REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

"Stara" i "nowa" dokumentacja pracownicza

Beata Naróg
Usługi i Doradztwo Kadrowe. Szkolenia
"Stara" i "nowa" dokumentacja pracownicza. / fot. Shutterstock
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Podział na starą i nową dokumentację pracowniczą powstał w wyniku zmian w jej prowadzeniu, które weszły w życie z dniem 1 stycznia 2019 r. Przy wpinaniu dokumentów lub zakładaniu akt osobowych powstają pytania: co z dotychczasową dokumentacją, czy przekładać akta osobowe i układać według nowego porządku?

„Stara” a „nowa” dokumentacja pracownicza - podstawowe pytania

Jak już wspomniałam nowe rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej obowiązuje od 01.01.2019 r. Wpinając dokumenty lub zakładając akta osobowe, na pewno zadasz sobie pytanie „A co z dotychczasową dokumentacją?”, „Czy mam przekładać akta osobowe i układać je wg nowych zasad?”, „Czy wnioski, które zostały kiedyś wpięte do akt osobowych przekładać do nowych segregatorów?”.

Autopromocja

Otóż w przepisach rozporządzenia w kwestii wpinania dokumentacji do akt osobowych (ułożenia ich na nowo i ponownego ich ponumerowania i opisania), pozostawiono pracodawcy swobodę w tym zakresie. Zatem dokumentację utworzoną i wpiętą do 31.12.2018 r. możesz pozostawić bez zmian. Ważne, aby dokumenty tworzone od 01.01.2019 r. wpinane i gromadzone były zgodnie z nowymi przepisami.

Dla kogo prowadzimy dokumentację wg nowych zasad?

Zgodnie z przepisami nowego rozporządzenia od dnia 01.01.2019 r. dokumentację pracowniczą prowadzimy wg zasad wskazanych w rozporządzeniu dla wszystkich pracowników. Przy czym dla osób zatrudnionych po 31.12.2018 r. od początku zakładamy akta osobowe i pozostałą dokumentację wg nowego rozporządzenia.

Polecamy: Zatrudnianie pracowników po zmianach w Kodeksie pracy

Jeżeli umowę o pracę podpisano w październiku 2018 r., a jako datę rozpoczęcia pracy wskazano 2 stycznia 2019 – obowiązują nowe przepisy. Analogicznie będziemy postępować jeżeli pracownik 2 stycznia 2019 podpisał umowę o pracę i z tym dniem rozpoczął pracę.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Gdy pracownik zatrudniony został (zaczął wykonywać pracę) przed dniem 01.01.2019 r., np. pracownik zatrudniony został w 2014 r. i nadal jego zatrudnienie trwa – dokumenty wprowadzone do akt osobowych do 31.12.2018 r. – mogą pozostać w niezmienionym zakresie; nie ma potrzeby ich przekładania.

Dla wszystkich jednak pracowników i tych zatrudnionych przed 01.01.2019 i dla zatrudnionych po 31.12.2018 – od dnia 01.01.2019 musisz prowadzić akta osobowe wg nowych zasad.

Na czym polegają podstawowe różnice w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej?

Lp

Zatrudnieni do 31.12.2018

Dokumentacja od 01.01.2019 r.

1

Nie musisz wyodrębniać części D w aktach osobowych – jeżeli pracownik nie zostanie ukarany karą porządkową; nie musisz również przekładać kary do części D (może pozostać na swoim miejscu), jeżeli pracownik został ukarany do 31.12.2018 r.

Część D w aktach osobowych jest obligatoryjna dla każdej osoby zatrudnionej od 01.01.2019 r. oraz dla osób zatrudnionych wcześniej, ale ukaranych w okresie obowiązywania nowego rozporządzenia (czyli w okresie od 01.01.2019)

2

Nie musisz uzupełniać akt osobowych o skierowania na badania, wystawione do dnia zmiany rozporządzenia – jeżeli termin badania u lekarza profilaktyka wypadał przed 01.01.2019;

Pod orzeczenie lekarza medycyny pracy należy podpiąć skierowanie na badania – jeżeli termin badań wstępnych lub okresowych wypadał po dniu 31.12.2018

3

Takie dokumenty jak wnioski pracownika o indywidualny rozkład czasu pracy, dokumenty dotyczące zadaniowego czasu pracy, wnioski dotyczące weekendowego systemu czasu pracy do 31.12.2018 były przechowywane w aktach osobowych; nie musisz ich przekładać, jeżeli zostały złożone i zaakceptowane do końca 2018 r.

Wg nowego rozporządzenia tego typu dokumenty jak wnioski o indywidualny rozkład czasu pracy, system pracy weekendowej, czy uzgodnienia dotyczące zadaniowego czasu pracy przechowujesz w odrębnych segregatorach (lub w formie elektronicznej) w dokumentacji dotyczącej ewidencji czasu pracy.

3

Jeżeli karta ewidencji czasu pracy założona została na przełomie roku (np. obejmowała okres rozliczeniowy czasu pracy listopad 2018 – styczeń 2019) – do końca okresu rozliczeniowego możesz ją prowadzić na starych zasadach;

Od 01.01.2019 – ewidencja czasu pracy musi być prowadzona wg nowych zasad dla wszystkich pracowników tj. m.in. uwzględniać godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy;

4

Oświadczenia pracownika związane z rodzicielstwem nierzadko umieszczane były na jednym druku (np. oświadczenie o zamiarze korzystania z kodeksowej opieki i zgoda (lub jej brak) na pracę w godzinach nadliczbowych rodzica opiekującego się dzieckiem do lat 4) i wpinane do akt osobowych;

Oświadczenie rodzica o korzystaniu z dwóch dni opieki nad dzieckiem do lat 14 wpinasz do akt osobowych; zgodę lub jej brak na pracę w godzinach nadliczbowych wpinasz do dokumentacji potwierdzającej ewidencję czasu pracy

W cyklu naszych artykułów powrócimy jeszcze do tematu okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz omówimy sobie formy jej prowadzenia (elektroniczną i papierową).

Cykl artykułów dla początkujących kadrowych >>> KADRY DLA POCZĄTKUJĄCYCH

Podstawa prawna:

§ 19, § 20, § 21 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU z 2018 r., poz. 2369)

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Jak uzyskać świadczenie wspierające z ZUS: wnioski, terminy, kwoty

    Świadczenie wspierające jest formą pomocy dla osób niepełnosprawnych. W 2024 r. świadczenie dostępne jest dla osób z niepełnosprawnościami z najwyższymi poziomami potrzeby wsparcia, tj. od 87 do 100 punktów. Jak wygląda procedura uzyskania świadczenia wspierającego?

    28 lutego 2024 r. upływa termin przekazania ubezpieczonym informacji ZUS IMIR

    Płatnicy składek są zobowiązani do sporządzenia informacji rocznej (ZUS IMIR) dotyczącej ubezpieczonych, za których w 2023 r. rozliczali składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Ww. informację należy przekazać ubezpieczonym do 28 lutego 2024 r.

    1780,96 najniższej emerytury, renty rodzinnej i renty z tytułu całkowitej niezdolności do pracy oraz renty socjalnej od 1 marca 2024

    Są już znane kwoty najniższych świadczeń z ZUS i KRUS, które będą należne od 1 marca 2024 r.! Będzie to przykładowo: 1780,96 najniższej emerytury, renty rodzinnej i renty z tytułu całkowitej niezdolności do pracy oraz renty socjalnej. Skąd taki wzrost i na czym polega waloryzacja świadczeń emerytalno-rentowych? Czy trzeba złożyć wniosek o waloryzację emerytury? Jakie świadczenia podlegają waloryzacji? Czy będzie 13 i 14 emerytura w 2024? 

    Dofinansowanie z ZUS na poprawę BHP. Można dostać nawet 300000,00 zł dofinansowania!

    ZUS organizuje konkurs na projekty dotyczące utrzymania zdolności do pracy przez cały okres aktywności zawodowej realizowane w 2025 r. (Konkurs nr 2024.01). Można zdobyć dofinansowanie w wysokości 300000,00 zł. Wnioski o dofinansowanie należy składać od 26 lutego do 27 marca 2024 r.

    REKLAMA

    Szkolenia policjantów i skoszarowanie: ważny komunikat MSWiA

    Szkolenia w systemie skoszarowanym w Policji mogą odbywać jedynie osoby realizujące w Policji powszechny obowiązek obrony, albo funkcjonariusze odbywający szkolenie/doskonalenie zawodowe w nadzwyczajnych okolicznościach jak np. w stanie klęski żywiołowej. Wynika z tego, że policjanci odbywający szkolenie/doskonalenie zawodowe w zwykłych okolicznościach nie mogą być szkoleni w systemie skoszarowanym. Jak być powinno? Komenda Główna Policji zadeklarowała szczegółową analizę postanowień aktów wewnętrznych obowiązujących w poszczególnych jednostkach szkoleniowych. Szykują się kontrole!

    Zatrudnianie cudzoziemców. Zezwolenie na pracę ma aż sześć typów: A, B, C, D, E, S. Który wybrać?

    Zezwolenie na pracę to dokument legalizujący pracę w Polsce cudzoziemca, który nie jest zwolniony z obowiązku posiadania zezwolenia. Polskie przepisy przewidują zezwolenia sześciu typów. Rodzaj zezwolenia na pracę, który musi posiadać cudzoziemiec zależy od tego, przez jaki okres zamierza pracować w Polsce, jaki charakter ma mieć jego praca, oraz – czy będzie pracował dla podmiotu polskiego, czy zagranicznego.

    Postępowanie karne o umyślnie przestępstwo lub przestępstwo skarbowe w zawodach medycznych

    Postępowanie karne o umyślnie przestępstwo lub przestępstwo skarbowe w zawodach medycznych - to zagadnienie okazało się problematyczne, na etapie ubiegania się o wykonywanie zawodu lekarza, pielęgniarki, położnej czy dentysty. W związku z tym Minister Zdrowia Izabela Leszczyna rozważy propozycję zmiany legislacyjnej w zakresie składanego oświadczenia co do prowadzonego postępowania karnego przeciwko osobom mającym wykonywać zawód medyczny. Być może dojdzie do zmiany w sprawie procedury otrzymywania przez lekarzy, lekarzy dentystów oraz pielęgniarki i położne uprawnień do wykonywania tych zawodów.

    Szukasz dobrej pracy? Pamiętaj o liście motywacyjnym. Musi być profesjonalnie przygotowany!

    List motywacyjny to dokument, w którym składająca go osoba wyjaśnia, z jakich powodów ubiega się np. o zatrudnienie. Chociaż złożenie listu motywacyjnego nie zawsze jest wymagane przez potencjalnego pracodawcę, to warto mu pokazać, że składającemu naprawdę zależy na podjęciu zatrudnienia.

    REKLAMA

    Pracownicy naukowi dostaną podwyżki o 30%. Profesor zarobi co najmniej 9370 zł miesięcznie, profesor uczelni – 7777,10 zł, adiunkt – 6840,10 zł, inny nauczyciel akademicki – 4685 zł [Wyrównanie od 1 stycznia 2024 r.]

    Wynagrodzenia pracowników naukowych pójdą w górę. Minister nauki Dariusz Wieczorek podpisał rozporządzenie, dzięki któremu podwyżki otrzymają pracownicy naukowi zatrudnieni na uczelniach publicznych oraz w Polskiej Akademii Nauk. Wynagrodzenie zasadnicze profesora wzrośnie z 7210 zł do 9370 zł. Naukowcy dostaną podwyżki z wyrównaniem od 1 stycznia 2024 r.

    Urząd do spraw kombatantów ma nowego szefa. Został nim Lech Parell

    Urząd do Spraw Kombatantów i Osób Represjonowanych ma nowego szefa. Po odwołaniu Jana Józefa Kasprzyka premier Donald Tusk powołał na to stanowisko Lecha Parella. Akt powołania wręczyła mu minister rodziny, pracy i polityki społecznej.

    REKLAMA