Dokumenty kadrowe we wszystkich etapach zatrudnienia - zestawienie
![Dokumenty kadrowe we wszystkich etapach zatrudnienia od rekrutacji po rozwiązanie umowy o pracę - kwestionariusz osobowy, umowa o pracę, świadectwo pracy [zestawienie].](https://webp-konwerter.infor.pl/eyJmIjoiaHR0cHM6Ly9nMTA/uaW5mb3IucGwvcC9fZmlsZX/MvMjY0MDAwLzE2X3NlZ3JlZ/2F0b3IuanBnIiwidyI6NzcxfQ.jpg)
Zestawienie dokumentów kadrowych
Zatrudnienie pracownika wiąże się z dość sporym zasobem dokumentów, które musimy przygotować jako służby kadrowe oraz takich, które musimy uzyskać od przyszłego pracownika w związku z jego zatrudnieniem. Do tego dochodzą zawiadomienia, zgłoszenia do urzędów. Można dostać zawrotu głowy.
Ten artykuł będzie zatem zestawieniem najważniejszych dokumentów oraz informacji przekazywanych pracownikom oraz tych, które należy od kandydata do pracy/pracownika uzyskać. Zestawienie dotyczy obszaru kadrowego.
Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Zasady prowadzenia i przechowywania
Pod tabelką zamieściłam krótkie komentarze do każdego etapu zatrudnienia pracownika.
Lp |
Etap zatrudnienia |
Rodzaj dokumentu Od kandydata/pracownika |
Nr komentarza |
1 |
ETAP REKRUTACJI |
||
Dokumenty/Informacje od kandydata |
CV |
1 |
|
Kwestionariusz kandydata do pracy |
|||
Świadectwa pracy/szkolne potwierdzające kwalifikacje |
|||
Zgoda na przetwarzanie danych w celu rekrutacji |
|||
Dokumenty/Informacje ze strony pracodawcy |
Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych w rekrutacji |
||
2 |
ETAP PO ZAKOŃCZONEJ REKRUTACJI – PRZED NAWIĄZANIEM STOSUNKU PRACY |
||
Dokumenty/Informacje od kandydata |
Skierowanie na badania lekarskie oraz orzeczenie lekarza medycyny pracy – wydane dla celów w poprzednim zatrudnieniu |
2 |
|
Dane adresowe do skierowania i umowy o pracę |
|||
Dokumenty/Informacje ze strony pracodawcy |
Informacja o celu pozyskania danych adresowych |
||
Skierowanie na badania profilaktyczne |
|||
3 |
ZATRUDNIENIE |
||
Dokumenty/Informacje od pracownika |
Kwestionariusz pracownika |
3 |
|
Oświadczenie pracownika, że zapoznał się z treścią Regulaminu Pracy |
|||
Oświadczenie pracownika, że został zapoznany z oceną ryzyka zawodowego |
|||
Oświadczenie o wypłacie wynagrodzenia gotówką |
|||
Numer rachunku bankowego |
|||
Świadectwa pracy/szkolne |
|||
Dokumenty/Informacje ze strony pracodawcy |
Umowa o pracę (w przypadku umów na czas określony zawartych z obiektywnych przyczyn leżących po stronie pracodawcy - należy pamiętać o zawiadomieniu PIP) |
||
Informacja o warunkach zatrudnienia |
|||
ZUS ZUA – w terminie 7 dni od zatrudnienia |
|||
Karta szkolenia wstępnego bhp |
|||
Oświadczenie o zapoznaniu się z tajemnicą przedsiębiorstwa |
|||
Zakres czynności (jeżeli pracodawca stosuje w formie pisemnej) |
|||
Informacja o przetwarzaniu danych osobowych |
|||
Informacja o monitoringu |
|||
Zapoznanie pracownika z treścią regulaminu pracy |
|||
Zapoznanie pracownika z ryzykiem zawodowym |
|||
Zawiadomienie komornika |
4 |
W TRAKCIE ZATRUDNIENIA |
||
Dokumenty/Informacje od pracownika |
Oświadczenia o zamiarze korzystania z uprawnień rodzicielskich |
||
Zmiany w danych adresowych, US |
|||
Dokumenty/Informacje ze strony pracodawcy |
Dokumenty potwierdzające zmiany warunków zatrudnienia: porozumienia zmieniające do umowy lub wypowiedzenie warunków pracy i płacy |
4 |
|
Informacja o warunkach zatrudnienia - zmiany |
|||
Skierowania na badania profilaktyczne (okresowe i kontrolne) |
|||
Zaświadczenia o szkoleniach okresowych bhp (organizowanie szkoleń) |
|||
5 |
ZAKOŃCZENIE ZATRUDNIENIA |
||
Dokumenty/Informacje ze strony pracodawcy |
Świadectwo pracy |
5 |
|
Informacja do świadectwa pracy o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej (dotyczy pracowników, których akta osobowe przechowywane są przez 10 lat) |
|||
Zawiadomienie komornika o zakończeniu zatrudnienia |
|||
ZUS ZWUA – w terminie 7 dni od ustania stosunku pracy |
Komentarz Nr 1 - ETAP REKRUTACJI
Zanim pracownik zostanie zatrudniony najpierw zbiera się o nim informacje niezbędne do zatrudnienia na określonym stanowisku. Te informacje uzyskuje się z przesłanego CV i/albo z własnego kwestionariusza. Tematyce RODO, czyli informacjom jakie można pozyskiwać od kandydata do pracy, będzie poświęcony oddzielny artykuł. A zatem jednym z pierwszych dokumentów, które otrzymuje pracodawca to CV – najczęściej przygotowane przez przyszłego pracownika; dodatkowo można przygotować własny kwestionariusz osobowy kandydata do pracy. Jeżeli pracodawca chce mieć pewność, że będzie on zgodny z wymaganiami RODO – można skorzystać z pomocniczego wzoru zamieszczonego na stronach Ministerstwa Pracy - https://www.gov.pl/web/rodzina/bip-pomocnicze-wzory-dokumentow-zwiazanych-z-ubieganiem-sie-o-zatrudnienie-nawiazaniem-zmiana-oraz-ustaniem-stosunku-pracy
Oczywiście stosowanie kwestionariusza kandydata do pracy nie jest obligatoryjne – stosuje się go w zależności od zasad przyjętych w danej firmie – można poprzestać na CV przesyłanym przez kandydata.
Informacje, które będą potrzebne do zatrudnienia pracownika (np. potwierdzenie kwalifikacji, stażu w zawodzie itp.) można uzyskać ze świadectw szkolnych, pracy (kopii), które pracownik przedłoży w trakcie procesu rekrutacji. Takich dokumentów będzie można żądać na etapie rekrutacji, jeżeli jest to niezbędne do zatrudnienia – więcej na ten temat w następnym artykule.
I choć tematowi RODO na etapie rekrutacji poświęcony zostanie odrębny artykuł – zaznaczę już, że na etapie rekrutacji pracodawca ma obowiązek przekazania szeregu informacji związanych z przetwarzaniem danych osobowych, m.in. o pełnej nazwie, danych kontaktowych inspektora ochrony danych, celu i podstawie prawnej przetwarzania danych.
Komentarz Nr 2 - ETAP PO ZAKOŃCZONEJ REKRUTACJI
Jeżeli kandydat zostanie wybrany i zapadną już decyzje dotyczące jego zatrudnienia, będą potrzebne kolejne informacje – a mianowicie albo orzeczenie lekarskie wraz ze skierowaniem od poprzedniego pracodawcy, jeżeli są podstawy do jego uznania (czytaj więcej w artykule: Badania medycyny pracy - wstępne, okresowe, kontrolne). Jeżeli zaświadczenie od poprzedniego pracodawcy nie może być uznane (ze względu na zbyt dużą przerwę w zatrudnieniu, inne warunki pracy, kandydat nie dołączy skierowania do przedkładanego orzeczenia, albo kandydat podejmuje pierwszą pracę w życiu i badań nie posiada wcale – będziemy potrzebowali informacji o jego adresie zamieszkania (jeżeli nie podał tego adresu na etapie rekrutacji jako adresu kontaktowego). Ta informacja będzie potrzebna do wypełnienia skierowania na badania profilaktyczne. Zaznaczę jednocześnie, że na tym etapie nie jest potrzebny PESEL kandydata. W przypadku skierowania na badania wstępne w skierowaniu podaje się tylko datę urodzenia (bez numeru PESEL).
Komentarz Nr 3 - ETAP ZATRUDNIENIA
Po uzyskaniu przez kandydata orzeczenia lekarskiego nadchodzi kolejny etap związany z zatrudnieniem. Oczywiście musimy sporządzić umowę o pracę odpowiadającą warunkom określonym w trakcie rozmów (o treści umowy o pracę czytaj więcej w artykule: Jak napisać umowę o pracę?). Przypomnę, że umowa musi zostać dostarczona pracownikowi, przed rozpoczęciem przez pracownika pracy. Kolejny dokument to informacja o warunkach zatrudnienia (czytaj więcej w artykule: Informacja o warunkach zatrudnienia). Informację co prawda należy doręczyć w terminie 7 dni od dnia zatrudnienia, ale najlepiej zrobić to od razu z umową;
Jeżeli funkcjonuje regulamin pracy – należy uzyskać pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z regulaminem pracy.
Ponadto każdy pracownik przed dopuszczeniem do pracy będzie musiał przejść szkolenie wstępne bhp – udokumentowane to musi być w karcie szkolenia wstępnego (czytaj więcej: Nie zapominaj o szkoleniach bhp). Na tym etapie pracodawca będzie potrzebował więcej danych, zatem pracownik wypełnia również kwestionariusz pracownika (wzór można znaleźć na stronach Ministerstwa Pracy – link w Komentarzu Nr 1); Oprócz kwestionariusza pracownika w praktyce przydaje się również pomocniczy kwestionariusz dla celów ubezpieczenia społecznego i prawidłowego wypełnienia PIT-11 (adres zameldowania, zamieszkania i do korespondencji, wskazanie NFZ, dane członków rodziny, których chce zgłosić do ubezpieczeń społecznych oraz dane do rozliczenia PIT-11 tj. m.in. adres urzędu skarbowego, w którym rozlicza się pracownik).
Dla płac potrzebny będzie PIT-2 (jeżeli pracownik go nie wypełni – nie stosujemy ulgi podatkowej), ewentualne oświadczenia pracownika o stosowaniu podwyższonych kosztów uzyskania przychodów itp.
Komentarz Nr 4 - ETAP W TRAKCIE ZATRUDNIENIA
W trakcie okresu zatrudnienia będziemy tworzyć oczywiście dokumenty związane z zawarciem kolejnej umowy, dokumenty potwierdzające zmianę umowy (porozumienia lub wypowiedzenia zmieniające warunki pracy i płacy).
W tym czasie będziemy również zobowiązani do przekazania pracownikowi Informacji o warunkach zatrudnienia, jeżeli w zakresie danych objętych Informacją zajdą zmiany. Informację należy przekazać pracownikowi w terminie 30 dni od dnia zmiany.
Przez cały okres zatrudnienia musimy również pilnować terminów badań okresowych i kontrolnych, a także okresowych szkoleń bhp.
Komentarz Nr 5 - ETAP ZAKOŃCZENIA ZATRUDNIENIA
Zakończenie zatrudnienia to przede wszystkim wydanie świadectwa pracy najpóźniej w terminie 7 dni od ustania stosunku pracy, wyrejestrowanie z ZUS oraz przekazanie pisemnej informacji do komornika o zakończeniu zatrudnienia, jeżeli wynagrodzenie pracownika podlegało zajęciu.
© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

- Czytaj artykuły
- Rozwiązuj testy
- Zdobądź certyfikat
7 czerwca 2023 r. w Hucie Stalowa Wola odbyła się uroczystość, podczas której doszło do podpisania porozumienia rząd – NSZZ "Solidarność". W ramach tego porozumienia ustalono m.in. zmiany w ustawie o minimalnym wynagrodzeniu, zapewnienie ochrony działaczy związkowych w kodeksie postępowania cywilnego, wypłatę dodatku w kwocie 600 zł miesięcznie dla pracowników domów pomocy społecznej (za okres od 1 kwietnia do końca 2023 roku) i zaprzestanie procesu wygaszania emerytur pomostowych.
Większość pracodawców deklaruje, że chętnie zatrudniłoby (np. na wakacje) pracownika młodocianego. W krajach zachodnich pracujący nastolatek nikogo nie dziwi. W Polsce ten widok nie jest jeszcze powszechny – z danych CBOS wynika, że co piąty uczeń szkoły ponadpodstawowej podejmował w wakacje etat. Większość nadal nie robi tego, mimo że prawo im na to pozwala. Przepisów dot. zatrudniania nieletnich nie znają również rodzice. Warto jednak wiedzieć, na jaką ochronę prawną mogą liczyć małoletni.
Część licealistów planuje swoją przyszłość od lat, inni dopiero po egzaminach maturalnych podejmą kluczowe decyzje. Aż 60% z nich połączy studia z pracą, a co piąty absolwent poświęci się wyłącznie nauce. Choć większość z nich obawia się wejścia na rynek pracy (57%), głównie z powodu braku doświadczenia i odpowiednich umiejętności, to ma wobec pierwszego zajęcia konkretne oczekiwania finansowe. 38% zapytanych chciałoby na początku zarabiać od 5 tys. do 7 tys. zł miesięcznie. Najbardziej perspektywiczną branżą w opinii co drugiego licealisty jest IT.
Stopa bezrobocia rejestrowanego wyniosła w maju 5,1 proc., 0,1 pkt. proc. mniej niż w kwietniu – wynika ze wstępnych danych Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej. Najniższe bezrobocie w maju zanotowano w Wielkopolsce (3 proc.).
Do zespołu WeNet Group S.A. spółki specjalizującej się w doradztwie internetowym, od czerwca dołączyła Iwona Wencel, obejmując stanowisko VP HR. Iwona Wencel będzie ściśle współpracować z zarządem oraz dyrektor personalną Dorotą Malarską, aby rozwinąć i wzmocnić funkcję HR.
Zmniejszenie lub zawieszenie emerytur lub rent od 1 czerwca 2023 r. - jak będzie to wyglądało? Ile wynosiło przeciętne wynagrodzenie w pierwszym kwartale 2023 r.? Jak ustalić czy doszło do przekroczenia rocznej kwoty podstawy wymiaru składek? Jakie świadczenia mogą być zmniejszone czy zawieszone?
Gra badająca kompetencje miękkie kandydatów, narzędzie sprawdzające umiejętności programistów bez długotrwałych testów kodowania czy platforma do neuronauki, dzięki której pracownicy poświęcając 5 minut dziennie zwiększają swoje kwalifikacje. Polski rynek branży HR Tech liczący ponad 300 firm, z roku na rok rozwija się i pomaga zmienić to, w jaki sposób przebiegają m.in. procesy rekrutacyjne w firmach, szkolenia czy kadry i płace. Polskie Forum HR, zrzeszające największe firmy z branży usług HR, wyłoniło w konkursie trzy podmioty: Rankode, ReQiu i SeeWidely, które prezentowały najbardziej innowacyjne rozwiązania.
Zezwolenie na pracę legalizuje pracę cudzoziemca z kraju trzeciego. Jedną z informacji widniejącą na dokumencie jest rodzaj umowy, którą pracodawca powinien zawrzeć z cudzoziemcem. Co na ten temat czytamy w ustawie o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy?
Aż 93% pracodawców jest zaniepokojonych możliwym odejściem pracowników – takie dane podaje portal LinkedIn. Oprócz odpowiednio wysokiego wynagrodzenia sposobem na ich zatrzymanie mogą być atrakcyjne świadczenia pozapłacowe.
Monitorowanie oczu kierowcy było do niedawna podstawą technologii stosowanych do wykrywania zasypiania za kierownicą. Japońscy naukowcy odkryli, że kluczowe znaczenie ma monitorowanie nie tylko oczu, ale także całego ciała kierowcy.
Dział Doradztwa Podatkowego firmy doradczej Deloitte został objęty rocznym programem pilotażowym w zakresie optymalizacji czasu pracy. Ma on sprawdzić gotowość firmy na wprowadzenie optymalizacji czasu pracy. Pracownicy testują m.in. skompresowany tydzień pracy.
Praca w porze nocnej ma specjalną regulację w Kodeksie pracy. Przepisy określają warunki wykonywania pracy w tej porze oraz świadczenia przysługujące z tego tyłu pracownikowi. Kiedy przypada pora nocna? Co należy się za pracę w nocy?
Dni wolne od pracy odgrywają istotną rolę we włoskim systemie pracy, zapewniając pracownikom odpowiednią równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. Włochy mają bogatą tradycję świąt i dni wolnych, które są hołdem dla kultury, historii i religii tego kraju. W tym artykule przyjrzymy się dniom wolnym od pracy we Włoszech, ich znaczeniu i wpływowi na pracowników.
Włochy posiadają umiarkowaną liczbę dni wolnych od pracy. W ciągu roku jest jedenaście ogólnowłoskich dni wolnych. Kiedy przypadają dni wolne od pracy we Włoszech?
Stan zagrożenia epidemicznego może zostać odwołany już z końcem czerwca. Zakończenie tego stanu będzie wiązało się z obowiązkiem odnowienia badań okresowych pracowników, który był czasowo zawieszony. Nie przegap tych terminów!
Upowszechnienie wiedzy dotyczącej prawa pracy, uświadamianie zagrożeń czyhających na młodych pracowników w ich pierwszej pracy oraz informowanie o możliwości skorzystania z pomocy w zakresie prawa pracy to główne cele kampanii „Legitna praca”. Państwowa Inspekcja Pracy kieruje ją do młodych osób, które właśnie wkraczają na rynek pracy.
Praca potrafi być stresująca. To banalne stwierdzenie, z którym zgodzi się chyba każdy pracownik i pracodawca. „To co najczęściej wskazywane jest jako źródło stresu w pracy to zbyt duże przeciążenie obowiązkami, brak poczucia kontroli nad tym co robimy, brak możliwości wyrażania siebie oraz konflikty i nieporozumienia pomiędzy współpracownikami” – mówi Magdalena Kaźmierczak, psycholog. Jak zatem radzić sobie ze stresem w pracy? Pani psycholog ma kilka dobrych rad. Zachęcamy do lektury.
Niesatysfakcjonujące wynagrodzenie jest jednym z głównym powodów żalu dzisiejszych pracowników – wynika z badania portalu pracy RocketJobs.pl. Co piąty z nich żałuje, że nie wybrał lepiej płatnego zawodu, a co czwarty, że nie prosił o podwyżkę. Czemu pieniądze wciąż są tematem tabu dla tak dużej liczby zatrudnionych i jakie są bariery w osiągnięciu satysfakcji finansowej?
Dni wolne od pracy to niedziele oraz święta. W niektórych przypadkach dozwolona jest jednak praca w dni, które co do zasady są od pracy wolne. Pracownikom, którzy muszą wtedy pracować przysługują z tego tytułu szczególne uprawnienia. Kiedy można, a nawet trzeba pracować w niedziele lub święta? Jaka rekompensata należy się pracownikowi pracującemu w te dni?
Pracownicy coraz bardziej odczuwają słabnącą siłę nabywczą swoich wynagrodzeń i wyraźnie oczekują, że ich pensje będą nadążać za rosnącymi cenami. 28 proc. zamierza w nadchodzącym czasie starać się o podwyżkę, a wzrostu wynagrodzenia oczekuje aż 62 proc. – wynika z badania „Barometr rynku pracy” Gi Group Holding.
Długi weekend czerwcowy z okazji święta Bożego Ciała będzie mógł potrwać tradycyjnie cztery dni. Co zrobić, żeby skorzystać z długiego weekendu?
Jakie przerwy w pracy przysługują kobiecie karmiącej piersią? Co w przypadku pracy w niepełnym wymiarze czasu pracy? Czy pracodawca może nie wyrazić zgody na udzielenie przerwy na karmienie piersią? Na te i inne pytania znajdziesz odpowiedź w naszym artykule.
Podwyżki dla budżetówki i emerytur stażowych będą przedmiotem porozumienia pomiędzy NSZZ „Solidarność” a rządem. Komisja Krajowa związku zgodziła się na podpisanie dokumentu.
Nowy okres świadczeniowy w programie „Rodzina 500 plus” rozpoczyna się 1 czerwca. Potrwa do 31 maja 2024 r. Jeśli wniosek o 500 plus zostanie złożony w czerwcu – ZUS wypłaci świadczenie do 31 sierpnia wraz z wyrównaniem kwoty świadczenia od czerwca.
W dniach 15-16 maja 2023 r. w Sztokholmie odbył się szczyt UE w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy, którego celem było wyznaczenie perspektyw i celów do 2027 r. Co jest priorytetem dla UE w zakresie BHP i jakie akry prawne obowiązują w tym obszarze?
Komentarze(0)
Pokaż: