REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak zwolnić pracownika zgodnie z prawem i etyką?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Barbara Dąbrowska
Jak zwolnić pracownika zgodnie z prawem?
Jak zwolnić pracownika zgodnie z prawem?
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Zwolnienie pracownika z zachowaniem zasady poszanowania godności oraz uszanowaniem praw pracowniczych zawartych w Kodeksie pracy to jedno z najtrudniejszych zadań dla menedżera ds. personalnych i zarządu spółki. Jak rozstać się z pracownikiem zgodnie z prawem oraz etyką?

Wypowiadanie umowy o pracę z tytułu likwidacji stanowiska pracy wymaga nie tylko odniesienia się do odpowiednich regulacji prawnych, lecz także świadomości, że wszystkie zachowania przedstawicieli firmy wpłyną na jej wizerunek. Nieprzestrzeganie zasad ochrony danych osobowych i brak respektowania praw pracowniczych może wyeliminować firmę z grona preferowanych pracodawców. Jak rozstać się z pracownikiem zgodnie z prawem i etycznie?

REKLAMA

Jednym z najtrudniejszych wyzwań dla menedżera ds. personalnych i zarządu spółki jest wypowiedzenie pracownikowi umowy o pracę z zachowaniem zasady poszanowania godności pracownika oraz uszanowaniem praw pracowniczych zawartych w Kodeksie pracy, ustawie o ochronie danych osobowych i Kodeksie cywilnym.

Polecamy produkt: Jak przygotować się do zmian przepisów prawa pracy i ZUS w 2016 r. (PDF)

Na profesjonalne przeprowadzenie procesu zwalniania pracownika z pracy składają się następujące elementy:

● przygotowanie stosownej dokumentacji,

Dalszy ciąg materiału pod wideo

● wręczenie wypowiedzenia umowy o pracę,

● wsparcie pracownika w zakresie zaoferowania szkoleń dla zwalnianych pracowników lub udzielenia przydatnych informacji na rynku pracy,

● zachowanie w tajemnicy przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę, jak również warunków finansowych, w tym wysokości odprawy,

● sporządzenie prawidłowego świadectwa pracy zawierającego dane zgodne ze stanem faktycznym,

● prawidłowe wypłacenie odprawy i innych świadczeń.

Działania te wymagają wiedzy eksperckiej z zakresu wspomnianych wcześniej dokumentów oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzeń (...) (Dz.U. nr 62, poz. 289 ze zm.).

Jak zwolnić z pracy?

REKLAMA

Zacznijmy od sporządzenia wypowiedzenia umowy o pracę, dla celów dowodowych – w formie pisemnej. Bezwzględnie dokument musi być stworzony przez osobę posiadającą uprawnienia administratora danych osobowych w obszarze zarządzania kadrami w pełnym zakresie. W rozumieniu ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późn. zm.), informacje dotyczące pracowników, w tym dotyczące określonych zdarzeń, takich jak wypowiedzenie umowy o pracę, mogą być dostępne jedynie dla ograniczonego kręgu osób u danego pracodawcy. Należą do nich między innymi osoby prowadzące sprawy osobowe, zatrudnienia i płac. Są one obowiązane zachowywać dane osobowe w poufności – zgodnie z art. 39 ustawy o ochronie danych osobowych.

Bezwzględnie osoba sporządzająca wypowiedzenie umowy o pracę dla osoby zatrudnionej w spółce powiązanej kapitałowo musi mieć pisemne upoważnienie administratora danych tej konkretnej spółki.

Sprawowanie funkcji członka zarządu w spółkach powiązanych kapitałowo (X i Y) nie upoważnia do zlecania stworzenia wypowiedzenia umowy o pracę menedżerowi ds. kadr spółki X dla pracownika spółki Y bez stosownego upoważnienia administratora danych osobowych spółki Y.

REKLAMA

Gdy zaistnieje takie zdarzenie, menedżer ds. personalnych narusza art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych i naraża pracodawcę na wniesienie przez pokrzywdzoną osobę skargi do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych z tytułu bezprawnego przetwarzania danych osobowych bez zgody wyrażonej na piśmie przez pracownika, któremu wręczono wypowiedzenie umowy o pracę, oraz bez stosownego upoważnienia administratora danych osobowych.

Inna sytuacja powstaje w odniesieniu do centrów usług wspólnych, które zostały powołane do obsługi określonych spółek powiązanych kapitałowo i zwyczajowo, posiadają one stosowne uprawnienia nadane przez administratorów danych osobowych oraz ważne umowy o przetwarzanie danych osobowych. To samo dotyczy spółek zewnętrznych wykonujących usługi z zakresu kadr i płac, jeśli posiadają wymaganą prawem dokumentację. Radcy prawni i adwokaci wykonujący usługi prawne dla pracodawców także powinni posiadać upoważnienia administratora danych do przetwarzania danych osobowych, jeśli świadczone przez nich usługi dotyczą tego obszaru (a nie ograniczają się jedynie do opiniowania umów i tworzenia regulaminów).

Zwolnienie ze świadczenia pracy

Kolejną ważną kwestią jest zamieszczenie w wypowiedzeniu umowy o pracę klauzuli zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia za pracę. W niektórych przypadkach, ze względu na interes spółki, osoba, której wypowiedziano umowę o pracę, nie powinna nadal świadczyć pracy, szczególnie, jeśli piastowała kluczowe stanowisko i miała dostęp do dokumentów poufnych. Możemy dokonać takiej czynności tylko na zasadzie volent non fit iniuria, tj. zgodnie z porozumieniem stron stosunku pracy. Oznacza to, że musimy uzyskać na piśmie zgodę pracownika na nieświadczenie pracy w okresie wypowiedzenia z zachowaniem wynagrodzenia za pracę – wyrok Sądu Najwyższego z 4 marca 2009 r. (II PK 202/08, OSNP 2010/19-20/231).

Zasady czy dowolność działania?

Samo wręczenie wypowiedzenia umowy o pracę musi się odbyć z poszanowaniem praw pracowniczych. Dla celów dowodowych przy wręczaniu wypowiedzenia umowy o pracę pracodawcę mogą reprezentować dwie osoby, aby uniknąć sytuacji dwuznacznych, gdy pracownik nie wyrazi zgody na podpisanie wypowiedzenia umowy o pracę.

Menedżer ds. personalnych, który ma uznanie u pracowników i jest osobą wiarygodną, z szacunkiem odnoszącą się do współpracowników, może skutecznie wypowiedzieć umowę o pracę przy współudziale tylko jednego świadka.

Nigdy nie zdarzyło mi się, aby pracownik nie podpisał stosownego dokumentu lub uciekł z pokoju podczas czytania wypowiedzenia umowy o pracę. Zdaję sobie jednak sprawę, że trudne sytuacje życiowe implikują nieprzewidywalne zachowania pracowników. Warto w swojej firmie wypracować najlepszą, zgodną z kodem etycznym, praktykę w tym zakresie.

Brak podpisu na wypowiedzeniu umowy o pracę nie ma żadnego znaczenia w odniesieniu do skuteczności wypowiedzenia umowy o pracę. Ważne jest, aby pracownik zapoznał się z treścią wypowiedzenia.

Z punktu widzenia ochrony danych osobowych niedopuszczalne jest natomiast, aby podczas wypowiedzenia umowy reprezentowały pracodawcę trzy osoby, w tym jedna lub dwie nieposiadające uprawnień administratora danych osobowych. Zadaniem zarządu i menedżera ds. personalnych nie jest osaczanie pracownika liczbą osób uczestniczących w wypowiedzeniu umowy. Są to działania niezgodne z cytowanym art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych i art. 111 Kodeksu pracy. Zarządzający jednostką gospodarczą powinni wykazać się empatią, kulturą osobistą i przestrzeganiem litery prawa, w tym poszanowaniem praw pracowniczych do ochrony danych osobowych i godności osobistej pracownika.

Niedopuszczalne jest także, aby o zwolnieniu z pracy informował nieupoważniony do przetwarzania danych osobowych kierownik działu IT, przed wypowiedzeniem umowy przez pracodawcę, ponieważ otrzymał polecenie służbowe od prezesa zarządu zablokowania dostępów do komputera.

Dołącz do nas na Facebooku!

Czy unikać informowania?

Jeśli przyczyną zwolnienia z pracy jest zła sytuacja ekonomiczna pracodawcy lub zmiany organizacyjne, to należy o tym fakcie porozmawiać z pracownikami. Lepiej jeśli uzyskają informację u źródła niż będą czerpać wiedzę z plotek, które rozpowszechniają się bardzo szybko. Na ogół korporacje podejmują decyzje globalne o zamknięciu firmy w danym kraju, likwidacji działu, natomiast lokalne decyzje związane ze zwolnieniem konkretnej osoby w danym dziale podejmują lokalne władze spółki.

Prezes zarządu, jako osoba odpowiedzialna za działalność operacyjną firmy, nie powinien przekazywać pracownikowi informacji o następującej treści: „decyzja o Twoim zwolnieniu zapadła w Montrealu, Berlinie”, bo to nie jest prawda. Pracownik bardzo szybko zweryfikuje informację zarówno w Montrealu, jak i w Berlinie. Dobry menedżer bierze pełną odpowiedzialność za swoje decyzje i ponosi ich konsekwencje.

Po co outplacement?

Dla pracownika świadomość utraty pracy jest dużym stresem. Szczególnie dla osób, które pracowały w danej organizacji przez dłuższy czas i straciły kontakt z rynkiem pracy. Część pracodawców, aby pomóc im w tym trudnym okresie, organizuje w ramach tzw. zwolnienia monitorowanego wsparcie polegające na udzieleniu pomocy w poszukiwaniu nowych możliwości zatrudnienia.

Oczywiście widzę w tym zakresie ogromną rolę działu personalnego. Jeśli pracodawca nie oferuje takiego wsparcia, to pracownicy z działu HR mogą z własnej inicjatywy wesprzeć pracownika w trudnych chwilach: podać kontakty do firm zajmujących się rekrutacjami, pomóc w napisaniu życiorysu i listu motywacyjnego, przejrzeniu ofert. Na pewno takie działanie będzie świadczyło bardzo dobrze o pracodawcy. Można także zaproponować pracownikowi członkostwo w organizacji skupiającej byłych pracowników.

Zachowanie tajemnicy

Informacje na temat przyczyny zwolnienia z pracy, warunków zwolnienia z pracy oraz wartości odprawy, która dla menedżerów ze względu na poziom zarobków jest ograniczona ustawowo, są informacjami objętymi ochroną danych osobowych. Gdyby prezes zarządu wydawał swojej asystentce polecenie służbowe, aby powyższe ściśle tajne informacje przesłała wszystkim pracownikom czy współpracownikom, działanie to stanowiłoby naruszenie art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych, poprzez niezapewnienie przetwarzania danych osobowych zgodnie z prawem. Co więcej, narusza również dobra osobiste osoby zwolnionej. Aby powyższe informacje mogły trafić do osób postronnych, administrator danych musi posiadać wyrażoną na piśmie zgodę pracownika, którego dane osobowe dotyczą.

Uwaga Czytelnicy -> Na stronie www.personel.infor.pl w zakładce Narzędzia i uzupełnienia znajdą Państwo spis instytucji powołanych do kontroli respektowania praw pracowniczych.

Regulacje prawne

Aby wyeliminować ryzyko utraty reputacji dobrego pracodawcy, niedogodności wynikających z przesłuchań na komendzie policji i przed sądem karnym, długoletnich spraw w sądzie pracy oraz strat ekonomicznych w postaci płatności mandatów karnych i kosztów procesów sądowych należy przestrzegać m.in. następujących regulacji prawnych:

1. Kodeksu pracy ustawa z 26 czerwca 1974 r. art. 111 (Poszanowanie dóbr osobistych pracownika – Dz.U. nr 24, poz. 141),

2. Ustawy o ochronie danych osobowych z 29 sierpnia 1997 r. (Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późn. zm.),

3. Kodeksu cywilnego z 23 kwietnia 1964 r. art. 23 i 24 (Dobra osobiste człowieka i przesłanki ochrony dóbr osobistych – Dz.U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.) – jeśli pracodawca w celu wymuszenia na pracowniku zgody na rozwiązanie umowy na zasadach porozumienia stron będzie stawiał fałszywe oskarżenia, zarzucając mu brak kompetencji, będzie go poniżał w oczach pozostałych współpracowników, naruszy jego godność osobistą.

Naruszenie zasady respektowania praw pracowniczych niesie ze sobą skutki finansowe, a także wiąże się z utratą reputacji. Trudno odbudować markę dobrego pracodawcy, a tym bardziej zaufanie pracowników. Jeśli dochodzi do braku respektowania praw pracowniczych, jest to porażka zarządu firmy i eliminuje zarządzających z grona profesjonalnych menedżerów.

Autor: Barbara Dąbrowska

Absolwentka studiów MBA na Uniwersytecie Warszawskim akredytowanych przez Bloomsburg University of Pennsylvania i Universität Wuppertal, dyrektor ds. personalnych & compliance w Accounting & HR Services oraz menedżer wyższego szczebla w oddziale międzynarodowej korporacji z branży leasingowej ORIX Polska SA. Jest autorką publikacji branżowych na temat compliance i analizy, prowadzi webinaria w zakresie leasingu i podatków.

Porozmawiaj o tym na naszym FORUM

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Personel i Zarządzanie

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Najbardziej szanowane zawody 2025. B2B, outsourcing i praca tymczasowa wypierają umowę o pracę

Jakie zawody są obecnie najbardziej szanowane przez społeczeństwo? Na końcu listy znajdują się posłowie, europosłowie, samorządowcy, influencerzy i youtuberzy. Zmienia się idealna wizja pracy - B2B, outsourcing i praca tymczasowa wypierają umowę o pracę.

Pracodawca powinien redukować przebodźcowanie pracowników [SPOSOBY]

Współcześnie pracujemy za dużo, za głośno i za szybko. Wpływa to na przebodźcowanie, co z kolei powoduje niezdolność do koncentracji, złe samopoczucie, a nawet problemy psychiczne. Raport Pracuj.pl “Neurokomfort w pracy i rekrutacji, czyli przed jakimi wyzwaniami stajemy jako neuroróżnorodni w świecie pełnym bodźców” przedstawia problem i podaje pracodawcom sposoby na redukowanie przebodźcowania pracowników.

Uwaga! Komunikat ZUS: Od 1 lipca 2025 nowy kod ubezpieczenia dla osób niepełnosprawnych na stażu. Sprawdź, jak rozliczać 09 21 i 09 20

ZUS przypomina: od 1 lipca 2025 r. obowiązuje nowy kod tytułu ubezpieczenia dla osób niepełnosprawnych pobierających stypendium z urzędu pracy. Zmiana wynika z nowelizacji rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

MRPiPS: W cztery miesiące 2025 r. ponad 103 tys. zezwoleń na pracę dla cudzoziemców. Najczęściej dla obywateli Kolumbii, Filipin, Indii i Nepalu

Wstępne dane Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej za pierwsze 4 miesiące 2025 r. pokazują, że w tym okresie wydano w Polsce 103,2 tys. zezwoleń na pracę cudzoziemców. Najwięcej otrzymali Kolumbijczycy. Na kolejnych miejscach w zestawieniu znaleźli się obywatele Filipin, Indii, Nepalu oraz Uzbekistanu. Jednocześnie zaledwie 1,2 tys. zezwoleń wydano dla pracowników z Ukrainy.

REKLAMA

Czy zmiana formy prawnej pracodawcy wpływa na PPK? [PRZYKŁADY]

Przepisy ustawy o PPK nie wyłączają ani nie modyfikują zasad kontynuacji bądź sukcesji wynikających np. z przepisów kodeksu spółek handlowych. Jeżeli po przekształceniu danemu podmiotowi przysługują nadal prawa i obowiązki, jakie miał przed przekształceniem, dotyczy to także praw i obowiązków wynikających z umowy o zarządzanie PPK.

Nieodpłatne kursy językowe dla pracowników. Aspekty prawne i podatkowe

Na co może liczyć pracownik chcący podnieść swoje kwalifikacje zawodowe? Czy pracodawca może finansować pracownikom kursy językowe ze środków ZFŚS? Kiedy sfinansowanie szkoleń językowych pracownikom jest dla nich przychodem? W artykule odpowiadamy na najważniejsze pytania!

6 najważniejszych zmian w zatrudnianiu cudzoziemców od czerwca 2025 r.

Dnia 1 czerwca weszły w życie ważne przepisy zmieniające zasady legalnego zatrudniania cudzoziemców w Polsce. Zmiany można przedstawić w 6 głównych punktach. Oto najważniejsze przepisy prawne.

MRPiPS: Pilotaż skróconego czasu pracy 2025 – nabór wniosków od 14 sierpnia 2025, do 1 mln zł dofinansowania [SZCZEGÓŁY, WAŻNE TERMINY]

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej ogłosiło szczegóły długo wyczekiwanego pilotażu skróconego czasu pracy. Program, pierwszy tego typu w Polsce i tej części Europy, zakłada praktyczne testowanie różnych modeli organizacji pracy przy wsparciu finansowym państwa. Wnioski o udział w pilotażu będzie można składać od 14 sierpnia do 15 września 2025 roku.

REKLAMA

Nowoczesne BHP czyli jak zmiany klimatu wpływają na bezpieczeństwo pracy

Jakich działań ze strony pracodawcy wymaga nowoczesne podejście do BHP? Czym jest dziś bezpieczeństwo pracy? Jak zmiany klimatu wpływają na zarządzanie bezpieczeństwem w firmie?

Od 2026 r. pracodawcy będą mieli dodatkowe obowiązki. Zmiany Kodeksu pracy wchodzą w życie

Kodeks pracy się zmienia. Nowe przepisy wejdą w życie na początku 2026 roku. Oznacza to dodatkowe obowiązki dla pracodawców. Co zmienia się w Kodeksie pracy? O czym muszą wiedzieć pracownicy?

REKLAMA