Prawo pracownika do zwrotu kosztów biletu powrotnego z podróży służbowej

Jeden z naszych pracowników udaje się w podróż służbową do Portugalii. Bezpośrednio po załatwieniu spraw służbowych chce pozostać w tym kraju na urlopie. Czy w tej sytuacji przysługuje mu zwrot kosztów biletu powrotnego po zakończeniu urlopu?

Tak, ale pod warunkiem, że pracownik uzyska Państwa zgodę na przedłużenie pobytu poza granicami kraju. Szczegóły w uzasadnieniu.

Za czas pobytu w celach prywatnych w kraju, którym pracownik uprzednio przebywał w podróży służbowej, co do zasady, zatrudniony nie nabywa prawa do należności delegacyjnych i za taki pobyt ponosi pełną odpłatność. Jeżeli wyrażą Państwo zgodę na wydłużenie pobytu pracownika w kraju, do którego został wysłany w podróż służbową, z przyczyn dotyczących zatrudnionego, w tym przypadku z powodu zaplanowanego wypoczynku w tym kraju, to pracownik ma prawo do zwrotu kosztów biletu powrotnego. Taki wydatek będzie mógł być rozliczony w ramach delegacji służbowej i włączony do kosztów pracodawcy z tego tytułu. Do podobnej sytuacji odniósł się Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 2 października 2009 r. (IPPB5/423–414/09–4/JC), w której uznał, że:

(...) zdarza się, iż po realizacji celu służbowego, za zgodą pracodawcy, pracownik przedłuża pobyt dla realizacji celów prywatnych. W czasie wykonywania zadań służbowych przez pracownika spółka pokrywa wszystkie koszty pobytu delegowanego, w tym koszty biletu powrotnego pracownika. Natomiast koszt pobytu prywatnego ponosi w całości pracownik. Przepisy prawa podatkowego nie zakazują łączenia podróży służbowej z wyjazdem prywatnym. Wobec powyższego, Spółka prawidłowo zalicza do kosztów uzyskania przychodów wydatki na podróż służbową pracownika, w tym na bilet powrotny, w sytuacji gdy za zgodą pracodawcy pracownik przedłużył podróż służbową i za czas pobytu prywatnego sam ponosił określone wydatki (...).

Jeśli nie wyrażą Państwo zgody na wydłużenie podróży służbowej, pracownik, który pozostanie w kraju delegacji, będzie musiał opłacić z własnych środków koszt biletu powrotnego. Wydatek z tego tytułu nie będzie mógł być zaliczony do kosztów delegacji służbowej.

Pracownik powinien wrócić z delegacji w terminie wskazanym przez pracodawcę w poleceniu wyjazdu. Jeżeli nie zaszły nieoczekiwanie okoliczności uniemożliwiające mu powrót w terminie (np. strajk obsługi naziemnej lotniska czy załamanie pogody), to rozliczenie biletu dotyczącego późniejszej daty powrotu niż planowana zawsze wymaga zgody pracodawcy. Pracownik nie może bowiem swobodnie decydować o pozostaniu w danym miejscu dłużej (na weekend czy urlop) i w rozliczeniu wyjazdu służbowego przedstawić dokumentów potwierdzających koszty przejazdu powrotnego w terminie odległym (niekiedy znacząco) od daty zakończenia realizacji zadania służbowego.