Kiedy pracodawca musi zgodzić się na przesunięcie terminu urlopu, a kiedy nie? Jest kilka reguł, które trzeba zastosować

• Czy przesunięcie terminu zaplanowanego urlopu jest możliwe?
• Czasami termin urlopu trzeba obowiązkowo przesunąć
• W czasie choroby nie wolno korzystać z urlopu

Niechęć pracowników do tworzenia planu urlopowego najczęściej ma związek z tym, że plan ten jest tworzony na długi okres czasu z dużym wyprzedzeniem. Trudno wtedy ustalić ze stuprocentową pewnością, że to właśnie w tym jednym, ściśle określonym terminie zorganizujemy wypoczynek, a nasi bliscy będą mogli dostosować termin swojego urlopu do naszych potrzeb. Planowanie wolnego bywa bowiem czasami naprawdę trudne, a skoordynowanie potrzeb różnych zakładów pracy, terminu wakacji szkolnych i dostępności bazy noclegowej w miejscu wymarzonym przez nas na wypoczynek, bywa wyzwaniem. Uzasadnione więc wydaje się pytanie, czy terminu urlopu zaplanowanego już w przygotowanym w zakładzie pracy planie można zmienić?

Polecamy: Kalendarz 2026

Czy przesunięcie terminu zaplanowanego urlopu jest możliwe?

Przesunięcie terminu zaplanowanego urlopu wypoczynkowego jest możliwe zarówno na wniosek pracownika, jak i z inicjatywy pracodawcy. Pracownik składając wniosek o przesunięcie terminu urlopu musi umotywować go ważnymi przyczynami (art. 164 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy). Niestety, ustawodawca nie wskazał jakiego rodzaju mają to być przyczyny, a ich ocenę pozostawił pracodawcy. Powszechnie przyjmuje się, że należą do nich np. choroba członka rodziny, przesunięcie terminu urlopu współmałżonkowi, śmierć bliskiej osoby, odwołanie wyjazdu zorganizowanego, czy klęska żywiołowa.

A z jakiego powodu o przesunięciu terminu urlopu może zdecydować pracodawca? Z powodu szczególnych potrzeb stwarzających sytuację, w której nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia w toku pracy. Dodatkowo przyjmuje się, że zmiana terminu zaplanowanego urlopu z przyczyn leżących po stronie pracodawcy wiąże się z obowiązkiem pokrycia przez pracodawcę kosztów, które pracownik poniósł w bezpośrednim związku z tą sytuacją poprzez odpowiednie zastosowanie art. 167 § 2 Kodeksu pracy dotyczącego odwołania z urlopu.

Warto również pamiętać, że w przypadku zgodnej woli stron przesunięcie urlopu jest możliwe zawsze, nawet wówczas, gdy „ważne przyczyny” nie wystąpiły po żadnej ze stron, a zasady wynikające z art. 164 Kodeksu pracy należy traktować raczej jako mające zastosowanie w przypadkach, gdy pomiędzy pracodawcą a pracownikiem nie ma porozumienia dotyczącego konkretnej sytuacji. Jeżeli przełożony zapyta pracownika, czy nie miałby nic przeciwko zmianie terminu zaplanowanego przez niego urlopu, a ten w związku z tym, że nie miał na ten okres żadnych szczególnych planów, zgodzi się, to taka sytuacja jest oczywiście zgodna z prawem.

Czasami termin urlopu trzeba obowiązkowo przesunąć

W obowiązujących przepisach przewidziano też takie przypadki, w których przesunięcie terminu urlopu jest obowiązkowe, niezależnie od woli pracodawcy i pracownika, a czasami nawet wbrew ich woli. Dotyczy to przypadku, gdy pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy (art. 165 Kodeksu pracy). Choć w regulacji tej zostały wskazane przykładowe przyczyny, nie jest to katalog zamknięty, o czym świadczy użycie sformułowania „w szczególności”. Przyjmuje się, że do przyczyn tych należą wszystkie okoliczności i zdarzenia, które usprawiedliwiają nieobecność pracownika w pracy, np. konieczność opieki nad małym dzieckiem czy chorym członkiem rodziny. Ich wystąpienie zobowiązuje pracodawcę do przesunięcia terminu urlopu.

Rzecz ma się jednak inaczej, jeśli niemożność wykorzystania urlopu wypoczynkowego zaistnieje już w czasie jego trwania. Choć także wówczas pracodawca jest zobowiązany do udzielenia niewykorzystanej części urlopu w terminie późniejszym, to jednak katalog przyczyn uzasadniających takie działanie jest w tym przypadku katalogiem zamkniętym i obejmuje jedynie:
- czasową niezdolność do pracy wskutek choroby,
- odosobnienie w związku z chorobą zakaźną,
- odbywanie ćwiczeń wojskowych lub przeszkolenia wojskowego albo pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie albo stawienia się do pełnienia służby w aktywnej rezerwie na czas do 3 miesięcy,
- urlop macierzyński.

Polecamy: Kodeks pracy 2025 + Wideoszkolenie: Rodzicielstwo po nowemu, czyli zmiany w Kodeksie pracy 2025

W czasie choroby nie wolno korzystać z urlopu

Na szczególną uwagę wśród przyczyn skutkujących obowiązkowym przesunięciem terminu urlopu wypoczynkowego zasługuje wskazana w art. 165 Kodeksu pracy niezdolność do pracy wskutek choroby. Pracodawca nie może skutecznie udzielić urlopu wypoczynkowego pracownikowi niezdolnemu do pracy, nawet wówczas, gdy wyraża on na to zgodę, czy wręcz wnioskuje o to (patrz: wyroki Sądu Najwyższego: z 24 lutego 2015 r., sygn. akt II PK 84/14; z 10 listopada 1999 r., sygn. akt I PKN 350/99). Oznacza to, że postępowanie mające na celu zastąpienie zwolnienia lekarskiego urlopem wypoczynkowym, choćby dlatego, że pracownik ma go dużo do wykorzystania i wolałaby zastosować takie rozwiązanie, by nie stracić finansowo nie przychodząc do pracy, należy uznać za niedopuszczalne i niezgodę z obowiązującymi przepisami.