Zatrudnianie na umowy na czas określony i cywilnoprawne – 8 błędów z praktyki

Błędy przy zatrudnianiu na umowach terminowych i cywilnoprawnych

W 2015 r. Państwowa Inspekcja Pracy będzie szczególnie kontrolować zasadność zawierania umów cywilnoprawnych, a także prawidłowość zawierania i rozwiązywania terminowych umów o pracę. Tak wynika z programu działań PIP na 2015 r. Za zatrudnianie pracowników na umowy cywilnoprawne, które spełniają warunki właściwe dla stosunku pracy, pracodawcom grozi grzywna od 1 tys. zł do 30 tys. zł.

Zarówno terminowe umowy o pracę, jak i umowy cywilnoprawne są zawierane przede wszystkim ze względu na swoją elastyczność (np. łatwość rozwiązania umowy) oraz niższe koszty pracy (umowy cywilnoprawne).

Błąd 1. Zawieranie umowy na czas określony na dowolny okres

W przypadku umowy na czas określony przepisy nie wskazują maksymalnego okresu, na jaki taka umowa może zostać zawarta. W praktyce sprzyja to zawieraniu umów na czas określony na bardzo długi czas. Praktyka ta, mimo braku bezpośrednich zakazów, nie jest jednak słuszna.

Rekomendowany produkt: Umowy zlecenia i inne umowy cywilnoprawne od 1 stycznia 2016 r. (książka)

Pracodawca zawierając z pracownikiem umowę na czas określony powinien mieć na względzie cel takiej umowy, którym jest potrzeba realizacji przez pracownika zadań w określonym przedziale czasu. W związku z tym zawieranie długich umów o pracę na czas określony należy uznać za zasadne tylko wówczas, gdy istnieją do tego obiektywne przesłanki. Nie chodzi tu o powody zasadne z punktu widzenia pracodawcy – takie jak łatwiejszy sposób rozstania się z pracownikiem zatrudnionym w ramach umowy długoterminowej z 2-tygodniowym okresem wypowiedzenia. Potrzeba zawarcia umowy długoterminowej może np. wynikać z okresowej konieczności posiadania danego stanowiska w zakładzie pracy, które w ocenie pracodawcy w przyszłości nie będzie potrzebne.

Zawieranie długotrwałych umów na czas określony często bywa postrzegane jako obejście przepisów prawa pracy. Potwierdza to orzecznictwo Sądu Najwyższego. W wyroku z 7 września 2005 r. (II PK 294/04, OSNP 2006/13–15/207) Sąd Najwyższy podkreślił, że:

zawarcie długoterminowej umowy o pracę na czas określony (9 lat) z dopuszczalnością jej wcześniejszego rozwiązania za dwutygodniowym wypowiedzeniem może być kwalifikowane jako obejście przepisów prawa pracy i ich społeczno-gospodarczego przeznaczenia lub zasad współżycia społecznego (art. 58 § 1 i 2 k.c. w związku z art. 300 k.p.).

Zadaj pytanie: FORUM

Natomiast w wyroku z 25 października 2007 r. (II PK 49/07, OSNP 2008/21–22/317) SN stanął na stanowisku, że:

niedopuszczalne jest zawarcie wieloletniej umowy o pracę na czas określony z klauzulą wcześniejszego jej rozwiązania za dwutygodniowym wypowiedzeniem, chyba że co innego wynika z przepisów prawa pracy albo z charakteru umowy dotyczącej wykonywania zadań oznaczonych w czasie, albo gdy z innych przyczyn nie narusza to usprawiedliwionego i zgodnego interesu obu stron stosunku pracy. Jeżeli zawarcie umowy o pracę na czas określony było niedopuszczalne, stosunek pracy podlega przepisom prawa pracy o umowie na czas nieokreślony.

Pracodawca zatrudnił dwóch pracowników na stanowiskach sprzedawców. Kandydaci na pracowników legitymowali się porównywalnymi kwalifikacjami i stażem pracy. Zatrudnieni pracownicy wykonywali jednakową pracę z podobnymi efektami. Pracodawca kolejno zawierał z nimi umowy: na 3-miesięczny okres próbny, na czas określony – 1 rok. Następnie jeden z pracowników dostał umowę na czas nieokreślony, a drugi na czas określony 15 lat. W tym przypadku nieprawidłowy będzie nie tylko długi termin obowiązywania umowy na czas określony, ale i różnicowanie sytuacji pracowników. Nie można wykluczyć, że takie działanie pracodawcy zostanie uznane za dyskryminujące.

Niedozwolone praktyki zastępowania umów o pracę umowami cywilnymi

Błąd 2. Nieprawidłowe wypowiedzenie umowy na czas określony

Umowa na czas określony może być wypowiedziana wówczas, gdy została zawarta na czas określony dłuższy niż 6 miesięcy i strony przewidziały w tej umowie dopuszczalność wcześniejszego rozwiązania za 2-tygodniowym wypowiedzeniem (art. 33 Kodeksu pracy). Zatem w przypadku, gdy czas obowiązywania umowy na czas określony jest krótszy lub równy 6 miesiącom, nie ma możliwości wprowadzenia takiej klauzuli. Jeśli natomiast pracodawca i pracownik w umowie na czas określony nie ustalili możliwości jej wypowiedzenia, umowa ta w ogóle nie podlega wypowiedzeniu.

Pracodawcy często popełniają błędy przy wypowiadaniu umów na czas określony. Polegają one na wypowiadaniu umów na czas określony zawartych na okresy krótsze niż 6 miesięcy lub takich, które nie zawierają klauzuli przewidującej wypowiedzenie.

Klauzulę dotyczącą wypowiedzenia można wprowadzić do umowy terminowej w każdym czasie jej trwania za zgodą obu stron. W uchwale z 14 czerwca 1994 r. (I PZP 26/94, OSNP 1994/8/126) SN wskazał, że:

strony mogą w okresie trwania umowy o pracę na czas określony, dłuższy niż 6 miesięcy, przewidzieć dopuszczalność wcześniejszego rozwiązania tej umowy za dwutygodniowym wypowiedzeniem.

Konsekwencją tego jest możliwość modyfikowania przez strony treści umowy o pracę na czas określony dłuższy niż 6 miesięcy także w formie aneksu do już wcześniej zawartej umowy. Skuteczność takiego porozumienia nie zależy bowiem od tego, kiedy zostało ono zawarte.

Zmiany w umowach na czas określony - stanowisko pracodawców

Przepis dopuszczający przedterminowe rozwiązanie umowy zawartej na czas określony nie rozstrzyga, jaką formę powinna mieć klauzula. Należy przyjąć, że nie musi mieć ona formy pisemnej – podobnie jak umowa o pracę. Zgodnie z wyrokiem SN z 4 lipca 2001 r. (I PKN 527/00, OSNP 2003/10/249):

zastrzeżenie dopuszczalności rozwiązania za dwutygodniowym wypowiedzeniem umowy o pracę zawartej na czas określony dłuższy niż sześć miesięcy może być dokonane przez każde zachowanie się stron, które ujawnia ich wolę w sposób dostateczny.

Dla pewności warto jednak zawrzeć taką klauzulę na piśmie.

Problematyczną kwestią może być ustalenie, czy strony mogą wypowiedzieć umowę terminową dopiero po upływie 6 miesięcy, czy taka możliwość istnieje wcześniej (przy zachowaniu warunków umożliwiających wypowiedzenie umowy na czas określony). Należy przyjąć, że nie jest błędną praktyką, jeżeli jedna ze stron zechce wypowiedzieć umowę terminową przed upływem 6 miesięcy.

Za niedopuszczalną praktykę należy uznać skracanie 2-tygodniowego okresu wypowiedzenia np. w związku z przyczynami leżącymi po stronie pracodawcy. Nie można jednak wykluczyć wydłużenia terminu okresu wypowiedzenia, co jest często korzystniejsze dla pracownika.

Strony, które w umowie na czas określony zawierają klauzulę o 2-tygodniowym wypowiedzeniu, muszą mieć świadomość, że nie ma prawnej możliwości, aby postanowienia tej klauzuli były skuteczne tylko w odniesieniu do jednej z nich.

Strony zawarły umowę na czas określony na okres roku. Pracodawca w trakcie zatrudnienia zawarł z pracownikiem klauzulę dopuszczającą wcześniejsze rozwiązanie umowy w następującym brzmieniu: „pracodawcy przysługuje prawo wypowiedzenia niniejszej umowy za 2-tygodniowym wypowiedzeniem”. Powyższe zastrzeżenie, mimo że zostało umieszczone w umowie, nie jest obowiązujące. W jego miejsce wchodzi zasada, zgodnie z którą każda strona ma prawo wypowiedzieć umowę – pod warunkiem uznania istnienia klauzuli.

Nowe okresy wypowiedzenia umów o pracę na czas określony

Błąd 3. Przekroczenie limitu umów na czas określony

Liczba umów na czas określony, jakie pracodawca może zawrzeć z tym samym pracownikiem, jest limitowana. Strony mogą tylko dwukrotnie zawrzeć ze sobą umowy na czas określony na następujące po sobie okresy, a przerwa między nimi nie może przekraczać 1 miesiąca (art. 251 § 1 Kodeksu pracy). Zawarcie kolejnej umowy między tym samym pracodawcą a pracownikiem będzie uważane za zawarcie umowy na czas nieokreślony.

Pracodawca zawarł z pracownikiem (informatyk) dwie następujące po sobie umowy na czas określony. Bezpośrednio po zakończeniu drugiej umowy strony zawarły umowę na czas wykonania określonej pracy – tworzenie platformy internetowej. Po zakończeniu projektu pracodawca zatrudnił pracownika na kolejną umowę na czas określony. Postępowanie pracodawcy było prawidłowe. Wystąpienie między umowami na czas określony innej umowy, np. na czas wykonania określonej pracy, powoduje przerwanie okresu 3 kolejnych umów na czas określony. W omawianym przypadku pracodawca nie miał obowiązku, po zakończeniu umowy na czas wykonania określonej pracy, zatrudnić pracownika na czas nieokreślony.

Błąd 4. Niewłaściwa kwalifikacja umowy cywilnoprawnej

Pracodawca chcąc zatrudnić osobę fizyczną na podstawie umowy cywilnoprawnej zwykle staje przed dylematem, którą umowę wybrać – zlecenie czy umowę o dzieło. Nie jest to obojętne, ponieważ konkretna sytuacja, a zwłaszcza charakter wykonywanej (umówionej) pracy może sugerować, że właściwsza jest jedna z wyżej wymienionych form zatrudnienia.

W praktyce bywają trudności z odpowiednią kwalifikacją umówionej pracy – czy powinna być ona realizowana w ramach umowy o dzieło, czy jako zlecenie. Podstawowa różnica między tymi umowami polega na tym, że umowa o dzieło jest umową rezultatu, a umowa zlecenia umową starannego działania. W związku z tym wykonawca dzieła zobowiązuje się do osiągnięcia ustalonego w umowie rezultatu, natomiast w umowie zlecenia zleceniobiorca jest zobowiązany do starannego działania – nie dając jednak gwarancji w kwestii efektów swojej pracy.

Umowa zlecenia a umowa o pracę

Firma informatyczna ma zamiar zawrzeć z osobą fizyczną umowę cywilnoprawną, której przedmiotem ma być testowanie nowego oprogramowania. Przy tak ogólnie określonym zadaniu bardziej optymalnym rozwiązaniem będzie zawarcie umowy zlecenia. W sytuacji gdy zadaniem zleceniobiorcy byłoby napisanie programu komputerowego, wówczas właściwe byłoby zawarcie z nim umowy o dzieło.

Błąd 5. Zawieranie umowy cywilnoprawnej, gdy spełnione są warunki właściwe dla umowy o pracę

Przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem (art. 22 Kodeksu pracy).

W praktyce zdarzają się sytuacje, gdy dochodzi do zatrudnienia danej osoby na warunkach właściwych dla stosunku pracy, a zawarta umowa jest umową zlecenia czy umową o dzieło. W takim przypadku nie można mówić o zatrudnieniu na podstawie umowy cywilnoprawnej, mimo że nie wskazuje na to nazwa umowy, tylko na podstawie stosunku pracy.

Kluczowym elementem wyróżniającym stosunek pracy, pozwalającym na odróżnienie umowy o pracę od umowy cywilnoprawnej, jest podporządkowanie pracownika pracodawcy. Zasada podporządkowania oznacza świadczenie pracy pod kierownictwem pracodawcy, zgodnie z jego poleceniami, w miejscu i czasie wskazanym przez pracodawcę.

Jak zatrudnić na umowę zlecenie?

Przedsiębiorstwo komunikacyjne zatrudnia kierowców autobusów i motorniczych tramwajów. Charakter pracy oraz zakres czynności dla powyższych stanowisk pracy jest bardzo zbliżony. Zarówno jedni, jak i drudzy zatrudnieni są zobowiązani do pracy podporządkowanej, wykonywanej pod kierownictwem pracodawcy, w ustalonym miejscu i czasie. Kierowcy autobusów są zatrudniani na podstawie umów o pracę, a motorniczy tramwajów na podstawie umów cywilnoprawnych. Taką praktykę należy uznać za niedopuszczalną. Pracodawca zatrudniając motorniczych na umowę cywilnoprawną zamiast na umowę o pracę narusza zasadę równego traktowania oraz przepisy dotyczące zawierania umów o pracę.

Niedopuszczalną praktyką jest też zastępowanie umowy o pracę umową cywilnoprawną przy zachowaniu warunków wykonywania pracy typowych dla stosunku pracy. Jeżeli zawarta umowa cywilnoprawna spełnia warunki właściwe dla umowy o pracę, może zostać zakwestionowana przez PIP. Wówczas pracodawcy grozi kara grzywny w wysokości od 1 tys. zł do 30 tys. zł. (art. 281 pkt 1 Kodeksu pracy).

Błąd 6. Zawieranie umów cywilnoprawnych z pracownikiem na tego samego rodzaju prace, które obejmuje umowa o pracę

Nie ma problemu, aby pracownik był zatrudniony u swojego pracodawcy na podstawie dodatkowej umowy cywilnoprawnej. Należy jednak pamiętać, że nie jest dopuszczalną praktyką, aby zakres obowiązków wynikających z umowy o pracę oraz umowy cywilnoprawnej był taki sam czy nawet zbliżony.

Warto podkreślić, że w praktyce zdarzają się przypadki, kiedy to pracodawca w ramach dodatkowej umowy cywilnoprawnej powierza pracownikowi pracę takiego samego rodzaju jak wykonywana na podstawie stosunku pracy. Praktyki takie, zmierzające do obchodzenia przepisów o czasie pracy w zakresie pracy nadliczbowej, były kwestionowane przez PIP i są uważane za zabronione.

Gdyby jednak pracodawca zdecydował się na łączenie jednego rodzaju pracy w ramach umowy o pracę i umowy cywilnoprawnej, powinien mieć świadomość, że jest to umowa uzupełniająca stosunek pracy ze wszystkimi tego konsekwencjami związanymi z ograniczeniami w zakresie czasu pracy.

Oskładkowanie umów cywilnoprawnych może zmniejszyć liczbę etatów

Zakład opieki zdrowotnej zatrudnia pielęgniarkę na podstawie umowy o pracę. Z uwagi na małą liczbę pracowników pracodawca postanowił zatrudnić pracownicę dodatkowo na podstawie umowy zlecenia z takim samym zakresem czynności. Postępowanie pracodawcy nie jest prawidłowe i może zostać zakwestionowane przez PIP. Skutkiem tego może być uznanie, że praca na umowę zlecenia była faktycznie pracą w godzinach nadliczbowych, co spowoduje konieczność wypłacenia pracownicy dodatku za godziny nadliczbowe lub oddania czasu wolnego.

Błąd 7. Niezamieszczenie w umowie zlecenia zapisu o nieodpłatnym charakterze umowy

Praca świadczona w ramach stosunku pracy jest zawsze odpłatna. W przypadku zlecenia nie ma obowiązku wykonywania pracy za wynagrodzeniem, ponieważ strony tej umowy mogą postanowić, że umowa będzie nieodpłatna. W przypadku umowy o dzieło takiej możliwości nie ma. Kodeks cywilny wyraźnie wskazuje, że umowa ta ma zawsze odpłatny charakter.

Brak wynagrodzenia powinien jednak wynikać albo z samej umowy zlecenia, albo z okoliczności konkretnego przypadku. Może mieć miejsce sytuacja, w której między stronami funkcjonuje stały zwyczaj wykonywania czynności składających się na zlecenie, bez wynagrodzenia z tego tytułu. Nieodpłatny charakter zlecenia może wynikać również z więzi między dającym a przyjmującym zlecenie – np. więzi rodzinnych.

W przypadku gdy wolą stron jest nawiązanie nieodpłatnej umowy zlecenia, powinny one wyraźnie to ująć w treści umowy. W przeciwnym razie brak takich postanowień czy szczególnych okoliczności zachodzących między stronami spowoduje, że umowa będzie miała odpłatny charakter.

Błąd 8. Niezapewnianie osobom zatrudnianym na umowy cywilnoprawne warunków bhp

Obowiązek ochrony życia lub zdrowia ludzkiego w procesie pracy nie jest uzależniony od podstawy zatrudnienia. Obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie bezpiecznych warunków pracy zarówno pracownikom, jak i osobom zatrudnionym na podstawie innych form zatrudnienia, wykonującym pracę w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę. Obowiązek zapewnienia właściwych warunków pracy dotyczy nie tylko pracodawców zatrudniających pracowników oraz osoby na podstawie umów cywilnoprawnych, ale również przedsiębiorców niebędących pracodawcami, którzy organizują pracę świadczoną przez osoby fizyczne na innej podstawie niż stosunek pracy (art. 304 Kodeksu pracy).

Samozatrudnienie i umowy cywilnoprawne - wady i zalety

Pracodawca prowadzi firmę budowlaną. Zatrudnia robotników budowlanych zarówno na podstawie umów o pracę, jak i na podstawie umów zlecenia. Pracownicy zostali skierowani do prac na rusztowaniu. Pracodawca wyposażył pracowników w środki ochrony zabezpieczające ich przed upadkiem z wysokości. Osoby zatrudnione na podstawie umów zlecenia nie zostały wyposażone w żaden sprzęt ochronny. Postępowanie pracodawcy nie jest prawidłowe. Powinien on wyposażyć każdą osobę, której polecił wykonanie pracy na wysokości, w adekwatne środki ochrony, niezależnie od formy zatrudnienia.

Wybrane nieprawidłowości dotyczące zatrudniania na podstawie umowy na czas określony oraz umów cywilnoprawnych

Umowa o pracę na czas określony	Umowy cywilnoprawne
Przekroczenie dopuszczalnej liczby umów	Zatrudnienie w warunkach charakterystycznych dla stosunku pracy
Zbyt długi, nieuzasadniony obiektywnie okres obowiązywania umowy	Niewłaściwa kwalifikacja umowy, niekorespondująca z charakterem umówionej pracy
Wypowiedzenie umowy zawartej na okres krótszy niż 6 miesięcy	Brak wynagrodzenia w przypadku umowy o dzieło
Wypowiedzenie umowy zawartej na okres dłuższy niż 6 miesięcy w sytuacji, gdy nie zawiera ona klauzuli dopuszczającej jej wypowiedzenie	Zawieranie umów cywilnoprawnych z własnymi pracownikami, których przedmiotem jest taki sam rodzaj pracy
Brak pisemnych warunków zatrudnienia w przypadku umowy zawartej w innej formie niż pisemna	Brak zapewnienia właściwych warunków bhp w stosunku do osób wykonujących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy.

Podstawa prawna:

• art. 22, art. 25, art. 251, art. 29 § 2, art. 30 § 4, art. 33, art. 177 § 3, art. 207, art. 281 pkt 1, art. 304 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1662
• art. 58, art. 627, art. 734 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 121; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 827