Podpisanie umowy o pracę w formie elektronicznej. Jak to zrobić zgodnie z przepisami prawa pracy
REKLAMA
REKLAMA
Współcześnie pracownicy bardzo często pracują zdalnie. Niekiedy łączy ich z pracodawcą znaczna odległość. W takich sytuacjach firmy proponują podpisanie umowy o pracę w formie elektronicznej. Jak można to zrobić zgodnie z przepisami prawa pracy? Czy kwalifikowany podpis elektroniczny to profil zaufany?
- Praca zdalna i umowa o pracę w formie elektronicznej
- Podpisanie elektronicznej umowy o pracę
- Czy profil zaufany wystarczy do podpisania umowy o pracę?
- Kwalifikowany podpis elektroniczny - podpis umowy o pracę
Praca zdalna i umowa o pracę w formie elektronicznej
Dzięki pracy zdalnej można podejmować się pracy dla podmiotu posiadającego swoją siedzibę w zupełnie innym mieście czy nawet na drugim końcu Polski. Strony stosunku pracy nie muszą wówczas na co dzień spotykać się osobiście. Czy wystarczy podpisanie umowy o pracę w formie elektronicznej? Czy jest to zgodne z przepisami prawa pracy? Wedle art. 29 § 2 Kodeksu pracy umowę o pracę zawiera się na piśmie. Czy forma pisemna to także elektroniczna wersja umowy? Najważniejszym wymogiem jest zawarcie oryginalnego podpisu pod oświadczeniem woli o chęci związania się stosunkiem pracy z danym pracodawcą. Cyfrowa umowa o pracę może spełniać wymogi formy pisemnej.
REKLAMA
REKLAMA
Kontrola PIP. Nowe uprawnienia
Art. 29.[Forma i treść umowy o pracę] § 1. Umowa o pracę określa strony umowy, adres siedziby pracodawcy, a w przypadku pracodawcy będącego osobą fizyczną nieposiadającego siedziby – adres zamieszkania, a także rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności:
1) rodzaj pracy;
2) miejsce lub miejsca wykonywania pracy;
3) wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia;
4) wymiar czasu pracy;
5) dzień rozpoczęcia pracy;
6) w przypadku umowy o pracę na okres próbny:
a) czas jej trwania lub dzień jej zakończenia oraz, gdy strony tak uzgodnią, postanowienie o przedłużeniu umowy o czas urlopu, a także o czas innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli wystąpią takie nieobecności,
b) okres, na który strony mają zamiar zawrzeć umowę o pracę na czas określony w przypadku, o którym mowa w art. 25 § 22, a także postanowienie o wydłużeniu umowy w przypadku, o którym mowa w art. 25 § 23;
7) w przypadku umowy o pracę na czas określony – czas jej trwania lub dzień jej zakończenia.
§ 11. W przypadku zawarcia umowy o pracę na czas określony w celu, o którym mowa w art. 251 § 4 pkt 1–3, lub w przypadku, o którym mowa w art. 251 § 4 pkt 4, w umowie określa się ten cel lub okoliczności tego przypadku, przez zamieszczenie informacji o obiektywnych przyczynach uzasadniających zawarcie takiej umowy.
§ 2. Umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.
Podpisanie elektronicznej umowy o pracę
Jak podpisać cyfrową umowę o pracę, aby była skuteczna? Z pomocą przychodzi tutaj art. 781 Kodeksu cywilnego. Do materii nieuregulowanych Kodeksem pracy stosujemy bowiem przepisy Kodeksu cywilnego. Zgodnie z art. 781 § 2 KC oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Natomiast w § 1 mamy wytłumaczenie, jak należy takie oświadczenie woli podpisać: do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Art. 78.[Zachowanie formy pisemnej] § 1. Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.
Art. 781.[Oświadczenie woli w formie elektronicznej] § 1. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
§ 2. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.
Czy profil zaufany wystarczy do podpisania umowy o pracę?
Państwowa Inspekcja Pracy zwraca uwagę na to, że profil zaufany czyli podpis ePUAP (do jego posiadania wystarczy konto bankowe) nie jest równoznaczny z kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Chodzi tutaj o coś innego. Podpisem zaufanym załatwiamy sprawy urzędowe, ale nie podpiszemy nim umowy o pracę. Są jednak pomysły, aby wprowadzić w Kodeksie pracy nowe przepisy dotyczące możliwości podpisywania umowy podpisem zaufanym. Taki postulat zgłasza np. Konfederacja Lewiatan. Robert Lisicki tłumaczy, że "[...] forma pisemna umowy o pracę nie odpowiada potrzebom rynku pracy i o ile pracodawcy coraz częściej wykorzystują kwalifikowany podpis elektroniczny, to dla pracowników takie rozwiązanie nie jest powszechnie dostępne. Dlatego proponujemy dopuszczenie zawierania umowy o pracę także z wykorzystaniem podpisu zaufanego lub podpisu osobistego. Elektronizacja procesu zatrudnienia powinna również objąć ustawę o zatrudnianiu pracowników tymczasowych".
Kwalifikowany podpis elektroniczny - podpis umowy o pracę
Czym zatem jest kwalifikowany podpis elektroniczny? PIP tłumaczy: "Pojęcie „kwalifikowany podpis elektroniczny” oznacza, iż podpis ten jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i opiera się na kwalifikowanym certyfikacie. To rodzaj specjalnego certyfikatu, który umożliwia weryfikację tożsamości osoby, do której przyporządkowany został podpis i tylko ona może go używać. Kwalifikowany podpis elektroniczny jest płatny i można go nabyć u jednego z certyfikowanych dostawców."
REKLAMA
Co więcej, takim kwalifikowanym podpisem elektronicznym umowę o pracę może podpisać tylko jedna strona stosunku pracy. Druga strona podpisuje dokument własnoręcznie na piśmie. Najczęściej to pracodawca będzie posiadał kwalifikowany podpis elektroniczny, więc zastosuje go przy podpisywaniu umowy ze zdalnym pracownikiem. Powinien taki dokument wysłać do pracownika, a ten wydrukować go i podpisać ręcznie.
Do zawarcia umowy o pracę dochodzi wraz ze złożeniem podpisu przez pracownika. Powinno się to wydarzyć jeszcze przed przystąpieniem do wykonywania obowiązków wynikających z podpisywanej umowy. Jeśli pracownik nie może podpisać umowy w siedzibie firmy, wysyła ją pocztą lub kurierem.
Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dziennik Ustaw z 2025, poz. 277)
Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dziennik Ustaw z 2025, poz. 1071)
REKLAMA
© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.
- Czytaj artykuły
- Rozwiązuj testy
- Zdobądź certyfikat
REKLAMA
