Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

COVID-19 w firmie - plan, bhp, komunikacja

Jacek Andrzejewski
Wioletta Kojzar
COVID-19 w firmie - plan, bhp, komunikacja
COVID-19 w firmie - plan, bhp, komunikacja
shutterstock
COVID-19 w firmie czyli co każdy pracodawca powinien zrobić, aby dostosować się do przepisów covidowych. Zacznij od analizy ryzyka biznesowego i epidemiologicznego. Stwórz plan epidemiologiczny. Jak go przygotować? Jakie przepisy prawne należy znać? Zadbaj o BHP przy pracy zdalnej. Czy można zdalnie skontrolować stanowisko pracy? Dlaczego ważna jest komunikacja? Jak stworzyć strategię komunikacyjną?

COVID-19 w firmie

Pandemia COVID-19 powodowana przez koronawirusa SARS-CoV-2 stawia przed przedsiębiorcami wiele wyzwań. Prawidłowe funkcjonowanie zakładów pracy w nowej rzeczywistości narzuconego rygoru sanitarnego, a co za tym idzie, utrzymanie produkcji i miejsc pracy, to obecnie priorytet. Jak wobec tego przeprowadzić firmę przez ten trudny czas i na co zwrócić uwagę?

Polecamy: Wellbeing w organizacji co? jak? dlaczego?

Analiza ryzyka

Przede wszystkim ważne jest podejście proaktywne. Należy zastanowić się nad tym, które obszary funkcjonowania firmy są kluczowe, zidentyfikować procesy krytyczne oraz przeprowadzić analizę ryzyka zarówno biznesowego, jak i epidemiologicznego. Zestawiając to z obowiązującymi przepisami sanitarno-epidemiologicznymi, należy przygotować plan bezpieczeństwa epidemiologicznego. Przygotowanie udokumentowanej strategii działania pozwoli minimalizować zagrożenie epidemiologiczne oraz zapewnić ciągłość prowadzenia biznesu w sytuacji kryzysowej. Takie działanie z wyprzedzeniem, przewidywanie ryzyka i opracowanie procedur awaryjnych oraz strategii komunikacji pomoże uniknąć chaosu w organizacji, opanować emocje pracowników oraz uniknąć szumu komunikacyjnego.

Przygotowanie planu

W przygotowanie planu epidemiologicznego warto zaangażować multidyscyplinarny zespół lub firmy doradcze takie jak SQD Alliance, które w swoim zapleczu mają ekspertów m.in. ds. zdrowia publicznego, epidemiologii czy edukacji zdrowotnej. Jeśli chodzi o procedury związane z działaniem podczas występowania epidemii COVID-19, warto przede wszystkim odpowiednio przeszkolić osoby zajmujące się kadrami i kwestiami związanymi z BHP. Treść ustawy i zaleceń, a także wytycznych zmienia się dynamicznie, podobnie jak sytuacja epidemiologiczna w kraju, dlatego warto postawić na współpracę z fachowcami, którzy stale monitorują sytuację i pomagają przygotować odpowiednie dokumenty i reagować na istotne zmiany.

Powołany zespół powinien odpowiedzieć m.in. na następujące pytania:

  • Jakie są kluczowe aspekty prawne, w tym również te dot. RODO, w kontekście COVID-19 w zakładzie pracy, które dotyczą danej firmy?
  • Jakie są kluczowe aspekty epidemiologiczne w kontekście COVID-19, które należy wziąć pod uwagę w procesach organizacyjnych?
  • Czy możliwie jest wprowadzenie pracy zdalnej, a jeśli tak, to jak ją zorganizować i co zrobić by była bezpieczna?
  • Jak skutecznie informować pracowników o wprowadzanych zmianach?
  • Jak wpływać na zachowania pracowników, by przestrzegali procedury związane z bezpieczeństwem epidemiologicznym?

Prawo pracy a COVID-19

Kluczowe aspekty prawne w kontekście COVID-19 w zakładzie pracy obejmują uregulowanie następujących kwestii:

  • podstawa prawna poddania pracownika kwarantannie,
  • obowiązek powiadomienia pracodawcy o nałożonej kwarantannie i skutki niewywiązania się pracownika z tego obowiązku,
  • możliwość wykonywania pracy zdalnej przez pracownika poddanego kwarantannie,
  • wynagrodzenie pracownika podczas przebywania na kwarantannie,
  • ochrona danych osobowych a minimalizowanie transmisji wirusa w firmie,
  • współpraca ze służbami sanitarnymi i medycznymi.

Opracowanie odpowiedzi na powyższe kwestie, powinno zostać wykonane nie tylko na podstawie ustawy z dnia 02.03.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19. Pod uwagę należy wziąć również szereg innych aktów prawnych, które dotykają obszarów zdrowia publicznego czy ochrony danych osobowych, a w obecnej sytuacji, również takie, które pośrednio wpływają na działania pracodawców. Dzięki temu w przypadku pojawienia się sytuacji kryzysowej, zarówno pracownicy, jak i pracodawca, będą mogli odwołać się do konkretnych podstaw prawnych i na nich oprzeć swoje działania.

Ocena ryzyka i zalecenia

Kluczowe aspekty epidemiologiczne w kontekście COVID-19 w zakładzie pracy obejmują także kwestie związane z komunikacją i zarządzaniem kryzysowym:

  • ocenę ryzyka epidemiologicznego,
  • ocenę ryzyka zawodowego w odniesieniu do czynników biologicznych,
  • ocenę ryzyka psychospołecznego i przeciwdziałanie skutkom stresu związanego z sytuacją epidemiologiczną,
  • zalecenia mające na celu zachowanie ciągłości prowadzenia biznesu,
  • zalecenia mające na celu bezpieczeństwo pracowników oraz klientów i interesantów,
  • znaczenie programu bezpieczeństwa epidemiologicznego w minimalizowaniu ryzyka transmisji wirusa,
  • nakazy i zakazy postępowania w reżimie sanitarnym zgodnym z aktualnymi wytycznymi,
  • strategię komunikacji z pracownikami i innymi stronami zainteresowanymi,
  • sztab kryzysowy i jego kompetencje.

W praktyce pochylenie się nad powyższymi kwestiami oznacza przygotowanie kompleksowej strategii działania w postaci programu bezpieczeństwa epidemiologicznego. Strategia ta przede wszystkim powinna zawierać ogólne zasady pracy, zarówno dla pracowników, jak i osób z zewnątrz organizacji, czyli zasady ochrony przed ekspozycją na wirusa SARS-CoV-2, obowiązujące w czasie pandemii. Obejmują one elementy związane z podwyższeniem higieny i bezpieczeństwa pracy, nakazem przestrzegania przez pracowników oraz interesantów zasad podwyższonej higieny rąk, ochrony dróg oddechowych i dystansu społecznego w przestrzeni publicznej. Dodatkowo warto przypomnieć
o wzajemnej odpowiedzialności oraz zachęcać pracowników do codziennej kontroli stanu zdrowia.

BHP w pracy zdalnej

Praca zdalna to rozwiązanie pozwalające pracownikowi wykonywać obowiązki służbowe poza zakładem pracy. Obecnie nie jest to uregulowana prawem forma pracy, jednak jest zalecana w minimalizowaniu kontaktów społecznych na drodze zawodowej. Oczywiście, nie będzie zasadna w każdym przypadku, ale warto zastanowić się nad taką formą tam, gdzie jest to możliwe.

W celu nałożenia na pracownika pracy zdalnej, należy przede wszystkim stworzyć regulamin pracy zdalnej i działać w oparciu o opisane w nim zasady. Nie wszystkie firmy decydują się na pracę w trybie zdalnym w pełnym wymiarze. Bardzo popularnym rozwiązaniem jest wariant hybrydowy, który pozwala na szczególnych zasadach pracować w biurze i w domu. Istotą tego rozwiązania jest zapewnienie zmianowości zespołów pracujących w biurze, bez kontaktu fizycznego z drugą częścią zespołów pracujących w trybie „home office”.

Zdalna kontrola w zakresie ergonomii

W przypadku pracy zdalnej przed pracodawcą pojawiają się nowe, dodatkowe wyzwania dotyczące bezpieczeństwa pracowników w pracy. Szczególnie istotna jest tutaj ergonomia stanowiska pracy. Brak regulacji prawnych z jednej strony nie ułatwia działań pracodawcy w tym obszarze, ale z drugiej strony daje też duże pole do kreatywności i proaktywnych działań. SQD Alliance w zakresie ergonomii proponuje prowadzenie zdalnych audytów ergonomicznych stanowisk pracy w domach pracowników, czy to w formie wideokonsultacji, czy też fotorelacji i zaleceń fizjoterapeuty lub ergonomisty.

Pamiętać należy również o zakomunikowaniu pracownikom dobrych praktyk, które mogą zastosować w domu przy organizacji stanowiska pracy pod kątem ergonomii. W tym celu rekomendujemy przeprowadzenia szkolenia w formie wideokonferencji, przygotowania biuletynu informacyjnego lub skorzystania ze szkolenia e-learningowego. Pozwoli to zakomunikować proste, ale i bardzo efektywne dla pracownika rozwiązania, tj. skorzystanie z poduszki, jako uzupełnienia oparcia dla wypchnięcia lędźwiowej części kręgosłupa, czy skorzystanie z deski do prasowania, jako środka, który umożliwi pracę w pozycji stojącej.

Istnieją profesjonalne rozwiązania poprawiające ergonomię stanowiska pracy w domu, jednak ogólnodostępnymi środkami również jesteśmy w stanie szybko uzyskać znaczącą poprawę komfortu pracy. Pamiętajmy również o aktywności fizycznej – czynnie walczmy z hipokinezją, czyli niewystarczającą aktywnością ruchową.

Dlaczego ważna jest komunikacja?

Komunikacja w firmie powinna wspierać cele pracodawcy. Ciągły natłok nowych informacji dot. COVID-19, coraz popularniejsze teorie spiskowe w mediach społecznościowych, nieustannie zmieniające się obostrzenia i prawo, aktualizowane procedury bezpieczeństwa w firmach – wszystko to powoduje ogromny szum informacyjny, w którym trudno się odnaleźć niektórym osobom, a przez to, nie zawsze stosują się do obowiązujących zasad sanitarno-epidemiologicznych. Stąd jasna, rzetelna, zgodna z rzeczywistością i przemyślana komunikacja pracodawcy w kierunku pracowników i innych stron zainteresowanych jest bardzo istotna. Taka komunikacja daje poczucie bezpieczeństwa, budzi zaufanie do pracodawcy i studzi emocje, tam, gdzie mogą się one pojawić. Komunikacja ta nie powinna ograniczać się tylko do aktualnie panujących w firmie procedur bezpieczeństwa epidemiologicznego. Powinna ona być znacznie bardziej holistyczna i poruszać także obszary, które mają wpływ na budowanie potencjału zdrowotnego pracowników.

Strategia komunikacyjna

W ramach strategii komunikacyjnej pracodawca powinien mieć przygotowane m.in.:

  • ogólne zasady bezpieczeństwa epidemiologicznego dla gości firmy,
  • ściśle określony rejestr kontaktów w firmie,
  • schematycznie i jasno zwizualizowany proces postępowania w przypadku podejrzenia lub potwierdzenia zakażenia wirusem SARS-CoV-2,
  • opisane instrukcje np. dezynfekcji rąk czy zakładania i zdejmowania maseczek ochronnych.

W przypadku budowania potencjału zdrowotnego i społecznej odpowiedzialności za zdrowie swoje i innych, ważne jest, by osoby przygotowujące strategię komunikacyjną miały wiedzę, jak zmieniać postrzeganie i budować nowe prozdrowotne postawy wśród pracowników. Zrozumiałym jest, że nie w każdej organizacji są dostateczne zasoby czasowe lub (zwłaszcza teraz) personalne by powyższe działania skutecznie wdrażać. Tutaj dobrym wsparcie mogą okazać się firmy zajmujące się na co dzień tworzeniem kampanii zdrowotnych czy programów budowania świadomości i kultury bezpieczeństwa.

Doraźne środki zaradcze w połączeniu z kompleksowym podejściem, edukacją zdrowotną i budowaniem kultury bezpieczeństwa w długiej perspektywie czasowej przyniosą pracodawcy korzyści biznesowe i pozwolą zapewnić ciągłość biznesową, która w obecnych czasach jest kluczowa by chronić miejsca pracy i budować poczucie bezpieczeństwa.

PODATKI 2023
PODATKI 2023

Praktyczny komplet wiedzy dla księgowych i biur rachunkowych dotyczący wszystkich zmian w podatkach w 2023 r. Na pakiet składa się jedenaście publikacji prezentujących kompleksową informację prawną na temat podatków w 2023 r. oraz rozliczenia PIT za 2022 r. Dodatkowym atutem wersji PREMIUM jest webinarium VAT 2023.

Teraz komplet kupisz z rabatem 100 zł i e-bookiem w PREZENCIE!
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Umowa o pracę
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Najpopularniejszym sposobem zawierania stosunku pracy jest:
    powołanie
    mianowanie
    umowa o pracę
    spółdzielcza umowa o pracę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Główny Inspektor Pracy na Kongresie „Dialog o gospodarce”
    Katarzyna Łażewska-Hrycko, Główny Inspektor Pracy, wzięła udział w panelu dyskusyjnym „Rynek pracy i jego wpływ na konkurencyjność działających przedsiębiorstw”. Debata była częścią Kongresu „Dialog o gospodarce”, zorganizowanego w Warszawie przez Federację Pracodawców Polskich w dniach 23-24 listopada 2022 r.
    Nowe kwoty przychodu decydujące o zmniejszeniu lub zawieszeniu świadczeń emerytalno-rentowych
    Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego informuje, że od 1 grudnia 2022 r. zmieniają się kwoty miesięcznego przychodu powodujące zmniejszenie lub zawieszenie świadczeń emerytalno-rentowych.
    Konkurs ofert na świadczenie usług rehabilitacyjnych
    Zakład Ubezpieczeń Społecznych 25 listopada 2022 r. ogłosił postępowania konkursowe na prowadzenie rehabilitacji leczniczej.
    Umarzanie należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne
    W listopadzie 2022 r. Zastępca Rzecznika Praw Obywatelskich zgłosił się do Minister Rodziny i Polityki Społecznej Marleny Maląg o wyjaśnienie w sprawie umarzania należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne przez ZUS. Do RPO zgłosił się w tej sprawie Rzecznik Małych i Średnich Przedsiębiorców, wskazując na powtarzający się problem warunków umarzania należności.
    Europejski Filar Praw Socjalnych – 5 lat obowiązywania
    W listopadzie 2023 r. minęło 5 lat od ogłoszenia Europejskiego Filaru Praw Socjalnych (EFPS). Jakie są najważniejsze wytyczne EFPS? Czy UE poradziła sobie z ich wdrożeniem, czy też może trzeba zmienić zasady dostosowując je do aktualnych realiów na rynku pracy?
    Wyjazdy służbowe – jaka jest odpowiedzialność pracodawcy w kwestii bezpieczeństwa?
    W ramach zapewnienia bezpieczeństwa pracownikowi posługującemu się autem służbowym, pracodawca musi zadbać o przeglądy techniczne auta oraz jego sprawne i kompletne wyposażenie, ale również kontrolować czas spędzony w podróży. Jednak obie strony – pracodawca i pracownik – muszą być świadome, że zaniechanie lub niedopilnowanie swoich obowiązków może prowadzić do kolizji drogowych, a w najgorszym przypadku do poważnych wypadków śmiertelnych.
    Firmy IT coraz chętniej zatrudniają pracowników zza granicy
    Rośnie znaczenie pracowników transgranicznych w IT, wynika z badania Gartner. Już blisko 60 proc. firm IT zatrudnia specjalistów zza granicy, którzy pracują wyłącznie zdalnie. Liczba ta w ciągu ostatnich trzech latach podwoiła się.
    ZUS: Od grudnia pracujący renciści i wcześniejsi emeryci mogą dorobić więcej
    Osoby, które pobierają świadczenia z ZUS i jednocześnie pracują, a nie osiągnęły jeszcze powszechnego wieku emerytalnego, od grudnia będą mogły dorobić więcej do budżetu domowego. Niższy, bezpieczny próg limitu zwiększa się o ponad 227 zł brutto.
    Jakich kwalifikacji pracowników potrzebują pracodawcy?
    Według ekspertów z Instytutu Badań Edukacyjnych (IBE) niezbędne jest silniejsze powiązanie edukacji i rynku pracy. Autorzy raportu „Zapotrzebowanie na kompetencje i kwalifikacje w regionalnych branżach wiodących” podkreślają rosnące znaczenie umiejętności. Wykształcenie formalne schodzi w opiniach pracodawców na drugi plan – aż w 80% ogłoszeń o pracę brak wymagań dotyczących wykształcenia. Zdaniem ekspertów to przejaw zmian na rynku pracy. Otwiera się era potwierdzonych umiejętności – kwalifikacji rynkowych.
    66 proc. górników na razie nie myśli o tym, co będzie robić „po węglu”
    Mimo świadomości koniecznego wygaszania wydobycia węgla w Polsce tylko jedna trzecia górników deklaruje, że zastanawiała się, co będzie robić po zamknięciu kopalni. 30 proc. zamierza się przekwalifikować, a 15 proc. – założyć własną działalność. W tym obszarze bardziej aktywni są górnicy z Wielkopolski, których zdecydowana większość spodziewa się zamknięcia kopalni w ciągu najbliższej dekady.
    Polskie weto w Brukseli wobec projektów unijnych
    Ministerstwo Sprawiedliwości postuluje zawetowanie dyrektywy ograniczającej zachęty inwestycyjne w Polsce. Minister zapowiedział, że zaapeluje o weto rządu w tej sprawie podczas wtorkowego posiedzenia Rady Ministrów.
    „Powrót do zdrowia – powrót do pracy” po kryzysie psychicznym
    Doświadczyłeś kryzysu psychicznego i nie możesz wrócić do dotychczasowej pracy? Praca, którą wykonywałeś jest dla Ciebie zbyt dużym obciążeniem i zastanawiasz się jakie zawody możesz obecnie wykonywać? Zgłoś się do nas! Pomożemy Ci się przekwalifikować i znaleźć nowe zatrudnienie.
    Szanse Polaków na własne „M”
    To będzie jedna z ważniejszych debat w Pracodawcach RP. Już sam temat wskazuje na to, że rozmowa będzie dotyczyła ogromnej części naszego społeczeństwa. Szanse Polaków na własne „M”.
    Rynek pracy odporny na zawirowania w gospodarce
    Stopa bezrobocia w październiku 2022 r. wyniosła 5,1 proc., podobnie jak we wrześniu - podał GUS.
    Ustawa o fundacji rodzinnej już w Sejmie. Dobra wiadomość dla polskich firm
    Projekt ustawy o fundacji rodzinnej, który wpłynął właśnie do Sejmu, odzwierciedla najlepsze praktyki europejskie w zakresie zabezpieczania aktywów na pokolenia, odnosząc je do polskich realiów. Są duże szanse, że ustawa zostanie uchwalona w I kwartale 2023 roku – uważa Konfederacja Lewiatan.
    Integracja Ukraińców na rynku pracy – będzie raport pracodawców, NGO i administracji
    Przedstawiciele administracji publicznej, pracodawców, organizacji pozarządowych, związków zawodowych i urzędów pracy uważają, że konieczne jest wspólne wsparcie integracji na polskim rynku pracy osób, które uciekły przed wojną w Ukrainie. Podczas okrągłego stołu prezentowany był projekt Lewiatana dotyczący aktywizacji zawodowej Ukraińców.
    Jak zielona transformacja wpływa na zdrowie?
    Zapraszamy na premierę raportu, który przedstawia pozytywne skutki zdrowotne wprowadzenia opracowanych i planowanych inicjatyw oraz strategii dla mieszkańców Unii Europejskiej i środowiska na jej terenie.
    Notebooki dla uczniów i nauczycieli powinno dostarczyć wiele firm
    W przetargu na dostawę 750 tys. notebooków dla uczniów oraz 450 tys. dla nauczycieli powinna zostać wyłoniona nie jedna firma a kilka - uważa Rada ds. EdTech Konfederacji Lewiatan.
    Na widok tych ogłoszeń kandydaci wpadają w szał - co denerwuje pracowników w ofertach pracy?
    Portal pracy RocketJobs.pl zapytał swoich użytkowników jak powinno wyglądać dobre ogłoszenie o pracę. Na podstawie ich odpowiedzi, w ramach kampanii Jak pisać SPOKO ogłoszenia o pracę, powstała specjalna platforma edukacyjna dla firm i rekruterów. Z danych portalu wynika m.in., że dobrze skonstruowana pod względem treści oferta zwiększa zainteresowanie kandydatów o ok. 80% .
    Praktyczne informacje o PUE ZUS – webinaria dla płatników składek
    Zgodnie z przepisami od 1 stycznia 2023 r. każdy, kto jest płatnikiem składek, ma ustawowy obowiązek posiadania profilu na Platformie Usług Elektronicznych (PUE) ZUS. PUE ZUS umożliwia dostęp online do wielu usług ZUS, jest źródłem informacji i daje możliwość samodzielnego tworzenia dokumentów, dlatego warto założyć swój profil jak najszybciej.
    Sytuacja FUS będzie stabilna, ale nadal będzie on deficytowy
    W latach 2023–2027 Fundusz Ubezpieczeń Społecznych (FUS) nadal pozostanie deficytowy, co oznacza konieczność dalszego zasilania go m.in. dotacją z budżetu państwa – wynika z najnowszej prognozy ZUS.
    Rynek pracy 2023
    Jakie zmiany szykują się na polskim ryku pracy dla młodych osób w 2023 r.? Dlaczego wśród Polaków jest niski poziom aktywności zawodowej? Czy będzie obowiązywało stypendium stażowe i pożyczka edukacyjna?
    Umowy cywilnoprawne 2023 – wskazówki ZUS-u
    Zakład Ubezpieczeń Społecznych (dalej: ZUS) ma prawo kontrolować zawierane umowy cywilnoprawne i kwestionować ich kwalifikację prawną. Jeżeli więc zamierzasz podpisać umowę o dzieło i zastanawiasz się czy wykonywane czynności nie będą się kwalifikowały jednak pod umowę zlecenia czy świadczenia usług – sprawdź poniższe przykłady i wytyczne ZUSu.
    Co przeszkadza kandydatom w ofertach pracy?
    Dobrze skonstruowana pod względem treści oferta zwiększa zainteresowanie kandydatów o ok. 80%
    Wypowiedzenie umowy zlecenia 2023
    Umowa zlecenia wygasa na ogół przez wykonanie zleconej czynności – zdarzają się jednak sytuacje kiedy trzeba wypowiedzieć umowę. Jak to zrobić? Czy każdą umowę zlecenia można wypowiedzieć? Czy za wypowiedzenie grożą jakieś konsekwencje prawne?