Zespoły rozproszone a przestrzeń biurowa

Zespoły rozproszone potrzebują przestrzeni do spotkań

Mija pół roku odkąd wiele zespołów przeszło w tryb pracy zdalnej lub zaczęło funkcjonować w modelu mieszanym. Początkowy entuzjazm, związany ze sprawną adaptacją do nowej rzeczywistości, coraz częściej ustępuje niepewności: jak rozwiązania te sprawdzą się w dłuższej perspektywie. Największym wyzwaniem staje się utrzymanie odpowiedniego poziomu energii wśród pracowników, która konieczna jest do budowania zaangażowania i efektywności. Rozwiązaniem może być odpowiednio zaaranżowana przestrzeń biurowa, która „scementuje” rozproszony zespół.

Polecamy: Personel i zarządzanie – prenumerata.

Utrzymanie dobrej energii w zespole pracowników

Praca zdalna, niegdyś jeden z pracowniczych benefitów, w ostatnim półroczu dla wielu organizacji stała się koniecznością. Mimo że w większości firm funkcjonowanie w rozproszonych zespołach sprawdziło się, managerowie coraz częściej zaczynają zadawać sobie pytanie, jak utrzymać odpowiednią dynamikę pracy i poziom efektywności pracowników w dłuższej perspektywie. Co robić by więzi między osobami w zespołach nie zaczęły się rozluźniać?

By wykonywać swoją pracę z zaangażowaniem i prawdziwym przekonaniem do tego, co robimy, potrzebujemy czuć się częścią społeczności. Niezbędny jest do tego pewien poziom „temperatury” – energii w zespole, który niełatwo jest utrzymać na odległość. Jest to szczególnie trudne w tych organizacjach, w których prowadzona jest głównie komunikacja e-mailowa, czy przez komunikatory oraz głosowa – mówi Karolina Dudek, Workplace Strategy Director w Forbis Group.

Problemy z onboardingiem

W dobie zespołów rozproszonych wyzwaniem jest również tak zwany onboarding. Zdalne wdrażanie nowych osób w obowiązki jest nie tylko znacznie bardziej skomplikowane technicznie, przez co zajmuje więcej czasu, lecz także utrudnia nawiązanie relacji oraz integrację z zespołem.

W procesie onboardingu niezwykle ważny jest element budowania poczucia przynależności oraz stopniowego poznawania tożsamości i kultury danej organizacji. Nowy członek zespołu funkcjonującego wyłącznie zdalnie jest praktycznie pozbawiony tej możliwości. Znacznie trudniej będzie mu również korzystać z dobrodziejstw mentoringu – tak istotnego z punktu widzenia dalszego rozwoju kariery – dodaje Karolina Dudek.

Ważne są prawdziwe spotkania pracowników

Jak więc zadbać o ten magiczny „składnik X”, czyli energię niezbędną do funkcjonowania rozproszonych zespołów? Dobrą praktyką jest regularne organizowanie spotkań w biurze. W zależności od specyfiki branży oraz danej organizacji mogą odbywać się one raz w miesiącu, częściej, bądź rzadziej.

„Odkrycie” możliwości pracy zdalnej przez organizacje, które do tej pory nie praktykowały takich rozwiązań, może powodować pokusę całkowitej rezygnacji z przestrzeni biurowych. Doświadczenia firm, które od dłuższego czasu pracują w rozproszeniu, pokazują jednak, że nie warto podejmować pochopnych decyzji. Odpowiednio zaaranżowane biuro wzmacnia relacje w zespołach – staje się miejscem wymiany doświadczeń, przypływu energii i budowania nieformalnej atmosfery, o którą znacznie trudniej podczas wideokonferencji – podkreśla ekspertka Forbis Group.

Zmiana atmosfery w biurach na bardziej przyjazną, domową

Biuro, jako miejsce spotkań, powinno być przestrzenią sprzyjającą integracji i budowaniu nieformalnych relacji. Warto, aby organizacje funkcjonujące w rozproszeniu rozważyły wprowadzenie zmian na rzecz stworzenia w swoich siedzibach bardziej przytulnej, domowej atmosfery z jednoczesną dbałością o funkcjonalność biura.

Zamiast organizować „pracownicze zebrania” w przestrzeniach budujących dystans – przy klasycznym biurku czy w pomalowanej na biało sali konferencyjnej, wyposażonej w biały stół i szare krzesła – zaprośmy członków zespołu do wielofunkcyjnie zaaranżowanego miejsca spotkań – radzi Workplace Strategy Director Forbis Group.

Jak powinna wyglądać „przestrzeń, która łączy”? Zadbajmy o jej wielozadaniowość. Ważne elementy to wyposażenie technologiczne: tablice do pracy wizualnej, ekrany do wyświetlania prezentacji, zestawy konferencyjne, ale z drugiej strony także miękkie, wygodne meble czy kącik kawowy. Warto pomyśleć też o wydzielonej przestrzeni z biurkiem do odpisania na pilne e-maile czy wygłuszonej budce do wykonania telefonów. Do tego typu spotkań doskonale sprawdzają się przestrzenie typu audytorium – nieformalne, przyjazne, ale jednocześnie pozwalające na przekazanie wiedzy, zbudowanie szerszego obrazka, zwizualizowanie pracy.

Źródło: Forbis Group