Kategorie

"Stara" i "nowa" dokumentacja pracownicza

Beata Naróg
Usługi i Doradztwo Kadrowe. Szkolenia
"Stara" i "nowa" dokumentacja pracownicza. / fot. Shutterstock
"Stara" i "nowa" dokumentacja pracownicza. / fot. Shutterstock
ShutterStock
Podział na starą i nową dokumentację pracowniczą powstał w wyniku zmian w jej prowadzeniu, które weszły w życie z dniem 1 stycznia 2019 r. Przy wpinaniu dokumentów lub zakładaniu akt osobowych powstają pytania: co z dotychczasową dokumentacją, czy przekładać akta osobowe i układać według nowego porządku?

„Stara” a „nowa” dokumentacja pracownicza - podstawowe pytania

Jak już wspomniałam nowe rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej obowiązuje od 01.01.2019 r. Wpinając dokumenty lub zakładając akta osobowe, na pewno zadasz sobie pytanie „A co z dotychczasową dokumentacją?”, „Czy mam przekładać akta osobowe i układać je wg nowych zasad?”, „Czy wnioski, które zostały kiedyś wpięte do akt osobowych przekładać do nowych segregatorów?”.

Otóż w przepisach rozporządzenia w kwestii wpinania dokumentacji do akt osobowych (ułożenia ich na nowo i ponownego ich ponumerowania i opisania), pozostawiono pracodawcy swobodę w tym zakresie. Zatem dokumentację utworzoną i wpiętą do 31.12.2018 r. możesz pozostawić bez zmian. Ważne, aby dokumenty tworzone od 01.01.2019 r. wpinane i gromadzone były zgodnie z nowymi przepisami.

Dla kogo prowadzimy dokumentację wg nowych zasad?

Zgodnie z przepisami nowego rozporządzenia od dnia 01.01.2019 r. dokumentację pracowniczą prowadzimy wg zasad wskazanych w rozporządzeniu dla wszystkich pracowników. Przy czym dla osób zatrudnionych po 31.12.2018 r. od początku zakładamy akta osobowe i pozostałą dokumentację wg nowego rozporządzenia.

Polecamy: Zatrudnianie pracowników po zmianach w Kodeksie pracy

Reklama

Jeżeli umowę o pracę podpisano w październiku 2018 r., a jako datę rozpoczęcia pracy wskazano 2 stycznia 2019 – obowiązują nowe przepisy. Analogicznie będziemy postępować jeżeli pracownik 2 stycznia 2019 podpisał umowę o pracę i z tym dniem rozpoczął pracę.

Gdy pracownik zatrudniony został (zaczął wykonywać pracę) przed dniem 01.01.2019 r., np. pracownik zatrudniony został w 2014 r. i nadal jego zatrudnienie trwa – dokumenty wprowadzone do akt osobowych do 31.12.2018 r. – mogą pozostać w niezmienionym zakresie; nie ma potrzeby ich przekładania.

Dla wszystkich jednak pracowników i tych zatrudnionych przed 01.01.2019 i dla zatrudnionych po 31.12.2018 – od dnia 01.01.2019 musisz prowadzić akta osobowe wg nowych zasad.

Na czym polegają podstawowe różnice w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej?

Lp

Zatrudnieni do 31.12.2018

Dokumentacja od 01.01.2019 r.

1

Nie musisz wyodrębniać części D w aktach osobowych – jeżeli pracownik nie zostanie ukarany karą porządkową; nie musisz również przekładać kary do części D (może pozostać na swoim miejscu), jeżeli pracownik został ukarany do 31.12.2018 r.

Część D w aktach osobowych jest obligatoryjna dla każdej osoby zatrudnionej od 01.01.2019 r. oraz dla osób zatrudnionych wcześniej, ale ukaranych w okresie obowiązywania nowego rozporządzenia (czyli w okresie od 01.01.2019)

2

Nie musisz uzupełniać akt osobowych o skierowania na badania, wystawione do dnia zmiany rozporządzenia – jeżeli termin badania u lekarza profilaktyka wypadał przed 01.01.2019;

Pod orzeczenie lekarza medycyny pracy należy podpiąć skierowanie na badania – jeżeli termin badań wstępnych lub okresowych wypadał po dniu 31.12.2018

3

Takie dokumenty jak wnioski pracownika o indywidualny rozkład czasu pracy, dokumenty dotyczące zadaniowego czasu pracy, wnioski dotyczące weekendowego systemu czasu pracy do 31.12.2018 były przechowywane w aktach osobowych; nie musisz ich przekładać, jeżeli zostały złożone i zaakceptowane do końca 2018 r.

Wg nowego rozporządzenia tego typu dokumenty jak wnioski o indywidualny rozkład czasu pracy, system pracy weekendowej, czy uzgodnienia dotyczące zadaniowego czasu pracy przechowujesz w odrębnych segregatorach (lub w formie elektronicznej) w dokumentacji dotyczącej ewidencji czasu pracy.

3

Jeżeli karta ewidencji czasu pracy założona została na przełomie roku (np. obejmowała okres rozliczeniowy czasu pracy listopad 2018 – styczeń 2019) – do końca okresu rozliczeniowego możesz ją prowadzić na starych zasadach;

Od 01.01.2019 – ewidencja czasu pracy musi być prowadzona wg nowych zasad dla wszystkich pracowników tj. m.in. uwzględniać godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy;

4

Oświadczenia pracownika związane z rodzicielstwem nierzadko umieszczane były na jednym druku (np. oświadczenie o zamiarze korzystania z kodeksowej opieki i zgoda (lub jej brak) na pracę w godzinach nadliczbowych rodzica opiekującego się dzieckiem do lat 4) i wpinane do akt osobowych;

Oświadczenie rodzica o korzystaniu z dwóch dni opieki nad dzieckiem do lat 14 wpinasz do akt osobowych; zgodę lub jej brak na pracę w godzinach nadliczbowych wpinasz do dokumentacji potwierdzającej ewidencję czasu pracy

W cyklu naszych artykułów powrócimy jeszcze do tematu okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz omówimy sobie formy jej prowadzenia (elektroniczną i papierową).

Cykl artykułów dla początkujących kadrowych >>> KADRY DLA POCZĄTKUJĄCYCH

Podstawa prawna:

§ 19, § 20, § 21 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU z 2018 r., poz. 2369)

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Kalkulator wynagrodzeń Polski Ład - zlecenie 2022

    Kalkulator wynagrodzeń od umów zlecenie w 2022 r. - jak Polski Ład wpłynie na wysokość wynagrodzenia netto przy zleceniu?

    IOSKU: ile masz na koncie w ZUS?

    IOSKU czyli informacja o tym, ile masz na koncie w ZUS. Jak sprawdzić? Ile wyniesie przyszła emerytura?

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń, umowa o pracę

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń pozwala obliczyć dla umowy o pracę wysokość pensji netto, zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne w 2022 r.

    Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

    Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

    Pracodawca dyskryminuje pracownika - co można zrobić?

    Dyskryminacja w pracy - kiedy można mówić o nierównym traktowaniu pracowników? Co można zrobić, kiedy pracodawca dyskryminuje pracownika?

    Wpłaty do PPK także od wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia

    Wpłaty do PPK nalicza się także od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia. Czy nalicza się je od nagrody stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Jeśli tak, to w jakiej wysokości procentowej?

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS otrzymują wsparcie z ZUS. Mogą liczyć na postojowe i zwolnienie z opłacania składek. Do kiedy można składać wnioski?

    Minimalna płaca w 2022 r. brutto netto

    Minimalna płaca w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?