Kategorie

W jakiej formie można prowadzić dokumentację kadrową

Beata Naróg
Usługi i Doradztwo Kadrowe. Szkolenia
Pracodawca może prowadzić część dokumentacji kadrowej w wersji elektronicznej. Jest to dopuszczalne m.in. w przypadku ewidencji czasu pracy. Nie można jednak ograniczyć się do formy elektronicznej w przypadku wszelkich dokumentów, na których jest wymagany podpis pracownika.

Jednym z obowiązków pracodawcy jest prowadzenie akt osobowych, w których musi znaleźć się wiele dokumentów związanych z przebiegiem zatrudnienia danego pracownika. Nie ulega zatem wątpliwości, że wszystkie te dokumenty będą musiały mieć formę pisemną.

Nie można ograniczyć się do formy elektronicznej w przypadku umów o pracę, informacji o warunkach zatrudnienia, karty szkolenia bhp, oświadczeń o korzystaniu z uprawnień rodzicielskich i innych dokumentów, zmiany warunków pracy i płacy, świadectw pracy, na których jest wymagany podpis pracownika. Także inne dokumenty, o których mowa w rozporządzeniu w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, wymagają zachowania tradycyjnej formy pisemnej, gdyż wpinane są do akt osobowych pracownika.

Nie jest także dopuszczalna samowolna zmiana przez pracodawcę formy tworzenia tych dokumentów z papierowej na elektroniczną.

Dokumenty w formie elektronicznej

Jak już wspomniano powyżej, wszelka dokumentacja wewnętrzna tworzona na potrzeby danego zakładu pracy może zostać zastąpiona wygodniejszą i efektywniejszą formą elektroniczną. Chodzi tu o wszelkiego rodzaju rejestry, np. rejestr pracowników zatrudnionych lub zwolnionych. W formie elektronicznej mogą być również tworzone tzw. karty obiegowe, funkcjonujące w szczególności w większych przedsiębiorstwach. Kiedyś pracownik zatrudniany lub zwalniany otrzymywał pisemną kartę obiegową i na niej zbierał podpisy w poszczególnych komórkach organizacyjnych. Karty obiegowe stanowią formę przepływu informacji o pracowniku między komórkami organizacyjnymi. Taka karta może jednak z powodzeniem (przynajmniej częściowo) zostać zastąpiona formą elektroniczną. Znajdzie ona zastosowanie we wszystkich tych przypadkach, w których pracownik nie musi być osobiście w określonej komórce. Oszczędzi to czas nie tylko pracownika, który musi przejść kilka działów, ale także w mojej ocenie usprawni przepływ informacji.

Przykład

W firmie obowiązuje karta obiegowa zatrudnienia i zwolnienia. Zatrudniany pracownik musi stawić się w komórce bhp (szkolenie wstępne i ppoż.), magazynie odzieżowym, komórce informatycznej (założenie loginu i hasła do systemu komputerowego, a w razie zwolnienia – jego zablokowanie). Karta obiegowa przyjęcia jest stosowana w formie papierowej, gdyż pracownik musi osobiście przejść wymagane szkolenia, uzyskać login i początkowe hasło, odebrać odzież. Natomiast karta obiegowa zwolnienia jest stosowana w formie elektronicznej i polega na szybkim e-mailowym powiadomieniu wszystkich zainteresowanych komórek o tym, że osoba ta już nie będzie pracować. Takie rozwiązanie powoduje szybszy czas reakcji poszczególnych działów.

Więcej na ten temat znajdziesz w płatnej części serwisu w artykule: Czy można prowadzić dokumentację kadrową w formie elektronicznej

Podstawa prawna:

  • art. 149 Kodeksu pracy,
  • § 8 pkt 1 rozporządzenia MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286).
Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS otrzymują wsparcie z ZUS. Mogą liczyć na postojowe i zwolnienie z opłacania składek. Do kiedy można składać wnioski?

    Minimalna płaca w 2022 r. brutto netto

    Minimalna płaca w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?

    Strategia Demograficzna 2040 - ocena Konfederacji Lewiatan

    Strategia Demograficzna 2040 jest zbyt ogólna i nie odpowiada współczesnym trendom związanym z rodziną. Jak ocenia ją Konfederacja Lewiatan?

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu. Czy trzeba poinformować ZUS o zmianie miejsca pobytu?

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą czyli z zakładową organizacją związkową lub inną reprezentacją osób zatrudnionych.

    Emerytura bez podatku – tabela

    Emerytura bez podatku - tabela z kwotą netto w 2021 r. i po zmianach w 2022 r. wskazuje, ile emeryt otrzyma na rękę po podwyżce.

    Pracownik oczekuje elastyczności zatrudnienia

    Elastyczność zatrudnienia - tego oczekuje pracownik od miejsca pracy.

    Pracownicy ocenili sytuację w zakładach pracy [BADANIE]

    Sytuacja w zakładach pracy została oceniona przez pracowników. Jakie są wyniki badania CBOS?

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - projekt ustawy

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - komisje sejmowe pozytywnie zaopiniowały projekt ustawy. Projekt reguluje zasady tworzenia, organizowania i działania kas w zakładach pracy.

    Pracownicy PIP z dodatkowym urlopem wypoczynkowym

    Dodatkowy urlop wypoczynkowy zostanie przyznany niektórym pracownikom PIP. Ile dni?

    Emerytury czerwcowe od 2009 do 2019 r. - ponowne przeliczenie

    Emerytury czerwcowe od 2009 do 2019 r. będą ponownie przeliczone. Takie rozwiązanie przewiduje nowelizacja ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

    Państwowy egzamin na maszynistę od 2023 r. - projekt

    Państwowy egzamin na maszynistę od 2023 r. przewiduje projekt nowelizacji ustawy o transporcie kolejowym. Co się zmieni?

    Szczepienia pracowników przeciwko COVID-19 - stanowisko PIP

    Szczepienia pracowników przeciwko COVID-19 są celowe i zasadne, lecz mają charakter dobrowolny. To oficjalne stanowisko PIP na temat szczepień pracowników.

    Pracownik niepełnosprawny - zwolnienie lekarskie, czas pracy

    Pracownik niepełnosprawny - jakie ma uprawnienia? Jakie są zasady przebywania na zwolnieniu lekarskim? Jaki jest wymiar czasu pracy pracownika niepełnosprawnego? Co z urlopem wypoczynkowym?

    5 korzyści z audytu wynagrodzeń

    Audyt wynagrodzeń przynosi liczne korzyści. Poniższy artykuł omawia 5 najważniejszych z nich.

    Badania do celów sanitarno-epidemiologicznych

    Badania sanitarno-epidemiologiczne to dodatkowa weryfikacja zdrowotna wymagana do pracy, przy wykonywaniu której istnieje możliwość przeniesienia zakażenia lub choroby zakaźnej na inne osoby.