Jak zamieścić informację o służbie wojskowej w świadectwie pracy?

PROBLEM

Nasi pracownicy często są powoływani na ćwiczenia wojskowe. Niedługo jednemu z pracowników kończy się umowa o pracę, która nie będzie kontynuowana. Czy w świadectwie pracy musimy podać informację o odbyciu przez pracownika ćwiczeń wojskowych? Jeśli tak, to w którym miejscu i jak sformułować taką informację? - pyta Czytelniczka z Torunia.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Zasady prowadzenia i przechowywania

RADA

W świadectwie pracy powinni Państwo zamieścić informację o okresie odbywania ćwiczeń wojskowych. Trzeba ją podać w ust. 6 pkt 10 świadectwa pracy, gdzie wskazujemy okres odbytej w czasie zatrudnienia czynnej służby wojskowej, a także w ust. 6 pkt 2 świadectwa, w którym podajemy okres urlopu bezpłatnego udzielonego w celu odbycia ćwiczeń wojskowych oraz podstawę prawną jego udzielenia.

UZASADNIENIE

Pracodawca ma obowiązek zamieszczenia w świadectwie pracy informacji o okresie odbytej przez pracownika czynnej służby wojskowej (także jej form zastępczych), jeśli miało to miejsce w trakcie zatrudnienia (§ 2 ust. 1 pkt 14 rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy). Ćwiczenia wojskowe zalicza się do czynnej służby wojskowej (art. 59 ust. 1 pkt 4 ustawy o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej). W związku z tym czas ich trwania, jeśli uczestniczy w nich pracownik, powinien zostać uwzględniony w świadectwie pracy.

Forma ćwiczeń wojskowych

Ćwiczenia wojskowe mogą się odbywać w różnych formułach. Mogą być one:

• jednodniowe,
• krótkotrwałe - trwające nieprzerwanie do 30 dni,
• długotrwałe - trwające nieprzerwanie do 90 dni,
• rotacyjne - trwające łącznie do 30 dni i odbywane z przerwami w określonych dniach w ciągu danego roku kalendarzowego.

Ustalenie okresu służby wojskowej

Dla ustalenia okresu odbywania czynnej służby wojskowej kluczowa jest treść doręczonej karty powołania. Datą powołania do takiej służby, którą należy wpisać w świadectwie pracy, jest wskazany w karcie powołania dzień stawienia się np. na ćwiczenia. W przypadku ćwiczeń wojskowych rotacyjnych takim dniem jest dzień stawienia się na te ćwiczenia w pierwszym dniu ich rozpoczęcia w danym roku kalendarzowym. Natomiast datą zakończenia jest ostatni dzień ćwiczeń. W przypadku rotacyjnych ćwiczeń wojskowych do karty powołania dołączony jest jako załącznik wykaz dni, w których w danym roku kalendarzowym się one odbywają (art. 60 ust. 3-3a ustawy o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej). Te dni należy zamieścić w ust. 6 pkt 10 świadectwa pracy.

Daty odbywania czynnej służby wojskowej, w tym ćwiczeń wojskowych, wpisywane w świadectwie pracy powinny pokrywać się z datami zawartymi w karcie powołania pracownika.

Urlop bezpłatny na czas odbywania ćwiczeń wojskowych

Pracownikowi powołanemu do odbycia ćwiczeń wojskowych, a także pełnienia okresowej służby wojskowej czy terytorialnej służby wojskowej rotacyjnej, na okres trwania tych ćwiczeń lub służby pracodawca jest zobowiązany udzielić urlopu bezpłatnego (art. 124 ust. 1 ustawy o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej). W celu uzyskania tego urlopu pracownik nie musi składać żadnego wniosku. Podczas urlopu pracownik ten zachowuje wszystkie uprawnienia wynikające ze stosunku pracy, z wyjątkiem prawa do wynagrodzenia. Urlop ten jest tzw. urlopem bezpłatnym, udzielonym na podstawie odrębnych przepisów, w odróżnieniu od urlopów bezpłatnych udzielanych na podstawie przepisów Kodeksu pracy (art. 174-174¹ Kodeksu pracy).

Informacja o ćwiczeniach wojskowych i bezpłatnym urlopie

Informację o okresie wykorzystanego w czasie trwania stosunku pracy urlopu bezpłatnego i podstawy prawnej jego udzielenia pracodawca ma obowiązek zamieścić w ust. 6 pkt 2 świadectwa pracy. Zatem dni urlopu bezpłatnego udzielonego w celu odbycia ćwiczeń wojskowych powinny zostać ujęte w tym miejscu świadectwa pracy ze wskazaniem art. 124 ust. 1 ustawy o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej jako podstawy prawnej jego udzielenia.

Pracownik zatrudniony w okresie od 1 kwietnia 2018 r. do 30 kwietnia 2020 r. na czas określony przebywał na urlopie bezpłatnym od 1 lipca do 14 sierpnia 2019 r. na swój wniosek. Natomiast 5 września 2019 r. otrzymał kartę powołania na 30-dniowe ćwiczenia wojskowe, w której wskazano 1 października 2019 r. jako dzień stawienia się w jednostce wojskowej.

Pracodawca powinien na okres od 1 do 30 października 2019 r. udzielić pracownikowi urlopu bezpłatnego.

W świadectwie pracy należy zawrzeć następujące informacje:

1. w ust. 6 pkt 2 świadectwa pracy wpisać okres trwania obu urlopów bezpłatnych wraz ze wskazaniem ich podstaw prawnych,

6. W okresie zatrudnienia pracownik: (…) korzystał z urlopu bezpłatnego: w okresie od 1 lipca 2019 r. do 14 sierpnia 2019 r. - art. 174 § 1 Kodeksu pracy, w okresie od 1 października 2019 r. do 30 października 2019 r. - art. 124 ust. 1 ustawy o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej

2. w ust. 6 pkt 10 świadectwa pracy wpisać okres odbywania czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych:

6. W okresie zatrudnienia pracownik: (…) 10) odbył służbę wojskową w okresie: od 1 października 2019 r. do 30 października 2019 r. - ćwiczenia wojskowe

Informacja wskazywana w ust. 6 pkt 10 świadectwa pracy dotyczy wszystkich form odbywania czynnej służby wojskowej w okresie objętym świadectwem pracy. Poza ćwiczeniami wojskowymi zalicza się do nich także:

• zasadniczą służbę wojskową,
• przeszkolenie wojskowe,
• terytorialną służbę wojskową (OT),
• służbę przygotowawczą,
• okresową służbę wojskową oraz
• służbę wojskową w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny.

Natomiast informacja wskazywana w ust. 6 pkt 2 świadectwa pracy dotyczy tylko tych form czynnej służby wojskowej, na okres pełnienia których pracodawca jest zobowiązany udzielić pracownikowi urlopu bezpłatnego, czyli ćwiczeń wojskowych, okresowej służby wojskowej lub terytorialnej służby wojskowej rotacyjnej. Oznacza to, że nie zawsze okres ujęty w ust. 6 pkt 2 świadectwa pracy będzie się pokrywał z tym wskazanym w ust. 6 pkt 10 tego dokumentu.

PODSTAWA PRAWNA:

art. 97 § 2, art. 174-174¹, art. 301 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040; ost. zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1495),

art. 59 ust. 1, art. 60 ust. 3 i 3a, art. 101 ust. 1, art. 118, art. 124 ustawy z 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1541; ost. zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 374),

§ 2 ust. 1 pkt 7 i 14 oraz załącznik do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 1289; ost. zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1709).