Kategorie

Dokumenty kadrowe we wszystkich etapach zatrudnienia - zestawienie

Beata Naróg
Usługi i Doradztwo Kadrowe. Szkolenia
Dokumenty kadrowe we wszystkich etapach zatrudnienia od rekrutacji po rozwiązanie umowy o pracę - kwestionariusz osobowy, umowa o pracę, świadectwo pracy [zestawienie].
Dokumenty kadrowe we wszystkich etapach zatrudnienia od rekrutacji po rozwiązanie umowy o pracę - kwestionariusz osobowy, umowa o pracę, świadectwo pracy [zestawienie].
fot. Fotolia
Artykuł zawiera zestawienie najważniejszych dokumentów oraz informacji kadrowych we wszystkich etapach zatrudnienia, zaczynając od rekrutacji po rozwiązanie stosunku pracy.

Zestawienie dokumentów kadrowych

Zatrudnienie pracownika wiąże się z dość sporym zasobem dokumentów, które musimy przygotować jako służby kadrowe oraz takich, które musimy uzyskać od przyszłego pracownika w związku z jego zatrudnieniem. Do tego dochodzą zawiadomienia, zgłoszenia do urzędów. Można dostać zawrotu głowy.

Ten artykuł będzie zatem zestawieniem najważniejszych dokumentów oraz informacji przekazywanych pracownikom oraz tych, które należy od kandydata do pracy/pracownika uzyskać. Zestawienie dotyczy obszaru kadrowego.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Zasady prowadzenia i przechowywania

Pod tabelką zamieściłam krótkie komentarze do każdego etapu zatrudnienia pracownika.

Lp

Etap zatrudnienia

Rodzaj dokumentu

Od kandydata/pracownika

Nr komentarza

1

ETAP REKRUTACJI

Dokumenty/Informacje  od kandydata

CV

1

Kwestionariusz kandydata do pracy

Świadectwa pracy/szkolne potwierdzające kwalifikacje

Zgoda na przetwarzanie danych w celu rekrutacji

Dokumenty/Informacje ze strony pracodawcy

Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych w rekrutacji

2

ETAP PO ZAKOŃCZONEJ REKRUTACJI – PRZED NAWIĄZANIEM STOSUNKU PRACY

Dokumenty/Informacje  od kandydata

Skierowanie na badania lekarskie oraz orzeczenie lekarza medycyny pracy – wydane dla celów w poprzednim zatrudnieniu

2

Dane adresowe do skierowania i umowy o pracę

Dokumenty/Informacje ze strony pracodawcy

Informacja o celu pozyskania danych adresowych

Skierowanie na badania profilaktyczne

3

ZATRUDNIENIE

Dokumenty/Informacje  od pracownika

Kwestionariusz pracownika

3

Oświadczenie pracownika, że zapoznał się z treścią Regulaminu Pracy

Oświadczenie pracownika, że został zapoznany z oceną ryzyka zawodowego

Oświadczenie o wypłacie wynagrodzenia gotówką

Numer rachunku bankowego

Świadectwa pracy/szkolne

Dokumenty/Informacje ze strony pracodawcy

Umowa o pracę (w przypadku umów na czas określony zawartych z obiektywnych przyczyn leżących po stronie pracodawcy - należy pamiętać o zawiadomieniu PIP)

Informacja o warunkach zatrudnienia

ZUS ZUA – w terminie 7 dni od zatrudnienia

Karta szkolenia wstępnego bhp

Oświadczenie o zapoznaniu się z tajemnicą przedsiębiorstwa

Zakres czynności (jeżeli pracodawca stosuje w formie pisemnej)

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

Informacja o monitoringu

Zapoznanie pracownika z treścią regulaminu pracy

Zapoznanie pracownika z ryzykiem zawodowym

Zawiadomienie komornika

4

W TRAKCIE ZATRUDNIENIA

Dokumenty/Informacje  od pracownika

Oświadczenia o zamiarze korzystania z uprawnień rodzicielskich

Zmiany w danych adresowych, US

Dokumenty/Informacje ze strony pracodawcy

Dokumenty potwierdzające zmiany warunków zatrudnienia: porozumienia zmieniające do umowy lub wypowiedzenie warunków pracy i płacy

       

        4

Informacja o warunkach zatrudnienia - zmiany

Skierowania na badania profilaktyczne (okresowe i kontrolne)

Zaświadczenia o szkoleniach okresowych bhp (organizowanie szkoleń)

5

ZAKOŃCZENIE ZATRUDNIENIA

Dokumenty/Informacje ze strony pracodawcy

Świadectwo pracy

5

Informacja do świadectwa pracy o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej (dotyczy pracowników, których akta osobowe przechowywane są przez 10 lat)

Zawiadomienie komornika o zakończeniu zatrudnienia

ZUS ZWUA – w terminie 7 dni od ustania stosunku pracy

Komentarz Nr 1 - ETAP REKRUTACJI

Zanim pracownik zostanie zatrudniony najpierw zbiera się o nim informacje niezbędne do zatrudnienia na określonym stanowisku. Te informacje uzyskuje się z przesłanego CV i/albo z własnego kwestionariusza. Tematyce RODO, czyli informacjom jakie można pozyskiwać od kandydata do pracy, będzie poświęcony oddzielny artykuł. A zatem jednym z pierwszych dokumentów, które otrzymuje pracodawca to CV – najczęściej przygotowane przez przyszłego pracownika; dodatkowo można przygotować własny kwestionariusz osobowy kandydata do pracy. Jeżeli pracodawca chce mieć pewność, że będzie on zgodny z wymaganiami RODO – można skorzystać z pomocniczego wzoru zamieszczonego na stronach Ministerstwa Pracy - https://www.gov.pl/web/rodzina/bip-pomocnicze-wzory-dokumentow-zwiazanych-z-ubieganiem-sie-o-zatrudnienie-nawiazaniem-zmiana-oraz-ustaniem-stosunku-pracy

Oczywiście stosowanie kwestionariusza kandydata do pracy nie jest obligatoryjne – stosuje się go w zależności od zasad przyjętych w danej firmie – można poprzestać na CV przesyłanym przez kandydata.

Informacje, które będą potrzebne do zatrudnienia pracownika (np. potwierdzenie kwalifikacji, stażu w zawodzie itp.) można uzyskać ze świadectw szkolnych, pracy (kopii), które pracownik przedłoży w trakcie procesu rekrutacji. Takich dokumentów będzie można żądać na etapie rekrutacji, jeżeli jest to niezbędne do zatrudnienia – więcej na ten temat w następnym artykule.

I choć tematowi RODO na etapie rekrutacji poświęcony zostanie odrębny artykuł – zaznaczę już, że na etapie rekrutacji pracodawca ma obowiązek przekazania szeregu informacji związanych z przetwarzaniem danych osobowych, m.in. o pełnej nazwie, danych kontaktowych inspektora ochrony danych, celu i podstawie prawnej przetwarzania danych.

Komentarz Nr 2 - ETAP PO ZAKOŃCZONEJ REKRUTACJI

Jeżeli kandydat zostanie wybrany i zapadną już decyzje dotyczące jego zatrudnienia, będą potrzebne kolejne informacje – a mianowicie albo orzeczenie lekarskie wraz ze skierowaniem od poprzedniego pracodawcy, jeżeli są podstawy do jego uznania (czytaj więcej w artykule:  Badania medycyny pracy - wstępne, okresowe, kontrolne). Jeżeli zaświadczenie od poprzedniego pracodawcy nie może być uznane (ze względu na zbyt dużą przerwę w zatrudnieniu, inne warunki pracy, kandydat nie dołączy skierowania do przedkładanego orzeczenia, albo kandydat podejmuje pierwszą pracę w życiu i badań nie posiada wcale – będziemy potrzebowali informacji o jego adresie zamieszkania (jeżeli nie podał tego adresu na etapie rekrutacji jako adresu kontaktowego). Ta informacja będzie potrzebna do wypełnienia skierowania na badania profilaktyczne. Zaznaczę jednocześnie, że na tym etapie nie jest potrzebny PESEL kandydata. W przypadku skierowania na badania wstępne w skierowaniu podaje się tylko datę urodzenia (bez numeru PESEL).

Komentarz Nr 3 - ETAP ZATRUDNIENIA

Po uzyskaniu przez kandydata orzeczenia lekarskiego nadchodzi kolejny etap związany z zatrudnieniem. Oczywiście musimy sporządzić umowę o pracę odpowiadającą warunkom określonym w trakcie rozmów (o treści umowy o pracę czytaj więcej w artykule: Jak napisać umowę o pracę?). Przypomnę, że umowa musi zostać dostarczona pracownikowi, przed rozpoczęciem przez pracownika pracy. Kolejny dokument to informacja o warunkach zatrudnienia (czytaj więcej w artykule: Informacja o warunkach zatrudnienia). Informację co prawda należy doręczyć w terminie 7 dni od dnia zatrudnienia, ale najlepiej zrobić to od razu z umową;

Jeżeli funkcjonuje regulamin pracy – należy uzyskać pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z regulaminem pracy.

Ponadto każdy pracownik przed dopuszczeniem do pracy będzie musiał przejść szkolenie wstępne bhp – udokumentowane to musi być w karcie szkolenia wstępnego (czytaj więcej: Nie zapominaj o szkoleniach bhp). Na tym etapie pracodawca będzie potrzebował więcej danych, zatem pracownik wypełnia również kwestionariusz pracownika (wzór można znaleźć na stronach Ministerstwa Pracy – link w Komentarzu Nr 1); Oprócz kwestionariusza pracownika w praktyce przydaje się również pomocniczy kwestionariusz dla celów ubezpieczenia społecznego i prawidłowego wypełnienia PIT-11 (adres zameldowania, zamieszkania i do korespondencji, wskazanie NFZ, dane członków rodziny, których chce zgłosić do ubezpieczeń społecznych oraz dane do  rozliczenia PIT-11 tj. m.in. adres urzędu skarbowego, w którym rozlicza się pracownik).

Dla płac potrzebny będzie PIT-2 (jeżeli pracownik go nie wypełni – nie stosujemy ulgi podatkowej), ewentualne oświadczenia pracownika o stosowaniu podwyższonych kosztów uzyskania przychodów itp.

Komentarz Nr 4 - ETAP W TRAKCIE ZATRUDNIENIA

W trakcie okresu zatrudnienia będziemy tworzyć oczywiście dokumenty związane z zawarciem kolejnej umowy, dokumenty potwierdzające zmianę umowy (porozumienia lub wypowiedzenia zmieniające warunki pracy i płacy).

W tym czasie będziemy również zobowiązani do przekazania pracownikowi Informacji o warunkach zatrudnienia, jeżeli w zakresie danych objętych Informacją zajdą zmiany. Informację należy przekazać pracownikowi w terminie 30 dni od dnia zmiany.  

Przez cały okres zatrudnienia musimy również pilnować terminów badań okresowych i kontrolnych, a także okresowych szkoleń bhp.

Komentarz Nr 5 - ETAP ZAKOŃCZENIA ZATRUDNIENIA

Zakończenie zatrudnienia to przede wszystkim wydanie świadectwa pracy najpóźniej w terminie 7 dni od ustania stosunku pracy, wyrejestrowanie z ZUS oraz przekazanie pisemnej informacji do komornika o zakończeniu zatrudnienia, jeżeli wynagrodzenie pracownika podlegało zajęciu.

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Umowy o pracę – zawieranie i rozwiązywanie
Umowy o pracę – zawieranie i rozwiązywanie
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Potrącenie zaległości ZUS z emerytury od 2022 r.

    Potrącenie zaległości składkowych z emerytury, renty i zasiłku będzie możliwe od 2022 r. ZUS odliczy składkę zdrowotną, podatek i należności składkowe nieopłacone w terminie. Do jakiej wysokości?

    Niemcy: niezaszczepieni bez rekompensaty za czas kwarantanny

    Niezaszczepieni nie otrzymają rekompensaty za czas kwarantanny. Nowe przepisy w Niemczech zaczną obowiązywać od 1 listopada 2021 r.

    Praca zdalna a work-life balance

    Praca zdalna a work-life balance - za dużo work i za mało life? Z badania "Candidate Pulse" wynika, ze praca zdalna zachwiała balansem między życiem prywatnym i zawodowym. Pracownicy odczuwają również więcej presji ze strony pracodawców.

    Pracodawca sprawdzi certyfikat covid [VIDEO]

    Pracodawca sprawdzi certyfikat covid? Najpewniej tak, ale na zasadzie dobrowolności. Co to oznacza? Na to i inne pytania odpowiada Stanisław Szwed, wiceminister pracy, polityki społecznej i rodziny.

    Obniżenie wieku emerytalnego jako fatalna decyzja [VIDEO]

    Obniżenie wieku emerytalnego było fatalną decyzją. Ekonomiści negatywnie oceniają niższy i zróżnicowany dla kobiet i mężczyzn wiek emerytalny w Polsce.

    Co pandemia uświadomiła menadżerom? [VIDEO]

    Pandemia a zarządzanie - co kryzys wywołany pandemią uświadomił menadżerom? Okazało się, że kapitał ludzki jest niezwykle ważny. Duże znaczenie ma także zdolność do szybkich zmian.

    Kodeks pracy art. 30

    Kodeks pracy w art. 30 wylicza sposoby rozwiązania umowy o pracę: porozumienie stron, wypowiedzenie, dyscyplinarka i upływ czasu.

    Kontroferta dla pracownika - co to jest?

    Kontroferta dla pracownika - co to jest i w jakim celu się ją stosuje? Czy warto przyjąć kontrofertę?

    Jesienna rekrutacja w logistyce - jak zachęcić do pracy w firmie?

    Startuje jesienna rekrutacja w logistyce. Jakich pracowników brakuje? Jak zachęcić do pracy w danej firmie? Co przyciąga pracowników?

    Kontrole PIP na małych budowach 2021 - wyniki

    Kontrole PIP na małych budowach zostały wzmożone w 2021 r. Z danych statystycznych wynika, że to właśnie na małych budowach jest najwięcej wypadków przy pracy. Jakie są wyniki kontroli PIP?

    Praca sezonowa - prawa cudzoziemców przez cały rok

    Praca sezonowa - prawa cudzoziemców nie są sezonowe. Przypomina o tym PIP w kampanii "Prawa przez cały rok". Jak zatrudnić cudzoziemca na podstawie zezwolenia na pracę sezonową? Czym jest umowa o pomocy przy zbiorach?

    Europejskie Porozumienie dotyczące aktywnego starzenia się

    Europejskie Porozumienie podpisane w 2017 r. dotyczy aktywnego starzenia się i podejścia międzypokoleniowego w pracy. Realizując je, w Polsce powstało "Porozumienie strony pracowników oraz strony pracodawców RDS na rzecz aktywnego starzenia". Wypracowano w nim szereg rozwiązań na rzecz aktywnego starzenia się.

    Kiedy zmiana czasu na zimowy w 2021?

    Kiedy jest zmiana czasu na zimowy w 2021 r.? Czy ostatni raz przestawiamy zegarki jesienią? Jak zmiana czasu wpływa na czas pracy w nocy?

    Wypłata wynagrodzenia za pracę w sobotę, niedzielę

    Wypłata wynagrodzenia za pracę to podstawowy obowiązek pracodawcy. Co w przypadku, gdy dzień wypłaty wynagrodzenia wypada w sobotę lub niedzielę?

    Jak niemieccy pracodawcy przygotowują się na 4 falę covid?

    4 fala covid przewidywana jest na jesień 2021 r. Statystyki wskazują na tendencję wzrostową zakażeń. Jak niemieccy pracodawcy przygotowują się na ten trudny czas?

    Weryfikacja szczepień pracowników - projekt

    Weryfikacja szczepień pracowników - trwają prace nad projektem nowych przepisów. Czy pracodawcy będą mogli sprawdzić fakt zaszczepienia się przeciw COVID-19 przez pracowników?

    Umowa o dzieło - ZUS, zgłoszenie

    Umowa o dzieło - zgłoszenie do ZUS jest obowiązkowe od 2021 r. Jaki jest termin na zgłoszenie? Kto musi zgłosić umowę do ZUS?

    Zmiany w ubezpieczeniach społecznych od 18 września 2021 r.

    Najnowsze zmiany w ubezpieczeniach społecznych weszły w życie 18 września 2021 r. Sprawdź, co się zmieni.

    Wypalenie zawodowe podstawą zwolnienia lekarskiego od 2022 r.

    Wypalenie zawodowe od 2022 r. będzie podstawą do otrzymania zwolnienia lekarskiego (l4). Czym jest wypalenie? Jakie są objawy? Jak przeciwdziałać?

    Przeniesienie urlopu na kolejną umowę - wzór porozumienia

    Przeniesienie urlopu wypoczynkowego na kolejną umowę o pracę może nastąpić na mocy porozumienia stron. Jak je prawidłowo sporządzić? Oto wzór porozumienia.

    Ostatnie dni na wniosek o zwolnienie z ZUS!

    Wniosek o zwolnienie z ZUS - sklepiki szkolne i piloci muzealnych wycieczek mają ostatnie dni na ubieganie się o zwolnienie z obowiązku opłacania składek ZUS.

    Podwyższona kwota wolna od potrąceń - covid

    Podwyższona kwota wolna od potrąceń została przewidziana w tarczy na czas pandemii COVID-19. Kogo dotyczy? Ile wynosi?

    Usprawiedliwienie nieobecności w pracy - szczepienie

    Usprawiedliwienie nieobecności w pracy z powodu szczepienia - kiedy jest możliwe? Czy szczepienie dziecka uzasadnia zwolnienie od pracy?

    Kobiety najwięcej ucierpiały na pandemii

    Kobiety najwięcej straciły w czasie pandemii. To one częściej były zwalniane. Spadł na nie ciężar opieki nad dziećmi i pracy jednocześnie. Jak wpłynęło to na ich zdrowie?

    Płace rosną, bo firmy walczą o pracowników

    Płace rosną wszędzie. Wszystkie kody PKD odnotowały w sierpniu 2021 r. podwyżki wynagrodzeń. Firmy walczą w ten sposób o pracowników.