Dokumenty kadrowe we wszystkich etapach zatrudnienia - zestawienie

Zestawienie dokumentów kadrowych

Zatrudnienie pracownika wiąże się z dość sporym zasobem dokumentów, które musimy przygotować jako służby kadrowe oraz takich, które musimy uzyskać od przyszłego pracownika w związku z jego zatrudnieniem. Do tego dochodzą zawiadomienia, zgłoszenia do urzędów. Można dostać zawrotu głowy.

Ten artykuł będzie zatem zestawieniem najważniejszych dokumentów oraz informacji przekazywanych pracownikom oraz tych, które należy od kandydata do pracy/pracownika uzyskać. Zestawienie dotyczy obszaru kadrowego.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Zasady prowadzenia i przechowywania

Pod tabelką zamieściłam krótkie komentarze do każdego etapu zatrudnienia pracownika.

Lp	Etap zatrudnienia	Rodzaj dokumentu Autopromocja Podstawa wymiaru składek ZUS. Praktycznie rozliczenia Sprawdź Od kandydata/pracownika	Nr komentarza Autopromocja Zbiegi tytułów do ubezpieczeń społecznych Sprawdź
1	ETAP REKRUTACJI
	Dokumenty/Informacje  od kandydata Autopromocja Zatrudnianie cudzoziemców. Procedury i rozliczenia Sprawdź	CV	1
		Kwestionariusz kandydata do pracy
		Świadectwa pracy/szkolne potwierdzające kwalifikacje
		Zgoda na przetwarzanie danych w celu rekrutacji
	Dokumenty/Informacje ze strony pracodawcy	Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych w rekrutacji
2	ETAP PO ZAKOŃCZONEJ REKRUTACJI – PRZED NAWIĄZANIEM STOSUNKU PRACY
	Dokumenty/Informacje  od kandydata	Skierowanie na badania lekarskie oraz orzeczenie lekarza medycyny pracy – wydane dla celów w poprzednim zatrudnieniu	2
		Dane adresowe do skierowania i umowy o pracę
	Dokumenty/Informacje ze strony pracodawcy	Informacja o celu pozyskania danych adresowych
		Skierowanie na badania profilaktyczne
3	ZATRUDNIENIE
	Dokumenty/Informacje  od pracownika	Kwestionariusz pracownika	3
		Oświadczenie pracownika, że zapoznał się z treścią Regulaminu Pracy
		Oświadczenie pracownika, że został zapoznany z oceną ryzyka zawodowego
		Oświadczenie o wypłacie wynagrodzenia gotówką
		Numer rachunku bankowego
		Świadectwa pracy/szkolne
	Dokumenty/Informacje ze strony pracodawcy	Umowa o pracę (w przypadku umów na czas określony zawartych z obiektywnych przyczyn leżących po stronie pracodawcy - należy pamiętać o zawiadomieniu PIP)
		Informacja o warunkach zatrudnienia
		ZUS ZUA – w terminie 7 dni od zatrudnienia
		Karta szkolenia wstępnego bhp
		Oświadczenie o zapoznaniu się z tajemnicą przedsiębiorstwa
		Zakres czynności (jeżeli pracodawca stosuje w formie pisemnej)
		Informacja o przetwarzaniu danych osobowych
		Informacja o monitoringu
		Zapoznanie pracownika z treścią regulaminu pracy
		Zapoznanie pracownika z ryzykiem zawodowym
		Zawiadomienie komornika

4	W TRAKCIE ZATRUDNIENIA
	Dokumenty/Informacje  od pracownika	Oświadczenia o zamiarze korzystania z uprawnień rodzicielskich
		Zmiany w danych adresowych, US
	Dokumenty/Informacje ze strony pracodawcy	Dokumenty potwierdzające zmiany warunków zatrudnienia: porozumienia zmieniające do umowy lub wypowiedzenie warunków pracy i płacy	4
		Informacja o warunkach zatrudnienia - zmiany
		Skierowania na badania profilaktyczne (okresowe i kontrolne)
		Zaświadczenia o szkoleniach okresowych bhp (organizowanie szkoleń)
5	ZAKOŃCZENIE ZATRUDNIENIA
	Dokumenty/Informacje ze strony pracodawcy	Świadectwo pracy	5
		Informacja do świadectwa pracy o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej (dotyczy pracowników, których akta osobowe przechowywane są przez 10 lat)
		Zawiadomienie komornika o zakończeniu zatrudnienia
		ZUS ZWUA – w terminie 7 dni od ustania stosunku pracy

Komentarz Nr 1 - ETAP REKRUTACJI

Zanim pracownik zostanie zatrudniony najpierw zbiera się o nim informacje niezbędne do zatrudnienia na określonym stanowisku. Te informacje uzyskuje się z przesłanego CV i/albo z własnego kwestionariusza. Tematyce RODO, czyli informacjom jakie można pozyskiwać od kandydata do pracy, będzie poświęcony oddzielny artykuł. A zatem jednym z pierwszych dokumentów, które otrzymuje pracodawca to CV – najczęściej przygotowane przez przyszłego pracownika; dodatkowo można przygotować własny kwestionariusz osobowy kandydata do pracy. Jeżeli pracodawca chce mieć pewność, że będzie on zgodny z wymaganiami RODO – można skorzystać z pomocniczego wzoru zamieszczonego na stronach Ministerstwa Pracy - https://www.gov.pl/web/rodzina/bip-pomocnicze-wzory-dokumentow-zwiazanych-z-ubieganiem-sie-o-zatrudnienie-nawiazaniem-zmiana-oraz-ustaniem-stosunku-pracy

Oczywiście stosowanie kwestionariusza kandydata do pracy nie jest obligatoryjne – stosuje się go w zależności od zasad przyjętych w danej firmie – można poprzestać na CV przesyłanym przez kandydata.

Informacje, które będą potrzebne do zatrudnienia pracownika (np. potwierdzenie kwalifikacji, stażu w zawodzie itp.) można uzyskać ze świadectw szkolnych, pracy (kopii), które pracownik przedłoży w trakcie procesu rekrutacji. Takich dokumentów będzie można żądać na etapie rekrutacji, jeżeli jest to niezbędne do zatrudnienia – więcej na ten temat w następnym artykule.

I choć tematowi RODO na etapie rekrutacji poświęcony zostanie odrębny artykuł – zaznaczę już, że na etapie rekrutacji pracodawca ma obowiązek przekazania szeregu informacji związanych z przetwarzaniem danych osobowych, m.in. o pełnej nazwie, danych kontaktowych inspektora ochrony danych, celu i podstawie prawnej przetwarzania danych.

Komentarz Nr 2 - ETAP PO ZAKOŃCZONEJ REKRUTACJI

Jeżeli kandydat zostanie wybrany i zapadną już decyzje dotyczące jego zatrudnienia, będą potrzebne kolejne informacje – a mianowicie albo orzeczenie lekarskie wraz ze skierowaniem od poprzedniego pracodawcy, jeżeli są podstawy do jego uznania (czytaj więcej w artykule:  Badania medycyny pracy - wstępne, okresowe, kontrolne). Jeżeli zaświadczenie od poprzedniego pracodawcy nie może być uznane (ze względu na zbyt dużą przerwę w zatrudnieniu, inne warunki pracy, kandydat nie dołączy skierowania do przedkładanego orzeczenia, albo kandydat podejmuje pierwszą pracę w życiu i badań nie posiada wcale – będziemy potrzebowali informacji o jego adresie zamieszkania (jeżeli nie podał tego adresu na etapie rekrutacji jako adresu kontaktowego). Ta informacja będzie potrzebna do wypełnienia skierowania na badania profilaktyczne. Zaznaczę jednocześnie, że na tym etapie nie jest potrzebny PESEL kandydata. W przypadku skierowania na badania wstępne w skierowaniu podaje się tylko datę urodzenia (bez numeru PESEL).

Komentarz Nr 3 - ETAP ZATRUDNIENIA

Po uzyskaniu przez kandydata orzeczenia lekarskiego nadchodzi kolejny etap związany z zatrudnieniem. Oczywiście musimy sporządzić umowę o pracę odpowiadającą warunkom określonym w trakcie rozmów (o treści umowy o pracę czytaj więcej w artykule: Jak napisać umowę o pracę?). Przypomnę, że umowa musi zostać dostarczona pracownikowi, przed rozpoczęciem przez pracownika pracy. Kolejny dokument to informacja o warunkach zatrudnienia (czytaj więcej w artykule: Informacja o warunkach zatrudnienia). Informację co prawda należy doręczyć w terminie 7 dni od dnia zatrudnienia, ale najlepiej zrobić to od razu z umową;

Jeżeli funkcjonuje regulamin pracy – należy uzyskać pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z regulaminem pracy.

Ponadto każdy pracownik przed dopuszczeniem do pracy będzie musiał przejść szkolenie wstępne bhp – udokumentowane to musi być w karcie szkolenia wstępnego (czytaj więcej: Nie zapominaj o szkoleniach bhp). Na tym etapie pracodawca będzie potrzebował więcej danych, zatem pracownik wypełnia również kwestionariusz pracownika (wzór można znaleźć na stronach Ministerstwa Pracy – link w Komentarzu Nr 1); Oprócz kwestionariusza pracownika w praktyce przydaje się również pomocniczy kwestionariusz dla celów ubezpieczenia społecznego i prawidłowego wypełnienia PIT-11 (adres zameldowania, zamieszkania i do korespondencji, wskazanie NFZ, dane członków rodziny, których chce zgłosić do ubezpieczeń społecznych oraz dane do  rozliczenia PIT-11 tj. m.in. adres urzędu skarbowego, w którym rozlicza się pracownik).

Dla płac potrzebny będzie PIT-2 (jeżeli pracownik go nie wypełni – nie stosujemy ulgi podatkowej), ewentualne oświadczenia pracownika o stosowaniu podwyższonych kosztów uzyskania przychodów itp.

Komentarz Nr 4 - ETAP W TRAKCIE ZATRUDNIENIA

W trakcie okresu zatrudnienia będziemy tworzyć oczywiście dokumenty związane z zawarciem kolejnej umowy, dokumenty potwierdzające zmianę umowy (porozumienia lub wypowiedzenia zmieniające warunki pracy i płacy).

W tym czasie będziemy również zobowiązani do przekazania pracownikowi Informacji o warunkach zatrudnienia, jeżeli w zakresie danych objętych Informacją zajdą zmiany. Informację należy przekazać pracownikowi w terminie 30 dni od dnia zmiany.  

Przez cały okres zatrudnienia musimy również pilnować terminów badań okresowych i kontrolnych, a także okresowych szkoleń bhp.

Komentarz Nr 5 - ETAP ZAKOŃCZENIA ZATRUDNIENIA

Zakończenie zatrudnienia to przede wszystkim wydanie świadectwa pracy najpóźniej w terminie 7 dni od ustania stosunku pracy, wyrejestrowanie z ZUS oraz przekazanie pisemnej informacji do komornika o zakończeniu zatrudnienia, jeżeli wynagrodzenie pracownika podlegało zajęciu.