REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak prowadzić dokumentację pracowniczą po zmianach przepisów

Beata Tofiluk
Jak prowadzić dokumentację pracowniczą po zmianach przepisów/fot. Shutterstock
Jak prowadzić dokumentację pracowniczą po zmianach przepisów/fot. Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawcy są zobowiązani do prowadzenia, oprócz akt osobowych, oddzielnie dla każdego pracownika dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Przepisy nie określają, na czym polega prowadzenie dokumentacji "oddzielnie" dla każdego pracownika.

Problem

Chcemy prowadzić dokumentację kadrową zgodnie z nowymi przepisami. Czy w związku z tym karty urlopowe oraz ewidencja przydziału odzieży roboczej muszą być prowadzone oddzielnie dla każdego pracownika, tzn. w osobnych skoroszytach lub teczkach, czy może być prowadzona wspólnie w jednym skoroszycie z możliwością w każdej chwili wyjęcia dokumentacji jednego pracownika w celu jej okazania osobie zainteresowanej, np. samemu pracownikowi?

Autopromocja

Rada

Przepisy nie określają, na czym polega prowadzenie dokumentacji "oddzielnie" dla każdego pracownika. Pracodawcy przechowujący dokumentację pracowniczą w odrębnych zbiorach (np. w oddzielnych teczkach czy segregatorach) założonych indywidualnie dla każdego pracownika z pewnością nie narażą się na zarzut prowadzenia dokumentacji w nieprawidłowy sposób. Należy uznać, że nie popełnią błędu również pracodawcy, u których dokumentacja pracownicza będzie przechowywana w jednym zbiorze tematycznym dla wszystkich pracowników (np. w jednym segregatorze), pod warunkiem że każdy dokument znajdujący się w tym zbiorze będzie stworzony oddzielnie dla każdego pracownika, z możliwością każdorazowego dostępu osoby upoważnionej do tego dokumentu.

Polecamy: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Uzasadnienie

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawcy są zobowiązani do prowadzenia, oprócz akt osobowych, oddzielnie dla każdego pracownika dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującej:

  • dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy,
  • dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,
  • kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
  • kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Przepisy nowego rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej precyzyjnie określają dokumenty, jakie pracodawcy muszą gromadzić w swoich zbiorach. Nie wskazują natomiast, na czym technicznie powinno polegać ich "oddzielne" prowadzenie. Wskazówką w tym zakresie może być stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 18 lutego 2019 r. w sprawie sposobu prowadzenia dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy. Zdaniem ministerstwa pracy decyzja dotycząca sposobu prowadzenia "oddzielnie dla każdego pracownika" dokumentacji pracowniczej należy do pracodawcy. Pracodawca może np. założyć imienną teczkę pracownika zawierającą całość dokumentacji lub dokumentację danego pracownika przechowywać w kilku teczkach obejmujących dokumenty powiązane tematycznie. Istotą wprowadzonego przepisu jest nieprowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy danego pracownika zbiorowo z dokumentacją innych pracowników oraz zapewnienie dostępu do tej dokumentacji jedynie osobom do tego upoważnionym.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Ministerstwo pracy dopuszcza zatem prowadzenie dokumentacji pracowniczej według klucza imiennego, a także klucza tematycznego. Nie można natomiast prowadzić dokumentacji w formie zbiorczych list czy zestawień, uwzględniających kilku różnych pracowników.

W związku z tym niewątpliwie prawidłowym sposobem prowadzenia dokumentacji pracowniczej, spełniającym wymagania przewidziane w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej, obowiązującym od 1 stycznia 2019 r., jest:

- prowadzenie oddzielnie dla każdego pracownika jednego i kompletnego zbioru dokumentów poprzez np. gromadzenie w jednym imiennym segregatorze pełnej dokumentacji pracownika z podziałem na podzbiory tematyczne;

Pracodawca założył dla każdego pracownika jeden segregator, w którym w oddzielnych teczkach w sposób chronologiczny prowadzi dokumentację dotyczącą ewidencjonowania czasu pracy, udzielania pracownikom urlopów wypoczynkowych, ewidencję przydziału odzieży roboczej, kartotekę wynagrodzeń. Taki sposób prowadzenia dokumentacji pracowniczej jest prawidłowy.

- prowadzenie oddzielnie dla każdego pracownika kilku zbiorów dokumentacji poprzez gromadzenie w indywidualnych teczkach lub segregatorach dokumentacji pracowniczej z podziałem na ich tematykę - ten sposób prowadzenia dokumentacji sprawdzi się u pracodawców, u których wyodrębniono komórki organizacyjne zajmujące się poszczególnymi zagadnieniami z zakresu prawnej ochrony pracy, tj. w dziale kadr może być prowadzona dokumentacja dotycząca ewidencji czasu pracy i urlopów wypoczynkowych, w dziale płac dokumentacja dotycząca wynagrodzenia pracowników, a w dziale technicznym ewidencja przydziału odzieży i obuwia roboczego;

Pracodawca założył dla każdego pracownika odrębne teczki do prowadzenia dokumentacji pracowniczej obejmującej: ewidencję przydziału odzieży roboczej, ewidencję czasu pracy, wnioski urlopowe, listy płac. Takie postępowanie pracodawcy jest prawidłowe.

- prowadzenie w jednym zbiorze dokumentacji wszystkich pracowników według podziału tematycznego, pod warunkiem indywidualnego grupowania dokumentów znajdujących się w tym zbiorze.

Pracodawca prowadzi w jednym segregatorze dokumenty różnych pracowników, dzieląc je tematycznie na dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, udzielania pracownikom urlopów wypoczynkowych, ewidencjonowania przydziału odzieży roboczej i wypłaty wynagrodzenia. Dodatkowo w każdej części tematycznej dokumenty są pogrupowane indywidualnie dla każdego pracownika. Takie prowadzenie dokumentacji pracowniczej jest prawidłowe.

W powyższych przypadkach dokumenty pracownicze dotyczące danego pracownika tworzą uporządkowany, wyodrębniony zasób umożliwiający każdorazowy dostęp do ich treści, a więc spełniają wymóg prowadzenia dokumentacji pracowniczej w rozumieniu nowych przepisów. Ustawodawca nie zobowiązał bowiem pracodawców do "oddzielnego" przechowywania dokumentacji pracowniczej, a jedynie do jej "oddzielnego" prowadzenia, co w rezultacie oznacza zakaz tworzenia pracownikom dokumentów zbiorczych. W praktyce zatem pracodawca powinien prowadzić indywidualne dokumenty pracownika (w tym indywidualne karty przydziału odzieży i obuwia roboczego, indywidualną dokumentację dotyczącą udzielania urlopów), które następnie mogą być przechowywane w uporządkowanych tematycznie teczkach i segregatorach zbiorowych.

Nieprawidłowe będzie natomiast prowadzenie dokumentacji w formie zestawień lub list zawierających informacje o większej liczbie pracowników, jedynie z możliwością przyporządkowania tych informacji do konkretnych osób. Przyporządkowanie tak prowadzonej dokumentacji do danego pracownika będzie bowiem wymagało stworzenia przez pracodawcę nowego zbioru.

Podstawa prawna:

art. 94 pkt 9a ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 917; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 730

§ 6 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej - Dz.U. z 2018 r. poz. 2369

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Majówka 2024 – kiedy dni wolne?

    Majówka 2024 – kiedy wypada? Jakie dni wolne wypadają w majówkę? W maju 2024 roku mamy aż 4 święta wolne od pracy. Sprawdź, kiedy wypada długi weekend majowy, a może nawet i dwa długie weekendy!

    Przygotuj się na ograniczenia w handlu w Wielką Sobotę. Sklepy będą pracować krócej!

    Wielkanoc tuż, tuż, więc nic dziwnego, że sklepy są oblężone. W Wielki Piątek wiele z nich przedłużyło godziny handlu. Warto zrobić wcześniej zakupy, bowiem w sobotę handel będzie ograniczony. W jakich godzinach sklepy będą handlować w Wielką Sobotę?

    ZUS: 1431 zł odszkodowania za każdy procent uszczerbku na zdrowiu. Od 1 kwietnia 2024 r. nowe kwoty odszkodowań z tytułu wypadku przy pracy lub choroby zawodowej

    Od 1 kwietnia 2024 r. obowiązują nowe, wyższe kwoty odszkodowań z tytułu wypadku przy pracy lub choroby zawodowej. Lekarz orzecznik może przyznać 1431 zł za każdy procent stałego lub długotrwałego uszczerbku na zdrowiu.

    Czy 14 kwietnia 2024 to niedziela handlowa?

    Czy 14 kwietnia 2024 to niedziela handlowa? Czy przed weekendem majowym jest niedziela handlowa? Jak wypadają niedziele handlowe w kwietniu?

    REKLAMA

    Czy 7 kwietnia 2024 to niedziela handlowa?

    Czy 7 kwietnia 2024 to niedziela handlowa? Czy w kwietniu 2024 jest niedziela handlowa? Jakie kary za pracę w dni niehandlowe?

    ZUS odpowiada: Czy po 1 kwietnia składać wniosek o ponowne przeliczenie emerytury [nowe tablice GUS]?

    Od 1 kwietnia, przy obliczaniu przyszłych emerytur, ZUS skorzysta z nowej tablicy dalszego trwania życia GUS, co sprawi, że emerytura osoby w wieku 60 lat będzie niższa o 3,7 proc., a osoby w wieku 65 lat – o 4,1 proc. niż obliczona na podstawie poprzedniej tablicy – poinformował rzecznik ZUS Paweł Żebrowski.

    Dodatki funkcyjne w sądach

    Dodatki funkcyjne w sądach - trwają prace nad przepisami. Mają się zmienić zasady wynagradzania sędziów pełniących funkcje rzeczników dyscyplinarnych. Proponowane zmiany mają charakter przekrojowy, dotyczą modyfikacji wysokości dodatków funkcyjnych przysługujących Rzecznikowi Dyscyplinarnemu Sędziów Sądów Powszechnych, Zastępcy Rzecznika Dyscyplinarnego Sędziów Sądów Powszechnych, zastępcy rzecznika dyscyplinarnego działającemu przy sądach apelacyjnych, zastępcy rzecznika dyscyplinarnego działającemu przy sądach okręgowych oraz Rzecznikowi Dyscyplinarnemu Ministra Sprawiedliwości, i służą dostosowaniu wysokości dodatków do rzeczywistego obciążenia zadaniami związanymi z pełnieniem tych funkcji. 

    Jak zarządzać zespołem? Liderem nie trzeba się urodzić. Liczy się cel i chęć współpracy z innymi

    Osoby zarządzające zespołem mają kluczowe znaczenie dla firmy. Prawie co czwarty pracownik chciałby, by jego przełożony częściej go doceniał. Blisko połowa jest gotowa odejść z pracy z powodu szefa.

    REKLAMA

    Odmienne poglądy polityczne pracownika a dyskryminacja

    Zbliżają się wybory samorządowe. W wielu miejscach, w tym w pracy, trwają rozmowy, spory i wymiana myśli politycznych co do programów i kandydatów. Trzeba jednak wiedzieć, że pracownicy powinni być równo traktowani w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, m.in. bez względu na przekonania polityczne. Nie można więc ponosić negatywnych konsekwencji w miejscu pracy, szczególnie jeżeli ma się odmienne poglądy od pracodawcy. Nawet jeżeli jest się zatrudnionym w jednotach samorządu terytorialnego, gdzie niestety często ma miejsce rotacja pracowników ze względu na tzw. układy polityczne - powinna obowiązywać zasada wolności słowa i własnych poglądów politycznych.

    Urlop bezpłatny - zastanów się czy chcesz iść, możesz być wytypowany do zwolnienia

    Urlop bezpłatny - zastanów się czy chcesz iść, możesz być wytypowany do zwolnienia. Dal pracodawcy liczy się dyspozycyjność pracownika. Wytypowanie do zwolnienia pracownika, przebywającego na długotrwałym urlopie bezpłatnym i korzystającego w tym czasie z innego źródła utrzymania, stanowi obiektywne i racjonalne kryterium doboru do wypowiedzenia umowy o pracę, co nie świadczy o charakterze dyskryminacyjnym zwolnienia. Zgodne z zasadami współżycia społecznego jest przyjęcie przez pracodawcę jako kryterium doboru pracowników do zwolnienia ich dyspozycyjności, rozumianej jako możliwość liczenia na obecność pracownika w pracy, w czasie na nią przeznaczonym, gdy przeciwieństwem tak rozumianej dyspozycyjności są częste absencje pracownika, spowodowane złym stanem zdrowia, jak również inne przypadki usprawiedliwionej nieobecności.

    REKLAMA