REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dokumenty kadrowe we wszystkich etapach zatrudnienia - zestawienie

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Beata Naróg
Usługi i Doradztwo Kadrowe. Szkolenia
Dokumenty kadrowe we wszystkich etapach zatrudnienia od rekrutacji po rozwiązanie umowy o pracę - kwestionariusz osobowy, umowa o pracę, świadectwo pracy [zestawienie].
Dokumenty kadrowe we wszystkich etapach zatrudnienia od rekrutacji po rozwiązanie umowy o pracę - kwestionariusz osobowy, umowa o pracę, świadectwo pracy [zestawienie].
fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Artykuł zawiera zestawienie najważniejszych dokumentów oraz informacji kadrowych we wszystkich etapach zatrudnienia, zaczynając od rekrutacji po rozwiązanie stosunku pracy.

Zestawienie dokumentów kadrowych

Zatrudnienie pracownika wiąże się z dość sporym zasobem dokumentów, które musimy przygotować jako służby kadrowe oraz takich, które musimy uzyskać od przyszłego pracownika w związku z jego zatrudnieniem. Do tego dochodzą zawiadomienia, zgłoszenia do urzędów. Można dostać zawrotu głowy.

REKLAMA

Ten artykuł będzie zatem zestawieniem najważniejszych dokumentów oraz informacji przekazywanych pracownikom oraz tych, które należy od kandydata do pracy/pracownika uzyskać. Zestawienie dotyczy obszaru kadrowego.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Zasady prowadzenia i przechowywania

Pod tabelką zamieściłam krótkie komentarze do każdego etapu zatrudnienia pracownika.

Lp

Etap zatrudnienia

Rodzaj dokumentu

Od kandydata/pracownika

Nr komentarza

1

ETAP REKRUTACJI

Dokumenty/Informacje  od kandydata

CV

1

Kwestionariusz kandydata do pracy

Świadectwa pracy/szkolne potwierdzające kwalifikacje

Zgoda na przetwarzanie danych w celu rekrutacji

Dokumenty/Informacje ze strony pracodawcy

Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych w rekrutacji

2

ETAP PO ZAKOŃCZONEJ REKRUTACJI – PRZED NAWIĄZANIEM STOSUNKU PRACY

Dokumenty/Informacje  od kandydata

Skierowanie na badania lekarskie oraz orzeczenie lekarza medycyny pracy – wydane dla celów w poprzednim zatrudnieniu

2

Dane adresowe do skierowania i umowy o pracę

Dokumenty/Informacje ze strony pracodawcy

Informacja o celu pozyskania danych adresowych

Skierowanie na badania profilaktyczne

3

ZATRUDNIENIE

Dokumenty/Informacje  od pracownika

Kwestionariusz pracownika

3

Oświadczenie pracownika, że zapoznał się z treścią Regulaminu Pracy

Oświadczenie pracownika, że został zapoznany z oceną ryzyka zawodowego

Oświadczenie o wypłacie wynagrodzenia gotówką

Numer rachunku bankowego

Świadectwa pracy/szkolne

Dokumenty/Informacje ze strony pracodawcy

Umowa o pracę (w przypadku umów na czas określony zawartych z obiektywnych przyczyn leżących po stronie pracodawcy - należy pamiętać o zawiadomieniu PIP)

Informacja o warunkach zatrudnienia

ZUS ZUA – w terminie 7 dni od zatrudnienia

Karta szkolenia wstępnego bhp

Oświadczenie o zapoznaniu się z tajemnicą przedsiębiorstwa

Zakres czynności (jeżeli pracodawca stosuje w formie pisemnej)

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

Informacja o monitoringu

Zapoznanie pracownika z treścią regulaminu pracy

Zapoznanie pracownika z ryzykiem zawodowym

Zawiadomienie komornika

4

W TRAKCIE ZATRUDNIENIA

Dokumenty/Informacje  od pracownika

Oświadczenia o zamiarze korzystania z uprawnień rodzicielskich

Zmiany w danych adresowych, US

Dokumenty/Informacje ze strony pracodawcy

Dokumenty potwierdzające zmiany warunków zatrudnienia: porozumienia zmieniające do umowy lub wypowiedzenie warunków pracy i płacy

       

        4

Informacja o warunkach zatrudnienia - zmiany

Skierowania na badania profilaktyczne (okresowe i kontrolne)

Zaświadczenia o szkoleniach okresowych bhp (organizowanie szkoleń)

5

ZAKOŃCZENIE ZATRUDNIENIA

Dokumenty/Informacje ze strony pracodawcy

Świadectwo pracy

5

Informacja do świadectwa pracy o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej (dotyczy pracowników, których akta osobowe przechowywane są przez 10 lat)

Zawiadomienie komornika o zakończeniu zatrudnienia

ZUS ZWUA – w terminie 7 dni od ustania stosunku pracy

Komentarz Nr 1 - ETAP REKRUTACJI

REKLAMA

Zanim pracownik zostanie zatrudniony najpierw zbiera się o nim informacje niezbędne do zatrudnienia na określonym stanowisku. Te informacje uzyskuje się z przesłanego CV i/albo z własnego kwestionariusza. Tematyce RODO, czyli informacjom jakie można pozyskiwać od kandydata do pracy, będzie poświęcony oddzielny artykuł. A zatem jednym z pierwszych dokumentów, które otrzymuje pracodawca to CV – najczęściej przygotowane przez przyszłego pracownika; dodatkowo można przygotować własny kwestionariusz osobowy kandydata do pracy. Jeżeli pracodawca chce mieć pewność, że będzie on zgodny z wymaganiami RODO – można skorzystać z pomocniczego wzoru zamieszczonego na stronach Ministerstwa Pracy - https://www.gov.pl/web/rodzina/bip-pomocnicze-wzory-dokumentow-zwiazanych-z-ubieganiem-sie-o-zatrudnienie-nawiazaniem-zmiana-oraz-ustaniem-stosunku-pracy

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Oczywiście stosowanie kwestionariusza kandydata do pracy nie jest obligatoryjne – stosuje się go w zależności od zasad przyjętych w danej firmie – można poprzestać na CV przesyłanym przez kandydata.

Informacje, które będą potrzebne do zatrudnienia pracownika (np. potwierdzenie kwalifikacji, stażu w zawodzie itp.) można uzyskać ze świadectw szkolnych, pracy (kopii), które pracownik przedłoży w trakcie procesu rekrutacji. Takich dokumentów będzie można żądać na etapie rekrutacji, jeżeli jest to niezbędne do zatrudnienia – więcej na ten temat w następnym artykule.

I choć tematowi RODO na etapie rekrutacji poświęcony zostanie odrębny artykuł – zaznaczę już, że na etapie rekrutacji pracodawca ma obowiązek przekazania szeregu informacji związanych z przetwarzaniem danych osobowych, m.in. o pełnej nazwie, danych kontaktowych inspektora ochrony danych, celu i podstawie prawnej przetwarzania danych.

Komentarz Nr 2 - ETAP PO ZAKOŃCZONEJ REKRUTACJI

Jeżeli kandydat zostanie wybrany i zapadną już decyzje dotyczące jego zatrudnienia, będą potrzebne kolejne informacje – a mianowicie albo orzeczenie lekarskie wraz ze skierowaniem od poprzedniego pracodawcy, jeżeli są podstawy do jego uznania (czytaj więcej w artykule:  Badania medycyny pracy - wstępne, okresowe, kontrolne). Jeżeli zaświadczenie od poprzedniego pracodawcy nie może być uznane (ze względu na zbyt dużą przerwę w zatrudnieniu, inne warunki pracy, kandydat nie dołączy skierowania do przedkładanego orzeczenia, albo kandydat podejmuje pierwszą pracę w życiu i badań nie posiada wcale – będziemy potrzebowali informacji o jego adresie zamieszkania (jeżeli nie podał tego adresu na etapie rekrutacji jako adresu kontaktowego). Ta informacja będzie potrzebna do wypełnienia skierowania na badania profilaktyczne. Zaznaczę jednocześnie, że na tym etapie nie jest potrzebny PESEL kandydata. W przypadku skierowania na badania wstępne w skierowaniu podaje się tylko datę urodzenia (bez numeru PESEL).

Komentarz Nr 3 - ETAP ZATRUDNIENIA

Po uzyskaniu przez kandydata orzeczenia lekarskiego nadchodzi kolejny etap związany z zatrudnieniem. Oczywiście musimy sporządzić umowę o pracę odpowiadającą warunkom określonym w trakcie rozmów (o treści umowy o pracę czytaj więcej w artykule: Jak napisać umowę o pracę?). Przypomnę, że umowa musi zostać dostarczona pracownikowi, przed rozpoczęciem przez pracownika pracy. Kolejny dokument to informacja o warunkach zatrudnienia (czytaj więcej w artykule: Informacja o warunkach zatrudnienia). Informację co prawda należy doręczyć w terminie 7 dni od dnia zatrudnienia, ale najlepiej zrobić to od razu z umową;

Jeżeli funkcjonuje regulamin pracy – należy uzyskać pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z regulaminem pracy.

REKLAMA

Ponadto każdy pracownik przed dopuszczeniem do pracy będzie musiał przejść szkolenie wstępne bhp – udokumentowane to musi być w karcie szkolenia wstępnego (czytaj więcej: Nie zapominaj o szkoleniach bhp). Na tym etapie pracodawca będzie potrzebował więcej danych, zatem pracownik wypełnia również kwestionariusz pracownika (wzór można znaleźć na stronach Ministerstwa Pracy – link w Komentarzu Nr 1); Oprócz kwestionariusza pracownika w praktyce przydaje się również pomocniczy kwestionariusz dla celów ubezpieczenia społecznego i prawidłowego wypełnienia PIT-11 (adres zameldowania, zamieszkania i do korespondencji, wskazanie NFZ, dane członków rodziny, których chce zgłosić do ubezpieczeń społecznych oraz dane do  rozliczenia PIT-11 tj. m.in. adres urzędu skarbowego, w którym rozlicza się pracownik).

Dla płac potrzebny będzie PIT-2 (jeżeli pracownik go nie wypełni – nie stosujemy ulgi podatkowej), ewentualne oświadczenia pracownika o stosowaniu podwyższonych kosztów uzyskania przychodów itp.

Komentarz Nr 4 - ETAP W TRAKCIE ZATRUDNIENIA

W trakcie okresu zatrudnienia będziemy tworzyć oczywiście dokumenty związane z zawarciem kolejnej umowy, dokumenty potwierdzające zmianę umowy (porozumienia lub wypowiedzenia zmieniające warunki pracy i płacy).

W tym czasie będziemy również zobowiązani do przekazania pracownikowi Informacji o warunkach zatrudnienia, jeżeli w zakresie danych objętych Informacją zajdą zmiany. Informację należy przekazać pracownikowi w terminie 30 dni od dnia zmiany.  

Przez cały okres zatrudnienia musimy również pilnować terminów badań okresowych i kontrolnych, a także okresowych szkoleń bhp.

Komentarz Nr 5 - ETAP ZAKOŃCZENIA ZATRUDNIENIA

Zakończenie zatrudnienia to przede wszystkim wydanie świadectwa pracy najpóźniej w terminie 7 dni od ustania stosunku pracy, wyrejestrowanie z ZUS oraz przekazanie pisemnej informacji do komornika o zakończeniu zatrudnienia, jeżeli wynagrodzenie pracownika podlegało zajęciu.

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Wyższe wynagrodzenia w budżetówce od 2026 r. Pracodawcy chcą większej podwyżki dla pracowników

Płaca minimalna w 2026 r. wzrośnie o 3%, ale w budżetówce podwyżka powinna być wyższa. Pracodawcy chcą wyższych wynagrodzeń w sferze budżetowej, aby jakość usług publicznych również rosła.

Nie będzie w tym roku niższego dodatku za pracę w nocy niż w lipcu

W lipcu 2025 r. mamy najniższy dodatek za pracę w nocy. Taka sama kwota będzie obowiązywała w październiku. To miesiące z największą liczbą godzin pracy. Ile wynosi dodatek nocny w tym miesiącu?

Opieka nad małym dzieckiem podczas pracy zdalnej. Co z kontrolą pracodawcy?

Jak pracodawca może skontrolować pracę zdalną pracownika, który w czasie godzin pracy sprawuje bezpośrednią opiekę nad małoletnim dzieckiem (do 4. roku życia), szczególnie gdy dziecko nie ma zapewnionej w tym czasie opieki przez inną osobę (np. nianię, innego członka rodziny, żłobek, przedszkole)?

PPK: od jakiej kwoty nalicza się wpłaty? Czy wczasy pod gruszą, świadczenia urlopowe, nagroda jubileuszowa i zasiłki liczą się do podstawy wymiaru wpłat?

Od jakiej kwoty liczy się wpłaty na PPK? Nie od każdego świadczenia na rzecz uczestnika PPK należy naliczać wpłaty do PPK. To, czy dane świadczenie stanowi podstawę wpłat do PPK, zależy od tego, czy jest ono podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Co z wczasami pod gruszą, świadczeniem urlopowym, nagrodą jubileuszową, zasiłkami i urlopem wychowawczym?

REKLAMA

Odmowa renty wdowiej: 7 powodów odmowy renty wdowiej przez ZUS

Otrzymałaś odmowę przyznania renty wdowiej przez ZUS? Sprawdź, jakie są najczęstsze powody niepozwalające na wypłatę nowego świadczenia. Jeśli nie zgadzasz się z rozstrzygnięciem Zakładu, możesz odwołać się do sądu.

Czy jesteśmy gotowi na skrócony tydzień pracy? Jak go sobie wyobrażamy?

Jak sobie wyobrażamy skrócony tydzień pracy? Mniej godzin, ale pięć dni w tygodniu? Więcej godzin i dodatkowy dzień wolny? Ale kiedy, w poniedziałek czy piątek, a może środę? Badacze z Uniwersytetu SWPS przyjrzeli się wyobrażeniom.

Renta wdowia - kiedy pierwsze wypłaty? Terminy wypłat ZUS w lipcu i sierpniu

Renta wdowia pozwala na łączenie dwóch świadczeń renty rodzinnej po zmarłym małżonku i świadczenia emerytalno-rentowego. Lipiec to termin pierwszych wypłat renty wdowiej. Kiedy dokładnie ZUS wypłaci świadczenie w lipcu i sierpniu 2025 r.?

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego [projekt]

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Wielce prawdopodobne, że tak. Bo ma dojść do dostosowania poziomu maksymalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatku funkcyjnego do zmienionej kwoty bazowej, wynikającej z ustawy budżetowej na rok 2025. Zatem z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. mają obowiązywać nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego w samorządzie.

REKLAMA

PIP: 350 tysięcy bezpłatnych porad rocznie dla pracodawców. Inspekcja pracy nie tylko kontroluje, ale i pomaga

Działalność PIP to nie tylko kontrole, ale i bezpłatne porady prawne dla pracodawców. Inspekcja pracy wydaje 350 tysięcy porad rocznie, które skierowane są wprost do osób zatrudniających pracowników. Warto korzystać z pomocy PIP.

Gdzie chcą pracować Polacy? Ranking 2025: wymarzonym miejscem pracy branża motoryzacyjna. Bije na głowę IT

Gdzie w 2025 roku chcą pracować Polacy? Oto ranking branż. Okazuje się, że wymarzonym miejscem pracy jest branża motoryzacyjna. Bije na głowę IT. Czym kierują się pracownicy przy wyborze branży, w której podejmują pracę?

REKLAMA