Zmiany w dokumentacji pracowniczej ułatwią kontrolę PIP

Aby wszystkim było łatwiej. A najbardziej państwu

Nie zazdroszczę kadrowym. Jeszcze nie opadł kurz po rewolucji związanej z RODO, a już muszą mierzyć się z nowym wyzwaniem - dużymi zmianami w zasadach prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Projekt rozporządzenia w tej sprawie trafił już do konsultacji (red. aktualnie uchwalony przez Sejm). Teoretycznie resort pracy wykonał kawał dobrej roboty. Widać, że komuś zależało na tym, aby archiwum pracodawcy było bardziej funkcjonalne. Temu ma służyć np. wydzielenie nowej części C zawierającej dokumenty dyscyplinarne i dotyczące kar porządkowych oraz możliwość dzielenia działów akt na kolejne części (np. B1).

Bez wątpienia projekt dostosowuje też dokumentację pracowniczą do obecnych realiów. W wielu przypadkach nie nakłada obowiązku gromadzenia dodatkowych dokumentów, ale jedynie sankcjonuje zastaną już praktykę (dotyczy to np. gromadzenia dokumentów związanych z łączeniem pracy i urlopu rodzicielskiego).

Problem w tym, że przy okazji wprowadzania funkcjonalnych ułatwień dla firm państwo nie może się powstrzymać, aby jeszcze bardziej nie ułatwić życia sobie. Bo jak inaczej można wytłumaczyć np. obowiązek drukowania co miesiąc harmonogramu czasu pracy, dopilnowania, aby podpisał go pracownik, dołączania go do dokumentacji i przechowywania przez 10 lat. Cel tej zmiany jest jasny - w razie kontroli Państwowa Inspekcja Pracy powinna mieć od ręki dostarczone dowody na przestrzeganie przepisów.

Taki sam cel ma przewidziany w projekcie obowiązek przechowywania skierowań na badania lekarskie lub określania godzin rozpoczynania i kończenia pracy w danej dobie. Dla PIP to superrozwiązanie - inspektor spojrzy na dokumenty i od razu będzie wiedział, czy firma przestrzega przepisów np. o dobie pracowniczej, minimalnym odpoczynku, godzinach nadliczbowych. Ale dla pracodawcy - w szczególności jeśli zatrudnia on np. kilka tysięcy pracowników - to prawdziwa zmora. Nałożenie na nich obowiązku gromadzenia choćby jednego dodatkowego dokumentu oznacza, że muszą zbierać i przechowywać tonę dodatkowych papierów. Oczywiście zawsze można twierdzić, że to zmiany dobre dla pracowników. Ale ich uprawnienia można udowodnić w inny sposób. Nie trzeba od razu nakładać kolejnych wymogów na firmy (zwłaszcza że jeśli przedsiębiorcy zależy na obchodzeniu prawa, to może fałszować dokumentację).

Nie można też nie zadać pytania: jaki sens mają kolejne ustawy ograniczające obowiązki biurokratyczne dla przedsiębiorców, skoro w innych projektach wprowadza się rozwiązania utrudniające im działalność? Nie zazdroszczę kadrowym, nie rozumiem ustawodawcy. ©℗

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Nowe zasady prowadzenia i przechowywania.