REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

"Stara" i "nowa" dokumentacja pracownicza

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Beata Naróg
Usługi i Doradztwo Kadrowe. Szkolenia
"Stara" i "nowa" dokumentacja pracownicza. / fot. Shutterstock
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Podział na starą i nową dokumentację pracowniczą powstał w wyniku zmian w jej prowadzeniu, które weszły w życie z dniem 1 stycznia 2019 r. Przy wpinaniu dokumentów lub zakładaniu akt osobowych powstają pytania: co z dotychczasową dokumentacją, czy przekładać akta osobowe i układać według nowego porządku?

„Stara” a „nowa” dokumentacja pracownicza - podstawowe pytania

Jak już wspomniałam nowe rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej obowiązuje od 01.01.2019 r. Wpinając dokumenty lub zakładając akta osobowe, na pewno zadasz sobie pytanie „A co z dotychczasową dokumentacją?”, „Czy mam przekładać akta osobowe i układać je wg nowych zasad?”, „Czy wnioski, które zostały kiedyś wpięte do akt osobowych przekładać do nowych segregatorów?”.

REKLAMA

Otóż w przepisach rozporządzenia w kwestii wpinania dokumentacji do akt osobowych (ułożenia ich na nowo i ponownego ich ponumerowania i opisania), pozostawiono pracodawcy swobodę w tym zakresie. Zatem dokumentację utworzoną i wpiętą do 31.12.2018 r. możesz pozostawić bez zmian. Ważne, aby dokumenty tworzone od 01.01.2019 r. wpinane i gromadzone były zgodnie z nowymi przepisami.

Dla kogo prowadzimy dokumentację wg nowych zasad?

Zgodnie z przepisami nowego rozporządzenia od dnia 01.01.2019 r. dokumentację pracowniczą prowadzimy wg zasad wskazanych w rozporządzeniu dla wszystkich pracowników. Przy czym dla osób zatrudnionych po 31.12.2018 r. od początku zakładamy akta osobowe i pozostałą dokumentację wg nowego rozporządzenia.

Polecamy: Zatrudnianie pracowników po zmianach w Kodeksie pracy

REKLAMA

Jeżeli umowę o pracę podpisano w październiku 2018 r., a jako datę rozpoczęcia pracy wskazano 2 stycznia 2019 – obowiązują nowe przepisy. Analogicznie będziemy postępować jeżeli pracownik 2 stycznia 2019 podpisał umowę o pracę i z tym dniem rozpoczął pracę.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Gdy pracownik zatrudniony został (zaczął wykonywać pracę) przed dniem 01.01.2019 r., np. pracownik zatrudniony został w 2014 r. i nadal jego zatrudnienie trwa – dokumenty wprowadzone do akt osobowych do 31.12.2018 r. – mogą pozostać w niezmienionym zakresie; nie ma potrzeby ich przekładania.

Dla wszystkich jednak pracowników i tych zatrudnionych przed 01.01.2019 i dla zatrudnionych po 31.12.2018 – od dnia 01.01.2019 musisz prowadzić akta osobowe wg nowych zasad.

Na czym polegają podstawowe różnice w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej?

Lp

Zatrudnieni do 31.12.2018

Dokumentacja od 01.01.2019 r.

1

Nie musisz wyodrębniać części D w aktach osobowych – jeżeli pracownik nie zostanie ukarany karą porządkową; nie musisz również przekładać kary do części D (może pozostać na swoim miejscu), jeżeli pracownik został ukarany do 31.12.2018 r.

Część D w aktach osobowych jest obligatoryjna dla każdej osoby zatrudnionej od 01.01.2019 r. oraz dla osób zatrudnionych wcześniej, ale ukaranych w okresie obowiązywania nowego rozporządzenia (czyli w okresie od 01.01.2019)

2

Nie musisz uzupełniać akt osobowych o skierowania na badania, wystawione do dnia zmiany rozporządzenia – jeżeli termin badania u lekarza profilaktyka wypadał przed 01.01.2019;

Pod orzeczenie lekarza medycyny pracy należy podpiąć skierowanie na badania – jeżeli termin badań wstępnych lub okresowych wypadał po dniu 31.12.2018

3

Takie dokumenty jak wnioski pracownika o indywidualny rozkład czasu pracy, dokumenty dotyczące zadaniowego czasu pracy, wnioski dotyczące weekendowego systemu czasu pracy do 31.12.2018 były przechowywane w aktach osobowych; nie musisz ich przekładać, jeżeli zostały złożone i zaakceptowane do końca 2018 r.

Wg nowego rozporządzenia tego typu dokumenty jak wnioski o indywidualny rozkład czasu pracy, system pracy weekendowej, czy uzgodnienia dotyczące zadaniowego czasu pracy przechowujesz w odrębnych segregatorach (lub w formie elektronicznej) w dokumentacji dotyczącej ewidencji czasu pracy.

3

Jeżeli karta ewidencji czasu pracy założona została na przełomie roku (np. obejmowała okres rozliczeniowy czasu pracy listopad 2018 – styczeń 2019) – do końca okresu rozliczeniowego możesz ją prowadzić na starych zasadach;

Od 01.01.2019 – ewidencja czasu pracy musi być prowadzona wg nowych zasad dla wszystkich pracowników tj. m.in. uwzględniać godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy;

4

Oświadczenia pracownika związane z rodzicielstwem nierzadko umieszczane były na jednym druku (np. oświadczenie o zamiarze korzystania z kodeksowej opieki i zgoda (lub jej brak) na pracę w godzinach nadliczbowych rodzica opiekującego się dzieckiem do lat 4) i wpinane do akt osobowych;

Oświadczenie rodzica o korzystaniu z dwóch dni opieki nad dzieckiem do lat 14 wpinasz do akt osobowych; zgodę lub jej brak na pracę w godzinach nadliczbowych wpinasz do dokumentacji potwierdzającej ewidencję czasu pracy

W cyklu naszych artykułów powrócimy jeszcze do tematu okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz omówimy sobie formy jej prowadzenia (elektroniczną i papierową).

Cykl artykułów dla początkujących kadrowych >>> KADRY DLA POCZĄTKUJĄCYCH

Podstawa prawna:

§ 19, § 20, § 21 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU z 2018 r., poz. 2369)

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Wyższe wynagrodzenia w budżetówce od 2026 r. Pracodawcy chcą większej podwyżki dla pracowników

Płaca minimalna w 2026 r. wzrośnie o 3%, ale w budżetówce podwyżka powinna być wyższa. Pracodawcy chcą wyższych wynagrodzeń w sferze budżetowej, aby jakość usług publicznych również rosła.

Nie będzie w tym roku niższego dodatku za pracę w nocy niż w lipcu

W lipcu 2025 r. mamy najniższy dodatek za pracę w nocy. Taka sama kwota będzie obowiązywała w październiku. To miesiące z największą liczbą godzin pracy. Ile wynosi dodatek nocny w tym miesiącu?

Opieka nad małym dzieckiem podczas pracy zdalnej. Co z kontrolą pracodawcy?

Jak pracodawca może skontrolować pracę zdalną pracownika, który w czasie godzin pracy sprawuje bezpośrednią opiekę nad małoletnim dzieckiem (do 4. roku życia), szczególnie gdy dziecko nie ma zapewnionej w tym czasie opieki przez inną osobę (np. nianię, innego członka rodziny, żłobek, przedszkole)?

PPK: od jakiej kwoty nalicza się wpłaty? Czy wczasy pod gruszą, świadczenia urlopowe, nagroda jubileuszowa i zasiłki liczą się do podstawy wymiaru wpłat?

Od jakiej kwoty liczy się wpłaty na PPK? Nie od każdego świadczenia na rzecz uczestnika PPK należy naliczać wpłaty do PPK. To, czy dane świadczenie stanowi podstawę wpłat do PPK, zależy od tego, czy jest ono podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Co z wczasami pod gruszą, świadczeniem urlopowym, nagrodą jubileuszową, zasiłkami i urlopem wychowawczym?

REKLAMA

Odmowa renty wdowiej: 7 powodów odmowy renty wdowiej przez ZUS

Otrzymałaś odmowę przyznania renty wdowiej przez ZUS? Sprawdź, jakie są najczęstsze powody niepozwalające na wypłatę nowego świadczenia. Jeśli nie zgadzasz się z rozstrzygnięciem Zakładu, możesz odwołać się do sądu.

Czy jesteśmy gotowi na skrócony tydzień pracy? Jak go sobie wyobrażamy?

Jak sobie wyobrażamy skrócony tydzień pracy? Mniej godzin, ale pięć dni w tygodniu? Więcej godzin i dodatkowy dzień wolny? Ale kiedy, w poniedziałek czy piątek, a może środę? Badacze z Uniwersytetu SWPS przyjrzeli się wyobrażeniom.

Renta wdowia - kiedy pierwsze wypłaty? Terminy wypłat ZUS w lipcu i sierpniu

Renta wdowia pozwala na łączenie dwóch świadczeń renty rodzinnej po zmarłym małżonku i świadczenia emerytalno-rentowego. Lipiec to termin pierwszych wypłat renty wdowiej. Kiedy dokładnie ZUS wypłaci świadczenie w lipcu i sierpniu 2025 r.?

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego [projekt]

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Wielce prawdopodobne, że tak. Bo ma dojść do dostosowania poziomu maksymalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatku funkcyjnego do zmienionej kwoty bazowej, wynikającej z ustawy budżetowej na rok 2025. Zatem z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. mają obowiązywać nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego w samorządzie.

REKLAMA

PIP: 350 tysięcy bezpłatnych porad rocznie dla pracodawców. Inspekcja pracy nie tylko kontroluje, ale i pomaga

Działalność PIP to nie tylko kontrole, ale i bezpłatne porady prawne dla pracodawców. Inspekcja pracy wydaje 350 tysięcy porad rocznie, które skierowane są wprost do osób zatrudniających pracowników. Warto korzystać z pomocy PIP.

Gdzie chcą pracować Polacy? Ranking 2025: wymarzonym miejscem pracy branża motoryzacyjna. Bije na głowę IT

Gdzie w 2025 roku chcą pracować Polacy? Oto ranking branż. Okazuje się, że wymarzonym miejscem pracy jest branża motoryzacyjna. Bije na głowę IT. Czym kierują się pracownicy przy wyborze branży, w której podejmują pracę?

REKLAMA