Kodeks pracy: zmiany w rozliczeniu ekwiwalentu i nowość w ZFŚS

• Kodeks pracy: zmiany w rozliczeniu ekwiwalentu i nowość w ZFŚS
• Projekt zmian Kodeksu pracy – uproszczenie procedur i większa reprezentacja pracowników
• Większa reprezentacja pracowników przy ustalaniu zasad działania ZFŚS
• Inne proponowane zmiany w zakresie prawa pracy i w kodeksie pracy

Kodeks pracy: zmiany w rozliczeniu ekwiwalentu i nowość w ZFŚS

Kodeks pracy: zmiany w rozliczeniu ekwiwalentu i nowość w ZFŚS. Już coraz bliżej, bo w dniu 3 i 4 grudnia 2025 r. Sejm proceduje m.in. w sprawie nowelizacji przepisów Kodeksu pracy. Chodzi o ważne zmiany w zakresie rozliczania ekwiwalentu za urlop, tj. rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (druk nr 1601, dalej jako: projekt).

Projekt przewiduje:

• powiązanie terminu wypłaty ekwiwalentu za urlop z terminem wypłaty wynagrodzenia za pracę, co daje pracownikom większą pewność w zakresie otrzymania należnego świadczenia;
• wprowadzenie u pracodawców, u których nie działają zakładowe organizacje związkowe, reprezentacji pracowników w sprawach, które dotyczą zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, a które wymagają uzgodnienia.

Projekt zmian Kodeksu pracy – uproszczenie procedur i większa reprezentacja pracowników

Zmiany mają na celu uproszczenie regulacji prawnych, zwiększenie przejrzystości oraz dostosowanie przepisów do potrzeb pracowników i pracodawców, w tym przedsiębiorców. Projekt realizuje działania deregulacyjne rządu i ma na celu zmniejszenie formalności oraz ujednolicenie systemu prawnego w zakresie prawa pracy.

Obecnie roszczenie o wypłatę ekwiwalentu za urlop staje się wymagalne w dniu rozwiązania umowy o pracę. W praktyce oznacza to konieczność generowania dodatkowych list płac i przelewów poza comiesięcznymi listami wynagrodzeń. Może to prowadzić do błędów w obliczeniach ekwiwalentu, zwłaszcza gdy pracownik kończy stosunek pracy. W projekcie zmian termin wypłaty ekwiwalentu za urlop zostaje powiązany z terminem wypłaty wynagrodzenia. Dzięki temu pracodawcy będą mieli więcej czasu na poprawne obliczenie kwoty, a proces rozliczeń będzie bardziej przejrzysty. Zmiana ta ma na celu uproszczenie procedur i ograniczenie ryzyka błędów, co jest szczególnie ważne dla firm z dużą rotacją pracowników.

Większa reprezentacja pracowników przy ustalaniu zasad działania ZFŚS

Kolejną istotną zmianą jest zwiększenie reprezentacji pracowników w sprawach dotyczących zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. W przypadku pracodawców, u których nie działają zakładowe organizacje związkowe, projekt wprowadza wymóg powołania co najmniej dwuosobowej reprezentacji pracowników. Obecnie w ustawie o ZFŚS przewidziany jest udział tylko jednego przedstawiciela pracowników, podczas gdy w innych obszarach prawa pracy – np. przy pracach zdalnych czy porozumieniach dotyczących czasu pracy – wymagane jest co najmniej dwóch przedstawicieli.

Zwiększenie liczby przedstawicieli pracowników ma na celu zwiększenie przejrzystości i demokratyczności procesu decyzyjnego w zakresie działania ZFŚS oraz lepszą ochronę interesów pracowników. Dzięki temu decyzje dotyczące funduszu będą podejmowane z większą uwagą na potrzeby pracowników.

Inne proponowane zmiany w zakresie prawa pracy i w kodeksie pracy

Jednym z kluczowych elementów zmian w kodeksie pracy jest wprowadzenie możliwości dokonywania szeregu czynności z zakresu prawa pracy w postaci elektronicznej. Dotyczy to m.in. taki spraw i zagadnień jak:

• Przekazanie informacji o monitoringu
• Przekazanie informacji o warunkach przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę
• Konsultacja zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę z zakładową organizacją związkową
• Rozkład czasu pracy
• Wnioski o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy
• Wnioski o zastosowanie systemu skróconego tygodnia pracy
• Wnioski o zastosowanie systemu pracy weekendowej
• Wnioski o zastosowanie ruchomego czasu pracy
• Wnioski o urlopy bezpłatne
• Wnioski o urlopy bezpłatne na czas pracy u innego pracodawcy
• Instrukcje i wskazówki pracodawcy dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy

Dotychczas wiele z tych czynności wymagało formy pisemnej. Projekt ustawy proponuje rozszerzenie tych czynności na postać papierową lub elektroniczną, co ma uprościć komunikację między pracownikiem a pracodawcą oraz dostosować ją do współczesnych realiów cyfrowych.

Projekt zmian w Kodeksie pracy i ustawie o ZFŚS to ważny krok w kierunku, można powiedzieć, modernizacji i uproszczenia prawa pracy w Polsce. Wprowadzone zmiany mają na celu lepsze dostosowanie przepisów do potrzeb pracowników i pracodawców, w tym przedsiębiorców, oraz zwiększenie przejrzystości i bezpieczeństwa prawnego. Jeśli projekt zostanie przyjęty, przyniesie on istotne korzyści zarówno dla pracowników, jak i dla pracodawców, ułatwiając codzienne procedury i komunikację. Podsumowując, jak czytamy w uzasadnieniu:

"Projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych ma na celu uproszczenie regulacji i zapewnienie lepszego ich dostosowania do potrzeb pracowników i pracodawców, w tym przedsiębiorców. Proponowane zmiany są wyjściem naprzeciw postulatom deregulacyjnym wypracowanym przez Rządowy Zespół do spraw Deregulacji powołany przez Radę Ministrów w marcu 2025 r. Skutkiem wejścia w życie ustawy będzie stworzenie lepszych warunków dla prowadzenia działalności gospodarczej, usunięcie zbędnych formalności oraz uspójnienie systemu prawnego w zakresie prawa pracy. Projekt ustawy przygotowano w oparciu o stanowisko zawarte w fiszkach zawierających ocenę propozycji deregulacyjnych nr MRPiPS-9-153, MRPiPS-10-154 oraz MRPiPS-14-183.".