W jakiej formie można prowadzić dokumentację kadrową

Jednym z obowiązków pracodawcy jest prowadzenie akt osobowych, w których musi znaleźć się wiele dokumentów związanych z przebiegiem zatrudnienia danego pracownika. Nie ulega zatem wątpliwości, że wszystkie te dokumenty będą musiały mieć formę pisemną.

Nie można ograniczyć się do formy elektronicznej w przypadku umów o pracę, informacji o warunkach zatrudnienia, karty szkolenia bhp, oświadczeń o korzystaniu z uprawnień rodzicielskich i innych dokumentów, zmiany warunków pracy i płacy, świadectw pracy, na których jest wymagany podpis pracownika. Także inne dokumenty, o których mowa w rozporządzeniu w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, wymagają zachowania tradycyjnej formy pisemnej, gdyż wpinane są do akt osobowych pracownika.

Nie jest także dopuszczalna samowolna zmiana przez pracodawcę formy tworzenia tych dokumentów z papierowej na elektroniczną.

Dokumenty w formie elektronicznej

Jak już wspomniano powyżej, wszelka dokumentacja wewnętrzna tworzona na potrzeby danego zakładu pracy może zostać zastąpiona wygodniejszą i efektywniejszą formą elektroniczną. Chodzi tu o wszelkiego rodzaju rejestry, np. rejestr pracowników zatrudnionych lub zwolnionych. W formie elektronicznej mogą być również tworzone tzw. karty obiegowe, funkcjonujące w szczególności w większych przedsiębiorstwach. Kiedyś pracownik zatrudniany lub zwalniany otrzymywał pisemną kartę obiegową i na niej zbierał podpisy w poszczególnych komórkach organizacyjnych. Karty obiegowe stanowią formę przepływu informacji o pracowniku między komórkami organizacyjnymi. Taka karta może jednak z powodzeniem (przynajmniej częściowo) zostać zastąpiona formą elektroniczną. Znajdzie ona zastosowanie we wszystkich tych przypadkach, w których pracownik nie musi być osobiście w określonej komórce. Oszczędzi to czas nie tylko pracownika, który musi przejść kilka działów, ale także w mojej ocenie usprawni przepływ informacji.

Przykład

W firmie obowiązuje karta obiegowa zatrudnienia i zwolnienia. Zatrudniany pracownik musi stawić się w komórce bhp (szkolenie wstępne i ppoż.), magazynie odzieżowym, komórce informatycznej (założenie loginu i hasła do systemu komputerowego, a w razie zwolnienia – jego zablokowanie). Karta obiegowa przyjęcia jest stosowana w formie papierowej, gdyż pracownik musi osobiście przejść wymagane szkolenia, uzyskać login i początkowe hasło, odebrać odzież. Natomiast karta obiegowa zwolnienia jest stosowana w formie elektronicznej i polega na szybkim e-mailowym powiadomieniu wszystkich zainteresowanych komórek o tym, że osoba ta już nie będzie pracować. Takie rozwiązanie powoduje szybszy czas reakcji poszczególnych działów.

Więcej na ten temat znajdziesz w płatnej części serwisu w artykule: Czy można prowadzić dokumentację kadrową w formie elektronicznej

Podstawa prawna:

• art. 149 Kodeksu pracy,
• § 8 pkt 1 rozporządzenia MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286).