Dokumentacja pracownicza - "stara" i "nowa"

Lp

Zatrudnieni do 31.12.2018

Dokumentacja od 01.01.2019 r.

1

Nie musisz wyodrębniać części D w aktach osobowych – jeżeli pracownik nie zostanie ukarany karą porządkową; nie musisz również przekładać kary do części D (może pozostać na swoim miejscu), jeżeli pracownik został ukarany do 31.12.2018 r.

Część D w aktach osobowych jest obligatoryjna dla każdej osoby zatrudnionej od 01.01.2019 r. oraz dla osób zatrudnionych wcześniej, ale ukaranych w okresie obowiązywania nowego rozporządzenia (czyli w okresie od 01.01.2019)

2

Nie musisz uzupełniać akt osobowych o skierowania na badania, wystawione do dnia zmiany rozporządzenia – jeżeli termin badania u lekarza profilaktyka wypadał przed 01.01.2019;

Pod orzeczenie lekarza medycyny pracy należy podpiąć skierowanie na badania – jeżeli termin badań wstępnych lub okresowych wypadał po dniu 31.12.2018

3

Takie dokumenty jak wnioski pracownika o indywidualny rozkład czasu pracy, dokumenty dotyczące zadaniowego czasu pracy, wnioski dotyczące weekendowego systemu czasu pracy do 31.12.2018 były przechowywane w aktach osobowych; nie musisz ich przekładać, jeżeli zostały złożone i zaakceptowane do końca 2018 r.

Wg nowego rozporządzenia tego typu dokumenty jak wnioski o indywidualny rozkład czasu pracy, system pracy weekendowej, czy uzgodnienia dotyczące zadaniowego czasu pracy przechowujesz w odrębnych segregatorach (lub w formie elektronicznej) w dokumentacji dotyczącej ewidencji czasu pracy.

3

Jeżeli karta ewidencji czasu pracy założona została na przełomie roku (np. obejmowała okres rozliczeniowy czasu pracy listopad 2018 – styczeń 2019) – do końca okresu rozliczeniowego możesz ją prowadzić na starych zasadach;

Od 01.01.2019 – ewidencja czasu pracy musi być prowadzona wg nowych zasad dla wszystkich pracowników tj. m.in. uwzględniać godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy;

4

Oświadczenia pracownika związane z rodzicielstwem nierzadko umieszczane były na jednym druku (np. oświadczenie o zamiarze korzystania z kodeksowej opieki i zgoda (lub jej brak) na pracę w godzinach nadliczbowych rodzica opiekującego się dzieckiem do lat 4) i wpinane do akt osobowych;

Oświadczenie rodzica o korzystaniu z dwóch dni opieki nad dzieckiem do lat 14 wpinasz do akt osobowych; zgodę lub jej brak na pracę w godzinach nadliczbowych wpinasz do dokumentacji potwierdzającej ewidencję czasu pracy