Umowa o pracę na zastępstwo po nowelizacji - wzór umowy

Jedną z form zatrudniania pracowników jest umowa o pracę na czas określony w celu zastępstwa nieobecnego pracownika. Stosuje się ją przede wszystkim w przypadku długotrwałych, usprawiedliwionych nieobecności w pracy pracowników, jeżeli zachodzi konieczność ich zastępstwa. Zawarcie tego rodzaju umowy jest korzystne dla pracodawcy, ponieważ niezależnie od długości trwania nie przekształci się w umowę na czas nieokreślony oraz nie wchodzi do limitu 3 dozwolonych umów na czas określony.

W przypadku długotrwałej nieobecności pracownika w pracy, związanej m.in. z urlopem wypoczynkowym, macierzyńskim, rodzicielskim, wychowawczym bądź bezpłatnym, a także niezdolnością do pracy spowodowaną chorobą lub inną usprawiedliwioną nieobecnością, korzystnym dla pracodawców rozwiązaniem jest zatrudnienie nowej osoby na czas zastępstwa nieobecnego pracownika.

Polecamy produkt: Umowy zlecenia i inne umowy cywilnoprawne od 1 stycznia 2017 r.

W wyniku nowelizacji Kodeksu pracy, która obowiązuje od 22 lutego 2016 r., z katalogu umów o pracę usunięto umowę na czas określony w celu zastępstwa nieobecnego pracownika. Mimo to w dalszym ciągu pozostała możliwość zawarcia takiego rodzaju umowy. Obecnie umowa ta jest określona jako jedna z kilku rodzajów umów na czas określony (art. 25¹ § 4 pkt 1 Kodeksu pracy).

Dopuszcza się również możliwość zawarcia tego rodzaju umowy z własnym pracownikiem, pod warunkiem że rodzaj wykonywanej pracy będzie się różnić od pracy świadczonej w ramach dotychczasowego stosunku pracy. Pracodawca może też zatrudnić na podstawie umowy o pracę na zastępstwo kolejnego pracownika w przypadku usprawiedliwionej nieobecności w pracy pracownika zastępującego.

W związku ze złożeniem przez pracownicę jednorazowego wniosku o wykorzystanie w pełnym wymiarze 32-tygodniowego urlopu rodzicielskiego pracodawca podjął decyzję o zatrudnieniu nowego pracownika na czas tej nieobecności. Po kilku tygodniach pracy na zastępstwo pracownica złożyła wniosek o wykorzystanie 16-tygodniowego urlopu rodzicielskiego. W tej sytuacji na czas zastępstwa drugiej pracownicy pracodawca zatrudnił kolejną osobę, która będzie wykonywać pracę do czasu powrotu pracownicy z 16-tygodniowego urlopu rodzicielskiego. Sytuacja ta spowodowała, że na tym samym stanowisku zawartych jest kilka umów o pracę na zastępstwo.

Czas trwania umowy

Istotą zawarcia umowy na czas określony na zastępstwo jest uzależnienie ustania stosunku pracy od przyszłego i pewnego zdarzenia, a więc termin rozwiązania umowy na czas zastępstwa powinien przypadać, co do zasady, na dzień powrotu nieobecnego pracownika. Pracodawca może jednak określić termin trwania umowy na okres krótszy niż przewidywana nieobecność pracownika. W przypadku podjęcia przez pracodawcę decyzji o dalszym zatrudnieniu danego pracownika może być zawarta kolejna umowa na czas zastępstwa.

Zgodnie z nowelizacją przepisów, która obowiązuje od 22 lutego 2016 r., z tym samym pracownikiem można zawrzeć maksymalnie trzy umowy na czas określony i nie mogą one trwać łącznie dłużej niż 33 miesiące (art. 25¹ § 1 Kodeksu pracy). Jednak umowy na czas określony zawartej na zastępstwo nie obowiązują te limity.

Okres wypowiedzenia

Niekorzystne dla pracodawców zmiany, obowiązujące od 22 lutego 2016 r., dotyczą okresu wypowiedzenia umów na zastępstwo. Jest on bowiem uzależniony obecnie od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy (art. 36 § 1 Kodeksu pracy). W tym przypadku należy brać pod uwagę łączny okres zatrudnienia u danego pracodawcy, niezależnie od rodzaju wykonywanej pracy czy zawartej umowy.

---

Okresy wypowiedzenia umowy na zastępstwo

Długość okresu zatrudnienia	Wymiar okresu wypowiedzenia
poniżej 6 miesięcy	2 tygodnie
co najmniej 6 miesięcy	1 miesiąc
co najmniej 3 lata	3 miesiące

Przy ustalaniu długości okresu wypowiedzenia umów o pracę na czas określony na zastępstwo, trwających w dniu wejścia w życie nowych przepisów, tj. 22 lutego 2016 r., których wypowiedzenie następuje począwszy od tego dnia, nie uwzględnia się okresów zatrudnienia u danego pracodawcy przypadających przed dniem wejścia w życie nowych przepisów (art. 16 ustawy z 25 czerwca 2015 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw).

W związku z rozpoczęciem przez pracownika od 15 marca 2015 r. 35-miesięcznego urlopu wychowawczego pracodawca zatrudnił nową osobę na czas określony w celu zastępstwa nieobecnego pracownika na okres od 1 kwietnia 2015 r. do 31 grudnia 2016 r. W przypadku wypowiedzenia umowy o pracę do okresu zatrudnienia u tego pracodawcy należy przyjąć okres przypadający od 22 lutego 2016 r. Jeżeli dojdzie do zawarcia kolejnej umowy o pracę, do okresu zatrudnienia, od którego zależy okres wypowiedzenia, pracodawca przyjmie cały okres poprzedniego zatrudnienia przypadający u tego pracodawcy od 1 kwietnia 2015 r.

Może się również okazać, że pracownik zastępujący był już wcześniej zatrudniony u danego pracodawcy. Wówczas osoba ta przy przyjęciu do pracy od razu będzie objęta 1- bądź 3-miesięcznym okresem wypowiedzenia, co może być dla pracodawcy niekorzystnym rozwiązaniem przede wszystkim w sytuacji, gdy dana osoba nie sprawdzi się na nowym stanowisku. Konsekwencją tego będzie dosyć długi okres rozwiązania umowy, co zwiększy koszty pracodawcy. Dlatego w tej sytuacji korzystnym rozwiązaniem jest zawarcie umowy na okres próbny nieprzekraczający 3 miesięcy w celu sprawdzenia kwalifikacji pracownika. Dla tego rodzaju umowy o pracę wprowadzono odmienne okresy wypowiedzenia.

Zobacz serwis: Księgowość budżetowa

Okresy wypowiedzenia umowy na okres próbny

Czas trwania umowy zawartej na okres próbny	Okres wypowiedzenia
nie przekracza 2 tygodni	3 dni robocze
jest dłuższy niż 2 tygodnie	1 tydzień
wynosi 3 miesiące	2 tygodnie

Przy wypowiadaniu umowy na okres próbny i na czas określony (w tym na zastępstwo) pracodawca nie ma obowiązku podania przyczyny wypowiedzenia tych umów (art. 30 § 4 Kodeksu pracy).

Pracownik w latach 2009–2013 wykonywał pracę na stanowisku specjalisty ds. personalnych. W związku z długotrwałą chorobą pracownika działu księgowości pracodawca podjął decyzję o ponownym zatrudnieniu tej osoby na czas zastępstwa. W przypadku zawarcia umowy na czas określony pracownika obowiązywałby od razu 3-miesięczny okres wypowiedzenia, dlatego pracodawca postanowił zawrzeć z tą osobą umowę na okres próbny od 4 lipca do 30 września 2016 r. Po kilku tygodniach od zawarcia umowy okazało się, że osoba ta nie sprawdza się na danym stanowisku. Pracodawca 3 sierpnia 2016 r. wręczył pracownikowi oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę na okres próbny z zachowaniem 1-tygodniowego okresu wypowiedzenia. Umowa rozwiązała się 13 sierpnia 2016 r.

Należy jednak zwrócić uwagę, że po zmianach przepisów od 22 lutego 2016 r. umowa na okres próbny z tym samym pracownikiem może być ponownie zawarta:

● gdy pracownik ma być zatrudniony w celu wykonywania innego rodzaju pracy,

● po upływie co najmniej 3 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniej umowy, jeżeli pracownik ma być zatrudniony w celu wykonywania tego samego rodzaju pracy (w tym przypadku dopuszczalne jest jednokrotne ponowne zawarcie umowy na okres próbny).

---

Termin powrotu do pracy

Wskazanie daty końcowej trwania umowy na czas określony w celu zastępstwa nieobecnego pracownika może być dość kłopotliwe, przede wszystkim dlatego, że powrót nieobecnego pracownika do pracy jest niepewny. W przypadku zastępstwa pracownika przebywającego np. na urlopie wychowawczym pracodawcy znana jest data jego powrotu do pracy. Jednak pracownik może wrócić do pracy wcześniej, co spowoduje, że umowa na zastępstwo rozwiąże się wcześniej, niż w niej wskazano. Dlatego termin końcowy umowy na zastępstwo może być oznaczony poprzez opisanie sytuacji lub zdarzenia, którego nadejście strony przewidują i z którego nadejściem łączą rozwiązanie umowy. W tej sytuacji najlepszym rozwiązaniem jest zapisanie w umowie, że stosunek pracy zostaje zawarty na czas nieobecności zastępowanego pracownika, bez wskazania konkretnej daty.

Pracownica 1 września 2015 r. rozpoczęła 24-miesięczny urlop wychowawczy. Na czas jej nieobecności zatrudniono na umowę na zastępstwo nowego pracownika, ze wskazaniem, że umowa rozwiąże się z dniem powrotu do pracy pracownicy przebywającej na urlopie wychowawczym. W trakcie trwania urlopu pracownica złożyła wniosek o możliwość wcześniejszego powrotu z urlopu wychowawczego 1 lutego 2017 r. Umowa na zastępstwo rozwiąże się w dniu powrotu pracownicy z urlopu wychowawczego, a więc 1 lutego 2017 r.

Warunki pracy

Ponieważ zatrudnienie nowego pracownika wiąże się z nieobecnością innego, w zawartej umowie o pracę należy precyzyjnie wskazać, o jaką osobę chodzi, przez podanie np. imienia i nazwiska nieobecnego pracownika bądź podanie działu, w którym ta osoba pracuje, stanowiska, funkcji itp. Zastępujący powinien wykonywać te same czynności co zastępowany pracownik, a więc ten sam rodzaj pracy. Osoba zastępująca nie musi wykonywać wszystkich czynności nieobecnego pracownika, gdyż część obowiązków może być przejęta przez innych pracowników firmy, dlatego dopuszcza się zawarcie z taką osobą umowy w niepełnym wymiarze czasu pracy. Jeżeli chodzi o wysokość wynagrodzenia, nie powinno ono odbiegać od wynagrodzenia zastępowanego pracownika. Osoby zatrudnione na podstawie umowy na zastępstwo co do zasady korzystają ze wszystkich przysługujących w związku z tym praw, w tym prawa do jednakowego wynagrodzenia za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości, które odpowiada w szczególności rodzajowi wykonywanej pracy i kwalifikacjom wymaganym przy jej wykonywaniu, a także uwzględnia ilość i jakość świadczonej pracy (art. 78 Kodeksu pracy). Wskazanie niższego wynagrodzenia może być uzasadnione niższymi kwalifikacjami danej osoby bądź kryterium wysokości wynagrodzenia będzie wynikać ze stażu u danego pracodawcy.

W przypadku zawarcia umowy o pracę na czas określony w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy w umowie o pracę należy określić ten cel (art. 29 § 1¹ Kodeksu pracy). W związku z obowiązkiem wskazania celu zawarcia umowy na zastępstwo zmianie uległ wzór umowy o pracę. Pracodawcy nie mają jednak obowiązku stosowania wprost takiego wzoru. Cel zawarcia umowy może być wskazany w dowolnym punkcie umowy o pracę na czas określony.

Przykładowy wzór umowy o pracę na czas zastępstwa

Podstawa prawna:

- art. 25, art. 25¹ § 4 pkt 1, art. 29 § 1¹, art. 30 § 4, art. 36 § 1, art. 78 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2016 r., poz. 1053

- art. 16 ustawy z 25 czerwca 2015 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw – Dz.U. z 2015 r., poz. 1220

- § 1–2 i załącznik do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 10 listopada 2015 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika – Dz.U. z 2015 r., poz. 2005

Autor: Przemysław Jeżek - trener z zakresu prawa pracy i rozliczania wynagrodzeń, doradca współpracujący z firmami szkoleniowymi, zdobywca tytułu „Kadrowy roku”

Dołącz do nas na Facebooku!