Informacja o warunkach zatrudnienia 2020

Informacja o warunkach zatrudnienia - podstawowe informacje

Jest to dokument, który należy dostarczyć pracownikowi najpóźniej w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy  pracę. Najlepiej sporządzić go w dwóch egzemplarzach, opatrzyć podpisem pracodawcy lub osoby go reprezentującej oraz uzyskać podpis pracownika. Informację wpinamy w akta osobowe, w część B.

Informację należy aktualizować w przypadku zmiany warunków zatrudnienia, np. normy czasu pracy okresu wypowiedzenia umowy, terminu wypłaty wynagrodzenia, wymiaru urlopu wypoczynkowego, zmiany układu zbiorowego pracy. Pracownikowi należy wydać nową informację w terminie 30 dni od dnia zmiany. W przypadku, gdy przed upływem 30 dni doszłoby do rozwiązania umowy – informację należy przekazać pracownikowi najpóźniej w dniu ustania zatrudnienia.

Polecamy: Komplet seria: Wynagrodzenia 2020 + Czas pracy 2020 + Zatrudnianie i zwalnianie pracowników + Uprawnienia rodziców w pracy

Treść Informacji o warunkach zatrudnienia

Przepisy Kodeksu pracy regulują kwestię treści informacji o warunkach zatrudnienia. Taką informację trzeba będzie przygotować albo w wersji rozszerzonej (jeżeli u pracodawcy nie obowiązuje regulamin pracy) albo w wersji krótszej (u pracodawców u których regulamin pracy funkcjonuje).

Ponadto rozszerzoną treść Informacji przewidziano dla pracowników zatrudnionych w formie telepracy.

Informacja o warunkach zatrudnienia powinna mieć charakter zindywidualizowany, czyli zawierać informacje przeznaczone dla konkretnego pracownika.

Pracodawca, który nie ma obowiązku tworzenia regulaminu pracy informuje pracownika o:

1. obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy – należy wpisać normę czasu obowiązującą pracownika; zgodnie z Kodeksem pracy norma czasu pracy wynosi 8 godzin na dobę w przeciętnie 5-dniowym i przeciętnie 40-godzinnym tygodniu pracy;  nie trzeba podawać okresu rozliczeniowego czasu pracy, ani dobowego wymiaru czasu pracy – jeżeli pracownik zatrudniony jest np. w równoważnym systemie czasu pracy;
   należy jednak pamiętać, że pracowników niepełnosprawnych będą obowiązywały inne normy, uregulowane w ustawie o rehabilitacji i zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Inna norma będzie również dotyczyła pracowników zatrudnionych w podmiotach leczniczych.
2. częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę – wynagrodzenie za pracę należy wypłacać co najmniej raz w miesiącu; zdarzają się jednak sytuacje, w których wypłata dokonywana jest częściej np. raz w tygodniu lub raz na dwa tygodnie,
3. wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego – w tym miejscu podajemy pracownikowi informację odpowiednio do udokumentowanego stażu pracy tj. 20 lub 26 dni;
4. obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę – okres wypowiedzenia umowy uzależniony jest od rodzaju umowy (przy umowach na okres próbny okres wypowiedzenia uzależniony jest od czasu trwania takiej umowy; natomiast długość okresu wypowiedzenia umów na czas określony i nieokreślony uzależniona jest od stażu pracy u pracodawcy;
5. układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty – w przypadku, gdy u pracodawcy obowiązuje układ zbiorowy pracy podajemy pracownikowi informację o tym, że taki akt prawny obowiązuje oraz np. datę jego zawarcia i numer z rejestru układów zbiorowych
6. porze nocnej – każdy pracodawca musi również określić porę nocną obowiązującą w jego zakładzie pracy; porę nocną ustala się jako 8 godzin z przedziału pomiędzy 21.00 a 7.00 rano;
7. miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia – należy wskazać konkretny termin wypłaty wynagrodzenia, np. ostatni dzień miesiąca kalendarzowego lub 6-ty dzień miesiąca kalendarzowego następującego po miesiącu wypłaty; najważniejsze to wskazanie konkretnego terminu; zgodnie z przepisami Kodeksu pracy wypłata wynagrodzenia może nastąpić najpóźniej w ciągu 10 dni miesiąca kalendarzowego następującego po miesiącu, za który przysługuje wynagrodzenie; błędem jednak jest wskazywanie terminu wypłaty analogicznie jak w Kodeksie pracy (np. wynagrodzenie wypłacane jest do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który przysługuje wynagrodzenie), tu trzeba wskazać konkretny termin wypłaty.
8. przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy -  w tym zakresie można bazować na rozporządzeniu MPiPS z 15.5.1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (tj. Dz.U z 2014 r., poz. 1632 ze zm.) i wprost wpisać do informacji zapisy w nim zawarte.  Pracodawca może określić również własne zasady w zakresie sposobu usprawiedliwiania nieobecności i udzielania zwolnień od pracy – jednak nie mogą być one mniej korzystne niż przepisy wspomnianego rozporządzenia.

Pracodawca, u którego funkcjonuje regulamin pracy przekazuje pracownikom informacje zawarte w punktach od 1) do 5); pozostałe dane takie jak  pora nocna, miejsce, termin i czas wypłaty wynagrodzenia, przyjęty sposób potwierdzania obecności i usprawiedliwiania nieobecności w pracy zawarte są w regulaminie pracy.

Istnieją dwie metody konstruowania informacji o warunkach zatrudnienia – opisowa i tzw. uproszczona polegająca na odwołaniu się do konkretnych przepisów prawa; obydwie formy są dopuszczalne i zgodne  z przepisami prawa. Przykładowo zapis o normie czasu pracy w formie opisowej brzmiałby następująco: „Obowiązująca Panią/Pana norma czasu pracy wynosi 8 godzin na dobę w przeciętnie pięciodniowym i przeciętnie 40 godzinnym tygodniu pracy”.

Natomiast w formie uproszczonej: „Obowiązująca Panią/Pana norma czasu pracy  - art. 129 § 3¹ KP”.

Treść Informacji dla telepracowników

Informacja o warunkach zatrudnienia dla telepracownika powinna oprócz wyżej wskazanych informacji, zawierać dodatkowo:

1. określenie jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy telepracownika;
2. wskazanie osoby lub organu zarządzającego odpowiedzialnych za współpracę z telepracownikiem oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy.

Skutki braku lub błędnej informacji

Brak Informacji o warunkach zatrudnienia, wydanie jej z opóźnieniem lub błędna treść nie jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Przepisy prawa pracy za niedociągnięcia w tym zakresie nie przewidują sankcji karnych.

Podstawa prawna:

Art. 29 § 3, art. 67¹⁰  Kodeksu pracy