Brak limitów ilościowych i czasowych dla umów na czas określony

• Umowa na zastępstwo
• Prace dorywcze i sezonowe
• Zatrudnienie na okres kadencji
• Obiektywne przyczyny
• Zapisy w umowach o pracę

Kiedy nie mają zastosowania limity ograniczające zawieranie umów na czas określony

Od 22 lutego 2016 r. umowa na czas określony z tym samym pracownikiem nie może być zawarta na okres dłuższy niż 33 miesiące. Nie można również zawierać z jednym pracownikiem więcej niż trzech tego rodzaju umów. Jednak te limity nie dotyczą sytuacji, gdy umowa na czas określony jest zawierana na zastępstwo, w celu wykonywania pracy dorywczej lub sezonowej oraz na okres kadencji. Ponadto nie stosujemy ich w przypadku zawarcia umowy z przyczyn obiektywnych leżących po stronie pracodawcy.

Limity ilościowe i czasowe w odniesieniu do umów na czas określony nie obowiązują w czterech sytuacjach, które przedstawiamy poniżej. Na pewno najwięcej problemów praktycznych budzi wyłączenie dotyczące obiektywnych przyczyn leżących po stronie pracodawcy.

Redakcja poleca: Umowy terminowe – jak zawierać i wypowiadać (książka)

Umowa na zastępstwo

Spośród wymienionych czterech grup wyjątków zatrudnienie na zastępstwo stwarza najmniej kontrowersji i problemów. W tym przypadku chodzi bowiem o umowę okresową zawieraną na czas usprawiedliwionej nieobecności zatrudnionego u danego pracodawcy pracownika. Osoba zastępująca wykonuje pracę osoby zastępowanej.

Zobacz również: Wypowiedzenie umowy na zastępstwo 2016

Umowa na zastępstwo może zostać zawarta na pełny lub niepełny wymiar czasu pracy. Generalnie powinna być zawierana w wymiarze czasu pracy, na jaki pracowała zastępowana osoba. Nie ma jednak wymogu, aby umowa na zastępstwo obejmowała identyczny etat. Pracodawca może np. uznać, że mimo iż nieobecny pracownik pracował w pełnym wymiarze czasu pracy, osoba zastępująca go będzie zatrudniona na 1/2 etatu i będzie wykonywać tylko część obowiązków zastępowanej osoby.

Z ostrożnością należałoby jednak podchodzić do sytuacji odwrotnej, tj. gdy zastępca pracowałby w znacznie wyższym wymiarze czasu pracy niż osoba zastępowana.

Nieobecna z powodu choroby pracownica jest zatrudniona na 1/2 etatu. Z osobą, która ma w jej miejsce świadczyć pracę na zastępstwo, pracodawca chce zawrzeć umowę na pełny etat. Umowa na zastępstwo ma pomóc zapełnić „lukę” powstałą w związku z czasową nieobecnością pracownicy. Skoro pracownica pracuje na 1/2 etatu, to pełnoetatowe zatrudnienie zastępcy w znaczący sposób wykracza poza jej zakres prac (ilościowy, czasowy). Przy tak dużej różnicy w wymiarach etatu powstaje ryzyko uznania, że w tym przypadku nie mamy do czynienia z umową na zastępstwo. Pracodawca powinien rozważyć zawarcie umowy o pracę w innym celu niż zastępstwo.

Prace dorywcze i sezonowe

Przepisy Kodeksu pracy nie definiują pojęć „prace o charakterze dorywczym” i „prace o charakterze sezonowym”.

W związku z tym przez prace dorywcze należy rozmieć prace mające charakter krótkotrwały. W literaturze prawa pracy wskazuje się, że na ogół trwają one od kilku do kilkunastu dni. Należy uznać, że w tym przypadku chodzi o prace dorywcze dla firmy, a nie dla wykonującego je pracownika.

Student co jakiś czas podejmuje zatrudnienie na krótkotrwałe umowy o pracę. Prace te mają dla niego charakter dorywczy. Jednak ocena omawianego wyłączenia powinna opierać się na tym, czy dla zatrudniającego go pracodawcy zapotrzebowanie na dane prace ma charakter krótkookresowy (np. zwiększenie sprzedaży w okresie przedświątecznym). Jeżeli mówimy o stałym, regularnym zapotrzebowaniu na daną pracę, to samo częste „zmienianie” pracowników nie oznacza, że praca ta nabiera charakteru dorywczego.

Polecamy: Kodeks pracy 2016 z komentarzem + poradnik w prezencie

Prace sezonowe to prace, których wykonywanie nie może odbywać się przez cały rok kalendarzowy. Zapotrzebowanie na nie jest związane z porą (porami) roku, pewnym okresem (np. sezon letni, narciarski). Przykładowo za pracę sezonową można uznać pracę palacza zatrudnionego na okres grzewczy. Tak też zakwalifikował to zajęcie Sąd Najwyższy w wyroku z 8 maja 2008 r. (I UK 378/07, OSNP 2009/17–18/239).

Przy kwalifikowaniu pracy jako sezonowej można posiłkować się orzecznictwem sądów administracyjnych orzekających w zakresie prawa podatkowego. NSA w wyroku z 18 listopada 2004 r. (FSK 1217/04) wskazał, że:

(...) praca sezonowa charakteryzuje się tym, że jest wykonywana tylko przez część roku (sezon), a okres jej trwania nie jest ściśle określony. Natomiast skarżąca spółka prowadzi działalność handlową, polegającą na obrocie materiałami budowlanymi. Powyższa działalność jest prowadzona przez cały rok. Spadek obrotu w okresie zimowym nie świadczy o tym, że jest to działalność sezonowa.

Pracodawca zatrudnia ratowników na odkrytym basenie. Obiekt jest czynny od połowy czerwca do końca sierpnia. W tym przypadku mamy do czynienia z pracą sezonową. Zapotrzebowanie na prace ratowników jest obiektywnie związane z pewną częścią roku. W tej sytuacji nie tylko dochodzi do zmniejszenia zatrudnienia w określonej grupie zawodowej poza sezonem letnim, ale w tym okresie następuje całkowity brak zapotrzebowania na takie prace.

Zatrudnienie na okres kadencji

Zatrudnienie na czas trwania kadencji dotyczy przede wszystkim osób, które na podstawie określonego przepisu prawa powszechnego, ale również np. umowy czy statutu spółki, zostają powołane na określoną kadencję i w związku z tym zostaje z nimi nawiązany stosunek pracy na czas określony. Dotyczy to np. członków zarządu spółek handlowych. Okres sprawowania funkcji przez członka zarządu spółki akcyjnej nie może być dłuższy niż 5 lat (art. 369 § 1 Kodeksu spółek handlowych). Ponowne powołania tej samej osoby na członka zarządu są dopuszczalne na kadencje nie dłuższe niż 5 lat każda.

Członkowie zarządu spółki są powoływani na 3-letnią kadencję. Z tymi osobami zawierane są umowy o pracę na taki właśnie czas. Jednak w związku z powołaniem członka zarządu spółka zatrudnia również osoby „obsługujące” członków zarządu, takie jak asystent czy sekretarka. W ich przypadku nie można zawierać umów na czas określony bez ograniczeń. Wyjątek od zasady limitowania umów dotyczy umowy zawartej w celu wykonywania pracy przez okres kadencji. Należy to odnosić do tych osób, których zatrudnienie jest wprost powiązane z trwającą kadencją. Stosowanie go do pracowników zatrudnionych w celu obsługi osoby powołanej na kadencję byłoby jego niedopuszczalnym rozszerzeniem.

Polecamy serwis: Urlopy pracownicze

Mamy jednak w przepisach przypadki, w których zatrudnienie okresowe jest związane z kadencją zatrudnianej osoby, ale też innych pracowników niż osoba wybrana do pełnienia danej funkcji. Zatrudnienie w jednostce samorządowej doradców i asystentów następuje na czas pełnienia funkcji odpowiednio przez wójta (burmistrza, prezydenta miasta), starostę lub marszałka (art. 17 ust. 2 ustawy o pracownikach samorządowych). Jest to wyraźny przykład zatrudnienia w celu wykonywania pracy na okres kadencji. Dlatego tych osób nie dotyczą limity zawierania umów na czas określony.

Obiektywne przyczyny

Czwarta z przesłanek nielimitowania umów na czas określony stwarza największe problemy praktyczne. Kłopot jest związany z użyciem bardzo ogólnego zwrotu „przyczyny obiektywne leżące po stronie pracodawcy”, który pozwala na zawieranie umów na czas określony bez limitów.

Oceniając, czy w danym przypadku mamy do czynienia z przesłanką rzeczywiście pozwalająca na niestosowanie limitów umów, musimy skupić się nie tylko na niej samej, ale również na doprecyzowaniu zawartym w art. 25¹ § 4 pkt 4 Kodeksu pracy – czy dane zatrudnienie ma służyć zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i jest niezbędne w tym zakresie w świetle wszystkich okoliczności sprawy.

Obiektywne przyczyny mogą zaistnieć przede wszystkim wówczas, gdy pracodawca wykonuje okresowo wyjątkowe działania dla firmy, prace dodatkowe, w szczególności wówczas, gdy niezbędne jest przy nich korzystanie z pracy specjalistów zewnętrznych.

Pracodawca wygrał postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego związanego z inwestycją budowlaną. Czas jej realizacji został ustalony na 3 lata, z możliwością przedłużenia w razie zaistnienia konieczności. Do realizacji inwestycji pracodawca musiał pozyskać specjalistę ze szczególnymi uprawnieniami. Podczas zwykłej działalności firmy nie ma zapotrzebowania na takie prace. Dlatego takiego specjalistę pracodawca może zatrudnić na czas wykonania inwestycji budowlanej, która będzie trwała powyżej 33 miesięcy.

Zobacz serwis: Urlop wychowawczy

W omawianym przypadku obiektywnymi okolicznościami nie mogą być kwestie niepewności gospodarczej związanej z pozyskiwaniem nowych zleceń. Inne podejście w tym zakresie prowadziłoby do możliwości przyjęcia, że każdy podmiot prowadzący działalność gospodarczą mógłby zatrudniać zdecydowaną większość pracowników powyżej limitów ograniczających liczbę i czas trwania umów zawieranych na czas określony.

W firmie budowlano-remontowej pracownicy „mają zajęcie” wówczas, gdy pracodawca uzyska zlecenie na świadczone usługi. Osoby wykonujące prace powtarzalne, powiązane ze zwykłą działalnością firmy, nie mogą być jednak w tym przypadku zatrudniane na umowy na czas określony bez ograniczeń ze względu na obiektywne przyczyny leżące po stronie pracodawcy. Byłoby to możliwe ewentualnie wtedy, gdyby spółka powstała jedynie do realizacji określonego przedsięwzięcia gospodarczego, np. gdyby doszło do powołania tzw. spółki celowej, której zadaniem jest zrealizowanie jedynie pewnego, jednego projektu, np. wybudowanie szkoły. Wówczas można byłoby przyjąć, że z góry ustalony czas istnienia spółki wiąże się również z czasowym zatrudnieniem ponad ustalone limity dla umów na czas określony części pracowników.

Problemy związane z brakiem zapotrzebowania na pracę czy kłopotami ekonomicznymi są rozwiązywane przez zastosowanie odnoszących się do takich sytuacji przepisów o przestoju czy szczególnych zasadach rozwiązywania stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników.

Zapisy w umowach o pracę

W przypadkach zawarcia umowy o pracę na czas określony, pozwalających na pracę powyżej limitów, w umowie tej określa się cel lub okoliczności danego przypadku, który daje prawo do niestosowania limitów przez zamieszczenie informacji o obiektywnych przyczynach uzasadniających zawarcie takiej umowy.

Przykładowy zapis w umowie o pracę na czas określony dotyczący zatrudnienia powyżej ustawowych limitów w wypożyczalni sprzętu narciarskiego:

Pracodawca ma także obowiązek informowania PIP, w formie pisemnej lub elektronicznej, o zawarciu umowy o pracę na czas określony, ale tylko podyktowanej obiektywnymi przesłankami leżącymi po jego stronie, wraz ze wskazaniem przyczyn zawarcia takiej umowy (art. 25¹ § 5 Kodeksu pracy). Będzie miał na to 5 dni roboczych od dnia zawarcia umowy. Niezrealizowanie tego obowiązku jest wykroczeniem zagrożonym grzywną w wysokości od 1000 do 30 000 zł.

Termin na przekazanie informacji jest liczony od dnia zawarcia umowy o pracę, a nie od dnia rozpoczęcia świadczenia pracy. Termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało m.in.:

● wysłane w formie dokumentu elektronicznego do organu administracji publicznej, a nadawca otrzymał urzędowe poświadczenie odbioru;

● nadane w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (art. 57 § 5 pkt 1 i 2 Kodeksu postępowania administracyjnego w zw. z art. 12 ustawy o PIP).

Umowa o pracę została zawarta 3 marca 2016 r. Termin 5-dniowy zaczyna biec od 4 marca (przy liczeniu terminu nie uwzględniamy dnia, w którym ma miejsce zdarzenie, z którym łączymy dany termin, oraz niedzieli 6 marca, ponieważ wskazany termin dotyczy dni roboczych). Termin na przekazanie informacji PIP upływa w tym przypadku z końcem 9 marca 2016 r.

Obowiązek informacyjny polega na przekazaniu informacji o zawarciu umowy o pracę, a nie na przekazaniu kopii zawartej umowy.

W przypadku umów o pracę na czas określony trwających w dniu wejścia w życie nowych przepisów, tj. 22 lutego 2016 r., strony stosunku pracy powinny uzupełnić treść tych umów, wskazując cel oraz okoliczności ich zawarcia w odniesieniu do umów zawartych:

● na zastępstwo pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy,

● na wykonywanie pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym,

● na wykonywanie pracy przez okres kadencji,

● w przypadku wystąpienia obiektywnych przyczyn,

w terminie 3 miesięcy od dnia wejścia w życie nowych przepisów, tj. w okresie od 22 lutego do 22 maja 2016 r. (art. 15 ust. 1 ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy i niektórych innych ustaw). Również w tym przypadku uzupełnienie treści umowy o pracę o przyczyny obiektywne nakłada na pracodawcę obowiązek poinformowania o tym, w formie pisemnej lub elektronicznej, w terminie 5 dni roboczych, liczonych od dnia jej uzupełnienia, właściwego okręgowego inspektora pracy.

Podstawa prawna:

● art. 25¹, art. 29 § 1¹, art. 281 pkt 1a ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 1268

● art. 17 ust. 2 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1202; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 1220

● art. 57 § 5 pkt 1 i 2 ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego – j.t. Dz.U. z 2016 r., poz. 23

● art. 12 ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy – j.t. Dz.U. z 2015 r., poz. 640; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 1240

● art. 369 § 1 ustawy z 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych – j.t. Dz.U. z 2013 r., poz. 1030; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 1830

● art. 15 ust. 1–2 ustawy z 25 czerwca 2015 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw – j.t. Dz.U. z 2015 r., poz. 1220.

Zadaj pytanie na naszym FORUM!