu przed sądem pracy, wszelkie bowiem zaniedbania pracodawcy w tym zakresie świadczą na jego niekorzyść. W przypadku postępowania sądowego dowód w zakresie dokumentacji zawsze będzie obciążać pracodawcę, bowiem brak dokumentacji (płacowej) wynikający z zaniedbania jej prowadzenia przez pracodawcę powoduje zmianę wynikającego z art. 6 k.c. rozkładu ciężaru dowodów, przerzucając go na osobę zaprzeczającą faktom, z których strona powodowa wywodzi skutki pozwu (teza Wyroku Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z dnia 10 kwietnia 2003 r., III APa 40/02, OSA 2003, z. 12, poz. 43).

W wyroku z dnia 16 listopada 2000 r. (I PKN 80/00, OSNP 2002, nr 11, poz. 264) czytamy natomiast, że kierownik jednostki organizacyjnej zobowiązany do prowadzenia dokumentacji dotyczącej czasu pracy własnego i podległych mu pracowników nie może, dochodząc wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych i w wolne soboty, wywodzić korzystnych dla siebie skutków, powołując się na brak takiej dokumentacji. Podobnie w wyroku z dnia 4 października 2000 r. (I PKN 71/00, niepubl.), zgodnie z którym to na pracodawcy spoczywa ciężar udowodnienia rzeczywistego czasu pracy pracownika z uwzględnieniem pracy w godzinach nadliczbowych.

W sytuacji braku takiej dokumentacji sąd może uznać za udowodnione przez pracownika fakty wynikające z dokumentacji indywidualnie prowadzonej przez niego, na przykład z zapisków. Tak też stało się w sprawie o wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, gdzie sąd uznał, że zapiski pracownika potwierdzone zeznaniami świadków w przypadku braku dokumentacji pracowniczej stanowią wystarczający dowód (Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 25 sierpnia 1998 r., I PKN 114/98, OSNAPiUS 1999, nr 17, poz. 551; zob. też Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 13 stycznia 2005 r., II PK 114/04, OSNP 2005, nr 16, poz. 245).

Podstawa prawna:

• Art. 94 pkt 9a, 9b, art. 85 § 5 , art. 52 § 1 pkt 1, art. 100 § 1, art. 149, art. 281 pkt 6, art.300  ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy ( Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141 z pozn.zm.)
• Art. 471 k.c., art. 471 k.c. ustawy z dnia 23.04.1964 r. - Kodeks cywilny ( Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93)
• Art. 2 § 1,  art. 476 § 1 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego ( Dz.U. 1964 nr 43 poz. 296)
• Ustawa z dnia 14.07.1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673 z późn. zm.)
• Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. 1998 nr 162 poz. 1118)
• Ustawa z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim (Dz. U. Nr 90, poz. 999 z późn. zm.)
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobów prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286)
• Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz. U.2005 Nr 32, poz. 284)
• Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 01.06.2004 r. w sprawie utworzenia Archiwum Państwowego Dokumentacji Osobowej i Płacowej ( Dz. U.  2004 Nr 142, poz. 1503)