Komu i kiedy należą się dodatkowe pieniądze od pracodawcy? Ten przepis dla pracodawców to problem

• Podstawy prawne odprawy pośmiertnej
• Kto tak naprawdę jest "uprawnionym członkiem rodziny" po śmierci pracownika?
• Ile pieniędzy można otrzymać od pracodawcy z odprawy pośmiertnej? Staż pracy to klucz
• Zasada podziału pieniędzy. Uwaga na "regułę połowy" w wypłacie odprawy pośmiertnej
• Kiedy pracodawca nie musi płacić odprawy pośmiertnej po zmarłym pracowniku?
• Podatki i formalności przy odprawie pośmiertnej – dobra wiadomość dla rodziny
• Odprawa pośmiertna to nie wszystko - pamiętaj o niewypłaconej pensji i innych świadczeniach w razie śmierci pracownika

Podstawy prawne odprawy pośmiertnej

Kiedy umiera pracownik pozostający w stosunku pracy, jego umowa wygasa z dniem śmierci. To jednak nie kończy relacji między pracodawcą a rodziną zmarłego. Zgodnie z art. 93 Kodeksu pracy, rodzina ma wtedy prawo do świadczenia pieniężnego. Odprawa pośmiertna ma charakter socjalny – jej celem jest pomoc w przystosowaniu się rodziny do nowej, często trudniejszej sytuacji materialnej po utracie jednego z żywicieli. Świadczeni to realizuje funkcję społeczną prawa pracy.

Warto wiedzieć, że świadczenie to przysługuje niezależnie od przyczyny śmierci (choroba, wypadek w pracy, wypadek komunikacyjny) oraz tego, jak długo pracownik był zatrudniony w danej firmie – choć staż pracy ma kluczowy wpływ na wysokość kwoty. Przysługuje także niezależnie od prawa do innych świadczeń (np. do zasiłku pogrzebowego z ZUS/KRUS).

Kto tak naprawdę jest "uprawnionym członkiem rodziny" po śmierci pracownika?

To jeden z najczęściej mylonych aspektów. Odprawa pośmiertna nie wchodzi w skład spadku w klasycznym rozumieniu prawa cywilnego. Oznacza to, że nie dziedziczy się jej na zasadach ogólnych (czyli niekoniecznie dostaną ją ci sami ludzie, którzy dziedziczą mieszkanie czy samochód). Kodeks pracy precyzyjnie wskazuje krąg osób uprawnionych. Są to członkowie rodziny, którzy spełniają warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Do grupy tej należą:

1. Małżonek – wdowa lub wdowiec otrzymują prawo do odprawy niemal automatycznie (chyba że małżonkowie byli w separacji orzeczonej wyrokiem sądu);
2. Dzieci – tutaj sprawa jest bardziej złożona. Prawo do odprawy mają dzieci własne, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobione (adoptowane):
3. 1. Otrzymają świadczenie bezwarunkowo do ukończenia 16. roku życia;
   2. Jeśli się uczą, prawo to przedłuża się do ukończenia nauki (maksymalnie do 25. roku życia, albo gdy po ukończeniu 25. lat kształciły się, będąc na ostatnim roku studiów);
   3. Bez względu na wiek, jeśli stały się całkowicie niezdolne do pracy przed osiągnięciem 16 roku życia lub w trakcie nauki;
3. Wnuki, rodzeństwo i inne dzieci – przyjęte najpóźniej na rok przed śmiercią pracownika (chyba że śmierć była skutkiem wypadku) na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności (np. w ramach rodziny zastępczej), o ile spełniają warunki wiekowe;
4. Rodzice (w tym ojczym, macocha i osoby przysposabiające) – jeżeli spełniają warunki dotyczące wieku, niezdolności do pracy lub wychowywania dzieci uprawnionych do renty rodzinnej po zmarłym pracowniku przewidziane dla małżonka, a ponadto jeżeli zmarły pracownik bezpośrednio przed śmiercią przyczyniał się do ich utrzymania.

Ile pieniędzy można otrzymać od pracodawcy z odprawy pośmiertnej? Staż pracy to klucz

Wysokość odprawy pośmiertnej nie jest uznaniowa. Pracodawca nie może wypłacić "co łaska". Kwoty są sztywno określone w Kodeksie pracy i zależą od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy. Przepisy przewidują trzy progi:

• Jednomiesięczne wynagrodzenie – jeśli pracownik był zatrudniony krócej niż 10 lat;
• Trzymiesięczne wynagrodzenie – jeśli pracownik był zatrudniony co najmniej 10 lat;
• Sześciomiesięczne wynagrodzenie – jeśli pracownik był zatrudniony co najmniej 15 lat;

Wysokość odprawy oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy.

Zasada podziału pieniędzy. Uwaga na "regułę połowy" w wypłacie odprawy pośmiertnej

Gdy uprawnionych do odprawy jest kilka osób (np. żona i dwoje uczących się dzieci), sprawa jest prosta: kwotę odprawy dzieli się na równe części pomiędzy wszystkich uprawnionych. Sytuacja komplikuje się, gdy po zmarłym została tylko jedna osoba uprawniona do tego świadczenia (np. tylko małżonek, bo dzieci są już dorosłe i pracują, a rodzice nie byli na utrzymaniu zmarłego). W takim przypadku samotny beneficjent nie otrzymuje pełnej kwoty. Zgodnie z art. 93 § 6 Kodeksu pracy, przysługuje mu odprawa w wysokości połowy kwoty określonej w przepisach.

Kiedy pracodawca nie musi płacić odprawy pośmiertnej po zmarłym pracowniku?

Istnieje bardzo ważny wyjątek, który zwalnia pracodawcę z obowiązku wypłaty pieniędzy z firmowej kasy. Mowa o ubezpieczeniu na życie pracownika. Jeśli pracodawca ubezpieczył pracownika na życie i (przesłanki łączne):

• opłacał składki z własnych środków (to kluczowe – nie mogły być potrącane z pensji pracownika),
• odszkodowanie wypłacone przez firmę ubezpieczeniową rodzinie jest równe lub wyższe od należnej odprawy pośmiertnej,

- to wtedy pracodawca nie musi wypłacać odprawy. Obowiązek ten zostaje zaspokojony przez ubezpieczyciela. Co jednak w sytuacji, gdy odszkodowanie z polisy jest niższe niż ustawowa odprawa? Wówczas pracodawca ma obowiązek wypłacić rodzinie różnicę.

Należy jednak uważać na zapisy w umowach ubezpieczenia. Jeśli pracownik sam wskazał w polisie osobę uposażoną, która nie należy do kręgu uprawnionych do odprawy w rozumieniu Kodeksu pracy (np. konkubinę), a pracodawca liczy na zwolnienie z wypłaty odprawy ustawowej rodzinie – może dojść do sporu prawnego. W takiej sytuacji może się jednak okazać, że pracodawca musi wypłacić całość odprawy członkom rodziny w rozumieniu kodeksu pracy.

Podatki i formalności przy odprawie pośmiertnej – dobra wiadomość dla rodziny

W gąszczu formalności po śmierci bliskiego, kwestie podatkowe potrafią przyprawić o zawrót głowy. W przypadku odprawy pośmiertnej mamy jednak dobrą wiadomość. Świadczenie to jest zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT). Rodzina otrzymuje kwotę "brutto" (nie potrąca się zaliczek na podatek). Co więcej, od odprawy pośmiertnej nie są odprowadzane żadne składki ZUS – ani społeczne, ani zdrowotna. Jest to przychód ze stosunku pracy, ale o charakterze odszkodowawczym i socjalnym, wyłączony z oskładkowania.

Aby otrzymać świadczenie, rodzina powinna złożyć u pracodawcy wniosek o wypłatę, dołączając:

• akt zgonu pracownika,
• dokumenty potwierdzające uprawnienie osób ubiegających się o wypłatę (np. akt małżeństwa, akty urodzenia dzieci, zaświadczenia ze szkół o kontynuowaniu nauki).

Pracodawca wypłaca środki zazwyczaj niezwłocznie po ustaleniu kręgu uprawnionych. Jeśli jednak zwleka, warto pamiętać o przedawnieniu. Roszczenie o wypłatę odprawy pośmiertnej – jak większość roszczeń ze stosunku pracy – przedawnia się z upływem 3 lat od dnia, w którym stało się wymagalne (czyli od dnia śmierci pracownika).

Odprawa pośmiertna to nie wszystko - pamiętaj o niewypłaconej pensji i innych świadczeniach w razie śmierci pracownika

Na koniec warto wyraźnie rozróżnić dwie rzeczy, które często zlewają się w jedno: odprawa pośmiertna a prawa majątkowe ze stosunku pracy. Odprawa to dodatek ekstra. Natomiast rodzinie należą się również pieniądze, które pracownik zarobił, a których nie zdążył odebrać. Mowa tu o:

• wynagrodzeniu za pracę do dnia śmierci (np. pracownik zmarł 15. dnia miesiąca, a ostatnia wypłata była za poprzedni miesiąc - pracodawca powinien wypłacić wynagrodzenie za te 15 dni pracy),
• ekwiwalencie za niewykorzystany urlop wypoczynkowy,
• ewentualnych premiach czy nagrodach, do których zmarły pracownik nabył prawo przed śmiercią.

Te środki (prawa majątkowe) są wypłacane na nieco innych zasadach (art. 63¹ § 2 Kodeksu pracy). Przysługują one w równych częściach małżonkowi oraz innym osobom uprawnionym do renty rodzinnej. Ale w przeciwieństwie do odprawy pośmiertnej, w przypadku braku takich osób, wchodzą one do spadku.